Cum să vă clasificați munca și să o prezentați clienților

Deși toți avem moduri în care ne categorizăm sarcinile și cum le programăm cu fiecare proiect nou, vine momentul când trebuie să prezentăm progresul clientului. De cele mai multe ori, vom crea rapoarte pe baza datelor pe care credem că doresc să le vadă. Cu toate acestea, suntem pe cale să vă arătăm cum câteva modificări simple ale abordării dvs. de raportare pot aduce o valoare imensă ambelor părți, precum și să sporească satisfacția clienților și să le îmbunătățească șansele de revenire.

Chat cu fiecare client nou

Trebuie să aflați ce fel de informații apreciază. Acest lucru este pentru a vă asigura că relația dvs. cu ei rămâne relevantă și că amândoi știți la ce să vă așteptați unul de la celălalt. Bonusurile adăugate includ:

• Obiective stabilite mai clar;
• Să faci o idee despre cum este clientul tău ca om de afaceri;
• Știind ce fel de rapoarte le plac și negociind termenele limită;
• Transparență cu estimările de timp și cheltuieli.

Cu cât schimbi mai multe informații, cu atât vei fi mai bine pregătit atunci când trebuie să întocmești un raport. Nu va fi prea puțin sau deloc a doua ghicire, deoarece veți ști ce informații vor să vadă.

Asigurați-vă că fie înregistrați această întâlnire (cu permisiunea clientului, desigur), fie luați note extinse. Face ca clasificarea și raportarea informațiilor să fie la fel de ușoară precum pictarea după numere.

Cum să vă clasificați munca

Când vă clasificați munca, aceasta reflectă productivitatea și modul în care vă ocupați de sarcini. Cu toate acestea, atunci când raportați, fiți pregătit pentru întrebările clienților pentru a explica aceste decizii. Majoritatea rapoartelor se bazează pe mai multe metode de clasificare.

Clasificarea după prioritate

Prioritatea este una dintre cele mai frecvente metode. Funcționează atât pentru clienți, cât și pentru contractori, deoarece timpul este esențial pentru fiecare proiect. Când totul este la timp, economisiți bani clientului, vă ajutați propria productivitate și mențineți relația de afaceri să funcționeze fără probleme.

Determinați ce aspecte ale proiectului sunt cele mai importante. De exemplu, ca scriitor, dacă un client îmi oferă un set de subiecte cu care să lucrez, aș discerne dacă are nevoie în primul rând de cercetări, interviuri, fișe de date sau cu totul altceva. Pentru că tipul de text și obiectivele acestuia vor determina ce fel de pregătire trebuie să fac. Un articol bazat pe interviuri necesită coordonare cu alte persoane, așa că probabil aș pune asta ca prim obiectiv și aș organiza sarcini în jurul lui.

În același mod, i-aș explica clientului planul și deciziile mele și cum strategia mea ajută proiectul pe termen lung.

Clasificarea după tipul de sarcină sau tehnologia utilizată

Următoarea metodă se bazează pe defalcarea proiectului. Odată ce ați disecat obiectivele mai mari în pași mai mici, puteți începe să le grupați în diferite tipuri. De exemplu: cercetare, proiectare, revizuire, feedback etc.

În plus, tipurile de sarcini pot include diferite platforme sau software. Managerii de rețele sociale își pot clasifica munca în funcție de platforma pe care o folosesc pentru a promova o campanie. Și pot urmări timpul petrecut pentru fiecare, pentru a le prezenta ulterior clientului. Susținut cu propriul raționament și strategie, persoana poate explica mai bine cum merge proiectul și ce alegeri au fost făcute pentru a-l împinge cel mai bine.

Clasificarea după estimări de timp

Când proiectul este împărțit în sarcini, este posibil să faci deja estimări de timp mental pentru majoritatea dintre ele. Deci, o altă metodă de clasificare a lucrărilor este în funcție de timpul necesar pentru a le termina.

Deși această metodă este cea mai utilă pentru programul tău zilnic, poate oferi câteva informații utile și pentru client. Există un anumit beneficiu în folosirea acestei categorii, deoarece estimările de timp sunt un indicator excelent al modului în care sunt cheltuite resursele și finanțele (importante pentru clienți). De exemplu, în Clockify , puteți seta estimări de timp pentru fiecare sarcină pe care o faceți:

Și apoi comparați timpii estimați și timpul urmărit efectiv. De acolo, puteți genera un raport de client cu doar informațiile esențiale.

Sursa: Faceți estimări precise ale timpului de lucru

Clockify are un sistem robust de raportare care poate ajuta la urmărirea estimărilor proiectelor și la prezentarea lor mult mai ușoară.

Clasificarea după dificultate/niveluri de energie

Acesta din urmă poate suna puțin ciudat. Cum clasificați munca după niveluri de energie?

Ei bine, atunci când descompuneți munca pe care ați acceptat-o, sunt șanse să vă schimbați sarcinile din programul dvs. în funcție de productivitatea dvs. din timpul zilei. Pentru mine, dimineața începe cu sarcini mai ușoare și verificarea e-mailurilor pentru prima oră, iar apoi trec la altele mai dificile până la ora prânzului.

Veți schimba în mod natural sarcinile care necesită mai multă concentrare, efort sau cercetare la cele mai productive ore ale zilei. Fie că este dimineața, după-amiaza sau seara. În timp ce clienții care vor solicita acest tip de defalcare sunt cu adevărat rari, informațiile pot fi utile atunci când raportează:

• Dacă observi că nu vei face termenul limită, este bine să folosești această clasificare pentru a ajuta clientul să vadă munca din perspectiva ta. În loc să spui pur și simplu „sarcinile consumă mai mult energie, așa că am decis să rearanjez termenele” și să te aștepți ca ei să te creadă pe cuvânt, ai de fapt date pentru a le susține;
• Informațiile colectate sunt extrem de utile pentru a vă studia și propriul flux de lucru;
• Dezvăluie progresul general al proiectului și raportul dintre sarcinile dificile și cele ușoare.

Acum că am acoperit diferite căi de abordare a activității în sine, să aruncăm o privire la momentul în care ar trebui să raportați clienților.

Când să raportezi clienților

Din fericire, clienții dominatori devin treptat un lucru din trecut. Odată cu noile generații apar mai mulți oameni profesioniști dornici să asculte și să negocieze. Cu toate acestea, ele necesită, de asemenea, transparență deplină și echitate în schimb. Acesta este motivul pentru care procesul de raportare va fi aproape întotdeauna o chestiune de negocieri între tine și ei.

Negocierea programului de raportare

Există două tipuri de clienți – cei cărora le place să aibă o oarecare supraveghere (sănătoasă) asupra proiectului

• Clienții fără preferințe de raport – au un șablon pregătit pentru ei la prima întâlnire. Chiar și atunci când spun că nu le pasă cu adevărat (sau nu au timp să planifice) întâlnirile cu tine, ar fi foarte profesionist să le oferi un program.

Fă-ți timp pentru a veni cu un program șablon pe care îl poți folosi în cazuri ca acestea. Şansele sunt că clientul va fi mai dispus să participe la programare atunci când are o bază pentru a începe.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta acel șablon:

Desigur, programul dvs. de raportare și tipurile de raportare ar varia față de acest exemplu. Calendarul ar trebui să fie făcut în funcție de industria în care lucrați, de modul în care lucrează clientul și, cel mai important, de modul în care abordați proiectul.

• Clienți cu preferințe de raportare – întrebați-i despre așteptările lor și asigurați-vă că vă declarați în mod clar procesul de lucru și practicile obișnuite de raportare. Găsiți un teren comun care să funcționeze pentru ambele părți. Unii clienți, de exemplu, nu au timp să citească e-mailurile și ar prefera să aibă un apel partajat pe ecran de 15 minute, astfel încât să poată oferi feedback imediat.

Prezentări inițiale și finale

Prin aceasta, ne referim la întâlnirile pe care le aveți la început și la sfârșitul proiectului.

Când vă întâlniți pentru prima dată, dumneavoastră și clientul puteți discuta mai detaliat tarifele, cheltuielile, termenele limită și obiectivele. Cu toate acestea, este bine să urmați acea întâlnire după câteva zile sau o săptămână cu un raport de proiect care să prezinte toate aceste detalii. Este o modalitate de a vă asigura că sunteți pe aceeași pagină și de a asigura clientul că munca a început deja. Acest raport „inițial” poate include:

• Aspectul general al proiectului;
• Categorizări de sarcini;
• Evaluări inițiale ale cheltuielilor și timpului etc.

Cu toate acestea, păstrați informațiile generale - nu intrați în sarcini individuale sau evaluări de timp pentru fiecare. Clientul va vedea mai degrabă aceste evaluări pentru sarcinile și obiectivele generale, mai degrabă decât planul tău de luni oră cu oră. Acestea ar trebui lăsate pentru check-in-urile mai frecvente.

Înregistrări

Înregistrările sunt actualizările regulate ale proiectului. În exemplul de tabel de mai sus, raportul de luni și cel din două vineri ar fi considerate check-in-uri.

Este important să rețineți că, chiar dacă nu există nimic special de raportat, ar trebui să faceți acest lucru. Ar trebui să informați clientul despre modul în care proiectul progresează, chiar dacă săptămâna a fost fără evenimente. Îl putem compara cu feedback-ul – în timp ce lucram la o companie, l-am întrebat pe conducătorul nostru de departament cum pot să știu dacă fac o treabă bună. Tot ce a spus a fost:

„Dacă nu ești, cineva o să ți-o arate. Atâta timp cât nimeni nu spune nimic, te descurci grozav”.

La început, nu am avut nicio problemă cu asta, deoarece așteptarea feedback-ului părea egocentrică din partea mea. Cu toate acestea, curând m-am trezit tensionat din când în când, întrebându-mă când va veni feedback-ul prost. În același mod, ar trebui să raportați, chiar și cu cele mai elementare informații în timpul săptămânilor lente. Dacă raportați doar când există respingeri ale termenului limită sau probleme de proiect, clientul poate ajunge să se teamă să vă vadă e-mailul în căsuța de e-mail.

Când ar trebui să programați check-in-urile (în funcție de tipul de proiect):

• Săptămânal;
• De două ori pe săptămână sau de două ori pe lună;
• Lunar (check-in cu un domeniu mai mare).

Este de la sine înțeles că rapoartele dvs. ar trebui să fie elaborate în funcție de frecvența de înregistrare. Mai scurte, informațiile concrete funcționează cel mai bine pentru check-in-urile săptămânale, pentru a vă economisi timp și energie pentru dvs. și client. Respectați e-mailurile și, dacă este necesar, apelurile foarte scurte (până la 15 minute).

Clasificare și prezentare în pași simpli

Pe lângă urmărirea timpului, am acordat o atenție deosebită raportării facturării clienților în Clockify . Deoarece urmărirea digitală a timpului a devenit cea mai fiabilă sursă de încredere și transparență între clienți și contractori, rapoartele au fost făcute ușor, la fel de detaliate și la fel de versatile pe cât aveți nevoie de ele.

Specificați categorii folosind câmpuri personalizate

În Clockify , puteți face rapoarte fără probleme datorită câmpurilor personalizate . Acestea sunt casete text opționale pentru fiecare sarcină, care vă permit să specificați ce anume urmăriți. Câmpurile personalizate vă permit să introduceți: text, numere, link-uri, coduri, locații,... Ele oferă chiar și opțiunea de a introduce cheltuieli, în cazul în care sarcina respectivă le are.

Un câmp personalizat în Clockify

Urmăriți timpul

Aceasta este carnea și cartofii procesului de raportare.

Odată clasificat, timpul de lucru trebuie urmărit pentru fiecare sarcină din fiecare categorie. Și dacă ați făcut estimări, veți fi la doar un clic distanță de a le compara cu timpul real necesar pentru a finaliza totul.

Urmărirea estimărilor privind progresul proiectului în Clockify.

Formulați un raport

În zilele noastre, instrumentele digitale de urmărire a timpului sunt echipate cu un set masiv de funcții care pot oferi rapoartelor dvs. cât mai multe straturi posibil. Ele pot fi simple sau detaliate sau pot rezuma doar puncte importante.

Rapoarte precum cel de mai sus ocupă totalitatea orelor urmărite și apoi vă permit să alegeți ceea ce doriți să prezentați, în orice moment. De exemplu, dacă aveți un apel de check-in după câteva luni de lucru și oferiți un raport săptămânal, un client ar putea întreba despre progresul general al proiectului, doar pentru a verifica câteva cifre.

Cu un raport sincronizat ca acesta, puteți extrage cu ușurință acele informații. Pur și simplu trecerea de la o filă la alta, în funcție de ceea ce solicită clientul. Vă permite să vă adaptați la fluxul întâlnirii și rareori veți fi „pus la fața locului” dacă nu aveți datele necesare la îndemână.

Prezintă raportul

Dacă este posibil, întrebați-vă clientul la întâlnirea inițială cum doresc să fie livrate și prezentate rapoartele sale. Unii preferă diapozitive reale, în timp ce alții doresc foi sau grafice Excel. De asemenea, acestea se vor modifica în funcție de frecvența și natura raportului.

Aflați ce funcționează cel mai bine pentru ei și încercați să rămâneți la un singur format. Cu toate acestea, asigurați-vă că aveți grafice și diagrame la îndemână, deoarece acestea sunt reprezentarea vizuală cea mai ușor de urmărit.

A rezuma

Raportarea clienților nu trebuie să fie neapărat partea nebunească a muncii tale. O mulțime de confuzii și neînțelegeri pot fi prevenite prin simpla clasificare a lucrării dvs. pe motivele pe care ambele părți au convenit. De atunci, tot ce trebuie să faci este să urmărești timpul și să lași software-ul să genereze rapoartele potrivite pentru tine. Programați orele pentru raportarea apelurilor și a e-mailurilor și respectați-le, chiar dacă nu este nimic nou de prezentat. Relația client-antreprenor se bazează pe transparență, ce software ca acesta poate oferi?