Managementul schimbărilor în proiectele software: Cum să o faci corect

Iată un pariu sigur: cel puțin o dată, atunci când gestionați un proiect software complex, cerințele, echipa de dezvoltare sau chiar caracteristicile acestuia se răstoarnă brusc, forțându-vă să introduceți schimbări bruște sau să redefiniți întregul proiect. Suna familiar?

Deoarece schimbarea este singura constantă în astfel de proiecte compuse pe termen lung, trebuie să fii pe deplin pregătit pentru orice schimbare care ți se poate arăta.

Puteți evita schimbările bruște în proiectele software? Cum ar trebui să gestionați schimbările necesare? Acest articol vă va oferi răspunsurile la cele mai presante întrebări!

Ce este mai exact managementul schimbării în proiectele software?

Managementul schimbării în proiectele software este procesul de tranzit de la starea defectuoasă actuală la starea îmbunătățită .

Pare excesiv de complicat? Să ne uităm la acest exemplu simplu care vă va oferi o privire de ansamblu asupra modului în care funcționează în practică. Imaginați-vă că ați gestionat un proiect software complex. Ai totul planificat, proiectul decurge fără probleme și nimic nu ți se opune. Pare un scenariu perfect, nu? La un moment dat, părțile interesate decid să implementeze o nouă soluție tehnologică inovatoare, care nu a fost discutată anterior. O astfel de nouă cerință te obligă să faci schimbări imense în proiectul tău și să dai totul pe cap.

Acolo intră în joc strategiile de management al schimbării. Urmând procesul de schimbare perfect definit, trecerea de la starea actuală (cea înainte ca părțile interesate menționate mai sus să decidă să implementeze noua soluție tehnologică) la starea viitoare (cea cu noua soluție implementată) se poate face cu ușurință. .

Modificările în proiectele de dezvoltare software pot fi introduse din mai multe motive. Ele pot apărea mai ales atunci când:

• Cerințele proiectului s-au schimbat.
• Unele erori necesită remediere.
• Unii membri ai echipei au părăsit proiectul.
• Compania dvs. a fost reorganizată.
• Cerințele pieței s-au schimbat.
• Performanța proiectului necesită unele îmbunătățiri.

Pot fi evitate schimbările în proiectele software?

Adevărul urât este că, cel mai probabil, atunci când gestionați un proiect de dezvoltare software, nu veți putea evita introducerea unor modificări mai mult sau mai puțin avansate. Dar crede-mă, acesta nu este un lucru atât de rău în multe cazuri. Dimpotrivă – uneori schimburile pot avansa proiectul și pot crește șansele de succes .

Iată cum modificările (dacă sunt gestionate cu atenție) pot aduce beneficii unui proiect:

• Reducerea costurilor : Uneori, modificările necesare pot duce la un management mai eficient al cheltuielilor, rezultând o profitabilitate mai mare.
• Performanță îmbunătățită : Schimbările pot avea un impact pozitiv asupra productivității echipei și pot duce la o mai bună calitate a muncii lor.
• Abordare inovatoare : Schimbările încurajează inovarea, ceea ce în proiectele software înseamnă mai ales introducerea de noi îmbunătățiri tehnologice și soluții orientate spre viitor.
• O mai bună potrivire produs-piață : nevoile pieței se schimbă relativ rapid, punând riscuri pentru proiectele pe termen lung. Pentru a vă menține proiectul software adaptat pieței, pot fi necesare unele modificări.

Tipuri de management al schimbării

Managementul schimbării poate veni sub mai multe forme și poate apărea din motive complet diferite. Cu toate acestea, mai multe tipuri sunt cel mai probabil să apară atunci când gestionați proiecte complexe de dezvoltare software. Acestea sunt:

• Schimbare anticipativă : Aceasta are loc atunci când știm dinainte că o anumită schimbare sau o serie de schimbări este obligată să se producă. Astfel de schimbări planificate sunt semnificativ mai ușor de implementat, deoarece aici managerul de proiect are timp să abordeze situația așteptată.
• Schimbare incrementală : Schimbările în proiecte care au loc relativ des și treptat. Ele nu implică schimbări imense care dau peste cap întregul proiect. În schimb, modificările sunt introduse progresiv și de multe ori pot să nu fie vizibile la prima vedere.
• Schimbare de urgență (sau urgentă) : modificări care trebuie introduse imediat. În caz contrar, proiectul poate deveni un eșec sau executarea lui poate fi imposibilă.
• Schimbare reactivă : Schimbări care apar din cauza unui eveniment sau a unei serii de evenimente. Se întâmplă adesea atunci când ne așteptăm mai puțin. Din acest motiv, schimbările reactive sunt deosebit de dificil de gestionat, deoarece, în majoritatea cazurilor, nu pot fi planificate în avans.
• Schimbarea strategică : Ele implică întreaga organizație și rezultă din deciziile managementului de nivel C.

Procesul de management al schimbării în 5 pași

Ați învățat deja ce este managementul schimbării, cum vă poate ridica proiectul și ce tipuri de schimbări vă puteți confrunta. Acum este timpul să puneți teoria în practică și să descoperiți cum să creați un plan perfect de management al schimbării pas cu pas.

Dar fiți conștienți: fiecare proiect software este unic, iar procesul de management al schimbărilor poate diferi de la caz la caz . Planul prezentat mai jos vă poate oferi o idee generală despre cum să introduceți modificări de la început până la sfârșit. Cu toate acestea, îl puteți ajusta în mod liber la nevoile proiectului dvs.

1. Cerere de modificare

Pentru a avea loc o schimbare într-un proiect, cineva trebuie să o solicite. Cu alte cuvinte, un membru al proiectului, cineva din organizația dvs. sau chiar clientul identifică nevoia unei anumite schimbări.

Important este că cererea de modificare ar trebui să fie susținută de ceva și să aibă un scop explicit. Ar putea fi o schimbare în structura echipei sau modificări pentru a îmbunătăți performanța unui produs digital. În acest moment, o persoană care solicită o schimbare ar trebui să pregătească o listă cu riscurile potențiale, rezultatele așteptate și zonele afectate de schimbare.

Evitați cu orice preț să faceți modificări inutile la un proiect software. Poate face mai mult rău decât bine, provocând haos și confuzie generală. Și asta e ceva pe care cu siguranță ar trebui să îl eviți!

2. Modificați examinarea cererii

În această etapă, un manager de proiect, o parte interesată sau un manager de produs (în funcție de structura dumneavoastră organizațională) revizuiește cererea de modificare și decide dacă această inițiativă va fi introdusă sau respinsă.

Aici, merită să vă puneți întrebări precum:

• Merită să introduci schimbarea?
• Cum va afecta această schimbare proiectul: echipa sa, procesul de livrare și performanța generală?
• Va face schimbarea o diferență imensă sau efectele sale vor fi minore și nu vor afecta în mod semnificativ proiectul?
• Modificarea poate provoca riscuri sau efecte secundare?

De asemenea, vi se recomandă să discutați acest lucru și cu echipa dvs. de software înainte de a lua o decizie. Astfel, poți fi sigur că toată lumea îți împărtășește opinia.

3. Schimbați planul

Deoarece toată lumea este de acord cu tine și decizia a fost luată, este timpul pentru procesul de planificare. La acest pas, factorii de decizie sunt obligați să pregătească un plan detaliat de management al schimbării. Ar trebui să includă informațiile cu cel mai mare impact, cum ar fi cerințele, calendarul, bugetul și rezultatele așteptate . Important, în planul de management al schimbării, este esențial să indicați modalitățile posibile de retragere din schimbare, dacă este necesar.

Cel mai important, rețineți că toți factorii de decizie trebuie să revizuiască și acest plan , așa că nu uitați să le cereți aprobarea!

4. Schimbați implementarea

Ai creat un plan detaliat, știi totul despre ce, cum și de ce. Acum puteți trece la treabă, adică să implementați schimbarea.

În timpul procesului de implementare, nu uitați să păstrați documentația în permanență la zi. În acest fel, vei monitoriza progresul și vei ține totul sub control.

5. Modificați revizuirea și raportarea

Și nu în ultimul rând…

Odată ce schimbarea este implementată, trebuie să o revizuiți și, dacă totul decurge fără probleme, puteți închide procesul de schimbare.

În etapa finală, ar trebui să pregătiți și raportul care prezintă întregul proces și, cel mai important, efectele schimbării implementate . Așadar, includeți toate detaliile dacă schimbarea a fost un succes uriaș sau un eșec lamentabil, care a fost bugetul general și cât timp a durat pentru a introduce schimbarea.

Gestionați cu ușurință modificările din proiectul dvs.!

Indiferent dacă doriți sau nu, schimbările sunt parte integrantă a oricărui proiect la scară largă. Partea tristă este că nu le poți evita, dar partea bună este că te poți pregăti pentru ele.

Verificați proiectele noastre livrate cu succes

Vizitați portofoliul nostru

De aceea, este bine să implementați o strategie de management al schimbării bine definită chiar de la începutul proiectului. Odată cu acesta, orice obstacol care poate apărea pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului nu va cauza nicio daune.