Cum să construiți o cultură colaborativă în echipe virtuale

Compania ta navighează în munca de la distanță de luni de zile și începe să pară mai mult o soluție permanentă. Cum accesați cultura colaborativă pe care a avut-o cândva biroul dvs. și să aduceți asta în sfera digitală?

Aici, la Flock, prioritatea noastră este să îmbunătățim munca folosind instrumente digitale. De aceea, subliniem importanța formării unei echipe de colaborare și de ce avem la îndemână sfaturi de experți pentru a vă ajuta echipa virtuală să colaboreze mai bine.

Comunicați pentru a colabora

Modul numărul unu de a îmbunătăți colaborarea echipei tale este să începi comunicarea acestora. Vă recomandăm să configurați canale pentru fiecare proiect individual, astfel încât conversațiile dvs. să rămână concentrate și productive.

Cu toate acestea, poate fi normal ca lucrătorii dvs. de la distanță să se simtă izolați, mai ales atunci când echipele dvs. sunt situate în mai multe fusuri orare. Aceste silozuri pot provoca o pauză a productivității sau chiar o scădere constantă a angajării angajaților. Iată câteva sfaturi pentru a preveni acest lucru și pentru a vă menține echipa motivată să colaboreze.

Fii strategic cu instrumentele tale de comunicare

Îți folosești instrumentele de comunicare pentru a discuta, a întâlni, a partaja fișiere și multe altele. Crește-ți strategia de comunicare profitând de toate capacitățile pe care le prezintă un instrument de calitate.

În primul rând, încurajează conversațiile regulate. La birou, nu este rar să-ți găsești colegii de echipă trecând pe la birourile celorlalți sau rezervând o sală de conferințe pentru a lucra împreună la o sarcină. Echipa ta poate replica acest lucru folosind un instrument de mesagerie pentru afaceri pentru a interacționa între ei pe chat sau un apel video rapid pentru a acționa ca o placă de sunet sau pentru a răspunde direct la întrebări.

Ca manager al unei echipe, vrei ca angajații tăi să găsească modalități de a lucra împreună cu regularitate. Sesiunile de brainstorming la nivel de echipă în cadrul conferințelor video asociate cu capacități de partajare a ecranului și de fișiere vă pot inspira pe colegii de echipă să lucreze pe baza ideilor și sugestiilor celuilalt. Aceste sesiuni vă vor menține echipa la curent și pot stimula colaborarea. De asemenea, puteți găzdui sesiuni de lucru virtuale (eu le numesc săli de studiu!) în care colegii de echipă lucrează independent, dar pot interacționa periodic între ei pentru ajutor pe parcurs.

De fapt, aceste sesiuni separate ar trebui să fie o practică regulată. Prin plasarea proactivă a echipei dumneavoastră într-un mediu de lucru extrem de implicat, puteți insufla munca în echipă ca o rutină pe care angajații dumneavoastră o vor folosi ca bază pentru colaborare.

Sfat profesionist: încurajați-vă angajații să comunice excesiv .

Distreaza-te cu echipa ta

O sesiune de lucru în echipă sau de brainstorming la un apel video nu sună prea diferit de o întâlnire plictisitoare din sala de consiliu. În calitate de manager, poți să schimbi asta și să-i inspiri și pe alții să fie puțin mai extrogători.

Începeți prin a vă face întâlnirile virtuale mai distractive. Există o mulțime de spărgătoare de gheață distractive pentru întâlniri video care pot inspira angajații să se conecteze între ei și să se simtă mai confortabil să împărtășească idei între ei. Aducerea în față a personalităților la locul de muncă oferă celorlalți o mare oportunitate de a identifica la cine se pot adresa pentru diferite nevoi.

De exemplu, datorită conversațiilor noastre consecvente la Flock, știu că pot merge la Eddie pentru o redactare distractivă și personală sau la Rohit pentru o analiză completă. Știind cum comunică , mă ajută să înțeleg cum va arăta parteneriatul nostru de lucru și pe cine mă pot baza pentru ce.

Construiți o structură de colaborare

Nu totul este distracție și jocuri pentru a crea o echipă de colaborare, deși distracția ajută cu siguranță. Echipa ta nu va lucra bine împreună dacă nu are o bază solidă.

Integrare virtuală

În calitate de manager, începeți prin a sublinia o cultură a colaborării în prima zi pentru noii dvs. recruți la distanță. Invitați-i la întâlniri și la ore sociale virtuale de la început, astfel încât să își poată cunoaște colegii și să vadă cum lucrează împreună.

Dincolo de a fi social, este important să existe un proces de onboarding de la distanță care stabilește procesele și sistemele pe care echipa ta le folosește pentru a colabora. Flock este grozav pentru asta! Folosim Flock pentru a reproduce structura naturală a locului de muncă pentru a combate singurătatea și confuzia cu care se confruntă un nou angajat. Încurajați-i să înceapă să construiască relații de lucru cu noii lor colegi.

Procese de lucru la distanță

Acum să trecem la fond. Odată ce ați încorporat echipa de la distanță și vorbiți unul cu celălalt, trebuie să configurați procese simplificate pentru a menține lucrurile productive și pe drumul cel bun.

Începeți cu agendele de întâlnire definite. Furnizați o „pre-citire” – sau un scurt rezumat – înainte de întâlniri, subliniind cine va participa la apel, ce va fi discutat și ce rezultate sunt așteptate. Acest lucru oferă echipei dvs. capacitatea de a se pregăti pentru întâlnire cu actualizări despre munca lor și idei noi.

Stabiliți o cadență regulată de întâlniri, inclusiv întâlniri de echipă, 1:1 și brainstorms de proiect. Menținerea echipei tale confortabile cu întâlnirile virtuale și supracomunicarea le va încuraja să colaboreze mai des și să stabilească procese proprii.

Nu în ultimul rând, dar cu siguranță nu în ultimul rând, este stabilirea obiectivelor . Echipa ta trebuie să știe la ce lucrează, până la urmă! Stabilirea unor obiective clare ( folosim OKR-uri aici la Flock ) vă aliniază echipa la un efort comun și o încurajează să lucreze împreună. Metodele Sprint permit membrilor echipei să facă brainstorming inițiative, să stabilească termene limită, să se întâlnească pentru check-in-uri și să urmărească progresul lor pe măsură ce merg. Nu devine mai colaborativ decât atât.

Deci, cum gestionați aceste obiective?

Instrumente de productivitate pentru echipele de la distanță

Există nenumărate instrumente de productivitate pe piață astăzi, care acoperă oricând nevoile afacerii dvs. Iată câteva instrumente care vă pot face afacerea mai colaborativă.

Instrumente de mesagerie

Echipa ta nu poate lucra dacă nu poate vorbi. Utilizați instrumente de mesagerie precum Flock sau Slack pentru a menține conversația pe tot parcursul zilei. Un messenger care permite partajarea de fișiere, activități de făcut, mementouri și multe altele va ajuta la stimularea conversațiilor, a participării și a ideilor noi.

Manageri de sarcini

Manageri de proiect, bucurați-vă! Optimizați-vă stabilirea obiectivelor și lăsați membrii echipei să lucreze asincron cu instrumente de management de proiect precum Asana sau Trello. Integrați-le în instrumentele dvs. de chat pentru a primi actualizări la minut chiar în conversațiile dvs. partajate.

Manageri de flux de lucru

Distribuire a unui fisier

S-au dus zilele în care trecea la biroul cuiva cu o notă sau un raport pentru revizuire. Probabil că sunteți deja familiarizat cu unele dintre cele mai importante instrumente de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox sau Google Drive. Ele schimbă viața atunci când vine vorba de lucrul în colaborare. Alegeți unul care se potrivește nevoilor dvs. de afaceri - puncte bonus dacă se integrează în instrumentele dvs. de comunicare!