Cum să menții productivitatea într-un mediu de birou

Productivitatea este afectată de stres și nemulțumire. Și aceste sentimente pot fi întărite într-un birou – oamenii vor începe să se vadă ca niște roți dințate într-o mașină. Productivitatea scade mai ales într-un mediu corporativ, unde oamenii pot începe cu ușurință să se simtă ca niște roți dințate într-o mașină. Tot ceea ce începe să conteze sunt termenele limită și satisfacția clientului, în timp ce a lor este grav neglijată.

Există mai multe moduri de a aborda productivitatea biroului. Unele sunt ușor de implementat și dau rezultate excelente, așa cum sunteți pe cale să vedeți.

Creșterea productivității spațiului fizic

Permite oamenilor câteva alegeri decorative personale

Indiferent dacă aveți un birou în plan deschis sau spații de birou desemnate pentru diferite echipe, ar trebui să oferiți fiecărui angajat șansa de a se exprima.

Ar trebui încurajați să personalizeze spațiul cât de mult au nevoie, să se simtă mai relaxați. Unii vor alege să nu o facă, deoarece le întărește sentimentul de a fi la birou, ceea ce este, de asemenea, bine. Însă pentru alții, câteva plante de birou, fotografii, un panou, figurine sau cât de puțin cana lor personală pot merge departe. Aceste articole sunt, de asemenea, un excelent început de conversație.

Decorul aduce un pic de culoare spațiului de lucru al unei persoane și individualitatea de care are nevoie pentru a se simți ca o parte mai importantă a companiei. Drept urmare, ei știu că munca lor – și ei ca indivizi – sunt apreciați mai mult.

Lăsați să intre multă lumină naturală

Amintiți-le angajaților că spațiul de birou nu este o închisoare. Doar lăsarea luminii zilei să intre în loc de lumini de neon le va aminti de progresul zilei lor de lucru și de când se apropie de sfârșit. Îi va împinge să termine lucrurile la timp, în timp ce spațiile închise influențează percepția timpului, ceea ce poate duce la mai multe ore suplimentare și, eventual, la epuizare. După cum a spus Rachel Hadler pentru Curbed.com :

„Mai exact, LED-urile – care sunt încă principala sursă de iluminat pentru birou în SUA – pot înnebuni încet oamenii, pâlpâind la un nivel imperceptibil, dându-le bătăi de cap și, în cazul meu, suspiciunea persistentă că realitatea este o experiență subiectivă.”

Dacă bugetul și spațiul de închiriat/cladirea vă permit, spargeți ferestre noi acolo unde este cazul. Spațiul nostru de birouri, de exemplu, are multă lumină naturală provenită de la ferestrele mari din jurul pereților.

Desigur, vara, poate deveni destul de enervant, dar pentru asta sunt jaluzelele albe. Este incomparabil cât de ușor este să lucrezi când ești localizat lângă o fereastră. Ori de câte ori îmi obosesc ochii, pot pur și simplu să privesc spre străzi și mașini și clădiri îndepărtate. Și pe măsură ce ziua se apropie de sfârșit, nimic nu bate priveliștea apusului.

Concentrați-vă pe stimularea simțurilor

Înainte de a sări la concluzii, nu vom vorbi despre umplerea spațiului cu lumânări sau uleiuri parfumate, despre transformarea birourilor în jungle în miniatură sau ceva de genul. Este vorba despre mici trucuri simple care îmbogățesc spațiul și, prin urmare, sporesc productivitatea prin confort.

Vedere

Analizați lucrarea de vopsire pe pereții companiei. Un studiu realizat de Nancy Kwalek și colegii ei de la Universitatea din Austin, Texas, a arătat că abilitățile cognitive ale lucrătorilor și de rezolvare a problemelor depind de culoarea pereților biroului. Cu toate acestea, ei au subliniat că fiecare individ ar putea reacționa diferit la aceeași culoare. Fie că sunt ușor distrași de stimuli externi sau nu, de exemplu.

Un alt lucru util de luat în considerare este dezordinea. Rearanjați spațiul, dacă este necesar – deplasați-vă pe rafturi, imprimante și chiar birouri dacă acestea vă stau în cale. De exemplu, amplasarea mai multor umerase, astfel încât oamenii să nu-și lase jachetele pe birou sau pe scaune. Același lucru este valabil și pentru orice decor de perete. Dezordinea este atât distragătoare, cât și copleșitoare.

Sunet

Birourile în plan deschis pot fi un detractant enorm când vine vorba de productivitate. Din experiența mea și a colegilor mei (actuali și din trecut), nu există nimic mai rău decât un mediu zgomotos, chiar și atunci când oamenii încearcă să lucreze în liniște. Și după un timp, chiar și căștile cu anulare a zgomotului nu te pot ajuta dacă urechile încep să te doară din cauza purtării prea des.

Desemnați spații pentru discuții verbale, descurajând astfel vizitele la stația de lucru de la un coleg la altul și făcându-le să perturbe concentrarea tuturor celorlalți. Oferiți echipelor care au nevoie de cea mai mare atenție birouri separate sau mai multe spații liniștite din plan deschis.

Miros/Aer

Odorizantele nu sunt obligatorii, deoarece mulți oameni consideră că parfumurile lor sunt prea puternice sau invazive. Ceea ce este important aici este și destul de simplu: investiți în aer condiționat și ventilație de calitate. Lipsa aerului curat duce la somnolență și scăderea tensiunii arteriale, ceea ce accelerează oboseala în timpul muncii.

Alte forme de creștere a productivității

În afară de menținerea biroului într-un spațiu în general plăcut în care să lucrezi, există și alți factori care contribuie la sau slăbesc productivitatea oamenilor. Poate varia de la tipurile de instrumente pe care le utilizați până la modul în care gestionați personalul.

Alege software-ul perfect

În funcție de industria dvs., veți folosi tot felul de software. De obicei, cele mai elementare de care avem nevoie cu toții sunt:

1. Următoarele timpului
2. Instrumente de management de proiect
3. Software de procesare a imaginilor
4. Servicii bazate pe cloud (cum ar fi Google Docs, foi de calcul, Zoom etc.)

Cum puteți folosi aceste instrumente pentru a crește productivitatea? Faci niște alegeri bine gândite. Și anume, găsești software ușor de preluat, ușor de utilizat, dar care oferă și o provocare de a stăpâni cu adevărat.

În acest fel, oamenii mai puțin înclinați către tehnologia nu vor fi frustrați pentru că au pierdut timp prețios încercând să înțeleagă instrumentul. Și pentru cei mai cunoscători de tehnologie, va exista în continuare o curbă de învățare pentru aspecte mai complexe ale acesteia.

Sesiunile de brainstorming realizează coeziunea echipei

Se știe că mediile corporative trec rapid în „modul de măcinare”. Toată lumea trebuie să vină și să-și facă treaba pentru a respecta termenul limită, iar comunicarea se degradează la mesaje de chat în echipă, e-mailuri și întâlniri unilaterale care durează ore întregi.

Pentru a spori productivitatea birourilor mari, lucrați la implicarea echipelor în lucrul împreună de la persoană la persoană. Aflați ce părți ale muncii lor pot fi realizate prin sesiuni de brainstorming și asigurați-vă că există suficiente birouri goale pentru a facilita acest lucru.

Puteți preveni multe probleme de comunicare și puteți accelera procesul, stimulând în același timp motivația, pur și simplu încurajând oamenii să lucreze împreună mai des. În plus, dacă aveți întâlniri (sau e-mailuri) la nivel corporativ, lăudați sau mulțumiți deschis echipele care folosesc această metodă. Ea servește ca un exemplu bun pentru alții și un impuls pozitiv suplimentar în această direcție.

De asemenea, puteți conduce prin exemplu și aveți întâlniri și sesiuni de brainstorming în aceleași birouri.

Efectuați check-in-uri regulate

Când forța dvs. de muncă numără zeci, dacă nu sute de angajați, este esențial să țineți o „verificare a pulsului” regulată a satisfacției acestora la birou. Poate că sunt nemulțumiți de progresul în carieră, au probleme cu volumul de muncă sau probleme cu alți angajați. Și toate acestea sunt un alt factor care afectează productivitatea în companiile mari.

Majoritatea oamenilor vor evita să iasă în față cu privire la nemulțumirile lor. Îi lasă chiar să se înfețe până când îi determină să își ia zile libere de la muncă sau să-și piardă semnificativ nivelul de energie, afectându-le sănătatea. Deci, abordarea lor mai întâi este un ajutor semnificativ și un pas către îmbunătățirea productivității.

Iată câteva puncte de plecare:

• Introduceți sondaje anonime bilunare sau lunare cu întrebări generalizate despre satisfacția angajaților;
• Cu HR, planificați sesiuni 1:1 pentru o abordare mai personală (lasați oamenii să-și exprime opiniile, dar nu-i forțați, deoarece unii oameni se deschid cu greu față de HR);
• Organizați întâlniri educaționale și instruiri privind epuizarea, asertivitatea și tratați-l ca pe un forum public pentru a conduce conversația mai departe.

Cu cât îi ajuți pe oameni să înțeleagă și să fie deschiși cu privire la problemele pe care le au, cu atât mai puțină energie pe care o consumă îngrijorându-se cu privire la problemele lor de muncă.

Oferiți feedback semnificativ și aprofundat

Am tratat acest subiect în profunzime pe blogul nostru, în urmărirea performanței angajaților (unde am inclus și șabloane).

Prin fișele de performanță, împreună cu ajutorul liderilor de echipă și al resurselor umane, puteți obține o imagine bună despre modul în care funcționează fiecare departament și despre ce angajați au nevoie de învățare suplimentară, mai multe provocări și altele asemenea.

Sursa: Clockify.me

Acestea vă permit, de asemenea, să stabiliți cu mai multă precizie standardele de performanță și să vă gestionați așteptările în viitor cu proiectele viitoare.

Încurajează transparența

Prin foi de pontaj care arată clar cine lucrează la ce. Ele oferă o comandă rapidă prin clarificarea momentului în care unii colegi își pot contacta colegii și elimină nevoia de actualizări. De exemplu, în Clockify , puteți permite angajaților să vadă foaia colectivă de pontaj și îi puteți face conștienți de ceea ce fac colegii lor în prezent:

Sursa: Clockify.me

Din aceasta, pot să văd că, să spunem, Nadia lucrează în prezent la remedierea erorilor și, știind că are nevoie de o concentrare suplimentară, o pot contacta într-o oră și ceva. În timp ce Hannah a avut o întâlnire cu clienții, sunt nerăbdător să aud cum a fost. Văzând cum a fost sarcina în urmă cu peste jumătate de oră, îi pot trimite un mesaj, să întreb despre asta.

Este o modalitate excelentă de a stabili respectul reciproc pentru timp. În plus, oamenii vor pierde mai puțin timp așteptând un răspuns de la cineva și vor opta să lucreze la o altă sarcină, de exemplu.

Lăsați microgestionarea în trecut

Această practică servește doar la frustrarea angajaților și a-i face să aibă mult mai puțină încredere în superiorii lor.

Lucrați pentru a menține o domnie liberă asupra a ceea ce se întâmplă în orice moment. Delegați tot ce puteți celor de sub dvs., dar implorați-i și pe ei să nu plutească peste umărul tuturor. Alte lucruri pe care le poți face:

• Aveți mai puține întâlniri – filtrează-le pe cele neimportante și limitează-te la o dată pe săptămână sau chiar o dată pe lună, pentru actualizări;
• Nu trimiteți spam prin e-mail ;
• Nu contactați angajații în afara orelor de lucru (și încercați să vă relaxați pe timpul dvs. personal cât de mult puteți. Amintiți-vă că ceilalți au un volum de muncă diferit de cel al dvs. și nu pot – și nici nu ar trebui să fie disponibili 24/7). Un angajat bine odihnit este unul productiv;
• Ai încredere în judecata celorlalți – nu trebuie să fii cea mai inteligentă persoană din cameră și nici singura cu cea mai bună soluție. Renunțați la o parte din acel control, gândiți-vă la soluții cu ceilalți și lăsați singur luarea deciziilor. Astfel, i-ai inclus pe alții în chestiuni importante, le-ai construit încrederea, dar i-ai și scăpat din greutate de pe umeri.

Oferiți condiții pentru îmbunătățirea carierei

Unul dintre cei mai mari ucigași ai productivității este sentimentul de lipsă de progres. Că ești pe loc în timp ce toți cei din jurul tău merg înainte. În special la locul de muncă, acest lucru contribuie la o nefericire mai mare. Mulți oameni își vor părăsi locurile de muncă pentru că simt că nu există suficiente modalități de a avansa în compania lor.

Așadar, ar fi în interesul dvs. și al companiei dvs. să aranjați cu HR câteva opțiuni de îmbunătățire a carierei, cum ar fi conferințe, training-uri, educație la birou etc. Asigurați-vă că fiecare să acorde un fel de certificat ulterior, pe care angajații îl pot pune. CV-ul lor. Nu numai că este un mare motivator, ci și o dovadă fizică a unei alte abilități pe care au dobândit-o sau perfecționată.

In concluzie

Scăderea productivității costă mult, știm asta. Și știm, de asemenea, că este un lucru ascuns care se poate strecura într-un birou din mai multe părți. Este esențial să aflați unde scade productivitatea forței de muncă și să o abordați la timp. Am discutat despre cum, pe de o parte, spațiul fizic, culoarea pereților, dezordinea și chiar mirosurile pot provoca o scădere a producției. Și pe de altă parte sunt lipsa de feedback, comunicarea greșită, micromanagementul și multe altele. Îmbunătățindu-vă încetul cu încetul pe fiecare dintre aceste fronturi, sunteți sigur că veți vedea unele schimbări majore în timp.