Care sunt avantajele și dezavantajele unui sistem telefonic bazat pe cloud?

Toate afacerile au nevoie de un sistem de comunicare eficient și de încredere. Pentru majoritatea companiilor de astăzi, acest lucru înseamnă un sistem de telefonie bazat pe cloud care funcționează prin internet.

Flexibilitatea și scalabilitatea sistemelor de telefonie bazate pe cloud le fac o alegere atractivă pentru companiile de toate dimensiunile, de la întreprinderile mici aflate în mișcare până la întreprinderile care administrează centre de apeluri.

Dar este cea mai bună alegere pentru afacerea ta?

În această postare, să aruncăm o privire mai atentă la avantajele și dezavantajele telefoanelor bazate pe cloud pentru a vă ajuta să luați o decizie în cunoștință de cauză.

Dar dacă ești presat de timp, iată toate informațiile de care ai nevoie dintr-o privire:

Ce este un sistem telefonic bazat pe cloud?

Un sistem de telefonie bazat pe cloud utilizează tehnologia Voice over Internet Protocol ( VoIP ) pentru a conecta apelurile telefonice.

Spre deosebire de tehnologia moștenită, cum ar fi telefoanele fixe, telefoanele VoIP nu au nevoie de niciun hardware sau infrastructură specială. Nu se bazează pe rețelele cu fir de cupru pentru a efectua sau primi apeluri precum liniile fixe tradiționale. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet de mare viteză pentru a efectua apeluri VoIP.

Acest lucru face mai ușor pentru companii să înceapă să utilizeze sisteme de telefonie bazate pe cloud și să se bucure de avantaje precum costuri lunare reduse de funcționare, mobilitate mai bună pentru lucrul la distanță și aproape deloc întreținere.

Să ne aprofundăm în secțiunea următoare beneficiile utilizării unui sistem de telefonie bazat pe cloud.

Avantajele unui sistem telefonic bazat pe cloud

Tehnologia cloud este din ce în ce mai mult norma, ceea ce oferă multe beneficii pentru afaceri. De la flexibilitate la beneficii de lucru la distanță, aceste sisteme schimbă jocul în modul în care angajații se conectează, colaborează și comunică.

Să ne uităm la avantajele care fac din sistemele de telefonie bazate pe cloud o alegere inteligentă pentru afacerile în creștere.

Costuri mai mici

Sistemele telefonice bazate pe cloud sunt mai rentabile în comparație cu sistemele telefonice tradiționale.

În medie, un sistem de telefonie fixă ​​costă companiile 50 USD pe linie în fiecare lună pentru apeluri locale sau interne. În schimb, planurile VoIP încep de la mai puțin de 20 USD pe linie pe lună, cu apeluri internaționale, conferințe video și multe alte funcții.

Sistemele de telefonie cloud sunt o modalitate eficientă de a reduce costurile de comunicare. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet stabilă și un software care să permită capabilități VoIP.

Aceasta înseamnă că puteți reduce cheltuielile tradiționale legate de telefon pe care le-ați fi suportat altfel, cum ar fi:

• Costul de configurare și investiția inițială pentru Exchange Private Branch Exchange ( PBX ) local
• Costuri de întreținere recurente
• Suplimente pentru funcții precum însoțitorii automati, transcrierea mesageriei vocale, așteptarea apelurilor etc.

Cu VoIP, obțineți numere locale gratuite, numere gratuite și apeluri internaționale ieftine. Un telefon fix tradițional nu vă poate oferi niciodată același profit pentru banii dvs.

Fiabilitate și performanță mai bune

Un sistem de telefonie bazat pe cloud este o rețea de siguranță excelentă pentru planul dvs. de continuitate a afacerii - mai ales atunci când ceva neașteptat, cum ar fi un dezastru natural sau un atac cibernetic, întrerupe operațiunile obișnuite.

Cu un sistem telefonic tradițional bazat într-o singură locație, afacerea dvs. s-ar putea confrunta cu perioade de nefuncționare și riscuri. În schimb, un sistem de telefonie bazat pe cloud operează de la centre de date la distanță cu planuri de backup și redundanță încorporate. Dacă un centru de date are o problemă, alții preiau controlul fără probleme.

Acest lucru vă ajută să funcționeze fără probleme, iar clienții dvs. nu vor fi afectați. De asemenea, informațiile lor rămân sigure și ușor disponibile pentru echipa dvs., astfel încât să nu vă pierdeți conectivitatea.

Sistemele de telefonie în cloud pot oferi astfel backup fiabil și performanță consecventă, ajutându-vă afacerea să rămână funcțională chiar și în timpul provocărilor neprevăzute.

Este, de asemenea, o alegere mai de încredere pentru operațiunile de afaceri de zi cu zi. Este mai puțin predispus la întreruperi, deoarece există mai puține puncte critice care, în caz de defecțiune, ar afecta serviciul. Această fiabilitate îl face un pariu solid pentru activități neîntrerupte, ca de obicei.

Implementare și configurare mai rapidă

Sistemul dvs. de telefonie nu ar trebui să vă împiedice să vă dezvoltați afacerea.

Cu un sistem telefonic tradițional, adăugarea de scară poate fi consumatoare de timp și costisitoare. Pentru a oferi fiecărui angajat nou numărul său de telefon, ar trebui să adăugați noi linii telefonice și porturi, ceea ce poate dura săptămâni. Asta înseamnă multă productivitate pierdută.

Cu un sistem de telefonie bazat pe cloud, vă puteți extinde afacerea oricând. Se extinde pentru a se potrivi nevoilor în creștere ale echipei dvs., menținând în același timp toate comunicațiile dvs. de afaceri să funcționeze fără probleme.

Sfat profesionist: Dacă doriți să creșteți semnificativ colaborarea și productivitatea angajaților, încercați să schimbați sistemele dvs. telefonice tradiționale cu un serviciu de telefonie virtuală !

Vezi și: Înțelegerea intrărilor și a ieșirilor comunicațiilor în cloud

Mai puțină întreținere

Întreținerea este o taxă generală inutilă care poate avea un impact negativ asupra experienței angajaților. Iar efortul și investițiile necesare pentru întreținere se pot adăuga rapid.

Sistemele de telefonie vechi au nevoie de cel puțin una sau mai multe persoane dedicate să se ocupe de întreținerea sistemului. Majoritatea companiilor fie ajung să-și suprasoliciteze echipele IT deja învăluite, fie cheltuiesc mai mulți bani pentru a angaja contractori externi.

În plus, companiile nu țin cont de timpul și efortul petrecut pentru depanarea defecțiunilor și efectuarea reparațiilor. Acest lucru nu numai că afectează productivitatea și moralul angajaților, ci și încetinește creșterea afacerii.

În schimb, atunci când utilizați un PBX în cloud sistem, furnizorul dvs. VoIP se ocupă cu experiență de toate aceste probleme. Aceștia gestionează sistemul telefonic în întregime off-site pe cloud și asigură un serviciu neîntrerupt cu prioritate.

În plus, oferă acorduri stricte de nivel de serviciu (SLA) și servicii pentru clienți non-stop pentru a accelera rezolvarea problemelor. Și toate acestea fără a perturba sarcinile echipei tale sau calitatea comunicării de afaceri pe care o așteaptă clienții tăi.

Acces la funcții robuste de apel

Sistemele de telefonie bazate pe cloud oferă caracteristici VoIP de ultimă generație care îmbunătățesc comunicarea de afaceri. Unele caracteristici populare pe care proprietarii de afaceri le consideră valoroase includ:

În mod clar, sistemele de telefonie bazate pe cloud au funcții avansate care vă pot îmbunătăți comunicațiile de afaceri. În plus, accesul la funcții ajută echipa ta să comunice mai bine cu clienții, îmbunătățind constant calitatea serviciilor pentru clienți.

Mai ales dacă conduceți un centru de apeluri , sistemele de telefonie bazate pe cloud vă ajută să îl operați cu încredere. De asemenea, vă puteți integra sistemul telefonic cu instrumente terțe, cum ar fi CRM sau software de contabilitate, construind un depozit centralizat pentru echipa dvs.

Cea mai bună parte? Un furnizor de servicii excelent vă va permite să adăugați noi funcții fără actualizări hardware, solicitări complicate sau jargon confuz. Veți putea să vă adaptați sistemul de telefonie în cloud după cum și când aveți nevoie, pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri în evoluție.

Experiență îmbunătățită a clienților

Clienții de astăzi au trecut de la a fi sensibili la preț. De fapt, nu le deranjează să plătească o primă pentru o experiență excelentă a clienților. Mai mult, este mai probabil să cumpere produse și servicii de la aceste companii în viitor.

Statisticile recente ale serviciului pentru clienți confirmă acest lucru:

• 42% dintre consumatori ar plăti mai mult pentru o experiență prietenoasă și primitoare de servicii pentru clienți.
• 91% dintre clienți au șanse mai mari să facă o altă achiziție după o experiență excelentă de servicii pentru clienți.
• 68% dintre clienți au spus că o experiență pozitivă a clienților le-a îmbunătățit semnificativ loialitatea față de marca.

Sistemele de telefonie bazate pe cloud oferă companiilor flexibilitate, scalabilitate și accesibilitate sporite pentru a asigura o experiență pozitivă pentru clienți.

Clienții nu trebuie să aștepte niciodată datorită gestionării eficiente a volumelor de apeluri, care redirecționează apelurile către următorul membru disponibil al echipei de asistență. Informațiile despre clienți disponibile imediat agenților de service au ca rezultat o interacțiune mai personalizată, impresionând clienții.

În plus, furnizorii de telefonie bazați pe cloud îi permit agenților de servicii să lucreze de oriunde, oferind asistență neîntreruptă rapid și eficient. La urma urmei, agenții de servicii pentru clienți cunoscători și fericiți înseamnă adesea clienți fericiți!

Viteza, calitatea și percepția modernității serviciilor pentru clienți pot fi în pericol atunci când companiile mari continuă să folosească liniile fixe tradiționale.

Acceptă cu ușurință munca la distanță și cea hibridă

Modelul hibrid de lucru – câteva zile la birou și câteva zile de lucru de acasă – este acum noua normalitate.

Pentru companiile care folosesc încă sisteme telefonice tradiționale, aceasta este o problemă dublă. În primul rând, trebuie să întrețină infrastructura existentă la birou. În al doilea rând, trebuie să cheltuiască timp și resurse pentru a-și împuternici forța de muncă de la distanță .

Aceasta include furnizarea angajaților cu instrumentele potrivite și toate informațiile despre clienți de care au nevoie pentru a-și face treaba eficient.

Telefoanele bazate pe cloud sunt perfecte pentru acest caz de utilizare. Funcțiile de lucru de la distanță sunt disponibile imediat, fără o configurare complicată. Echipa ta poate folosi telefoane de birou VoIP la birou și o aplicație pentru telefon de afaceri atunci când lucrează de acasă. Este cel mai bun din ambele lumi!

Indiferent de locația lor de lucru, toată lumea din echipa ta poate:

• Păstrați același număr de telefon și rămâneți accesibil clienților și colegilor
• Efectuați și primiți apeluri telefonice cu o aplicație softphone VoIP
• Utilizați funcții avansate precum redirecționarea apelurilor, mesageria vocală virtuală și înregistrarea apelurilor
• Comunicați clar, cu o calitate substanțial mai bună a apelurilor datorită HD Voice

Comunicații unificate

Sistemele de telefonie bazate pe cloud facilitează centralizarea tuturor comunicațiilor de afaceri pe o singură platformă , fără a modifica infrastructura existentă sau tehnologia de telecommuting.

Această soluție, denumită Unified Communications as a Service ( UCaaS ), include apeluri telefonice, conferințe video, mesagerie instantanee, apeluri conferință și partajarea fișierelor.

UCaaS îmbunătățește productivitatea și colaborarea între angajații de la fața locului și echipele de la distanță. Toată lumea are acces la instrumentele de comunicare relevante de care au nevoie pentru zi cu zi.

Serviciile de telefonie în cloud accelerează integrarea angajaților și simplifică întâlnirile virtuale. Îndepărtează barierele și silozurile asociate cu sistemele de comunicații mai vechi, cum ar fi telefoanele tradiționale, cărora adesea le lipsește oricare dintre aceste caracteristici avansate.

Dezavantaje ale sistemului telefonic bazat pe cloud

În timp ce sistemele de telefonie bazate pe cloud au mai multe dezavantaje, nicio tehnologie nu este perfectă. Există provocări inerente care ar putea fi de interes deosebit pentru afacerea dvs., făcând sistemele de telefonie bazate pe cloud mai puțin atractive ca opțiune.

Iată potențialele dezavantaje care vin odată cu rularea sistemului dvs. telefonic de afaceri în întregime pe internet.

Prețurile pot crește

Sistemele de telefonie bazate pe cloud astăzi se încarcă adesea pe o bază lunară per utilizator. În timp, aceste costuri se pot adăuga.

Este posibil să fiți taxat pentru funcții suplimentare pe care nici măcar nu intenționați să le utilizați sau să suportați prețuri măsurate pentru alte funcții pe care le utilizați în mod intens. Pentru întreprinderile mici, prețurile abonamentului ar putea fi mari în comparație cu simpla folosire a liniilor telefonice tradiționale existente.

Cu toate acestea, cele mai multe sisteme de telefonie bazate pe cloud astăzi vin cu instrumente de colaborare încorporate. Acest lucru elimină nevoia de instrumente de colaborare costisitoare, cum ar fi Zoom, Slack sau punți de conferință separate.

În plus, economisiți timp și bani cheltuiți pe suport IT, repararea problemelor de sistem și asigurarea securității și conformității, pentru a numi câteva.

Toate aceste beneficii pot compensa costul lunar al sistemelor de telefonie bazate pe cloud, făcându-le mai rentabile decât telefoanele tradiționale aparent ieftine.

Dacă încă nu sunteți sigur cât va costa compania dvs. sistemul de telefonie bazat pe cloud Nextiva, puteți solicita o cotație de preț fără obligații .

Aveți nevoie de echipament de rețea rapid

Sistemele de telefonie bazate pe cloud au nevoie de conexiuni la internet în bandă largă de mare viteză.

Sistemele de telefonie bazate pe cloud folosesc Wi-Fi pentru a funcționa, dar Wi-Fi-ul nu funcționează bine prin pereți. Dacă biroul dvs. nu a efectuat un audit wireless al site-ului, este posibil să aveți câteva puncte moarte.

Dar există soluții ușoare și soluții accesibile pentru această problemă. Este posibil să fie necesar să configurați Quality of Service ( QoS ) pentru rețeaua dvs. pentru a preveni fluctuațiile .

Pentru birourile mai mari, luați în considerare adăugarea unei rețele Wi-Fi mesh pentru viteză și acoperire maxime.

Nu funcționează fără o conexiune stabilă la internet

Un singur lucru poate face sau distruge toate beneficiile mutarii sistemului dvs. de telefonie în cloud - conexiunea dvs. la internet!

Dacă conexiunea dvs. la internet eșuează, sistemul dvs. telefonic bazat pe cloud ar putea înceta să funcționeze. Și totuși, o conexiune de încredere la internet este singura cerință de sistem pentru sistemele de telefonie bazate pe cloud.

Dar astăzi, internetul stabil este peste tot! Aproape fiecare cafenea vă oferă Wi-Fi suficient de puternic pentru apeluri video și streaming.

În ultimul deceniu, vitezele de internet au crescut, la fel și fiabilitatea acestuia. Nu este neobișnuit să vezi viteze de peste 100 Mbps acasă sau la serviciu. Această lățime de bandă ar putea accepta mai mult de 1.000 de apeluri VoIP simultan!

Dacă nu sunteți sigur cât de fiabilă este conexiunea dvs. la internet, puteți face testul nostru gratuit de capacitate VoIP pentru a vedea dacă rețeaua dvs. este pregătită pentru VoIP.

Și dacă ISP-ul tău se defectează, tu și echipa ta poți răspunde automat la apeluri de pe telefoanele mobile sau poți fi redirecționat către o căsuță vocală pentru urmărire. Practic, nu există niciodată un „semnal de ocupat” cu VoIP bazat pe cloud.

Dacă nu aveți o altă conexiune la internet disponibilă, sunați echipa noastră de asistență și ne putem ocupa de aceste solicitări urgente.

Lectură suplimentară: Ce este redirecționarea apelurilor pentru afaceri și cum o configurați?

Informațiile despre locație sunt limitate pentru apelurile de urgență

Aceasta nu va fi o problemă pentru majoritatea oamenilor, dar apelurile telefonice pe internet către 911 nu au neapărat atașate date exacte despre locație.

Când apelurile pe internet sunt direcționate către un centru de apeluri de urgență (cunoscut sub numele de PSAP), este posibil ca operatorii să nu știe locația dvs. sau chiar numărul dvs. de telefon . În mod implicit, apelurile ajung la cel mai apropiat PSAP în funcție de adresa titularului contului.

Pentru a depăși acest lucru, actualizați adresa fixă ​​atribuită fiecărei linii telefonice de afaceri din sistemul dvs. de telefonie cloud. Această setare este cunoscută sub numele de Enhanced 911 și este ceva cu care ar trebui să vă familiarizați. Când angajații lucrează de acasă sau în afara biroului, ar trebui să îl actualizați prompt.

Vă recomandăm să utilizați smartphone-uri pentru apeluri pe internet, deoarece datele GPS și triangularea celulară transmit instantaneu datele de locație către PSAP-urile din apropiere.

Compatibilitate limitată cu dispozitivele analogice

Dacă îți plac echipamentele telefonice tradiționale, cum ar fi aparatele de fax, nu vei fi cu adevărat entuziasmat de sistemele de telefonie în cloud. Acest echipament era în plină experiență în anii 90, dar timpul său este limitat astăzi.

Devine dificil dacă aveți nevoie de conectivitate PSTN între sistemele sau porțile dvs. de securitate, atunci ar putea fi necesar să utilizați un adaptor telefonic analogic sau un „ATA” pe scurt. Pe de altă parte, conectivitatea celulară pentru aceste servicii este, de asemenea, disponibilă pe scară largă, cu o fiabilitate solidă.

Sfaturi pentru mutarea serviciului dvs. telefonic în cloud

Am văzut o parte echitabilă de succese atunci când companiile fac upgrade la cloud . Poate fi puțin intimidant, dar cu puțină planificare, vei avea mare succes.

Mutarea sistemului dvs. telefonic de birou în cloud vă va aduce beneficii pe care un telefon fix tradițional nu le poate egala niciodată. Avantajele depășesc pur și simplu contra.

Iată câteva acțiuni pentru ca migrarea dvs. în cloud să se desfășoare fără probleme.

• Planificați din timp – Prognozați creșterea companiei dvs., cerințele de rețea, lățimea de bandă a ISP și fluxul de lucru al echipei.
• Profitați de funcții VoIP puternice – Pentru a profita la maximum de sistemul dvs. de telefonie bazat pe cloud, evaluați cu atenție cazurile de utilizare ale echipei dvs. și funcțiile încorporate de care vor avea nevoie cel mai mult.
• Urmați recomandările furnizorului dvs. VoIP - Când vă mutați la un sistem de telefonie bazat pe cloud, puneți o mulțime de întrebări. Un furnizor de servicii reputat își va face timp să vă răspundă la întrebări și să vă ajute să migrați fără probleme.

Atunci când îți alegi sistemul de comunicare în afaceri, sunt multe în joc. Sistemele de telefonie bazate pe cloud oferă flexibilitatea, scalabilitatea și capabilitățile potrivite de care aveți nevoie pentru o afacere în creștere.

Dar asigurați-vă că alegeți partenerul potrivit în călătoria dvs. către sistemele de telefonie bazate pe cloud. Acesta va asigura o tranziție ușoară către cloud, performanță optimizată și o experiență mai pozitivă atât pentru clienții, cât și pentru angajați.