Cum să creați o campanie de apelare predictivă

Timpul inseamna bani.

Nicăieri nu este mai adevărat decât atunci când gestionați un centru de apeluri de ieșire sau o campanie de telemarketing. Când aveți clienți la celălalt capăt al liniei, fiecare secundă contează.

Aici intervin campaniile de apelare predictivă. Apelarea predictivă scurtează timpul dintre apelurile primite, permițând echipei dvs. să se conecteze cu clienții dvs. și să ajungă mult mai rapid la noi clienți potențiali.

În plus, dialerele predictive au o serie de funcții utile, de la generarea de clienți potențiali și strângerea de fonduri până la servicii pentru clienți și colectarea datoriilor. Citiți mai departe în timp ce parcurgem cum să configurați o campanie de apelare predictivă care să aibă succes.

Ce este software-ul de apelare predictivă?

Software-ul de apelare predictivă vă permite să efectuați apeluri în masă dintr-o listă de numere de telefon. Software-ul efectuează apeluri către mai multe numere simultan și, atunci când o persoană preia, aceasta se conectează la un agent live.

Apelările predictive economisesc timp în echipa dvs., deoarece apelarea are loc rapid și agenții nu trebuie să asculte mesajele vocale de la apelurile la care nu s-a răspuns.

Aparatele de apelare predictive se bazează pe valorile dvs. de apel și pe algoritmi bazați pe inteligență artificială pentru a estima disponibilitatea agenților dvs. și pentru a ajusta frecvența de apelare în timp real. Deci, de exemplu, dacă un centru de apeluri devine copleșit și nu este nimeni disponibil pentru a prelua un apel, formatorul predictiv va încetini temporar frecvența. Dacă, pe de altă parte, răspund mai puțini clienți decât se aștepta, dialer-ul va crește frecvența de apelare.

Cum funcționează dialerele predictive?

Dialerele predictive (ai ghicit) prezic când agenții tăi vor fi disponibili, calibrează frecvența de apelare și formează mai multe numere simultan. Aceasta este diferența esențială dintre dialerele predictive și alte sisteme de apelare automată, cum ar fi un dialer automat, care formează numere secvenţial.

Acest proces automagic este ceea ce face ca dialerele predictive să fie atât de eficiente. Software-ul de apelare predictivă elimină intervalul dintre momentul în care un agent închide și următorul apel este gata.

Ideea este să maximizați productivitatea agentului dvs., permițându-le să petreacă mai mult timp vorbind cu clienții potențiali și clienții, în loc să aștepte ca cineva să răspundă.

Tipuri de campanii de apelare predictivă

Dialerele predictive pot fi utile pentru o serie de campanii de apeluri de ieșire. De exemplu:

Apeluri la serviciul clienți

Software-ul de apelare predictivă vă poate ajuta echipa să ajungă în mod proactiv la clienți. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să le amintiți de o întrerupere a serviciului, să stabiliți o întâlnire pentru service sau să promovați o vânzare viitoare.

Campanii de strângere de fonduri

Utilizând software-ul de apelare predictivă, echipa dvs. poate ajunge la mai mulți potențiali donatori, permițându-vă să vă atingeți obiectivele de strângere de fonduri mai rapid și mai eficient. Dialerele predictive pot fi configurate să funcționeze cu orice dimensiune de centru de apel, așa că dacă aveți doar câțiva agenți dedicați strângerii de bani, software-ul poate funcționa pentru a profita la maximum de timpul lor disponibil.

Sondajele telefonice

Indiferent dacă efectuați cercetări de piață, lucrați pentru un partid politic sau pur și simplu încercați să evaluați cât de fericiți sunt clienții dvs., sondajele sunt un caz comun de utilizare pentru software-ul de apelare predictivă. În toate aceste situații, încercați să ajungeți la cel mai mare număr de oameni posibil. Este logic să maximizați productivitatea agentului dvs. cu o campanie de apelare predictivă.

Generarea de lead-uri

Compania dvs. face televânzare sau telemarketing? Utilizați apelarea predictivă pentru a crește vânzările și pentru a muta acești clienți potențiali prin pâlnie. Puteți conecta software-ul de apelare predictivă la CRM pentru a apela automat clienții potențiali și a le conecta cu agenții dvs. disponibili.

Încasarea plăților

Centrele de apeluri sunt adesea folosite pentru a colecta plăți restante de la clienți. Cu cât lista dvs. de clienți este mai mare, cu atât software-ul de apelare predictivă devine infinit mai util. Treceți de la apelarea manuală la apelarea predictivă și puteți ajunge la mult mai mulți oameni și puteți plăti acele facturi.

Cum să alegi un software de apelare predictivă

Ce ar trebui să cauți într-un dialer predictiv? Dincolo de elementele de bază ale apelării predictive, iată câteva caracteristici bonus pe care le recomandăm:

• Aruncarea mesajului de mesagerie vocală: aceasta lasă un mesaj preînregistrat în robotul telefonic al unei persoane. Vor fi notificați cu privire la un nou mesaj vocal, dar telefonul lor nu va suna de fapt.
• Difuzare vocală: această funcție de apelare predictivă trimite mesaje urgente unui număr mare de persoane simultan. Poate fi util pentru actualizări de servicii sau alte informații critice în timp.
• Identificarea apelantului în prezență locală: potrivirea numărului dvs. de ieșire cu prefixul local al unei persoane, va fi mai probabil ca aceasta să răspundă.
• Conștientizarea fusului orar: această caracteristică optimizează ratele de conectare prin întârzierea orelor de apel până la orele în care oamenii sunt cel mai probabil să răspundă.
• Integrare CRM: Conectați dialer-ul dvs. predictiv cu CRM pentru a îmbunătăți și mai mult productivitatea agentului. Ei pot genera clienți potențiali fără probleme, iar KPI-urile lor vor fi conectate într-o clipă.

Cum să configurați o campanie de apelare predictivă

Sunteți gata să creșteți productivitatea agenților și rata dvs. de contact? Urmați acest ghid în 7 pași pentru a vă configura campania de apelare predictivă.

1. Alegeți un obiectiv pentru campania dvs.

Ca în orice campanie, succesul începe întotdeauna cu un obiectiv clar. Deci, ce vrei de la campania ta de apelare predictivă? Scopul dvs. este să programați întâlniri de service? Efectuați cercetări de piață cu publicul țintă? Transformați clienții potențiali în clienți?

Conectează-te la obiectivul tău. Și nu uitați, obiectivele bune sunt obiective SMART: specifice, măsurabile, realizabile, realiste și oportune.

2. Scoateți lista de apeluri.

Doriți să supraîncărcați eficiența de care vă puteți bucura dintr-o campanie de apelare predictivă? Curățați-vă lista mai întâi. Scăpați de informațiile de contact vechi, învechite sau incomplete. De asemenea, puteți lua în considerare segmentarea listei dvs. în funcție de scoruri diferite de sentimentul clienților, locație sau alți indicatori demografici. Odată ce totul este curățat, îl puteți importa în software-ul de apelare predictivă.

3. Folosiți numere locale de ieșire.

Când ați răspuns ultima dată la un apel de la un prefix pe care nu l-ați recunoscut? Așa am crezut noi. Clienții tăi simt același lucru. Creșteți-vă șansele ca oamenii să înțeleagă efectiv folosind numere de ieșire care se potrivesc cu prefixul lor. Sfat profesionist: evitați ca numerele dvs. de ieșire să fie semnalate ca spam. Acest lucru se poate întâmpla atunci când efectuați prea multe apeluri de la același număr. Așadar, achiziționați mai multe numere locale pentru prefixele zonei în care aveți un volum mare de clienți.

4. Scrieți scenariul.

Lucrați cu echipele relevante pentru a dezvolta un script care este conceput pentru a vă atinge obiectivele. În mod ideal, scenariul dvs. ar trebui să fie pe brand. Cu alte cuvinte, agenții tăi ar trebui să sune în mod natural ca reprezentanți ai companiei tale. De asemenea, veți dori să scrieți răspunsuri cuprinzătoare la întrebările frecvente comune și să explicați cum să răspundeți la obiecții sau la orice ezitare.

5. Dezvoltați mesageria vocală.

Odată ce ați primit scenariul, este timpul să vă scrieți mesageria vocală. La urma urmei, aveți nevoie de un plan pentru apelurile care rămân fără răspuns. Un script de mesagerie vocală este cea mai bună modalitate de a vă maximiza apelurile în campanie.

Vrei să acoperi punctele cheie, dar să fie scurt și dulce. În acest fel, nu există nicio confuzie în ceea ce privește chemarea dvs. la acțiune. Totul este să găsești echilibrul potrivit. Ah, și faceți mai ușor ca oamenii să vă sune înapoi cu un număr gratuit.

6. Utilizați alte canale.

Asocierea campaniei dvs. de apeluri outbound cu alte canale de marketing vă poate crește rata de succes. Cu cât oamenii sunt mai familiarizați cu marca dvs. și cu propunerea dvs. de valoare, cu atât este mai probabil ca aceștia să vă răspundă apelului sau să vă sune înapoi dacă v-au lipsit.

Dacă aveți adrese de e-mail înregistrate, continuați cu o campanie de e-mail. Pentru campaniile de creștere a gradului de conștientizare, puteți, de asemenea, să publicați informații relevante pe canalele dvs. sociale pentru a implica persoanele care vă urmăresc deja.

7. Utilizați analitice pentru a repeta și a îmbunătăți.

Dialerele predictive folosesc inteligența artificială pentru a optimiza productivitatea agenților și timpul de apel conectat. Aceste programe software sunt concepute pentru a fi eficiente și pentru a maximiza performanța, dar este totuși inteligent să fii atent.

Determinați valorile pe care doriți să le urmăriți pentru campania dvs. și apoi urmăriți KPI-urile în analiza centrului dvs. de apeluri, cum ar fi:

• Disponibilitatea medie a agentului
• Durata medie a apelurilor
• Tarife medii de conectare
• Rate medii de abandon

Dacă lucrurile încep să se îndrepte în direcția greșită, puteți ajusta setările.

Începeți apelarea predictivă cu Nextiva

Cu ajutorul software-ului de apelare predictivă, echipa din centrul dvs. de apeluri poate ajunge la mai mulți oameni, poate închide mai multe vânzări și poate menține gradul de satisfacție al clienților. Aflați mai multe despre cum să vă extindeți operațiunile call center și contact center cu un sistem de apelare predictivă. Discutați astăzi cu un expert Nextiva.