Creați un formular de admitere a clienților pentru un succes fără probleme a integrării

Formularele de primire a clienților sunt instrumente neprețuite pentru validarea potențialilor și pentru integrarea clienților. Dacă agenția dvs. digitală este un startup, este posibil să nu petreceți încă prea mult timp pentru validare și integrare, dar pe măsură ce vă creșteți agenția, valoarea unui proces fără întreruperi de atragere a clienților va deveni rapid evidentă.

Începeți înscrierea clienților agenției într-un mod scalabil și repetabil. Descărcați ghidul pas cu pas pentru integrarea clienților astăzi!

Cu un formular de primire a clienților, s-ar putea să vă treziți uitând întrebări importante, pierzând informații sub un morman digital de e-mailuri și alte comunicări și creând un proces greoi de înscriere atât pentru dvs., cât și pentru clienții dvs. În acest articol, veți învăța secretele modului de a face un formular impecabil de primire a clienților, care să vă facă procesul de îmbarcare neted ca untul.

Ce este un formular de admitere a clientului?

Formularele de primire a clienților sunt chestionare concepute pentru a aduna toate informațiile esențiale solicitate de agenția dvs. digitală. Aceste formulare determină dacă un client este potrivit pentru serviciul dumneavoastră și pentru a înțelege mai bine nevoile acestuia la începutul relației dumneavoastră.

În cei mai simpli termeni, un formular de admitere a clientului este un document de înscriere. În zilele noastre, este de obicei un document digital, cum ar fi un PDF, care poate fi completat de clienți sau un formular digital interactiv care le permite clienților să-și introducă răspunsurile, să facă clic pe următorul și să aibă datele lor salvate automat, unde le puteți accesa cu ușurință oricând. . Dacă aveți și alte părți interesate, cum ar fi o agenție de marketing digital cu etichetă albă cu care faceți partener, ar trebui să poată accesa cu ușurință formularul.

Cum arată majoritatea formularelor de primire a clienților?

Indiferent de formatul pe care îl are formularul dvs. de primire a clienților, scopul de bază este acela de a colecta informații cheie pentru clienți pentru a face procesul de integrare fără probleme și fără probleme. Specificul formularelor dvs. de primire a clienților va depinde în mare măsură de serviciile pe care le oferă agenția dvs. digitală, dar, în general, acestea colectează detalii de contact pentru clientul care este inclus și cerințe specifice pentru proiectul sau serviciul dorit.

Deoarece nu există un formular unic pe care ești obligat să-l folosești, frumusețea creării unui formular de primire a clienților pentru agenția ta digitală este că îl poți personaliza pentru a include orice informații te ajută să înțelegi cel mai bine nevoile și așteptările clientului tău. Astfel, vă puteți începe parteneriatul profesional aliniat, pe aceeași pagină și fără probleme de comunicare. Rezultatul? Un proces de primire fără probleme, astfel încât să vă puteți concentra pe furnizarea de servicii și pe creșterea veniturilor agenției dvs.

Odată ce ați completat formularul, îl puteți stoca într-un loc ușor de accesat, cum ar fi CRM-ul dvs. Iată o prezentare generală a modului în care funcționează al nostru:

Componentele esențiale ale unui formular de primire a clientului

Un formular de preluare a clienților bine construit vă oferă dvs., echipei și colaboratorilor dvs. înțelegerea de care aveți nevoie pentru a oferi soluții personalizate noilor dvs. clienți. Asigurați-vă că formularul dvs. de admisie include aceste componente esențiale.

Informații personale

Când înregistrați un client nou, doriți să știți cu cine aveți de-a face, cum să îi adresați, unde se află și alte informații de identificare. Colectarea acestor detalii personale este primul pas în construirea unui profil de client. Aceste câmpuri includ:

• Nume
• Adresa sau locația afacerii
• Detalii de contact
• Preferințe de contact, cum ar fi telefon, e-mail, SMS sau mesaj instant

Informații generale

Când începeți un nou proiect, este întotdeauna util să înțelegeți istoria clientului și de unde provin. Includeți câteva câmpuri pentru a aduna informații despre provocările lor, eforturile anterioare de marketing digital și punctele critice actuale:

• Istoricul afacerii: Lucruri precum ani de afaceri, cel mai important produs sau serviciu vândut etc.
• Experiență anterioară de marketing: Aflați dacă clientul a plătit pentru servicii de marketing digital în trecut sau dacă provine dintr-un mediu DIY. Dacă au plătit pentru servicii digitale, află despre experiență.
• Provocări actuale: cu ce se luptă în ziua lor de afaceri din perspectiva marketingului digital?

Detaliile proiectului

Definiți sfera și obiectivele proiectului solicitând clientului dumneavoastră să furnizeze informații referitoare la aceste domenii:

• Obiective: Pune-ți clientului potențial sau noului tău client să sublinieze clar ceea ce speră să obțină lucrând cu tine. De exemplu, dacă doresc să creeze un nou site web, cereți-i să furnizeze detalii despre ce caracteristici trebuie să includă site-ul.
• Cronologie: Care este cronologia clientului pentru proiect? Amintiți-vă, nu trebuie să vă implicați în această cronologie. Scopul formularului de primire a clientului este de a aduna informațiile și perspectivele acestora, pe care le puteți folosi ca punct de plecare pentru conversațiile ulterioare.

Buget și resurse

Constrângerile financiare ale clientului dvs. și resursele disponibile vor modela fezabilitatea proiectelor dvs., astfel încât aceste domenii sunt importante de cunoscut încă de la începutul colaborării dvs.:

• Buget: Aflați cât de mult se așteaptă clientul dvs. să cheltuiască pentru un anumit proiect sau un anumit serviciu în timp. Dacă sunt interesați de o varietate de soluții de marketing digital, obțineți un buget larg de marketing de la ei.
• Resurse : clientul dvs. are resurse existente pe care le puteți utiliza în proiectul dvs.? De exemplu, dacă caută servicii de publicitate digitală, au un designer intern cu care doresc să lucrezi la reclamă.

Considerații juridice

Înainte de a prelua orice client nou, este o idee bună să vă asigurați că bazele legale sunt acoperite pentru a vă proteja pe ambii în cazul unui dezacord, eroare sau alte circumstanțe neașteptate. Acestea includ:

• Acorduri de confidențialitate: cereți clientului dvs. să fie de acord că informațiile confidențiale despre agenția dvs. nu vor fi partajate și, în schimb, să fie de acord să păstreze confidențialitatea informațiilor comerciale ale acestuia.
• Termeni și condiții: descrieți relația de lucru și așteptările.

Croitorie pentru nevoi specifice

În funcție de nișa agenției dvs., este posibil să aveți considerații speciale de inclus în formularele de primire a clienților, cum ar fi considerente juridice specializate sau întrebări relevante pentru industrie. Luați în considerare utilizarea secțiunilor de proiect adaptabile în formularele dvs. de participare pentru a permite flexibilitate pentru o varietate de structuri de proiect, mai ales dacă agenția dvs. oferă o gamă largă de instrumente și servicii.

Cum se creează un formular de admitere a clientului

Parcurgeți aceste instrucțiuni pas cu pas pentru a vă asigura că clientul dvs. ia forma captează toate informațiile de care aveți nevoie pentru un proces de îmbarcare profesional, fără fricțiuni.

1. Determinați scopul și scopurile formularului dvs

Înainte de a vă scufunda în detalii, definiți în mod clar scopul și obiectivele formularului dvs. de primire a clienților. A fi clar în acest sens vă va ajuta să puneți întrebările potrivite fără a pierde timpul clientului. În această etapă, s-ar putea să descoperiți că a avea câteva opțiuni de formular de primire a clienților sau un formular flexibil care să găzduiască diferite tipuri de proiecte este cel mai potrivit pentru agenția dvs.

2. Identificați informațiile necesare

Întrebați-vă de ce informații aveți nevoie pentru a începe să oferiți servicii la începutul unui nou parteneriat cu clienții: care sunt întrebările pe care le puneți de obicei potențialilor potențiali atunci când le validați potrivirea sau clienții noi când îi includeți? Gândindu-mă la proiectele anterioare ale clienților, există informații de care ați fi beneficiat să aveți mai devreme în relație? Acesta va include probabil detalii personale sau de afaceri, specificații ale proiectului, alocări bugetare și considerente juridice.

3. Proiectați aspectul și structura formularului dvs

Toate punctele de contact ale clienților dvs. ar trebui să fie atrăgătoare și plăcute din punct de vedere vizual, iar formularul dvs. de primire a clienților nu este diferit. De fapt, deoarece aceasta ar putea fi prima lor interacțiune formală cu agenția dvs., este deosebit de important să transmiteți profesionalism, expertiză și o experiență pozitivă pentru utilizator.

Împărțiți formularul în secțiuni, fiecare adresându-se unei categorii specifice de informații. Folosiți anteturi, subtitluri și puncte pentru a facilita navigarea și înțelegerea a ceea ce este cerut.

4. Folosiți un limbaj clar și familiar

Este posibil ca clienții agenției dvs. să nu știe primul lucru despre marketingul digital, așa că este esențial să optați pentru un limbaj ușor de înțeles și fără jargon. Articulează clar scopul fiecărei secțiuni și oferă instrucțiuni sau exemple acolo unde este necesar. Acest lucru nu face doar finalizarea aportului de clienți mai ușor și mai plăcut pentru clientul dvs., ci vă ajută și, deoarece utilizatorii sunt mai puțin probabil să înțeleagă greșit întrebările și să facă greșeli.

5. Testează-ți formularul de admitere client pentru utilizare și eficacitate

Înainte de a intra în direct cu formularul de primire a clientului, efectuați teste amănunțite de utilizare. Asigurați-vă că formularul funcționează corect, că toate întrebările sunt clare și că nu există erori tehnice. Nu vă bazați doar pe testarea dvs. de către utilizatori: dacă ați creat formularul, nu veți fi cel mai bun judecător al clarității acestuia. În schimb, solicitați feedback de la utilizatorii mostre care nu au văzut niciodată formularul înainte.

6. Încorporați elemente de branding

Marcați formularul de admitere pentru clienți cu logo-ul mărcii agenției, culorile și forța. Ca și alte puncte de contact, formularul dvs. este o oportunitate de a vă consolida identitatea mărcii și de a prezenta o imagine coerentă și profesională potențialilor și clienților dvs.

Șablon de formular de primire a clienților pentru agențiile de marketing

Utilizați acest exemplu de formular de admitere pentru clienți ca punct de plecare pentru a crea formularul de participare al agenției dvs. Simțiți-vă liber să personalizați secțiunile, să le mutați și să adăugați întrebări suplimentare adaptate ofertei dvs. de servicii.

Partea 1: Informații personale

Scopul acestei secțiuni este de a stabili o înțelegere a prospectului sau a clientului, a afacerii lor și a rolului lor în luarea deciziilor.

• Nume: numele dvs. și orice porecle preferate.
• Companie: numele companiei sau organizației dvs.
• Rol: Rolul tău în afacere.
• Detalii de contact: numărul dvs. de telefon, adresa de e-mail și metoda preferată de contact.
• Alte părți interesate: Va fi cineva implicat în afacerea dvs. în luarea deciziilor pentru acest proiect? Dacă da, completați numele, rolul și datele de contact ale acestora.

Partea 2: Prezentare generală a afacerii

Scopul acestei secțiuni este de a obține o înțelegere la nivel înalt a nișei clientului și a peisajului competitiv.

• Industrie: Care este industria, nișa sau sectorul dvs. de afaceri?
• Concurenți: Cine sunt concurenții tăi cheie? Cum se suprapun afacerile tale și cum diferă ele?
• Publicul țintă: Cine este publicul țintă? Ai un profil ideal de client?

Partea 3: Scopuri și obiective de marketing

Scopul acestei secțiuni este de a alinia strategia sau propunerea de proiect la obiectivele clientului.

• Obiective pe termen scurt: Care sunt obiectivele dumneavoastră imediate pentru acest proiect sau campanie?
• Obiective pe termen lung: Care sunt obiectivele dvs. de marketing pe termen lung pentru afacerea dvs.?
• KPI-uri: Există KPI-uri sau valori care sunt deosebit de importante pentru dvs.?

Partea 4: Eforturile curente de marketing

Scopul acestei secțiuni este de a obține un punct de referință pentru strategia actuală de marketing a clientului și de a înțelege ce a funcționat și ce nu a funcționat în trecut.

• Strategii actuale: Faceți ceva pentru a vă comercializa afacerea online acum?
• Platforme, servicii sau instrumente utilizate: utilizați instrumente sau servicii de marketing sau le-ați folosit în trecut?
• Rezultate: sunteți mulțumit de platformele, serviciile sau instrumentele utilizate în trecut? Obțineți rezultate cu strategia dvs. actuală de marketing?

Partea 5: Servicii necesare

Scopul acestei secțiuni este de a înțelege amploarea nevoilor clientului și constrângerile proiectului.

• Servicii necesare: Ce servicii căutați sau la ce proiect ați dori să lucrăm pentru afacerea dvs.? De exemplu: site web nou, SEO, creare de conținut etc.
• Buget: Care este bugetul dumneavoastră pentru fiecare proiect/serviciu?
• Cronologie: Proiectul dumneavoastră trebuie să fie livrat până la o anumită dată?

Partea 6: Legal

Scopul acestei secțiuni este de a stabili o relație de lucru transparentă.

• Acord de confidențialitate: Vă rugăm să examinați și să semnați acordul atașat.
• Termeni și condiții: Vă rugăm să examinați și să semnați termenii și condițiile atașate.

Partea 7: Note suplimentare

Scopul acestei secțiuni este de a oferi clientului șansa de a împărtăși orice important pe care consideră că a fost ratat în formularul de admitere a clientului.

• Informații suplimentare: Vă rugăm să adăugați orice detalii suplimentare de care doriți să fim conștienți.