Cum arată cu adevărat procesul de management al schimbării? (Ghidul definitiv)

Îți amintești de Nokia? Sigur ca da.

În octombrie 1998, Nokia a depășit Motorola și a devenit cel mai popular brand de telefoane mobile din lume.

Din 1995 până în 1999, profitul operațional al Nokia a crescut de la 1 miliard de dolari la peste 4 miliarde de dolari.

În 2003, modelul Nokia 1100 a devenit cel mai bine vândut telefon mobil din toate timpurile.

Apoi, în 2007, a fost lansat primul iPhone.

Până la sfârșitul anului 2007, jumătate din toate smartphone-urile vândute în lume erau Nokia, în timp ce iPhone-ul Apple avea doar o cotă de piață de 5%. Valoarea de piață a Nokia a scăzut cu peste 90% în doar șase ani.

Până în 2011, declinul Nokia se accelerase, iar compania a fost cumpărată de Microsoft în 2013.

De ce s-a întâmplat asta?

Au refuzat să se schimbe în bine.

Toate acestea ar fi putut fi evitate prin implementarea unui proces de schimbare.

Multe companii nu își pot atinge întregul potențial, deoarece nu sunt sigure de rezultatul schimbării. Procesele care nu mai sunt utilizate persistă mult prea mult la prețul creșterii.

Acum, probabil vă gândiți: „ Cum mă asigur că nu sunt una dintre acele companii? ”

Ei bine, prin utilizarea implementării unui proces de management al schimbărilor.

Hai să aruncăm o privire.

Ce este un proces de management al schimbării?

Un proces de management al schimbării este un set de strategii concepute pentru a asigura o tranziție lină de la o stare a lucrurilor la alta fără a perturba fluxul de lucru sau a provoca daune. La implementarea schimbării în contextul unei companii, există întotdeauna un proces de management al schimbării, totuși, este la latitudinea companiilor să se asigure că este unul de succes.

De ce? Pentru că peisajul afacerilor se schimbă rapid.

Pe termen lung, o companie care nu reușește să se adapteze la cerințele în schimbare devine depășită și pierde.

Luați de exemplu marca de telefoane mobile Blackberry. Datorită eșecului său de a adapta tehnologia ecranului tactil, smartphone-ul odinioară dominant, care avea peste 80 de milioane de utilizatori la nivel global, a avut doar o cotă de piață de 0,2% în 2016.

Fără îndoială, schimbarea este necesară pentru supraviețuirea afacerii.

Multe companii sunt conștiente de necesitatea schimbării, dar le lipsește cunoștințele necesare pentru a o implementa în mod corespunzător. Lucrurile pot cădea prin golurile din proces, rezultând daune ireparabile.

Managementul schimbărilor organizaționale este un proces de schimbare pas cu pas pe care o companie îl utilizează pentru a se asigura că schimbările în domenii importante sunt gestionate corect, fără a afecta operațiunile. Etica muncii, cultura companiei, procedurile de afaceri, procesele interne, operațiunile, ierarhia corporativă sunt doar câteva dintre ele.

Cum vă afectează un proces de management al schimbării compania?

Un proces de management al schimbării de succes implică următoarele:

• Prevenirea accidentelor
• Fiabilitate îmbunătățită a activelor
• Trasabilitatea modificărilor
• Evaluarea alternativei

Un proces de management al schimbării se referă la gestionarea oamenilor.

Luați în considerare acest lucru: cine va fi responsabil cu implementarea noilor proceduri? Angajații dvs. și acceptarea sau respingerea proiectului de către aceștia vor avea un impact asupra rezultatelor acestuia.

O schimbare de la normă poate provoca uneori reacții nu atât de bune din partea oamenilor.

Pur și simplu pentru că le este frică de necunoscut, majoritatea angajaților preferă să aleagă să facă lucrurile la fel cum le-au făcut întotdeauna înainte de a încerca ceva nou.

Procesele de schimbare eficiente îi inspiră pe cei mai eficienți angajați .

Deci, este datoria ta să-i ajuți să-și depășească frica de tranziție prin gestionarea corectă a schimbării.

Așadar, primul pas într-un proces de management al schimbărilor de succes este să ne asigurăm că toată lumea din organizație este la bord . Dacă o persoană nu reușește să livreze, aceasta are repercusiuni în întreaga companie.

O strategie de sus în jos de a face schimbări într-o organizație pe cont propriu și apoi de a forța noua ordine asupra angajaților este ineficientă. Este posibil ca angajații să nu respingă schimbarea în mod direct, dar pot fi puțin ezitați să o împingă.

Amintiți-vă că, în general, oamenilor le este greu să creadă în ceea ce nu înțeleg.

Prin urmare, pentru a vă asigura că fiecare angajat înțelege „de ce” din spatele schimbării, este esențial să le explicați până în ultimul detaliu. Angajații care devin convinși că nevoia de schimbare este de o importanță capitală au mai multe șanse să se implice activ în toate activitățile relevante, chiar și atunci când nu li se cere să facă acest lucru.

Diferite tipuri de procese de management al schimbării

Schimbarea este un lucru comun care are loc la mai multe niveluri, dar necesită aplicarea unei varietăți de tehnici pentru a o face eficientă.

Managementul schimbărilor individuale, managementul schimbărilor organizaționale și managementul schimbării întreprinderii sunt trei tipuri fundamentale de management al schimbării, așa că haideți să aruncăm o privire la fiecare dintre ele mai detaliat:

Managementul individual al schimbării

Managementul individual al schimbării se adresează persoanelor care sunt afectate de schimbare .

Pentru a gestiona oamenii eficient, trebuie mai întâi să-i înțelegi.

Cum?

Și prin crearea unei strategii psihologice care să apeleze la emoțiile angajaților tăi la un nivel mai personal, poți atinge acest obiectiv.

Managementul schimbării organizaționale

Managementul schimbării individuale se extinde la managementul schimbării organizaționale .

Deci, ați reușit să satisfaceți nevoile psihologice ale angajaților dvs. pentru a-i determina să accepte planul dvs. de schimbare. Acum este timpul să abordăm în mod corespunzător problemele de bază identificate la locul de muncă.

Procesele sau practicile existente în afacerea dvs. împiedică procesul de schimbare pe care încercați să îl implementați?

Rezolvați mai întâi aceste probleme pentru a evita să vă confruntați cu potențiale obstacole în acest proces și înarmați-vă angajații cu abilitățile de care vor avea nevoie pentru a-și îndeplini noile sarcini cu succes.

Managementul schimbării întreprinderii

De sus în jos, managementul schimbării întreprinderii se ocupă de fiecare aspect al companiei , dintre care unele sunt roluri de conducere și management, structuri, procese și proceduri.

Cu fiecare departament care funcționează independent, dar trebuie să coopereze în scopul comun, o problemă poate avea un impact negativ asupra întregii organizații.

Prin urmare, dacă depuneți eforturi pentru un proces agil de management al schimbării, asigurați-vă că toate departamentele dumneavoastră sunt implicate în mod egal în procesul de schimbare și că totul este legat împreună.

9 pași esențiali ai unui proces de management al schimbărilor de succes

Când vine vorba de managementul schimbării, nu există o abordare unică pentru toate.

Deși factorii care contribuie la schimbare pot varia în funcție de o companie, conceptul fundamental al unui proces de management al schimbării de succes rămâne același.

Iată 9 pași esențiali pentru un proces de management al schimbărilor de succes:

1. Definiți-vă obiectivele

Primul pas în procesul de management al schimbării este să vă determinați obiectivele finale .

Pentru a stabili obiective clare și specifice, trebuie să înțelegeți unde se află compania dvs. acum și unde doriți să fie în viitor.

Dacă scopul tău contrazice viziunea companiei tale, procesul tău de management al schimbării va fi condamnat de la început. Compania dvs. poate evolua în timp, dar respectarea viziunii sale vă poate ajuta să vă mențineți identitatea și unicitatea.

2. Obțineți acceptarea echipei dvs. de management

Nu este o idee bună să vă asumați singur procesul de management al schimbării.

Chiar dacă aveți toate informațiile și cunoștințele tehnice, nu puteți implementa schimbarea de unul singur.

Pentru a începe lucrurile, veți avea nevoie de ajutorul echipei de management .

Începeți prin a sublinia cele mai frecvente probleme din compania dumneavoastră pe care procesul de schimbare pe care doriți să le implementați le va rezolva.

3. Selectați jucătorii cheie

Un proces de management al schimbării este o întreprindere mare și complexă, care necesită sprijinul tuturor din afacerea dvs.

Va trebui să aveți mai mulți jucători cheie care să conducă în mod activ schimbarea în diferite departamente și niveluri din cadrul organizației dvs. dacă doriți ca aceasta să reușească.

Acești oameni sunt ca manageri pentru fiecare domeniu pe care îl supraveghează; ele ajută la coordonarea operațiunilor la nivel micro, astfel încât totul să poată funcționa fără probleme în această perioadă de timp în care există prea multă incertitudine în interior.

Aveți o conversație sinceră cu acești indivizi despre ce implică rolurile lor și asigurați-vă că sunt pregătiți înainte de începerea!

4. Comunicați-vă viziunea întregii echipe

Următoarea etapă este să obții acceptarea de la toți cei din compania ta .

Nu este cea mai bună strategie de a forța pe toată lumea să accepte planul de schimbare doar pentru că tu ești șeful.

Când oamenii acceptă planul dvs. pentru că vă împărtășesc viziunea, atunci veți asigura cele mai bune rezultate .

Împărtășește-ți viziunea cu pasiune. Fii receptiv la sugestii, deoarece membrii echipei pot avea idei bune la care nu te-ai gândit.

5. Scapa de blocaje

Acum că i-ai adus pe toți la bord, trebuie să te asiguri că nu există blocaje în calea ta; în caz contrar, echipa ta nu va putea avea performanțe cât mai bune.

• Ce proceduri sau sisteme vechi trebuie eliminate pentru a crea loc pentru altele noi?
• Trebuie să investiți în echipamente noi pentru a implementa sistemul?
• Este necesar ca membrii echipei dumneavoastră să fie instruiți în noi abilități pentru a îndeplini sarcinile în noul sistem?
• Trebuie să reatribuiți rolurile și sarcinile membrilor echipei?

Odată ce ați găsit răspunsurile la aceste întrebări, puteți elimina cu ușurință obstacolele din calea procesului de schimbare.

6. Împărțiți-vă obiectivul în etape

Sunt șanse ca, dacă obiectivul tău final de schimbare este mare sau ceva ce nu ai încercat niciodată înainte, atunci se poate simți imposibil de atins.

De aceea, stabilirea unor etape mici și atingerea lor una câte una nu numai că va face călătoria mai plăcută, dar va oferi tuturor celor implicați un sentiment de realizare cu fiecare nou succes – care, la rândul său, ne alimentează energia pentru a face și mai bine!

7. Pregătiți-vă pentru câștiguri timpurii

În timpul unui proces de management al schimbării, victoriile timpurii inspiră angajații, motivându-i să lucreze mai mult, deoarece văd că eforturile lor dau roade. Cu toate acestea, când eforturile timpurii ale oamenilor par a fi o pierdere de timp, opusul este adevărat.

Asigurați-vă că începeți cu un obiectiv atins și implicați membrii echipei care joacă roluri esențiale în atingerea acestor obiective pentru a profita la maximum de eforturile lor.

8. Urmăriți-vă progresul

Un proces de management al schimbării necesită o planificare extinsă, coordonare, control și evaluare .

Pentru a-ți atinge scopul, toate aceste elemente trebuie să fie în armonie. Din acest motiv, trebuie să fii cu ochii pe cum evoluează lucrurile.

Îți aloci prea mult timp pentru a-ți atinge obiectivele? Ce cauzează întârzierea dacă acesta este cazul? Mai există blocaje în compania dumneavoastră?

După câteva săptămâni sau luni, entuziasmul tău și al membrilor echipei vor începe cel mai probabil să se estompeze. Pentru a vă menține echipa motivată, aveți întâlniri regulate cu ei.

Niciun proces de schimbare nu a mers bine fără o comunicare frecventă.

9. Îmbunătățiți-vă continuu

Schimbarea este un proces fără sfârșit .

După ce ți-ai îndeplinit obiectivul, nu devii mulțumit. În schimb, evaluați și îmbunătățiți în mod constant procesele actuale de afaceri. Dacă faceți acest lucru, veți putea detecta eventualele blocaje care se pot dezvolta ca urmare a noului sistem pe care îl implementați.

Așadar, mențineți procesul de schimbare în funcțiune.

Pentru a menține stabilitatea și coerența în întreaga organizație, încorporați schimbările pe care le-ați făcut în cultura organizațională.

Provocările comune ale unui proces de schimbare

Schimbările organizaționale se referă în mod obișnuit la eforturile hotărâte ale organizațiilor de a-și eficientiza operațiunile sau pot fi legate de cursul acțiunii în circumstanțe inevitabile; oricare ar fi cazul, vine cu propriul set de obstacole pe care trebuie să le parcurgem pentru a avea succes.

Să ne uităm la câteva provocări cu care se confruntă companiile în mod obișnuit atunci când gestionează o schimbare, care poate fi utilă atunci când ați lovit un obstacol.

Gestionarea mai multor echipe

O singură echipă poate să nu fie suficientă pentru a îndeplini toate sarcinile necesare în timpul procesului de management al schimbării. Deci, mai multe echipe cu responsabilități diferite vor trebui să lucreze împreună pentru ca lucrurile să meargă bine.

Dar, gestionarea mai multor echipe poate fi foarte dificilă.

Pentru a vă asigura că totul funcționează fără probleme și că nimeni nu trece prin fisuri, creați proceduri de operare standard (SOP) și utilizați instrumente eficiente de gestionare a schimbărilor, cum ar fi liste de verificare și calendare ale proiectelor, astfel încât fiecare persoană să știe exact ce trebuie făcut când va veni timpul să o facă. – indiferent cât de mic ar juca ei!

Gestionarea schimbărilor în creștere în mai multe domenii

O schimbare într-un aspect al organizației dvs. poate avea un impact asupra celorlalte, ducând la o mulțime de alte probleme de rezolvat. S-ar putea să te trezești în cerc dacă nu ești suficient de atent.

Pentru a preveni problemele în diferite domenii, procesul dumneavoastră de management al schimbării trebuie să fie minuțios și consecvent la toate nivelurile din cadrul organizației.

Pentru a face acest lucru eficient, veți avea nevoie de un sistem de flux de lucru cuprinzător, care să permită tuturor celor implicați în procesul de schimbare să aibă acces la rapoarte de proiect, sarcini curente și conversații.

Întrerupere a comunicării

Procesul de management al schimbării necesită comunicare regulată și actualizarea procedurilor de afaceri ale companiei.

Pentru a minimiza eșecul informației, datele exacte și complete trebuie partajate cu echipa în mod regulat, iar documentația actualizată trebuie să fie disponibilă în orice moment pentru toate părțile implicate.

Adoptați un instrument de flux de lucru care are caracteristici simple de documentare a procesului de afaceri, astfel încât să puteți face cu ușurință o înregistrare a fiecărei proceduri și să o comunicați echipei dvs.

Rezistența angajaților

Este normal dacă unii dintre angajații tăi nu sunt entuziasmați de schimbare. Schimbarea este ceva la care oamenii sunt rezistenți în mod natural.

Indiferența, respingerea, îndoiala, neutralitatea, experimentarea și angajamentul sunt șase faze care compun schimbarea.

Deci cum te descurci cu asta?

Cu răbdare.

Determinați nivelul de pregătire a angajaților și acordați-le suficient timp pentru a trece prin fiecare etapă în mod corespunzător.

Corectarea sistemelor de schimbare defectuoase

Gestionarea eficientă a schimbării presupune respectarea principiilor recomandate în măsura în care este posibil ca rezultatul să nu corespundă întotdeauna așteptărilor dumneavoastră.

Este posibil să anulați modificările pe care le-ați făcut?

Da și nu.

Fără o strategie bine gândită de management al schimbării și un instrument care să țină evidența muncii tale, întoarcerea pe pași poate deveni o sarcină dificilă.

Cu toate acestea, acceptarea eșecului și alegerea unui proces de schimbare mai bun este întotdeauna posibilă și recomandată în perioadele de eșec. Ține minte: nu ai pierdut, doar ai eșuat.

Obținerea aprobărilor instantanee

Înainte de a utiliza noile sisteme, asigurați-vă că acestea au fost testate și aprobate temeinic de părțile relevante. În funcție de natura afacerii dumneavoastră, evaluarea poate fi efectuată de angajați interni sau externi.

Cea mai bună metodă de a vă menține operațiunile de afaceri este automatizarea procesului de aprobare. Un sistem eficient de flux de lucru poate alerta angajații cu privire la aprobările în așteptare și le poate reaminti în continuare până când aprobările sunt finalizate.

Iată articole suplimentare despre managementul schimbărilor:

1- Ce este modelul 7-S de management al schimbării McKinsey și cum să îl utilizați

2- Care este modelul de management al schimbării în 8 pași al lui Kotter (Tot ce trebuie să știți)

Concluzie

Recunoașterea nevoii de schimbare și punerea acesteia în acțiune la momentul potrivit sunt esențiale pentru supraviețuirea și dezvoltarea afacerii. Eșecul de a vă adapta la cerințele în schimbare ale companiei ar putea duce la pierderea terenului în fața concurenței și sunt destul de sigur că este ceva ce nu ați dori să se întâmple.

Amintiți-vă, schimbarea poate fi dificilă, dar cu un proces bun de management al schimbării în vigoare, poate fi mult mai ușor!

întrebări frecvente

Ce este un proces de management al schimbării?

Un proces de management al schimbării este un set de strategii concepute pentru a asigura o tranziție lină de la o stare a lucrurilor la alta fără a perturba fluxul de lucru sau a cauza daune.

Care sunt diferitele tipuri de management al schimbării?

Managementul schimbărilor individuale, managementul schimbărilor organizaționale și managementul schimbării întreprinderii sunt trei tipuri fundamentale de management al schimbării.

De ce este realizarea unui diagnostic o parte critică a unui plan de management al schimbării?

Scopul unui diagnostic este de a descoperi problemele și de a determina motivele apariției acestora, astfel încât managementul să poată găsi soluții.