Costul calității în managementul proiectelor

Primiți multe feedback-uri despre articolele deteriorate sau defecte? Sau clienții tăi se plâng de descrierea greșită a produsului?

Dacă acesta este cazul, este timpul să vă reevaluați procesul de dezvoltare a produsului și să luați măsuri mai bune pentru a vă asigura că produsele nu vor fi returnate niciodată. De fapt, returnările de produse indică de obicei că există o problemă mai importantă pe care trebuie să o urmăriți - o scădere a calității. Deși este normal să se întâmple erori, ar trebui să faceți tot ce puteți pentru a preveni astfel de erori.

Cum ar trebui să faci asta mai exact? Ei bine, totul se rezumă la calitate - costul calității - mai exact.

În această postare pe blog, vom explica care este costul calității în managementul proiectelor și vom insista asupra avantajelor și dezavantajelor implementării acesteia în proiectele dvs. Vom analiza, de asemenea, costurile asociate cu calitatea bună și slabă și modul în care managerii de proiect calculează costul calității.

Care este costul calității în managementul de proiect?

Conform ghidului PMBOK: „Costul calității (COQ) se referă la costul total al tuturor eforturilor legate de calitate pe parcursul ciclului de viață al produsului.”

Este posibil ca unele zone ale proiectului să nu fi fost realizate în conformitate cu planul original, astfel încât costul calității poate fi suportat pe tot parcursul ciclului de viață al produsului. Cu alte cuvinte, deciziile slabe de management de proiect pot duce la mai multe consecințe legate de afaceri, inclusiv o scădere a calității (sau a calității slabe).

Ca urmare, produsele sunt returnate, clienții solicită garanția produsului sau anumite produse sunt rechemate de la consumatorul final (din cauza reparării, înlocuirii sau înlocuirii).

Prin urmare, este responsabilitatea managerului de proiect să se asigure că produsul sau serviciul este potrivit scopului său.

Am vorbit cu Andrew Kovalev , membru oficial al Forbes Business Council, a cărui expertiză principală este restructurarea și repoziționarea strategică organizațională. Iată ce spune el despre importanța de a acorda atenție costului calității:

„Costul managementului calității nu este un cost unic, este un proces continuu. Organizațiile ar trebui să monitorizeze și să măsoare continuu costul calității pentru a se asigura că iau măsurile adecvate pentru a preveni defectele și a face față defectelor care apar.”

Am fost curioși să aflăm ce cuprind aceste defecte:

„Acest lucru include revizuirea și actualizarea regulată a proceselor și procedurilor, precum și instruirea angajaților cu privire la tehnicile de management al calității. În plus, organizațiile ar trebui să monitorizeze continuu feedback-ul și reclamațiile clienților pentru a identifica potențialele domenii de îmbunătățire în ceea ce privește calitatea.”

Dacă doar așteptați până după producție pentru a identifica și rezolva defectele de calitate ale produselor dvs., este mai probabil să observați o creștere a numărului de probleme de calitate. Luând doar câțiva pași preventivi înainte de producție, puteți limita riscul de pierdere a calității și puteți reduce costurile calității în general.

Care sunt tipurile de cost al calității?

Costul calității este suma a doi factori:

• Costul conformității (costul calității bune sau COGQ) și
• Costul neconformității (costul calității proaste sau COPQ).

Cu alte cuvinte, costul calității este legătura dintre costurile de stabilire a unui produs/serviciu de calitate și costurile de stabilire a unui produs/serviciu de proastă calitate.

Costul calității bune (sau costul conformității) cuprinde:

• Preventivă și
• Costurile de evaluare.

Pe de altă parte, costul calității proaste (costul neconformității) se ocupă de:

• Internă, și
• Costurile de eșec extern.

Costurile calității, însă, nu sunt specifice numai producției, ci mai degrabă rămân relevante de la începutul cercetării și dezvoltării proiectului până la punctul de a interacționa cu clienții.

Următoarele patru categorii se aplică costului modelului de calitate în general. Să trecem peste fiecare dintre costurile pe care le-am menționat pentru a vedea ce activități de afaceri influențează calitatea unui produs sau serviciu.

Tipul #1: Costul conformității

Denumit și costul calității bune (COGQ), costul conformității se referă la costurile activităților care asigură că produsul sau serviciul îndeplinește nivelul dorit de calitate înainte de a ajunge la consumatorul final.

După cum am menționat deja, costul calității bune constă din încă 2 categorii, cum ar fi:

• Costuri preventive și
• Costurile de evaluare.

Subtipul #1: Costuri preventive

Costurile preventive apar din activitățile care vizează eliminarea defectelor (neconformităților) de la apariția în primul rând.

Conform ghidului PMBOK, acestea includ, dar nu se limitează la costurile:

• Instruire adecvată a angajaților. Instruirea adecvată asigură succesul proiectului, deoarece angajații vor fi mai eficienți în conducerea și implementarea acestor proiecte.
• Planificarea calitatii. Procesul de identificare a celor mai importante aspecte ale proiectului în timpul etapei de planificare pentru a se asigura că planul inițial este urmat.
• Dezvoltare și testare de noi produse. Procesul de analiză a unui concept de produs, caracteristici sau funcționalități pentru a înțelege cum îl pot folosi clienții potențiali.
• Lansarea specificațiilor și standardelor de produs. Procesul de conturare a caracteristicilor specifice, funcționalităților și standardelor tehnice necesare pentru a construi produsul.
• Controlul procesului. Procesul de planificare, urmărire și gestionare a tuturor fazelor ciclului de viață al proiectului.
• Audit de calitate. Procesul de asigurare a conformității activităților proiectului cu nivelul de conformitate cu cerințele proiectului pentru a preveni orice deficiențe.
• Introducerea unui sistem de management al calității (QMS). Un SMC va facilita înregistrarea proceselor și procedurilor necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de calitate.

Alte exemple de costuri de prevenire incluse în ghidul PMBOK sunt:

• E timpul să o faci corect (Fă-o atitudinea corectă) . Această filozofie se referă la livrarea produsului potrivit la locul potrivit, la momentul potrivit. Este, de asemenea, despre concentrarea nivelului potrivit de energie asupra activităților potrivite la momentul potrivit.
• Procesele documentare. Costurile legate de actul de înregistrare și documentare a tuturor pașilor și sarcinilor implicate în dezvoltarea unui anumit proiect de la început până la sfârșit.  
• Echipament . Costurile legate de achiziționarea echipamentului, inclusiv taxa de vânzare, taxele de transport și de manipulare, asigurarea în timpul tranzitului, instalarea și asamblarea și testarea performanței echipamentului.

Subtipul #2: Costurile de evaluare

Costurile de evaluare sunt legate de inspectarea și testarea produselor pentru a se asigura că respectă standardele de calitate și cerințele de performanță după ce produsul a fost produs.

Acestea includ costurile legate de activități precum:

• Pierderea testelor distructive. Metoda de testare a performanței sau a comportamentului materialului unui produs pentru a verifica durabilitatea acestuia (de exemplu, teste de impact).
• Calibrarea echipamentelor de testare. Procesul de măsurare și configurare a parametrilor instrumentului sau mașinii pentru a se asigura că rămân în limitele prestabilite.
• Evaluările furnizorilor. Procesul de evaluare a furnizorilor potențiali și existenți pentru a se asigura că nevoile organizației sunt îndeplinite în ceea ce privește performanța.
• Inspecții materiale primite. Procedura de validare a calității materiilor prime și a componentelor acestora pentru a preveni eventualele probleme înainte de pre-producție.
• Inspectii bunurilor primite. Bunurile achiziționate trebuie inspectate pentru cantitate și calitate pentru a atenua potențialele daune și pentru a se asigura că sunt conforme cu specificațiile.
• Inspecție și testare în proces. Aceasta se referă la toate inspecțiile efectuate în orice etapă a producției de produs pentru a verifica dacă anumiți parametri respectă standardele industriei.
• Verificarea produselor finite. Procesul de examinare și testare a specificațiilor și dimensiunilor unui produs atunci când este gata de expediere sau este finalizat în proporție de cel puțin 80%.

În concluzie, costurile de prevenire și evaluare (costul conformității) se referă la suma de bani investită în timpul proiectului pentru a preveni eșecurile proiectului.

Tipul #2: Costul neconformității

Denumit și costul calității proaste (COPQ), costul neconformității se referă la costurile activităților necesare corectării defectelor care au apărut în ciuda eforturilor unei companii de a le evita.

Aceste costuri rezultă de obicei din defecte ale produsului, adică atunci când un produs nu respectă standardele necesare pentru care a fost proiectat și fabricat.

Costurile neconformității (sau costurile eșecului) sunt subcategorisite astfel:

• costurile interne ale eșecului (găsite de managerul de proiect) și
• Costurile de defecțiune externă (găsite de client).

Să vedem la ce se referă fiecare tip.

Subtipul #1: Costurile de eșec intern

Costurile interne de eșec sunt legate de rectificarea tuturor neconformităților (defectelor) de către organizație însăși înainte ca produsul sau serviciul să ajungă la clientul final (costurile înainte de livrare sau expediere).

Acestea includ:

• Deşeuri. Lucrări inutile care rezultă din documentarea proastă a standardelor, controale insuficiente de calitate, lipsa unui proces definit, configurația inadecvată a produsului sau modificări nedocumentate de proiectare.
• Deșeuri excesive. Costul care rezultă din materialul inutilizabil (rămas după fabricarea produsului) din cauza unor probleme precum defecte ale produsului, lipsă de materiale, timpi nefuncționali excesivi ai echipamentelor și reproiectări ale produselor.
• Reprelucrarea sau rectificarea produselor defecte. Costuri legate de procesul de identificare și respingere a unui anumit produs în timpul producției pentru a corecta materialele defecte, neconforme.
• Defectarea mașinii. Întreținerea necorespunzătoare duce la incidente de nefuncționare care au ca rezultat o multitudine de costuri, inclusiv pierderea de profit, repararea echipamentelor și timpul de nefuncționare a echipamentului.

Subtipul #2: Costurile de eșec extern

Costurile de defecțiuni externe sunt asociate cu revizuirea tuturor neconformităților (defectelor) care sunt identificate odată ce produsul a fost livrat clientului final.

Acestea includ:

• Procese de răspundere. Cheltuieli sau compensații pentru daune care rezultă din litigiile privind răspunderea pentru produse din cauza problemelor de calitate legate de modul în care produsul a fost fabricat sau de încălcări ale legii civile de către o companie.
• Service si reparatii. Costurile legate de întreținerea produsului (repararea, înlocuirea sau ajustarea componentelor atât ale produselor returnate, cât și ale celor de pe piață).
• Pretenții de garanție. Costurile asociate cu administrarea revendicărilor acceptate (atunci când un client solicită repararea sau înlocuirea gratuită a unui produs în perioada de garanție).
• Reclamațiile clienților. Atunci când un produs nu corespunde așteptărilor clienților în ceea ce privește calitatea, aceștia vor evidenția probleme sau defecte care trebuie abordate pentru a-și îmbunătăți experiența.
• Retur de produse sau materiale. Costurile procesării mărfurilor returnate sunt de obicei mari și rezultă din diverse motive, inclusiv așteptări nesatisfăcute, bunuri deteriorate sau defecte, remuşcări ale cumpărătorului, descriere greşită a produsului sau potrivire incorectă.

Alte exemple de costuri de defecțiuni externe găsite în ghidul PMBOK sunt:

• Comenzi de vânzare greșite. Erorile de comandă pot fi costisitoare, indiferent dacă sunt cauzate de un preț necorespunzător, un cod incorect al articolului sau al piesei, lipsa informațiilor despre client sau o eroare de introducere a datelor.
• Venituri pierdute. Dacă o companie livrează produse de proastă calitate, clienții nu vor mai cumpăra de la ei. Acest lucru contează drept oferte comerciale pierdute (vânzări pierdute), deoarece clienții vor cumpăra cel mai probabil de la altcineva.
• Daune de transport. Costul înlocuirii produselor deteriorate este semnificativ, dar o parte inevitabilă a oricărei organizații. Daunele rezultă de obicei din ambalaj inadecvat, manipulare necorespunzătoare sau expunerea la apă.

Pe scurt, costurile de eșec interne și externe se referă la suma de bani investită în timpul unui proiect în derulare sau după finalizarea proiectului din cauza eșecurilor.

Care sunt beneficiile costului modelului de calitate?

Menținerea calității bune este foarte importantă în raport cu costurile, dar oferă și o serie de alte beneficii pentru organizații.

Pentru a afla mai multe despre astfel de avantaje, l-am contactat pe David O'Brien, unic colaborator la TheProjectManagement.Expert și un manager de proiect certificat cu peste 25 de ani de experiență în diverse metodologii de management de proiect. Iată de ce David susține că managerii ar trebui să acorde o atenție deosebită costului calității:

„ Este aspectul central al oricăror rezultate ale proiectului - este echilibrul între câți oameni ar trebui să lucreze la un proiect, cât timp ar trebui să dureze proiectul și câți bani sunt cheltuiți pe proiect. ”

Cu toate acestea, implementarea modelului costul calității vă va ajuta:

• Găsiți un echilibru între costurile calității, calendarul proiectului și bugetul total,
• Identificați zonele cu probleme în care calitatea produsului ar putea fi îmbunătățită,
• Examinați motivele reale din spatele neconformității produsului,
• Minimizați costurile de eșec și de evaluare,
• Livrarea proiectului la timp și în limita bugetului,
• Preveniți potențialele defecte ale produsului și
• Creșteți vânzările și profiturile.

După cum puteți vedea din punctele de mai sus, unele dintre beneficiile cheie ale utilizării modelului COQ includ:

• Luare a deciziilor îmbunătățită,
• Comunicare îmbunătățită,
• Management îmbunătățit al furnizorilor,
• Satisfacția și loialitatea clienților îmbunătățite,
• Eficiență și productivitate crescute,
• Costuri reduse și, cel mai important,
• Calitate îmbunătățită.

Prin urmare, organizațiile care acordă suficientă atenție costurilor legate de calitate pot investi în continuare în domenii care vor avea cel mai mare impact asupra creșterii calității proiectelor.

Care sunt dezavantajele costului modelului de calitate?

Chiar dacă costul modelului de calitate vine cu o mulțime de beneficii, există încă câteva dezavantaje potențiale, care includ:

• Potențialul de creștere a costurilor din cauza suprainvestițiilor în asigurarea calității,
• Potențialul de scădere a eficienței din cauza concentrării prea mari asupra asigurării calității,
• Un accent excesiv pe gestionarea costurilor, mai degrabă decât pe îmbunătățirea calității,
• Dificultate în alocarea cu acuratețe a costurilor anumitor activități sau zone ale proiectului și
• Costurile inițiale ridicate ale instrumentelor și instruirii pot duce la eșecul proiectului dacă vânzările proiectate nu se materializează.

Un dezavantaj suplimentar pe care l-ați putea întâlni dacă decideți să vă bazați pe modelul costului calității se referă la provocările de a măsura cu exactitate toate costurile legate de asigurarea calității produsului.

Cu toate acestea, bazarea pe contabilitatea proiectului vă poate ajuta să înregistrați toate costurile asociate unui anumit proiect. De exemplu, puteți combina mai multe valori (presupunând că acestea constituie costul total al calității), cum ar fi:

• Numărul de defecte,
• Costul inspecțiilor sau al testelor și
• Costul reparațiilor sau corecțiilor.

Prin combinarea ecuațiilor tuturor cheltuielilor asociate cu parametrii de calitate de mai sus, costul total al calității poate fi calculat mai precis.

Gruparea costurilor de calitate în categorii separate poate ajuta, de asemenea, managerii de proiect să ia decizii de afaceri eficiente. Informațiile despre astfel de costuri trebuie raportate în evidențele contabile existente ale companiei, precum și:

• Foile de pontaj,
• rapoarte de cheltuieli,
• comenzi de cumpărare sau
• Rapoarte de reluare.

Privind aceste informații, managerii de proiect estimează costurile calității mai precis.

Cum calculezi costul calității?

Calcularea costului calității este destul de simplă, deoarece managerii de proiect folosesc o formulă predeterminată pentru a obține costul total.

Există două componente principale pentru calcularea costului total al calității:

• COGQ = Costul calității bune și
• COPQ = Costul calității proaste.

Iată cum merge formula:

Costul calității (COQ) = Costul conformității (COGQ) + Costul neconformității (COPQ)

Poate că costul formulei calității pare simplu. Cu toate acestea, odată ce începeți să sapă mai adânc în costurile asociate, se poate complica. Prin urmare, trebuie să fii familiarizat cu toate elementele incluse atât în ​​costurile de conformitate, cât și în cele de neconformitate.

Să aruncăm o privire la o defalcare a formulei de mai sus:

COQ = PC + AC + IFC + EFC

Elementele din formula se refera la:

• PC = costuri de prevenire,
• AC = costuri de evaluare,
• IFC = costuri interne ale eșecului și
• EFC = Costurile de eșec extern.

După cum puteți vedea, managerii de proiect măsoară costul calității prin adunarea costurilor asociate cu prevenirea, evaluarea și eșecul (de exemplu, costurile asociate cu instruirea, inspecția, reprelucrarea, deșeurile etc.)

Costul exemplelor de calitate

După cum am menționat deja, măsurarea costului calității este necesară pentru a menține calitatea generală a produselor și serviciilor dumneavoastră și pentru a obține astfel un avantaj competitiv. Iată o defalcare pas cu pas a procesului de calcul al costului calității.

Pasul #1: Calculați costul total al conformității

Costul total al calității bune poate fi calculat prin însumarea costurilor costurilor preventive și de evaluare, care includ:

• Formarea angajatilor,
• Audit de calitate,
• Inspecția materialelor și
• Pierdere de testare distructivă.

Iată o defalcare a costurilor preventive și de evaluare:

COGQ = 17.700 + 45.200 + 8500 +19.000= 90.400

Pasul #2: Calculați costul total al neconformității

Costurile care reprezintă costul total al calității proaste sunt costurile pentru:

• Resturi,
• Reface,
• Pretenții de garanție,
• Serviciu și
• Reparatii.

Aceste costuri pot fi calculate astfel:

COPQ = 14.600 + 9.700 +18.300 + 6.900 = 49.500

Pasul #3: Calculați COQ total

Odată ce ați terminat de calculat costul bunului și costul calității proaste, iată cum ar arăta costul total al calității pentru un smartphone.

COQ total = COGQ total + COPQ total

90.400 + 49.500 = 139.900

Am creat acest exemplu pentru a vă ajuta să înțelegeți ce costuri trebuie să luați în considerare atunci când calculați costul calității. În tabelul de mai jos, am inclus o prezentare generală a tuturor costurilor.

Urmăriți cheltuielile proiectului în Clockify

Ca manager de proiect, trebuie să iei decizii informate cu privire la cât să investești în calitate. Pe lângă calcularea manuală a costului calității, o altă modalitate de a face acest lucru este utilizarea unui software de urmărire a cheltuielilor.

Clockify, de exemplu, vă permite să înregistrați cheltuielile legate de proiect și chiar să urmăriți bugetul proiectului. În acest fel, vă puteți monitoriza veniturile și cheltuielile și puteți înțelege cum funcționează financiar proiectul dvs. De asemenea, vă ajută să reduceți costul calității, deoarece vă ajută să rămâneți în frunte cu toate costurile legate de calitate.

Pe lângă urmărirea cheltuielilor și crearea unui buget estimat al proiectului, Clockify poate stoca informații importante despre proiectele companiei dvs. și vă permite să generați rapoarte legate de proiect. În acest fel, sunteți mereu la curent cu progresul proiectului dumneavoastră și puteți identifica dacă operațiunile sunt efectuate conform documentației și planului prestabilit. Ca rezultat, puteți face estimări precise privind profitabilitatea proiectului.

Cuvinte finale: Măsurarea costului calității vă va ajuta să luați decizii informate de proiect

Modelul costului calității ajută companiile să își reducă costurile, îndemnându-le să identifice și să elimine costurile risipitoare legate de calitatea substandard.

În acest fel, puteți minimiza nevoia de reluare, garanții și alte costuri de neconformitate concentrându-vă pe costurile preventive și de evaluare. Pe parcursul unui proiect, acordarea atenției costului calității poate contribui la:

• Economii semnificative de costuri,
• Satisfacția mai mare a clienților și
• Profitabilitate mai mare a proiectului.

În plus, dacă acordă suficientă atenție măsurării costului calității, companiile pot evalua mai bine cum să cheltuiască resursele pentru a atinge nivelul de calitate dorit, menținând în același timp costurile totale ale calității.

️ Ați implementat vreodată modelul costului calității ca parte a deciziilor dumneavoastră de management de proiect? V-a ajutat să stabiliți cât costă de fapt proiectul dvs.? Ne puteți împărtăși câteva dintre beneficiile modelului COQ? Dacă da, scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentat în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. De asemenea, dacă ți-a plăcut acest articol, împărtășește-l cu cineva care ar putea să-l considere util.