Reduceți administratorul cu aceste 10 sfaturi de automatizare a vânzărilor

Reprezentanții de vânzări joacă un rol crucial în generarea veniturilor companiei. Oricât de valoros este timpul lor, din păcate, este consumat frecvent de sarcinile banale, manuale, care le diminuează atenția principală - vânzarea. Dacă tehnologia dvs. este formată din instrumente învechite și ineficiente, este probabil ca echipa dvs. să dedice mai mult timp gestionării sarcinilor administrative decât să contribuie în mod activ la generarea de venituri. Această postare de blog urmărește să evidențieze cele 10 sarcini administrative cheie care necesită timp care împiedică eficiența echipei de vânzări și să demonstreze modul în care utilizarea unui sistem integrat precum HubSpot poate simplifica aceste procese, restabilind în cele din urmă timpul semnificativ de vânzare al echipei tale.

Provocarea sarcinilor manuale în vânzări

O provocare semnificativă care afectează echipele de vânzări din întreaga lume este natura împovărătoare a sarcinilor administrative manuale. Reprezentanții de vânzări se trezesc implicați în documente, introducerea datelor, programarea întâlnirilor și alte sarcini obositoare care le consumă o cantitate exagerată din timp. Aceste sarcini pot dura până la 75% din ziua de lucru a unui reprezentant de vânzări, lăsându-i doar un sfert din timp pentru a vinde efectiv.

Utilizarea unor instrumente învechite și ineficiente agravează și mai mult aceste probleme. Cu procesul de vânzări împrăștiat pe mai multe platforme, reprezentanții petrec timp inutil comutând între aplicații, urmărind informații și întreținând baze de date disparate. Această abordare separată nu numai că le consumă orele productive, dar crește și riscul de erori, ceea ce duce la pierderi de oportunități și venituri.

Impactul unor astfel de ineficiențe în procesul de vânzări asupra productivității generale este profund. Ele nu sunt doar activități care irosesc timpul; ele afectează direct rezultatul final, împiedicând capacitatea echipei de a încheia tranzacții. Astfel, o abordare raționalizată și integrată devine nu doar un lucru plăcut, ci și o necesitate absolută. Prin automatizarea sarcinilor de rutină, echipele de vânzări se pot concentra pe ceea ce fac cel mai bine - construirea de relații, identificarea oportunităților și stimularea vânzărilor.

Aici intervin platforme precum HubSpot, oferind o soluție cuprinzătoare care poate revoluționa modul în care lucrează echipa ta.

Promisiunea automatizării în vânzări

Ecuația este simplă - cu cât reprezentanții de vânzări pot dedica mai mult timp vânzării, cu atât rezultatele sunt mai bune. Aici intervine automatizarea. Atunci când sunt implementate eficient, instrumentele de automatizare pot reduce drastic timpul petrecut cu sarcinile manuale, administrative, eliberând reprezentanților de vânzări să facă ceea ce fac ei cel mai bine - să vândă.

De la gestionarea contactelor, urmărirea interacțiunilor cu clienții, programarea întâlnirilor, până la executarea campaniilor de e-mail, sistemele automatizate se ocupă de aceste sarcini cu o precizie impecabilă, fără a lăsa loc erorilor umane.

Impactul automatizării asupra productivității vânzărilor este profund. Când sunt eliberați de oboseala sarcinilor manuale, reprezentanții de vânzări își pot concentra eforturile pe inițiative strategice. Ei pot petrece mai mult timp pentru a dezvolta clienți potențiali, a crea oferte personalizate și a încheia oferte.

În plus, odată cu automatizarea, există o singură platformă unificată pentru toate activitățile de vânzări. Nu este nevoie să jonglați cu mai multe instrumente sau să căutați fragmente de informații împrăștiate în diferite baze de date.

Automatizarea are potențialul de a vă transforma procesul de vânzare, sporind eficiența și productivitatea. Pe măsură ce aprofundăm în secțiunea următoare, vom explora câteva sfaturi specifice de automatizare care vă pot ajuta să deblocați acest potențial și să vă revoluționați operațiunile de vânzări.

Reprezentanții dvs. de vânzări petrec mai mult timp sarcinilor administrative decât construind relații și generând venituri? Evaluați-vă eficiența operațională actuală luând Evaluarea Maturității RevOps și descoperiți puterea de transformare a Operațiunilor de Venituri (RevOps).

10 sarcini de administrare pe care le puteți automatiza pe HubSpot

1. Prospectarea

Sursa: Lead Management & Prospecting Software, HubSpot

Prospectarea eficientă implică găsirea și calificarea clienților potențiali înainte de a intra în pipeline de vânzări. HubSpot eficientizează acest proces prin încorporarea automatizării în mai multe moduri.

• Identificarea și urmărirea potențialului
  

  CRM HubSpot are o bază de date cuprinzătoare care ajută la identificarea potențialilor clienți și la urmărirea interacțiunilor cu aceștia. Informațiile despre activitatea online a unui client potențial, cum ar fi paginile web vizitate, formularele completate și e-mailurile deschise, sunt înregistrate automat și ușor accesibile. Aceste date pot oferi informații valoroase asupra intereselor unui client potențial, care pot fi folosite pentru a adapta o abordare de vânzări.

• Colectare de date

  Instrumentul HubSpot Prospects permite reprezentanților de vânzări să vadă ce companii le vizitează site-ul web. Acesta colectează date despre industria vizitatorului, dimensiunea, locația și multe altele, oferind o sursă bogată de informații pentru prioritizarea clienților potențiali.
  
  

• Punctajul potențial

  Cu un sistem automat de punctare a clienților potențiali, clienții potențiali sunt punctați automat pe baza informațiilor demografice și a angajamentului, ajutând echipa dvs. să prioritizeze clienții potențiali cu cea mai mare probabilitate de conversie, reducând timpul petrecut cu clienții potențiali de calitate scăzută.
  

2. Îmbogățirea cu plumb

Cu funcția de îmbogățire a clienților potențiali HubSpot, reprezentanții de vânzări pot colecta și actualiza automat informații despre un client potențial din diferite baze de date externe, profiluri de rețele sociale și site-uri web corporative. Aceste date pot include titlul postului, industria, dimensiunea companiei și locația liderului, împreună cu interese personale sau știri recente ale companiei.

HubSpot se integrează, de asemenea, cu instrumente de îmbogățire a clienților potențiali, cum ar fi Clearbit, care completează automat datele lipsă despre contactele dvs. și menține baza de date actualizată. Acest proces automatizat asigură un profil bogat detaliat, reîmprospătat continuu pentru fiecare client potențial, permițând reprezentanților de vânzări să își personalizeze eforturile de comunicare și să îmbunătățească șansele de a încheia o afacere.

Prin automatizarea îmbogățirii clienților potențiali, HubSpot nu numai că economisește timp prețios echipei dvs. de vânzări, ci și îmbunătățește calitatea datelor dvs. de clienți potențiali, oferind echipei dvs. informațiile de care au nevoie pentru a implica potențialii în mod eficient.

3. Contact și crearea ofertei

Platforma permite reprezentanților de vânzări să creeze automat noi contacte în CRM ori de câte ori un vizitator completează un formular de pe site sau face clic pe un CTA, eliminând introducerea manuală a datelor. Aceste contacte sunt apoi îmbogățite cu informații din interacțiunile lor cu prezența online a companiei, oferind o vedere de 360 ​​de grade a fiecărui prospect.

În plus, funcția de automatizare a tranzacțiilor HubSpot poate economisi timp în crearea și actualizarea înregistrărilor tranzacțiilor. Când o persoană potențială întreprinde o acțiune semnificativă - cum ar fi înscrierea pentru o încercare, solicitarea unei demonstrații sau răspunsul pozitiv la un e-mail, HubSpot poate declanșa automat crearea unei noi oferte. Aceste oferte sunt apoi urmărite și actualizate de-a lungul canalului de vânzări, oferind vizibilitate în timp real asupra procesului de vânzări și economisind reprezentanții de la actualizări manuale care necesită timp.

Prin automatizarea contactelor și a creării ofertelor, HubSpot permite reprezentanților de vânzări să se concentreze pe interacțiunea cu clienții potențiali și pe încheierea de oferte, mai degrabă decât să se blocheze în sarcini administrative.

4. E-mail

Prin automatizarea procesului de e-mail, HubSpot le permite reprezentanților de vânzări să se concentreze mai mult pe crearea de mesaje convingătoare și mai puțin pe sarcinile administrative de gestionare a contactului prin e-mail.

• Șabloane de e-mail

  Reprezentanții de vânzări pot crea șabloane de e-mail personalizate pentru situații sau răspunsuri obișnuite și le pot partaja echipei, economisind ore petrecute pentru redactarea de e-mailuri similare în mod repetat.
  
  

• Secvențe

  Acestea pot fi folosite pentru a alimenta clienții potențiali de-a lungul timpului, trimițând automat o serie de mesaje până când destinatarul efectuează acțiunea dorită sau secvența se încheie. Secvențele pot fi personalizate pentru a răspunde diferitelor etape ale conductei de vânzări, asigurând o comunicare consecventă și în timp util cu fiecare client potențial.
  
  

• Programare e-mail

  Platforma permite, de asemenea, reprezentanților de vânzări să programeze e-mailurile care urmează să fie trimise la o anumită oră pentru rate optime de răspuns, eliminând nevoia de a-și aminti sau de a ghici când să apese butonul „trimite”.
  
  

• Urmărirea e-mailurilor

  Funcția de urmărire a HubSpot asigură că reprezentanții sunt notificați atunci când un client potențial deschide un e-mail sau face clic pe un link din acesta. Acest lucru le permite să urmărească în timp util, crescând șansele de conversie.

5. Programarea întâlnirilor

Capacitățile de automatizare ale HubSpot se extind și la programarea întâlnirilor, făcând procesul mai eficient pentru echipele de vânzări.

Cu Instrumentul de întâlniri HubSpot, reprezentanții de vânzări își pot împărtăși orele disponibile direct cu clienții potențiali, permițându-le clienților potențiali să rezerve un loc de întâlnire care funcționează pentru ei, fără a avea de-a lungul programării tradiționale. Reprezentanții de vânzări își stabilesc pur și simplu preferințele de disponibilitate, iar instrumentul se sincronizează cu calendarele lor pentru a preveni rezervarea dublă și pentru a gestiona fusurile orare.

Odată ce o întâlnire este programată, informațiile sunt înregistrate automat în CRM și o confirmare prin e-mail și o invitație din calendar sunt trimise atât liderului, cât și reprezentantului. Acest lucru elimină necesitatea introducerii manuale a datelor și previne orice accident de programare.

În plus, reprezentanții de vânzări pot folosi instrumentul pentru a stabili întâlniri de grup sau întâlniri round robin, în care un client potențial este asociat cu orice reprezentant disponibil. Acest lucru asigură că clienții potențiali sunt atenționați cu promptitudine, îmbunătățind experiența generală a clienților.

6. Apeluri de vânzări

Gestionarea apelurilor lor de vânzări ajută la eficientizarea procesului pentru reprezentanții de vânzări și le permite să-și concentreze eforturile pe interacțiuni semnificative.

• Programarea apelurilor

  Funcția de programare a apelurilor a platformei permite reprezentanților să configureze apeluri la date și ore prestabilite, care sunt apoi conectate automat în CRM. Acest lucru economisește timp la introducerea manuală a datelor și asigură că toate interacțiunile sunt înregistrate cu acuratețe pentru referințe viitoare.
  
  

• Fă clic pentru a apela

  Cu un singur clic, reprezentanții de vânzări pot forma numărul de telefon al unui client potențial direct din înregistrarea lor de contact din CRM. Acest lucru nu numai că economisește timp în apelarea manuală a numerelor, dar și minimizează erorile.
  
  

• Înregistrarea apelurilor

  HubSpot oferă posibilitatea de a înregistra apeluri cu permisiunea liderului. Aceste înregistrări pot fi stocate în evidența de contact a lead-ului, oferind un context valoros pentru comunicările viitoare și permițând o revizuire continuă a calității apelurilor în scopuri de instruire.
  
  

• Fluxuri de lucru după apel

  Fluxurile de lucru automate pot fi configurate după apelurile dvs. de vânzări pentru a declanșa acțiuni precum trimiterea unui e-mail de urmărire, crearea unei sarcini sau mutarea clientului potențial într-o altă etapă a canalului de vânzări, în funcție de rezultatul apelului.
  
  

7. Managementul tranzacțiilor

Prin furnizarea unui sistem complet de urmărire și gestionare eficientă a oportunităților de vânzări, HubSpot rafinează și mai mult procesul de vânzări cu automatizare în gestionarea ofertelor.

Caracteristica de automatizare a tranzacțiilor a platformei simplifică procesul de creare, actualizare și monitorizare a ofertelor în canalul de vânzări. Cu această funcție, o nouă ofertă este creată automat atunci când un client potențial efectuează o acțiune semnificativă, cum ar fi înscrierea pentru o încercare sau solicitarea unei demonstrații. Aceste oferte sunt apoi actualizate sistematic în funcție de progres și interacțiuni, oferind vizibilitate în timp real asupra stării fiecărei oferte.

În plus, fluxurile de lucru automate ale HubSpot pot fi configurate pentru a muta ofertele de-a lungul conductei de vânzări pe baza declanșatoarelor definite sau a comportamentului potențial, cum ar fi un apel de vânzări finalizat sau un răspuns prin e-mail, reducând efortul manual și asigurând că tranzacțiile progresează fără probleme.

În plus, notificările automate pot fi setate pentru a alerta reprezentanții de vânzări ori de câte ori o tranzacție ajunge la o anumită etapă sau dacă nu a existat nicio activitate pe o tranzacție pentru o perioadă specificată. Acest lucru menține echipa de vânzări implicată în mod proactiv cu ofertele lor și împiedică oportunitățile să treacă peste crapaturi.

8. Propunere

HubSpot îi ajută pe reprezentanții de vânzări să creeze propuneri persuasive și bine structurate, cu investiții minime de timp.

Centrul de vânzări al HubSpot include un instrument de propunere care extrage automat date relevante despre tranzacții din CRM, eliminând astfel nevoia de introducere manuală a datelor care necesită timp. Acest instrument permite reprezentanților să creeze șabloane de propuneri personalizate adaptate procesului lor de vânzare, asigurând coerența și profesionalismul tuturor propunerilor.

În plus, are capacitatea de a completa automat aceste șabloane cu anumite oferte, companii și detalii de contact, economisind considerabil timp și reducând erorile. Cu automatizarea în elaborarea propunerilor, HubSpot le permite reprezentanților de vânzări să livreze propuneri de înaltă calitate clienților potențiali în timp util, accelerând astfel închiderea tranzacțiilor și sporind eficiența.

9. Rotația plumbului

Cu funcția de rotație automată a clienților potențiali HubSpot, odată ce un client potențial intră în sistem, acesta este atribuit automat unui reprezentant de vânzări pe baza unor reguli predefinite, cum ar fi geografia, industria sau dimensiunea tranzacției. Această atribuire automată economisește timp și efort semnificativ care, altfel, ar fi cheltuit în alocarea manuală și previne potențiale conflicte sau dezechilibre între reprezentanții de vânzări.

În plus, funcția de rotație a clienților potențiali HubSpot asigură că fiecare client potențial este tratat cu promptitudine, îmbunătățind astfel viteza de răspuns și experiența generală a clienților potențiali. Această atribuire la timp și sistematică a clienților potențiali permite reprezentanților de vânzări să se concentreze mai mult pe elaborarea de strategii și construirea de relații cu clienții potențiali, mai degrabă decât pe sarcinile administrative. Automatizarea rotației clienților este o altă dovadă a modului în care funcțiile puternice ale HubSpot pot îmbunătăți semnificativ eficiența și productivitatea în procesul de vânzare.

10. Raportare

Instrumentele de analiză a vânzărilor HubSpot compila automat date din diverse activități de vânzări, permițând echipelor să vadă și să analizeze valorile cheie fără a fi nevoie de compilare manuală sau calcule. Aceasta include, printre altele, urmărirea performanței individuale și a echipelor, prognozele tranzacțiilor, sănătatea canalului de vânzări și proiecțiile veniturilor.

Tabloul de bord personalizabil al platformei permite echipelor să-și vizualizeze datele într-un mod care să aibă cel mai mult sens pentru ei, facilitând luarea deciziilor eficiente și informate.

În plus, programarea automată a rapoartelor poate fi configurată pentru a trimite aceste informații direct în căsuța dvs. de e-mail la intervale stabilite, ținându-vă informat despre schimbări sau tendințe notabile, fără a fi nevoie de verificări manuale constante.

Prin automatizarea raportării vânzărilor, HubSpot dă putere echipelor de vânzări să se concentreze pe strategie și execuție, asigurându-se în același timp că au la îndemână cele mai actualizate și precise date.

Reprezentanții de vânzări joacă un rol crucial în generarea de venituri, dar sarcinile manuale consumatoare de timp le împiedică adevăratul potențial de vânzare? Evaluarea noastră, bazată pe informații de la capacitățile de automatizare ale HubSpot, identifică sarcinile administrative cheie care ar putea absorbi până la 75% din timpul prețios al echipei tale.

Descoperiți lacunele și erorile din operațiunile dvs. de vânzări, luând evaluarea noastră exclusivă a maturității RevOps.

Înțelegând eficiența operațională actuală prin această evaluare, deschideți calea pentru o productivitate sporită, concentrare strategică și succes susținut pe o piață competitivă.

Nu lăsa ineficiența să te rețină. Luați acum Evaluarea maturității RevOps și revoluționați-vă procesul de vânzare.