Pregătiți-vă echipa de la distanță pentru succes - creați o politică eficientă de lucru la distanță

Odată ce luați în considerare un model de lucru de la distanță pentru afacerea dvs. și începeți să angajați rockstar la distanță, trebuie să stabiliți linii directoare pentru modul în care aceștia pot lucra împreună pentru a atinge obiectivele de afaceri.

Angajații tăi de la distanță vor avea întrebări la care nu toată lumea din echipă știe imediat răspunsurile. Când sunt de așteptat să fiu online? Pot folosi propriul meu dispozitiv? Sunt plătit pentru orele suplimentare?

O politică cuprinzătoare de lucru la distanță răspunde la aceste întrebări pentru noii angajați și acționează ca un instrument de calcul gata pentru întreaga companie. Acesta definește regulile de angajament și ajută la stabilirea așteptărilor potrivite, atât pentru angajator, cât și pentru angajați.

Iată șase lucruri de abordat în politica de lucru la distanță a companiei dvs.:

• Specificați orele de lucru cu suprapuneri de fus orar
• Faceți prevederi pentru colaborarea asincronă
• Adăugați instrucțiuni pentru securitatea informațiilor
• Stabiliți așteptări clare cu privire la compensații și beneficii
• Stabiliți un cod de conduită pentru organizație
• Îndeplinește cerințele de conformitate și de reglementare

Specificați orele de lucru cu suprapuneri de fus orar

Cantitatea și specificul sunt cele două dinamice în joc aici. Câte ore vă așteptați ca angajatul dvs. de la distanță să lucreze într-o zi dată? Mai important, la ce ore vă așteptați să lucreze?

În funcție de cerințele afacerii, puteți stabili un program strict sau puteți lăsa angajații să decidă singuri câte ore lucrează. Unele companii de la distanță chiar ignoră numărul de ore lucrate în favoarea măsurării rezultatelor.

Amin Yazdani de la AY Technologies consideră a doua întrebare mai provocatoare: „Când ar trebui să fiu disponibil? Este propriul meu fus orar sau este un fus orar central pentru companie sau o combinație a acestora?”

_{Sursa: Pixabay}

Disponibilitatea la anumite ore poate fi o problemă pentru echipele care sunt răspândite pe tot globul, iar colaborarea în timp real poate fi o provocare. Cu atât mai mult, dacă membrii echipei sunt separați de o diferență de timp de peste 12 ore. De exemplu, într-o echipă cu membri din New York și Shanghai, unii dintre ei se vor culca exact când ceilalți își încep ziua!

Alex Turnbull de la GrooveHQ are o soluție simplă la această provocare. Găsiți cel puțin un moment specific în fiecare zi în care toți membrii echipei pot colabora în timp real.

Politica de lucru de la distanță a companiei dvs. ar trebui să specifice ce ore ar trebui să lucreze angajații de la distanță. Grupurile funcționale pot avea propriile cadențe, dar trebuie fie să-i puneți pe toți online în același timp pentru câteva ore în fiecare zi (uneori o provocare chiar și în echipele care lucrează din același birou!) sau să asigurați transferuri fără probleme între angajați în timp diferit. zone.

Specificați clar programul de lucru al echipei dvs. de la distanță. Dacă sunt împărțite pe fusuri orare, asigurați-vă că există o oarecare suprapunere în orele lor de lucru.

Faceți prevederi pentru colaborarea asincronă

În echipele de la distanță răspândite în prea multe fusuri orare, colaborarea în timp real este, evident, un lux. Deși crearea de programe cu suprapuneri de fus orar ajută, nu este întotdeauna posibil. Soluția? Concentrați-vă pe colaborarea asincronă (async) în cadrul echipei prin planificare și comunicare.

Deoarece așteptarea dependențelor din cauza diferențelor de fus orar poate fi frustrantă, politica dvs. de lucru la distanță ar trebui să stabilească așteptări clare cu privire la gestionarea sarcinilor și a urmăririlor asincrone. Aceasta presupune stabilirea regulilor de bază pentru disponibilitate și indisponibilitate și respectarea timpului fiecărui membru al echipei.

În plus, politica dvs. de lucru la distanță ar trebui să specifice instrumentele utilizate pentru colaborarea în timp real și asincronă - chat în echipă, conferințe video, management de proiect, urmărirea problemelor etc.

Jordan Wan, fondator și CEO al CloserIQ, subliniază importanța unei platforme de chat dedicate pentru echipă:

„Este unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru lucrul la distanță. Instrumente ca acesta fac posibilă munca în echipă chiar și atunci când anumiți membri sunt de cealaltă parte a globului.”

_{Sursa: Flock}

La Trello și AY Technologies, videoconferința joacă un rol important în facilitarea comunicării unu-la-unu. Amin Yazdani menționează lipsa relativă a interacțiunilor față în față drept motiv pentru care apelurile video sunt mai de preferat față de chat sau e-mail în aceste situații.

Stabiliți așteptări clare cu privire la gestionarea sarcinilor și a urmăririlor în mod asincron. Specificați instrumentele utilizate atât pentru colaborarea în timp real, cât și pentru colaborarea asincronă.

Adăugați instrucțiuni pentru securitatea informațiilor

Pentru că o echipă de la distanță lucrează atât din rețelele private, cât și din cele publice (case, cafenele, spații de co-working etc.), protejarea sistemelor informaționale ale companiei de accesul neautorizat este întotdeauna o provocare. Pentru a rezolva acest lucru, creați linii directoare de securitate a informațiilor și adăugați-le la politica de lucru la distanță.

_{Sursa: Pexels}

GitHub are o politică BYOD (aduceți-vă propriul dispozitiv), dar insistă asupra securității și măsurilor de protecție specifice, cum ar fi parolele sigure și firewall-urile mereu activate. Pe de altă parte, LiquidSpace și SitePen furnizează dispozitive securizate angajaților lor de la distanță. Indiferent de calea pe care o alegeți, detalierea acestora în politica de lucru de la distanță vă ajută să vă asigurați că toată lumea știe ce să facă.

Creați linii directoare de securitate a informațiilor care implică furnizarea de hardware securizat pentru toți angajații de la distanță sau insistați asupra măsurilor de protecție specifice care să fie aplicate pe dispozitivele deținute de angajați.

Stabiliți așteptări clare cu privire la compensații și beneficii

Companiile majore care oferă opțiuni de lucru la distanță, cum ar fi PwC, USDA, Xerox și Sodexo, spun că nu ar trebui să existe o diferență majoră de salariu sau beneficii între un rol de birou și omologul său la distanță.

Dar aveți o oarecare flexibilitate în stabilirea grilelor de salarizare pentru echipa dvs. de la distanță. De exemplu, puteți acorda o alocație pentru locația geografică a angajatului dvs. de la distanță. Costul vieții în New York sau LA este evident mai mare decât, să zicem, Richmond (Indiana) sau Harlingen (Texas).

Iată câțiva factori de luat în considerare:

• Compensarea orelor de lucru de bază
• Politica orelor suplimentare
• Beneficiile angajatului
• Datoriile companiei
• Politica de rambursare a facturilor de internet, consumabile IT, spațiu de lucru în comun etc.

Remote.co are câteva sugestii interesante despre beneficiile pe care angajații de la distanță le tânjesc, inclusiv vacanțe plătite și retrageri în companie. Beneficiile atractive pentru angajați ajută în mare măsură întreprinderile să păstreze angajați calificați la distanță.

Datoriile legate de accidente de muncă se pot aplica întreprinderilor dacă angajații de la distanță sunt răniți la biroul lor de acasă. În Pennsylvania, instanțele au confirmat dreptul unui angajat de la distanță la despăgubiri pentru rănile suferite în timpul lucrului de acasă. Consultați-vă echipa juridică pentru a cunoaște întinderea completă a răspunderii dvs. atunci când construiți o companie la distanță.

Stabiliți așteptări clare cu privire la compensații și beneficii pentru angajații de la distanță. Pentru a atrage și reține talentele de top, poate fi necesar să faceți eforturi suplimentare pentru a oferi beneficii adaptate nevoilor angajaților de la distanță.

Stabiliți un cod de conduită pentru organizație

Diferențele în mediul cultural și sensibilitățile sunt adesea un punct forte pentru echipele aflate la distanță. Cu toate acestea, ele pot duce și la neînțelegeri și conflicte, mai ales atunci când cea mai mare parte a comunicării lor este asincronă. Stabilirea unui cod de conduită pentru comunicațiile interne și externe poate preveni orice pas fals dăunător care poate apărea din cauza „distanței virtuale”.

De exemplu, Codul de conduită al Infosys acoperă totul, de la comportamentul și relațiile la locul de muncă până la rezolvarea conflictelor de interese. Workable.com are un șablon mai simplu care ar putea fi perfect pentru dvs.

Stabiliți un cod de conduită pentru organizație (inclusiv angajații de la distanță) pentru a preveni orice neînțelegeri culturale.

Îndeplinește cerințele de conformitate și de reglementare

Este posibil ca munca la distanță să nu fie acoperită în mod explicit de legile locale de muncă, așa că va trebui să consultați un expert juridic cu privire la reglementările de conformitate. Există și problema evoluției legilor legate de comunicarea online, cum ar fi GDPR al Uniunii Europene. Întrucât munca la distanță se află în centrul muncii la distanță, prevederile acestor legi pot fi aplicabile afacerii dvs.

Colaborați cu echipa dvs. juridică pentru a crea un document care să le permită angajaților dvs. de la distanță să știe ce trebuie să aibă în vedere atunci când creează, folosesc și partajează date între ei și/sau în afara afacerii.

Verificați legile locale pentru a asigura conformitatea atunci când vă elaborați politica de lucru la distanță. Datele online și legile privind confidențialitatea, cum ar fi recentul GDPR al UE, sunt foarte relevante pentru munca de la distanță.

Personalizați-vă abordarea de lucru la distanță

Politica dvs. de lucru la distanță trebuie adaptată la cerințele dvs. unice de afaceri. Abordarea acestor puncte legate de orele de lucru, instrumentele de colaborare, liniile directoare de securitate, compensații și beneficii, codul de conduită și cerințele de conformitate este o modalitate excelentă de a începe să faceți tocmai asta!