Comunicarea cu clienții și facturarea simplificate

Sursa imagine: Unsplash

Comunicarea cu clienții și facturarea sunt părți vitale ale bunăstării afacerii, dar perfecționarea acestor procese nu este ușoară. De fapt, 46% dintre companii au pierdut un client din cauza unei comunicări slabe, iar 77% dintre clienți s-au confruntat cu o problemă de facturare care le-a afectat încrederea într-o afacere.

Dacă doriți să evitați să faceți parte din această statistică, va trebui să simplificați ambele procese. Acest ghid vă va ajuta să utilizați doar sfaturile de la Joist și propria noastră echipă de scris Flock.

Cum să vă simplificați procesul de facturare și comunicare cu clienții

Simplificarea procesului de facturare și comunicare cu clienții poate dura ceva timp și puțină restructurare, dar veți beneficia de profituri sporite și de relații mai bune cu clienții.

Creați o cultură a facturării

Crearea unei culturi a facturării este incredibil de importantă dacă doriți ca restul soluției din acest articol să funcționeze pentru dvs. Dacă creați o structură care vă permite să colectați taxe și nu vă sfiați să le solicitați atunci când este necesar, vă puteți menține afacerea în mișcare.

Asta nu înseamnă să-ți urmărești clienții. Joist are un „memento de plată” încorporat chiar în sistemul lor, care vă permite să trimiteți o cerere de mesaj pre-scrisă, politicoasă, pe factură.

Acest lucru nu numai că simplifică orice dus-întors, dar arată și că sunteți serioși. Acești termeni contractuali sau taxe de întârziere nu vor fi amenințători dacă nu le subliniați importanța (mai multe despre asta mai târziu). Dar pentru a vă asigura că sunt oferite urmăriri, trebuie să vă implicați personalul.

Asigurați-vă că vă instruiți personalul cu privire la modul în care funcționează facturile și urmăririle dvs. Explicați că plata promptă din partea clienților înseamnă o afacere mai stabilă, iar acest lucru este important pentru salariile personalului.

Discutați ce ar trebui și ce nu ar trebui să figureze pe facturi

Facturile trebuie folosite ca instrument de comunicare și nu ca document separat. Oferirea unei game neobligatorii de ceea ce se poate aștepta clientul poate elimina confuzia și poate modela așteptările.

La Flock, vă recomandăm să folosiți produsul nostru pentru a comunica ce ar trebui și ce nu ar trebui să figureze pe factură, deoarece acest lucru se poate schimba în funcție de client. Puteți crea un canal în Flock special pentru acest scop. Apoi, puteți schimba facturile sau fișierele de facturare în Flock pentru ca managerul dvs. de proiect să le vadă. Odată finalizat, îl puteți trimite clientului cu încredere.

Și dacă doriți câteva bune practici pentru informațiile despre factură, iată câteva:

• Dacă taxa este o sumă forfetară, prețul ar trebui să fie suficient
• Dacă facturați la oră, discutați despre ce sa făcut în acel timp

Orice detalii precum structura taxelor, taxele rămase, munca prestată sau suplimente suplimentare ar trebui discutate înainte de furnizarea facturii, fie prin contractul dumneavoastră, fie printr-un mesaj scris.

Scrieți un contract stelar înainte de a face afaceri

Una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă companiile când vine vorba de facturare este așteptările nepotrivite. Dacă ați avut vreodată un client care a schimbat domeniul de aplicare al proiectului sau ați fost confuz cu privire la motivul pentru care este taxat pentru un anumit articol, vinovat clar aici este lipsa de comunicare.

Joist recomandă trimiterea unei facturi proforma, care este o ofertă preliminară sau o estimare care prezintă bunurile și serviciile care urmează să fie încă furnizate. Acest lucru poate arăta clienților exact ce intenționați să faceți și ce este de așteptat să plătească clientul. În cele din urmă, acest lucru scapă de multă confuzie.

Cu toate acestea, având în vedere că 93% dintre echipele de servicii pentru clienți spun că clienții au așteptări mai mari decât înainte, trebuie să fii incredibil de clar cu privire la ceea ce oferiți în scris.

Contractul tău este cel mai important document de care ai nevoie pentru a-i aduce pe toată lumea la bord. Folosiți-vă contractul pentru a descrie practicile de facturare, cine sunt părțile, responsabilitățile și rolurile acestora, sfera lucrării, orarul recomandat și structura dvs. de taxe.

Este în interesul dumneavoastră să vă ghidați clienții prin contract. Dacă au întrebări, le poți răspunde atunci. Dacă încearcă să schimbe domeniul de aplicare, puteți spune că va trebui să-i taxați.

Oferiți clienților opțiuni, dar rămâneți fermi

Fiecare afacere a avut acel client care a fost de acord verbal cu termenii dumneavoastră, a semnat contractul și este încă confuz cu privire la ceea ce poate sau nu poate face. Fie că este vorba de ignoranță sau de comportament intenționat, rezultatele sunt aceleași: timp și bani pierduti pentru ambele părți și întârzieri masive.

Când apar întârzieri, primul pas este să apelezi la client. Dacă nu sunt disponibili pentru a semna decizii, spuneți-le să solicite o terță parte să facă asta pentru ei. Dacă orarul de facturare nu funcționează pentru client, întrebați-l dacă o altă oră funcționează mai bine. Dar, faceți asta doar o dată pe proiect. Unii clienți vor folosi această oportunitate pentru a cere mai mult. În schimb, consultați termenii acordului dvs.

După cum spune Joist, ar trebui să faceți absolut tot ce puteți pentru a face corect de către clienții dvs., dar nu dacă este în mod constant pe cheltuiala dvs. Mai aveți o afacere de condus și aveți dreptul de a cere taxe de întârziere sau de a refuza solicitarea unui client de a stabili o relație sănătoasă.

Utilizați software profesional de contabilitate

Facturarea corectă și gestionarea banilor merg mână în mână. Dacă doriți să acordați atenție gestionării numerarului, gestionării mijloacelor fixe și inventarului, toate acestea contribuind la o mai bună facturare, veți avea nevoie de software profesional de contabilitate. Dar ce soluție ar trebui să alegi?

Articolul nostru: „ The Small Business Guide to Accounting Tools and Software ” vă poate oferi sfaturi despre ce software de contabilitate se potrivește cel mai bine afacerii dvs. QuickBooks, FreshBooks și Xero sunt toate alegeri grozave și nu doar pentru că se ocupă de statul dvs. de plată și de achiziții.

Deoarece software-ul de contabilitate automatizează o componentă cheie a afacerii dvs., veți avea mai mult timp de alocat comunicării și facturarii cu clienții. Software-ul de contabilitate specializat se poate conecta și la software-ul dvs. de facturare, făcându-vă astfel mai ușor să urmăriți fluxul de numerar al afacerii dvs.

În concluzie…

Atât Joist, cât și scriitorii de la Flock înțeleg ce înseamnă menținerea unor procese eficiente de comunicare și facturare cu clienții. Cu aceste sfaturi combinate de la experți, veți fi pe cale de a vă impresiona clienții, de a reduce facturile restante și de a vă crește profitul.