8 Cele mai bune moduri de a îmbunătăți colaborarea, comunicarea și munca în echipă

Dacă te-ai întâlnit cu lideri de afaceri din toată țara și ai întreba despre cheia succesului lor, probabilitatea este ca colaborarea la locul de muncă să fie menționată în mod repetat. Colaborarea la locul de muncă este adesea menționată ca un indicator al succesului, dar nu este întotdeauna clar ce înseamnă termenul.

Ce este colaborarea la locul de muncă?

Colaborarea la locul de muncă este atunci când două sau mai multe persoane se reunesc pentru a rezolva o problemă comună. Colaborarea la locul de muncă poate fi extrem de eficientă. Persoanele cu expertiză, perspective și idei diferite pot face brainstorming pentru a găsi soluții inovatoare și a-și implementa ideile. Este important pentru că permite companiilor să rezolve problemele mai rapid și mai eficient.

Lipsa colaborării la locul de muncă poate fi un semn că o companie nu își maximizează potențialul. 86% dintre respondenții unui studiu Fierce Inc. au raportat că lipsa colaborării sau comunicarea ineficientă sunt responsabile pentru eșecurile la locul de muncă.

Colaborarea vine sub mai multe forme, cum ar fi realitatea augmentată, care permite cumpărătorilor să „proceze” accesorii precum ceasurile și ochelarii fără a vizita un magazin. La locul de muncă, chiar și ceva atât de simplu precum eliminarea locurilor alocate poate crește interacțiunea angajaților și poate stimula colaborarea.

Compania dvs. maximizează productivitatea prin încurajarea colaborării? Am compilat opt ​​sfaturi despre cum puteți îmbunătăți colaborarea la locul de muncă.

8 sfaturi pentru a vă îmbunătăți colaborarea la locul de muncă

1. Profită de canalele alternative de comunicare

E-mailul poate fi în continuare metoda dominantă de comunicare online a muncii, dar există o mulțime de dovezi că este de fapt o reducere a productivității.

Cu numere descurajatoare ca acestea, nu este de mirare că productivitatea la locul de muncă este afectată:

Slack este un sistem de mesagerie instant și colaborare conceput pentru echipele de lucru. Slack elimină excesul de informații în moduri în care e-mailul nu poate, folosind canale, mesaje directe și notificări. Angajații își pot seta preferințele Slack astfel încât să obțină doar informațiile relevante de care au nevoie. Face ca procesul de filtrare a unui volum mare de mesaje să fie mai puțin consumator de timp.

Slack a crescut în popularitate în ultimii ani, în mare parte pentru că este o alternativă eficientă la e-mail. Un sondaj al utilizatorilor Slack a constatat că echipele care au folosit serviciul au fost cu 32% mai productive. Singurul motiv semnificativ a fost faptul că echipele au redus utilizarea e-mailului cu 48,6 %.

2. Simplificați procesul de partajare a fișierelor

Dacă ați fost nevoit vreodată să trimiteți atașamente de e-mail înainte și înapoi pentru editare, înțelegeți cât de frustrant și consumator de timp poate fi procesul. Un document cu mulți contribuitori ar putea fi transmis de zeci de ori înainte și înapoi, iar primirea unei versiuni mai vechi a unui document ar putea duce întregul proces înapoi cu câteva zile sau chiar săptămâni.

Aplicațiile de stocare a fișierelor precum Dropbox și Box au revoluționat acest proces, deoarece permit companiilor să păstreze fișierele în cloud și un singur document este partajat - eliminând problema cu versiunea veche a fișierului .

Funcția de sincronizare a fișierelor din Dropbox actualizează fișierele partajate instantaneu. Permite utilizatorilor să lucreze împreună din locații diferite, vor avea întotdeauna cea mai recentă versiune a fișierului. Și dacă trebuie să vă referiți la o versiune mai veche, utilizatorii pot recupera versiuni mai vechi ale unui fișier timp de 30 de zile.

La fel ca Dropbox, Box le permite utilizatorilor să oglindească datele stocate în cloud pe desktopul lor pentru un acces ușor. Dacă modificați un fișier local pe desktop, acesta se va sincroniza cu cloud și va actualiza fișierul stocat în contul Box.

TrackVia a descoperit că companiile care folosesc stocarea în cloud cred că serviciul le are un impact pozitiv asupra eficienței. 47% dintre companiile intervievate au spus că cloud-ul le face mai productive, iar 40% au spus că le face mai flexibile:

Cloud-ul a simplificat procesul de partajare a fișierelor, iar o parte mai mare de companii folosesc servicii precum Dropbox și Box în fiecare an. Prin eliminarea problemei fișierelor vechi și a atașamentelor de e-mail, cloud-ul a devenit un instrument neprețuit pentru colaborare.

3. Îmbunătățiți securitatea rețelei

Când vă gândiți la colaborare, primul lucru care vă vine în minte probabil nu este securitatea serverelor dvs. Dar volumul uriaș de fișiere încărcate/descărcate din cloud este masiv și mai mulți angajați ca niciodată își aduc propriile dispozitive la lucru. Cantitatea mare de utilizare a rețelei prezintă un număr tot mai mare de oportunități pentru hackeri și programe malware de a avea acces la sistemul dumneavoastră.

Atacurile cibernetice sunt în creștere în dimensiune, amploare și întreruperi. Aceste atacuri asupra serviciului dumneavoastră de rețea pot cauza probleme majore angajaților și clienților dumneavoastră. Atacul ransomware care a lovit peste 150 de țări la începutul acestui an a scos mii de dispozitive offline și a costat companiilor daune de zeci de mii de dolari. Un raport din 2016 al Institutului Ponemon pentru HPE a constatat că costul mediu al unei încălcări a datelor pe zi a fost de 21.155 USD!

Este important să stabiliți o securitate puternică a rețelei, deoarece angajații dvs. adesea nu cunosc riscurile malware-ului. Un studiu de la Universitatea Friedrich-Alexander menționează că, deși 78% dintre oameni susțin că sunt conștienți de riscurile de link-uri necunoscute în e-mailuri, 45% fac oricum pe ele:

Păstrarea fișierelor companiei dvs. criptate și protejate de hacking este o cheie importantă pentru menținerea colaborării în siguranță . Nu lăsați proiectele sau datele companiei dvs. să fie vulnerabile la amenințări, luând măsurile de precauție necesare pentru a le menține în siguranță.

4. Zone de suprapunere

Cercetătorii de la Universitatea din Michigan au descoperit că utilizarea designului spațial pentru a încuraja interacțiunile neplanificate a îmbunătățit de fapt performanța generală a oamenilor de știință. Designerii care doresc să încurajeze colaborarea creează ceea ce se numesc „zone de suprapunere”, unde crește oportunitatea pentru interacțiuni neplanificate între angajați.

Aceste interacțiuni neplanificate pot declanșa colaborarea și inovația, ceea ce a avut în vedere Steve Jobs atunci când a planificat designul sediului Pixar:

Jobs a mutat cutiile poștale, sălile de întâlnire și cantina în atrium, astfel încât scenariștii, artiștii și animatorii să interacționeze mai mult decât ar fi altfel. Pixar este unul dintre cele mai bune exemple de colaborare la locul de muncă. Îi obligă pe angajați să se încrucișeze frecvent, să discute proiecte și să împărtășească idei.

Zonele de suprapunere nu trebuie să fie la fel de elaborate precum sediul Pixar. Ele pot fi la fel de simple ca o scară comună sau un spațiu exterior care este împărțit între mai multe departamente. Scopul este ca angajații care nu interacționează în mod regulat să discute mai ușor între ei.

5. Hot desking

Munca nu mai este ca școala gramatică, unde regulile rigide dictează lângă cine stai. Colaborarea la locul de muncă are loc acum în zonele de lounge, canapele și cantinele, de exemplu. Noile tendințe de lucru au arătat că nu trebuie să fii legat de birou timp de 8 ore pentru a fi considerat un angajat productiv. Intră în biroul fierbinte.

Hot desking este o nouă tendință în care angajații nu mai au locuri alocate obligatorii. În loc de un birou alocat, angajații se rotesc prin spații publice deschise. Colaborarea modernă la locul de muncă este fluidă și încurajează angajații să interacționeze cu alte persoane cu care ar putea să nu converseze în mod normal în afara departamentelor lor.

Pe lângă creșterea oportunităților de colaborare, hot desking-ul economisește bani companiilor. Firma de consultanță și design Strategy Plus estimează că utilizarea birourilor atinge vârfuri de 42% într-o anumită zi. Condeco, o companie de management al spațiului de lucru cu sediul în Marea Britanie, a descoperit că majoritatea companiilor presupun că au o utilizare a spațiului de lucru de 60-70%:

Hot desking permite companiilor să elimine o parte din acel spațiu în exces, în plus față de împingerea angajaților să interacționeze și să colaboreze mai des. Banii economisiți de la hot desking se pot adăuga într-adevăr – cercetările de la Vodafone indică faptul că practica ar putea economisi companiilor din Marea Britanie 34 de miliarde de lire sterline pe an (sau 43 de trilioane de dolari).

6. Nu vă mulțumiți cu software-ul actual

Îmbunătățirea muncii în echipă și a colaborării la locul de muncă înseamnă căutarea constantă de noi soluții la problemele companiei dumneavoastră. Tehnologii precum Google Docs vă pot face afacerea mai eficientă și pot îmbunătăți comunicarea dintre angajați, echipe și clienți.

designul paginii de destinație post-clic este un proces în care colaborarea este esențială, dar problemele de comunicare pot face efortul ineficient și consumator de timp. Procesul de creare a paginii de destinație post-clic poate implica multe părți interesate - copywriteri care scriu conținutul, designeri care creează wireframes și personalizați pagina, manageri care supraveghează procesul și clienții care doresc ca contribuția lor să fie ascultată.

În mod clar, nu este un mod perfect de a comunica.

Dacă toată lumea comunică prin canale diferite, acest lucru poate adăuga o cantitate excesivă de timp și poate prezenta probleme majore. Ce se întâmplă atunci când copywriter-ul trimite atașamente la e-mail, managerul de proiect comunică în Slack și clientul folosește Google Docs? Sunteți frustrat pentru că nu există un loc central pentru comunicare și experiența întârzierilor de publicare.

Soluția de colaborare Instapage a fost creată pentru a combate acest flux de lucru ineficient prin eficientizarea procesului de proiectare a paginii de destinație post-clic. Copywriteri, editorii, managerii și clienții pot lăsa comentarii chiar pe pagină și pot primi feedback în timp real.

Platforma Instapage permite, de asemenea, utilizatorilor să își protejeze cu parolă paginile și să adauge straturi suplimentare de securitate, astfel încât doar anumiți factori de decizie să aibă acces. În plus, feed-ul de comentarii permite o conversație în curs de desfășurare care nici măcar nu necesită ca utilizatorii să părăsească platforma.

7. Conferința video menține angajați lucrătorii de la distanță

Anul acesta, Gallup a lansat un sondaj conform căruia 43% dintre angajații americani au petrecut cel puțin ceva timp lucrând de la distanță (cu 4 puncte procentuale în creștere față de 2012). Mai mulți angajați folosesc programe flexibile. Companiile angajează mai mulți freelanceri care lucrează de la distanță pentru a finaliza lucrări specializate cu bugete mai strânse.

Dar, din moment ce angajații de la distanță nu se află la birou, ei deseori ratează limbajul corpului și comunicarea nonverbală. Cea mai mare parte a comunicării este nonverbală, iar angajații care nu interacționează vizual cu colegii lor se pot simți izolați și devin mai puțin productivi. Acolo, videoconferința poate reduce această decalaj.

Cercetările arată că videoconferințele pot face lucrătorii de la distanță să se simtă mai conectați la echipele lor. Polycom afirmă că companiile cred că videoconferința oferă beneficii la nivel general:

• 94% dintre respondenți spun că crește productivitatea
• 87% susțin că accelerează viteza de luare a deciziilor
• 87% confirmă că reduce semnificativ costurile de călătorie

Cu un volum tot mai mare de afaceri desfășurate în mai multe locații și fusuri orare, nu este de mirare că platformele de videoconferință permit mai multă colaborare și fluxuri de lucru eficiente.

8. Reducerea ineficientelor in sedinte

Directorii consideră că 67% dintre întâlniri sunt eșecuri. Aceste ineficiențe vă costă timp și bani pentru afacerea dvs.

În fiecare an, companiile pierd timp în valoare de peste 37 de miliarde de dolari pe întâlniri neproductive. Managerii de mijloc petrec aproximativ o treime din timpul lor în întâlniri. Angajații petrec chiar și până la patru ore pe săptămână doar pregătindu-se pentru întâlnirile de actualizare a stării:

Conform graficului de mai sus, 15% din timpul colectiv al unei organizații folosește în întâlniri. Aceasta este o parte semnificativă a timpului unei companii, iar pierderea acestuia reduce atât productivitatea, cât și oportunitățile de colaborare. Companiile ar trebui să ia în considerare probleme precum multitasking-ul și izolarea lucrătorilor la distanță, două lucruri care pot cauza ineficiențe semnificative în întâlniri.

Multitasking-ul este una dintre cele mai mari cauze ale întâlnirilor neproductive. Cu aproximativ jumătate dintre angajați care recunosc că lucrează la proiecte fără legătură și aproape 70% verificându-și e-mailul. Lucrătorii de la distanță se simt adesea izolați în apelurile conferințe, deoarece majoritatea comunicării provine din limbajul corpului și indicii nonverbale pe care nu le pot prelua la telefon.

Companiile care doresc să îmbunătățească calitatea întâlnirilor lor ar trebui să caute să păstreze întâlnirile scurte și concentrate pe reducerea multitasking-ului. Lucrătorii de la distanță ar trebui să comunice prin videoconferință atunci când este posibil. Ei pot prelua indicii nonverbale și pot interacționa vizual cu restul grupului. Stabilirea în prealabil a așteptărilor clare și a unei agende poate ajuta la menținerea implicată pe toată lumea pe parcursul procesului.

Începeți să vă îmbunătățiți colaborarea la locul de muncă astăzi

Conferințele video, partajarea datelor și zonele de suprapunere sunt doar câteva modalități prin care companiile iau măsuri pentru a îmbunătăți colaborarea.

Îmbunătățiți colaborarea la locul de muncă, înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.