Creați ordine în sarcinile zilnice de lucru cu aceste 10 sfaturi simple

Organizarea programului nostru zilnic de lucru depășește intervalele de timp mai stricte și respectarea lor militant. Există nenumărați factori (inclusiv distragerea atenției) care ne pot alunga, indiferent cât de disciplinați încercăm să fim. Este timpul să încetăm să mai încercăm să folosim o formulă pe care am văzut-o iar și iar și să o privim ca pe un lucru subiectiv. Pentru a învăța cu adevărat cum să organizăm sarcinile zilnice, trebuie să găsim o abordare personalizată pentru noi.

Am făcut tot posibilul să cercetăm zece sfaturi care vă vor ghida în găsirea unei metode care vi se potrivește cel mai bine. Asta înseamnă să înveți cum să prioritizezi, cum să gestionezi eșecul și cum să-ți prețuiești timpul.

Sfat #1: Creează o comandă care ți se potrivește

Absolutul, în primul rând, este să te cunoști pe tine însuți.

Nu are rost să urmezi orbește instrucțiunile sau să folosești șabloane și planuri prefabricate de antrenorii de productivitate și să te aștepți la rezultate excelente. Doar pentru că au lucrat pentru ei nu înseamnă că va funcționa pentru tine.

Dacă ești genul care se confruntă cu sarcini complexe dimineața, dar poți să le rezolvi cu ușurință după-amiaza, nu te obliga la o rutină „devreme”. În schimb, planificați-vă sarcinile zilnice în funcție de ceasul biologic.

Dr. Stefan Volk de la Universitatea din Sydney Business School este unul dintre mulți cercetători care explorează conexiunile complicate dintre productivitatea biroului și ceasul biologic. El susține că ritmul corpului nostru are mai multe înalte și scăzute de-a lungul zilei, dar doar o singură perioadă de vârf de productivitate. Dacă lucrezi în afara cronotipului tău, nu există niciun program în lume care să te facă mai productiv. De exemplu:

• Tipurile de dimineață pot cădea în capcana îndeplinirii sarcinilor ușoare în cea mai mare alertă – e-mailuri, apeluri, întâlniri, recenzii etc. Până la apariția sarcinilor importante, acestea au trecut deja de apogeul.
• Tipurile de seară se forțează să facă sarcini mari, cu concentrare intensă cât mai curând posibil, deoarece este o concepție greșită de mult timp că diminețile sunt pentru muncă grea. Ei sfârșesc obosiți și neconcentrați și, în mod natural, se învinovățesc pe ei înșiși pe măsură ce munca devine neglijent.

Și poate cel mai faimos avocat al cronotipului, dr. Michael Breus, vă sfătuiește să vă cunoașteți mai întâi tipul, pentru a vă folosi pe deplin ziua de muncă.

Sfatul #2: Fii realist și stabilește-ți obiective realiste

Cu toții am făcut aceeași greșeală de a ne supraestima dăruirea.

De câte ori ai auzit pe cineva spunând că renunță la zahăr, doar pentru a-l vedea cumpărând un baton de bomboane doar trei zile mai târziu? Și când este întrebat despre asta, persoana se pune la defensivă, se simte învinsă și pretinde fie că a renunțat, fie că va începe săptămâna viitoare. Și așa ciclul se repetă.

Fiecare antrenor de productivitate care merită să-și spună că obiectivele specifice și sarcinile ușor de digerat sunt calea de urmat. De exemplu:

În loc de:

Scrieți o schiță de 5 pagini până mâine ;

Încercați să utilizați:

8 AM – 10 AM Cercetați subiectul

11 AM – 1 PM Scrieți primele două pagini

13:15 – 15:00 Scrie cele doua pagini

3:30 PM – 4:30 PM Scrieți ultima pagină.

Diferența este clară. Primul exemplu arată cum majoritatea dintre noi notăm sarcinile în programul nostru de lucru: știm ce trebuie să facem și până când. Lăsăm detaliile să se rezolve, ceea ce în cele din urmă face un program dezordonat și dezorganizat.

Dar, dacă defalcăm sarcinile mai mari după componentele lor, introducem imediat ordine. Numai actul ne face să calculăm cât timp va necesita fiecare pas, ceea ce este o informație neprețuită.

Pe parcursul acestui calcul, puteți realiza, de exemplu, că nu veți avea timp pentru o sarcină pe care ați plănuit să o faceți. Așa că imediat, puteți fie să o delegați, fie să vă mutați pe mâine. Dar, dacă ai fi folosit prima metodă, probabil ți-ai da seama că nu există timp pentru acea sarcină doar atunci când ar fi prea târziu pentru a o delega sau amâna.

Alte exemple:

Sfatul #3: Acceptați eșecul ca parte a procesului de învățare

Rămâneți pe aceeași bandă ca și cu sfaturile anterioare - păstrați-vă așteptările scăzute.

A spera la o schimbare drastică cât mai curând posibil înseamnă a eșua de la început. În schimb, ține cont de următoarele:

• Prima săptămână va fi în care vă certați cu programul, faceți modificările necesare;
• Sfârșitul primei săptămâni va fi analizarea progresului dvs. (atât succesele, cât și eșecurile) și modificarea programului pentru săptămâna viitoare;
• În a doua săptămână, veți lucra conform unui program revizuit;
• Sfârșitul celei de-a doua săptămâni va fi din nou analizat progresul etc.
• A treia săptămână va vedea și mai multe îmbunătățiri, iar schimbările de bază se vor consolida.

Și așa va merge de la săptămână la săptămână. De fiecare dată vei vedea noi locuri de îmbunătățire. Vor apărea probleme noi, situații neașteptate care vă afectează programul (probleme personale, sarcini ale altora, zile de odihnă, termene limită ratate etc.).

Așa că începe să fii mai indulgent cu tine și cu programul tău. Normalizați eșecul. În caz contrar, vei interpreta fiecare greșeală ca un semn că nu faci progrese, când este complet invers.

Sfatul #4: Potriviți-vă programul în jurul timpului pe care îl aveți

Contrar credinței populare, nu ar trebui să căutați modalități de a face „mai mult timp în zi”.

Cu toții avem 24 de ore, nici mai mult, nici mai puțin. Burnout-ul este rezultatul direct al oamenilor care lucrează până la oase, gândindu-se că programele stricte, disciplinate și automatizarea nesfârșită a sarcinilor mici le vor oferi cumva mai mult timp.

Ceea ce vrei să faci este să înveți cum să prioritizezi. Pentru că, chiar dacă toți avem aceleași ore în zi pentru un anumit număr de sarcini, nu toate sunt create egale.

Unele vor fi mai importante decât altele, în timp ce unele pot fi eliminate complet.

Și pentru a adopta corect această mentalitate, va trebui să încercați următorul nostru sfat.

Sfatul #5: Învață stabilirea priorităților

Una dintre cele mai de succes metode de prioritizare este Matricea Eisenhower.

Este un cadru folosit pentru a determina care sarcini sunt cele mai importante pentru atingerea obiectivelor tale și care îți încetinesc progresul.

Cu Eisenhower Matrix, vă sortați sarcinile pe baza a patru criterii:

• Urgent și important - faceți imediat (apeluri de urgență, incendiu, vătămare etc.)
• Urgent, dar lipsit de importanță – delegați cuiva (organizarea de întâlniri, plata facturilor, treburile etc.)
• Important, dar nu urgent – ​​fă-o mai târziu (obiective pe termen lung)
• Neimportant și neurgent – ​​eliminați (activități care irosesc timpul)

Prioritizarea sarcinilor urmează această schemă simplă:

Acest grafic și multe altele pot fi găsite în ghidul nostru detaliat, pas cu pas, despre cum să utilizați Matricea Eisenhower pentru a vă organiza sarcinile zilnice.

Odată ce știi care sunt prioritățile tale, devine mai ușor să faci un program ordonat. În combinație cu cunoașterea nivelurilor de energie de-a lungul zilei, veți putea seta cele mai mari sarcini prioritare în perioadele în care sunteți cel mai productiv.

Sfat #6: Prevăd distragerile

Adesea discutăm despre diferite moduri de a face față distragerilor. Dar de data aceasta, am dori să subliniem importanța cunoașterii și prezicerii distragerilor înainte ca acestea să apară.

Există o mulțime de întâmplări de zi cu zi despre care știi că îți vor lua timp din ziua ta. Cel mai bun mod de a le elimina, astfel încât să nu-ți afecteze programul de lucru, este să te pregătești pentru ele mai devreme.

Cateva exemple:

• Cei care lucrează acasă pot întâmpina probleme în care, de exemplu, ceva trebuie reparat (electricitate de instalații), dar programul aglomerat lasă puțin sau deloc timp pentru a fi cu reparatorul. Vă puteți pregăti pentru distragere a atenției cerându-le să vină într-un moment în care aveți sarcini mai puțin importante sau când un prieten sau un membru al familiei îi vadă în locul dvs.
• Unii oameni li se cere să-și ia timp din ziua de muncă pentru a-și supraveghea cursanții. O modalitate de a vă pregăti pentru distragerea atenției este să acordați cursantului două intervale de timp pe zi pentru întrebări. În timpul zilei, ei adună întrebări în timp ce lucrează, iar când vine timpul pentru o întâlnire, pot întreba despre orice problemă. În acest fel, nu vei fi tras de mânecă în timpul orelor de vârf de lucru, iar stagiarul are timp să găsească singur o soluție.
• Dacă țineți o întâlnire într-o zi deosebit de aglomerată și nu o puteți delega, o puteți scurta făcând un Întrebări frecvente la sfârșit. Anticiparea celor mai frecvente întrebări și răspunsul la ele imediat. Apoi, puteți programa o altă întâlnire, mai scurtă, a doua zi pentru orice probleme nerezolvate.

Totul se rezumă la cunoașterea programului de lucru pentru fiecare zi următoare. Fiecare sarcină are atașată o potențială distragere a atenției, așa că pregătirea în avans poate fi mai utilă decât prevenirea ei pe loc.

Sfat #7: Golește-ți capul

În timp ce vorbim despre distragerea atenției, ar trebui să discutăm cât de mult le iubește creierul nostru, deși provoacă nefericire severă, așa cum au cercetat Killingsworth și Gilbert. Aceeași lucrare discută despre modul în care un număr mare dintre cei chestionați au confirmat speculația că rătăcirea minții și distragerile au ca rezultat tristețe, nervozitate și sentiment inadecvat.

Pe lângă dezactivarea sunetului tuturor notificărilor, un lucru util de făcut este să păstrați un pix și hârtie lângă dvs. în orice moment. Dacă mintea ta începe să rătăcească spre planificarea prânzului de mâine sau spre întâlnirea de cafea cu un prieten, ia acel stilou și notează-l imediat. Scrieți idei pentru prânz sau posibile subiecte de chat pentru întâlnirea cu cafenea.

Pentru că atâta timp cât acele gânduri rămân în capul tău, ele vor continua să plutească acolo, revenind din când în când pentru a te trage departe de muncă.

Același lucru este valabil și pentru a vă aminti ceva ce trebuie să cumpărați de la magazin, un e-mail pe care trebuie să-l trimiteți, o persoană pe care trebuie să o contactați sau un articol de citit... Nu săriți imediat să faceți acel lucru minor – scrieți-l și păstrează-l pentru mai târziu.

În caz contrar, creierul tău se obișnuiește să te ocupi de fiecare mică alarmă pe care o declanșează. Înainte să-ți dai seama, ai petrecut o oră pe sarcini ușoare care nu-ți servesc la nimic în ziua aceea.

Sfat #8: Măsurați doar ceea ce contează

Poate ați auzit de zicala: „Ceea ce se măsoară este gestionat”.

Dar știați că s-a dovedit că este greșit? Și chiar atribuite persoanei greșite?

Ne place să folosim instrumente de urmărire a timpului pentru a ne organiza calendarele de lucru. Ei ne oferă informații detaliate despre unde ne-a trecut timpul, cum a decurs ziua noastră și ce domenii necesită îmbunătățiri. Aceștia ajută la facturarea corectă a clienților și chiar fac rapoarte pentru a urmări progresul pe măsură ce ne organizăm.

Cu toate acestea, în călătoria de a face liste de sarcini zilnice mai bune, cineva poate fi tentat să ia notă de fiecare lucru mic care se întâmplă. Fiecare pauză de 5 minute, fiecare apel telefonic, curățarea căsuței primite, pauză de cafea etc. În aceste cazuri, măsurarea fiecărei pauze nu vă va face mai bun la organizare.

Cele mai importante lucruri pe care ar trebui să le urmăriți sunt sarcinile care contează. Cele care vă afectează planurile pe termen lung.

Acum trebuie să urmărim pauzele când observăm că pierderea de timp devine o problemă în programul nostru de lucru. Dar pentru toate celelalte scopuri, a ști cât timp ai petrecut la un apel telefonic cu instalatorul cu greu va îmbunătăți fluxul de lucru zilnic.

Fiți atenți la ce activități necesită de fapt urmărirea, deoarece nu tot timpul dvs. cântărește la fel.

Sfat #9: Urmăriți progresul

Pentru ca o schimbare permanentă să apară (și să rămână), trebuie să vă simțiți motivat să continuați. Și cel mai bun motivator este, fără îndoială, să vezi cât de departe ai ajuns. Este în sângele nostru, nu ne putem abține – de aceea ne plac fotografiile de înainte și de după fitness și stil de viață.

Progresul ne face să împingem pentru că putem vedea că a avut loc o schimbare în bine. Efortul nu pare zadarnic.

Același lucru este valabil și pentru productivitatea noastră. În comunitatea artiștilor digitali, a existat o tendință scurtă în care cineva a completat un indicator desenat pe hârtie de fiecare dată când desenează un anumit lucru pe care dorea să-l îmbunătățească. Și până la sfârșitul unei săptămâni, două săptămâni sau o lună, vor fi completat foaia de progres.

Mulți dezvoltatori au, aproape în același mod, urmărirea progresului gamificat. Există numeroase aplicații care vă ajută să vă urmați obiceiurile zilnice și să vă ofere un raport după o anumită perioadă de timp.

Investiția într-o aplicație de urmărire a progresului (sau pur și simplu observarea în fiecare zi în care ați reușit să vă urmăriți programul) va avea un efect pozitiv asupra motivației dumneavoastră.

Aici, la Clockify, am compilat o listă cu 29 de cele mai bune practici de urmărire a timpului care detaliază ceea ce puteți sau ar trebui să urmăriți pentru a măsura cu exactitate progresul.

Sfat #10: Introduceți schimbări treptat

Indiferent de schimbările pe care decideți să le adoptați, asigurați-vă că le faceți treptat și întindeți-le pe o perioadă de timp. Amintiți-vă de discuția despre stabilirea obiectivelor și așteptărilor realiste pentru dvs. și cât de ușor este să fiți copleșit.

Începeți cu un obicei pe care doriți să îl încercați. De exemplu, în timpul primei săptămâni puteți încorpora unul dintre următoarele:

• schimbă toate sarcinile tale cele mai solicitante înainte de 10:00 și 14:00, înainte de prânz;
• reduceți lista de sarcini la 5-10 sarcini zilnic;
• sortează-ți prioritățile și adaptează programul la el etc.

Oricare dintre acestea ar fi un bun început pentru schimbarea productivității. Cu toate acestea, a le face pe toate trei în același timp este o suprasolicitare. Pentru că dacă te concentrezi pe o singură schimbare, este mai ușor să urmărești și să evaluezi dacă într-adevăr aduce o schimbare pozitivă sau nu. În plus, este mai ușor să rămâi motivat atunci când sunt mai puține lucruri la care să fii atent.

La pachet

Îmbunătățirea organizării sarcinilor de lucru poate veni destul de repede, dar stăpânirea abilității durează ceva timp. Lucrul important de reținut este să găsiți un cadru sau o metodă care vi se potrivește în mod special. Și dacă înseamnă că trebuie să treci prin săptămâni de încercare și eroare, atunci este un lucru bun, deoarece permite eliminarea rapidă a abordărilor care nu funcționează. În loc să te încăpățânezi să te ții de ele, crezând că problema ești tu , poți să încerci pe alții, până când îl găsești pe cel perfect.

Prin urmare, cel mai bun sfat este să oferiți acestor sfaturi o șansă și să le folosiți ca ghid pentru a găsi metoda potrivită și pentru a vă face viața profesională infinit mai ușoară.