Pregătirea sezonului conferințelor: profitați la maximum de târgurile comerciale

Sezonul conferințelor este peste noi. În realitate, acest așa-numit „sezon” este acum o afacere pe tot parcursul anului. Întotdeauna există ceva la care să plănuiești, să călătorești sau să participi.

Cu toții putem admite că conferințele pot fi puțin copleșitoare. La urma urmei, există o mulțime de oameni, o mulțime de activități și o mulțime de opțiuni. Dar, cu puțină planificare și strategie, este complet posibil să obțineți o mulțime de valoare din sezonul dvs. de conferințe - și chiar să aveți o experiență lină și plăcută pe parcurs. Iată cum să profitați la maximum de ea.

Planificarea unui eveniment

În primul rând, să ne uităm la cum este să planificați o expoziție comercială sau o conferință. Indiferent dacă lucrați la un spectacol intern mai mic pentru clienții existenți sau la un eveniment mare cu atracție internațională, trebuie să păstrați o mulțime de farfurii care se rotesc în aer pentru a planifica cu succes. Nu ceri multe, ci doar difuzoare grozave, un loc de top, un slot de înaltă vizibilitate, promovare eficientă, mâncare excelentă, swag memorabil, discursuri principale din industrie și, mai presus de toate, o casă plină. În plus, doriți ca experiența participanților să fie perfectă și uimitoare. … Dacă te gândești bine, ceri multe. Dar așa se fac conferințe grozave.

Deci, cum obții toate acele lucruri grozave pentru conferința ta? Iată câteva sfaturi utile:

• Brainstorming totul, de la mic la mare – După cum am mai spus, brainstormingul este una dintre activitățile mele preferate. Îmi place să stau în fața unei table albe sau a unei hârtii goale și să visez. Când planificați un eveniment, ajungeți să visați, atât mari, cât și mici. Să recunoaștem, unii participanți apar doar pentru momente gratuite și de prezentare pe scena principală. Da, vrei lucrurile sclipitoare care îi atrag pe acei oameni, dar vrei să ai grijă și de detaliile mai mici, mai banale. Amintiți-vă, detaliile mici se adaugă un impact mare. În plin sezon de conferințe, veți concura cu alte târguri comerciale pentru înscrieri – atenția la detalii vă poate face sau distruge conferința!
• Buget – În continuare, este timpul să vă aduceți visele în realitate cu cifre. Doar cu câți bani trebuie să lucrezi? Acest lucru vă poate ajuta să vă descurcați ideile și să puneți cap la cap planuri concrete. La fel cum ar fi înțelept o echipă de fotbal să nu-și cheltuiască toți banii pe un jucător vedetă, aveți grijă să nu vă pierdeți bugetul pentru un singur difuzor sau moment „Big Wow”. Doriți să oferiți un eveniment bogat și cuprinzător la toate nivelurile.
• Documentați un plan – Folosiți foi de calcul, caiete sau liste. Atâtea liste. Asigurați-vă că le bifați. Automatizarea de marketing poate ajuta aici – ajutându-vă să urmăriți ceea ce s-a făcut deja și ce urmează. (Mai multe despre asta într-un moment.)
• Privește în urmă – Odată ce crezi că ai un plan solid, fă un pas înapoi. Literalmente. Uită-te în cărți pentru a examina ce ai făcut în trecut. Ce a funcționat și ce nu? Aveți sondaje cu clienții sau alte feedback-uri? Folosiți-l pentru a vă informa sau confirma curriculumul, planul, programul, locul, mâncarea - totul. Și dacă nu ați colectat date, începeți anul acesta. Îți vei mulțumi viitorul sine anul viitor.
• Înclinați-vă spre automatizarea marketingului – În țara planificării evenimentelor, automatizarea marketingului poate fi unul dintre cei mai apropiați aliați ai tăi. De la segmentarea publicului până la trimiterea invitațiilor prin e-mail, puteți automatiza unele dintre cele mai multe sarcini administrative și vă puteți concentra eforturile în altă parte.
• Recrutare – Odată ce evenimentul este planificat, data stabilită și locul securizat, este timpul să începeți să atrageți participanți. Puteți folosi e-mailul, rețelele sociale, blogurile, poșta directă... lista poate continua. Capturați acei participanți și faceți-i să se înregistreze. Automatizarea de marketing este cu adevărat prietenul tău aici, ajutându-te să abordezi tactic componentele administrative ale planificării evenimentelor, astfel încât să poți ieși mai repede ‒ și mai inteligent ‒ cu informațiile tale.
• Hrănire – Odată ce oamenii se înscriu pentru a participa, angajați-le continuu cu actualizări specifice privind detaliile evenimentului de care vor fi interesați, cum ar fi sesiuni orientate în special spre interesele lor (vezi: segmentare). De asemenea, veți dori să trimiteți alerte care dezvăluie atracții atrăgătoare, cum ar fi vorbitorul principal sau divertismentul conferinței (mâncare, muzică etc.). cadența modului și când să dezvăluiți aceste detalii este a dvs. de stabilit - de fapt, ar putea merita o postare separată pe blog. Dar menținerea publicului informat și implicat este cheia.

Participarea la un eveniment

În calitate de participant la o expoziție comercială sau o conferință, trebuie să planificați și dvs., cum ar fi la ce conferință(e) să participați și ce lucruri să faceți în cadrul evenimentelor. Iată sfaturi pentru a vă ajuta să vă maximizați sezonul de conferințe și să profitați la maximum de expozițiile comerciale la care decideți să participați.

• Stabiliți obiective – pe primul loc. De ce participi? Vorbeam recent cu un prieten despre posibila participare la o conferință națională și mă întrebam dacă să plătesc banii pentru a merge. Ea a împărtășit înțelepciunea înțeleaptă: „Asigură-te că ai o agendă – cel puțin un lucru cheie pe care vrei să-l renunți la participare. Fără asta, ești pierdut.” După ce am participat la aceeași conferință cu un an în urmă fără un plan, pot să vă spun că acesta este un sfat grozav. La acel eveniment m-am plimbat fără țintă, nesigur la ce panel să particip sau la ce activități să particip. Sigur, am învățat ceva, dar aș fi putut obține mult mai mult din asta – mai mult pentru banii meu – dacă aș fi a avut un obiectiv real. Deci, care este scopul tău pentru această conferință? De ce participi? Acest obiectiv poate fi atât de limitat sau atât de înalt după cum doriți. Unele obiective includ găsirea unui nou partener de afaceri, asigurarea unei oferte sau colectarea a cinci noi cărți de vizită. Acestea sunt doar câteva exemple. Îți recomand să-ți petreci timp scriindu-ți propriile obiective și descifrând ceea ce, exact, vrei să atingi.
• Planifică-ți programul – Acesta este un văr al celor de mai sus. Odată ce ai în minte obiectivele tale, analizează detaliile. Uită-te să vezi cine vorbește sau are un stand la conferință. Iată cum o fac:
  • În primul rând, citesc programul conferinței și evidențiez panourile sau vorbitorii care mă interesează.
  • Apoi, scot o bucată de hârtie sau aduc un document Google și încep să-mi trasez lista de dorințe în zilele noastre pentru a vedea unde cad jetoanele. Notează data, ora și locația lor.
  • Mă uit la această listă ca o vizualizare zilnică a calendarului în continuare. Acesta este un mare moment de verificare pentru că pot vedea dacă este cu adevărat posibil să particip la toate lucrurile pe care le doresc. Deoarece legea lui Murphy vine de obicei să joace aici, adesea mă trezesc gravitând spre evenimente care se suprapun. Acesta este momentul în care trebuie să evaluez ce este cu adevărat posibil să particip și apoi să îmi adaptez programul în consecință. Va trebui să fac concesii – să schimb unul grozav cu altul? Complet doar ziua pentru a „rămâne ocupat”, dar nimic nu-mi captează cu adevărat interesul? Acesta este un alt moment în care aș putea decide să particip sau nu.
  • Dacă lucrurile par destul de echilibrate, atunci voi apăsa pe trăgaci înregistrându-mă pentru a participa. Mă înscriu întotdeauna în avans (dacă este posibil) pentru sesiuni de interes deosebit.

Notă: îmi dau seama că s-ar putea să nu ai luxul de a decide dacă mergi sau nu – de exemplu, dacă compania ta solicită prezența la o anumită conferință. Dar aici sperăm că puteți avea cel puțin posibilitatea de a alege anumite sesiuni care vă vor interesa sau vă vor ajuta să învățați ceva nou.

• Solicitați oferte – Înainte de a pune piciorul la eveniment, verificați unde puteți salva puțin aluat. Multe conferințe oferă înregistrare anticipată. Dacă sunteți un „insider în industrie” sau voluntar, este posibil să vă puteți strecura chiar și gratuit. Întrebați organizatorii. De asemenea, atunci când vă rezervați cazarea, căutați oferte pentru cazare și transport. Mulți planificatori de evenimente sunt în parteneriat cu hotelieri și companii aeriene, de exemplu. După ce ați ajuns la sol, iată câteva lucruri de făcut:
• Participați strategic la paneluri ‒ Multe târguri comerciale sau evenimente din industrie oferă sesiuni speciale. Poate fi dificil să selectezi ceea ce vrei să auzi. Dacă sunteți interesat de mai multe lucruri care se suprapun, încercați să treceți la ambele – 30 de minute într-unul și 30 de minute în altul, de exemplu.
• Nu sări peste note principale – Evenimentele de pe scena principală sunt acolo unde se întâmplă cele mai mari dezvăluiri – „marile wow” –. S-ar putea să nu primiți prea multe sfaturi tactice din acestea, dar probabil veți pleca simțindu-vă încurajat. Un avantaj suplimentar este că acestea sunt și subiecte bune de discuție pentru răcirea cu apă, așa că veți avea cu ce să spargeți gheața la petreceri.
• Sari peste notele principale – știu, doar m-am contrazis. Dar uneori ai nevoie doar de o pauză. Un keynote poate fi una dintre acele pauze naturale. Aceste evenimente de pe scena principală sunt adesea înregistrate pentru vizionare ulterioară, sau cel puțin despre blogging, astfel încât să puteți obține versiunea „Cliffs Notes” mai târziu și să utilizați în schimb acel timp pentru a vă relaxa, pentru a vă odihni sau pentru a lucra „adevărat”.
• Purtați-vă insigna - În timp ce evenimentul are loc, purtați insigna de conferință prin oraș. Oricât de prost te-ai simți purtând o etichetă cu numele în public (doar eu?), ar putea plăti, deoarece multe companii locale oferă reduceri pentru participanții la conferință. Și aceasta este o modalitate excelentă de a identifica cine este în oraș pentru eveniment și de a iniția conversații în rețea în timp ce aștepți la coadă la Starbucks sau pentru Lyft-ul tău.
• Mergeți la petreceri – Majoritatea fiecărei conferințe au una, dacă nu mai multe lucruri importante pentru a sărbători participanții. Oricât de tentant ar fi să-i supărați pentru o perioadă de timp liber, adevărul este că aceste petreceri sunt un loc natural pentru a face conexiuni. Nu știi niciodată cu cine te vei peri pe coate.
• Ai grijă de tine – Acest sfat este adesea uitat, dar atât de important! Fă-ți timp pentru tine, alunecă-te pentru un pui de somn de 10 minute, bagă devreme, urcă pe banda de alergare a sălii de sport a hotelului și nu exagera cu băutura sau dulciuri. Puteți chiar să vă gândiți să rămâneți strategic „în afara campusului”, departe de conferință, pentru a obține o pauză.

Asta-i o înfășurare!

Mi-ar plăcea să aud despre unele dintre conferințele tale preferate sau despre ce este în programul tău de călătorie pentru acest sezon de conferințe. Iată o listă destul de cuprinzătoare a evenimentelor de marketing viitoare. Și dacă vă aflați în zona Londrei, luați în considerare participarea la evenimentul nostru de marketing Act-On i <3. Obțineți mai multe detalii aici.