Cum să îmbunătățiți colaborarea interfuncțională în organizația dvs

Acest articol este rezultatul unei colaborări inter-funcționale între echipele noastre de marketing și design. Rohit, expertul nostru SEO, consideră că colaborarea interfuncțională este nevoia momentului și o marchează ca un subiect despre care ar trebui să scriem. Eu scriu, Sarah editează, iar Tessa face o ultimă verificare. Între timp, informăm echipa de proiectare despre reclamele necesare și le dăm timp să-și facă magia. Apoi, folosim un șablon de blog personalizat de Sachin, dezvoltatorul nostru, și în sfârșit apesez butonul de publicare.

Colaborarea interfuncțională nu este chiar o idee nouă – companiile au folosit-o pentru a sparge silozurile, a declanșa inovația și pentru a crește productivitatea de secole. Cu toate acestea, pe măsură ce companiile din întreaga lume trec la aranjamente de lucru la distanță și flexibile, a devenit atât mai important, cât și mai dificil să se asigure o colaborare eficientă între departamente.

Ce este colaborarea interfuncțională?

Pe scurt, colaborarea interfuncțională este atunci când oameni din diferite departamente sau echipe din cadrul unei companii își unesc forțele pentru a lucra la un obiectiv sau un proiect comun. Fie că este vorba despre un produs, vânzări și marketing pentru lansarea unui produs, echipe de asistență și de produs care lucrează împreună pentru a dezvolta o funcție solicitată de clienți sau echipe de marketing și asistență care răspund la comentariile din rețelele sociale, colaborarea interfuncțională are loc în fiecare zi în cadrul companiilor.

^{Munca în echipă face ca visul să funcționeze!}

De ce contează colaborarea interfuncțională

Aceasta este o idee deloc – cum altfel ai conduce o afacere? Construirea unui serviciu sau produs, găsirea clienților și vânzarea acestora necesită o colaborare interfuncțională. După cum tocmai am menționat, chiar și sprijinirea clienților dvs. poate implica echipele de marketing și asistență care lucrează împreună pentru a adresa comentarii/mențiuni/mesaje pe rețelele sociale.

Colaborarea interfuncțională rupe silozurile departamentelor, stimulând idei inovatoare și perspective mai bune. Menține nivelurile ridicate de implicare a angajaților și creează oportunități de învățare, mentorat și creștere în diferite roluri și ierarhii. Cel mai bine, colaborarea interfuncțională eficientă le permite liderilor să beneficieze de diversitatea forței de muncă, să construiască o cultură de echipă puternică și să sporească productivitatea generală.

Cele mai bune practici pentru a îmbunătăți colaborarea interfuncțională în echipă

Stabiliți comunicații centralizate

Comunicarea clară și în timp util este cheia pentru ca colaborarea interfuncțională să funcționeze. Când conversațiile sunt răspândite prin e-mail, comentarii în Google Docs și note în Asana, este mai ușor ca lucrurile să treacă prin fisuri. Centralizarea comunicării echipei dvs. face mai ușor pentru toți să rămână concentrați pe obiectivele comune și să fie la curent cu progresul.

Dacă nu ați făcut-o deja, adoptați un instrument de colaborare în echipă precum Flock pentru a simplifica fluxurile de lucru interfuncționale și pentru a reuni toate părțile interesate, conversațiile, fișierele, întâlnirile și sarcinile pe o singură platformă centralizată. În plus, integrările pentru instrumente terțe precum North, Asana și Jira fac ca toată lumea să rămână conectată, informată și aliniată la obiectivele organizaționale o experiență considerabil mai puțin dureroasă.

Atribuiți un SPOC pentru fiecare funcție

Proiectele interfuncționale implică adesea angajați cu niveluri variate de expertiză în cadrul departamentelor. Această diversitate este un punct forte, dar poate duce și la conflicte și comunicare greșită. Atribuirea unui singur punct de contact (SPOC) pentru fiecare funcție în astfel de proiecte facilitează gestionarea așteptărilor, urmărirea progresului și eliminarea suprapunerii sarcinilor.

În special în proiectele interfuncționale mari, atribuirea SPOC poate ajuta la reducerea întreruperilor de comunicare, deoarece toată lumea știe la cine să se adreseze atunci când are o întrebare. SPOC-urile pot ajuta, de asemenea, la consolidarea comunicării din funcțiile lor respective și pot împărtăși actualizări în timp util cu conducerea.

Setați OKR-uri pentru proiecte interfuncționale

Ca și în cazul oricărui proiect, stabilirea obiectivelor și a rezultatelor cheie (OKR) pentru proiectele interfuncționale este esențială pentru succesul acestora. Aceasta înseamnă obținerea acceptării tuturor părților interesate cu privire la obiectivele comune, inițiativele, livrabilele, valorile și calendarele. Setarea OKR mărește transparența în cadrul proiectelor interfuncționale, astfel încât angajații să poată vedea la ce lucrează colegii, să împărtășească progresul față de obiectivele măsurabile și să rămână aliniați la obiectivele comune. Asociați acest lucru cu alocarea SPOC-urilor pentru fiecare funcție, iar toată lumea din proiectul/echipa interfuncțională știe cine este responsabil pentru ce și la cine să se adreseze atunci când au întrebări sau au nevoie de cunoștințe specifice.

^{Înregistrări și planificare OKR}

Vorbiți o limbă comună pentru a menține toată lumea implicată

În timp ce OKR-urile clare și înregistrările regulate ajută, nimic nu împiedică colaborarea interfuncțională precum lipsa unui limbaj comun. Cu toții am experimentat momentele de „a auzit totul, nu am înțeles nimic” când colegii din alte departamente folosesc acronime specifice muncii lor. Împreună câteva astfel de momente și nivelurile de implicare scad, făcând inevitabilă comunicarea greșită. Folosind un limbaj organizațional comun, pe care toată lumea îl înțelege (scrieți-le pe toată lumea despre jargon, dacă există) reduce timpul petrecut căutând clarificări și îmbunătățește schimbul de cunoștințe în cadrul echipei dvs. interfuncționale.

Concentrați-vă pe pozitiv atunci când rezolvați conflictele

Conflictul este inevitabil la locul de muncă și cu atât mai mult în echipele interfuncționale, dar poate fi și un catalizator al creativității . Fiecare departament din organizația dumneavoastră are propriul mod de a face lucrurile, iar reunirea lor înseamnă a face față unei conflicte de stiluri de lucru, medii diverse, niveluri diferite de cunoștințe și opinii puternice. Rezolvarea conflictelor interfuncționale este mai ușoară atunci când liderii se concentrează pe aspectele pozitive – lecții învățate și/sau pași acționați pe care echipa îi poate face – decât să se îngrijoreze de dezavantajele situației. După cum spunea Robert Townsend, „un manager bun nu încearcă să elimine conflictul; el încearcă să-l împiedice să irosească energiile oamenilor săi”.

Încurajați feedbackul deschis din partea tuturor părților interesate

Feedback-ul deschis este esențial în orice mediu interfuncțional. Nu este vorba doar despre optimizarea fluxurilor de lucru și a proceselor de afaceri. Încurajarea feedbackului peer-to-peer clar și sincer în echipele interfuncționale îi ajută, de asemenea, pe angajați să creeze încredere și să creeze relații de lucru puternice. Acest lucru, la rândul său, stimulează inovația atunci când angajații se simt în siguranță în încercarea de lucruri noi, deoarece au încredere în colegii care îi vor sprijini și vor oferi feedback sincer.