Fiți un cumpărător informat: înțelegerea costului real al software-ului de afaceri

Publicat: 2022-05-07

Nu ești doar tu – bugetul pentru software de afaceri este complicat. Suntem aici să o descompunem.

fii un cumpărător informat înțelegând costul graficului articolului de software de afaceri

NOTĂ: Acest articol are scopul de a informa cititorii noștri despre preocupările legate de afaceri din Statele Unite. Nu este în niciun caz destinat să ofere consiliere financiară sau să aprobe un anumit curs de acțiune. Pentru sfaturi cu privire la situația dumneavoastră specifică, consultați-vă contabilul sau consultantul financiar.

Într-o lume ideală, cumpărarea de software ar fi la fel de simplă ca și cumperi aproape orice altceva. Există un preț stabilit, îl plătești și gata – deții software-ul!

Dacă ați început să cercetați diferite opțiuni de software pentru afacerea dvs., știți deja că nu este atât de simplu. Furnizorii de software nu numai că folosesc modele de prețuri drastic diferite, ci îngroapă și costuri suplimentare inerente deținerii și exploatării sistemului lor.

Potrivit unui sondaj Capterra din 2019 privind tendințele de cumpărare de software la întreprinderile mici, teama că costurile vor depăși bugetul este principala barieră internă în calea investiției în software de afaceri. Dacă nu cunoașteți adevăratul cost al deținerii de software, riscul depășirii bugetului este foarte real.

(Pentru a nu depăși bugetul, consultați calculatorul nostru pentru costul total de proprietate aici.)

Aici, vom descompune cele cinci componente majore care alcătuiesc costul total al deținerii de software de afaceri. Scopul? Pentru a clarifica costurile software-ului, astfel încât să vă simțiți încrezători în decizia dvs. de cumpărare a software-ului.

Faceți clic pe un link de mai jos pentru a trece direct la acea secțiune:


  •  Componenta costului #1: Licența software în sine

  •  Componenta costului nr. 2: Hardware

  •  Componenta costului nr. 3: Implementare

  •  Componenta de cost #4: Instruire

  •  Componenta costului #5: Suport

Componenta costului #1: Licența software în sine

Licența de software - costul de a deține și de a utiliza efectiv software-ul - are dubla onoare de a fi o parte semnificativă din prețul software-ului și un cost greu de stabilit definitiv, din cauza cât de drastic poate varia în timp pe măsură ce vă extindeți afacerea.

Există două modele majore de prețuri pentru licențe software pe care le veți întâlni: prețul perpetuu și prețul abonamentului.

Cu prețul perpetuu , plătiți un preț în avans pentru a deține software-ul pe termen nelimitat (adică, pe perpetuitate , de unde și numele). Acest model de prețuri a fost cel mai lung și este de obicei folosit pentru software-ul care este implementat „on-premise”, ceea ce înseamnă că este descărcat și stocat pe un computer local sau pe un server de la afacerea dvs.

H&R Block este un exemplu de preț perpetuu. Puteți achiziționa acest software de pregătire a impozitelor pentru întreprinderi mici pentru o taxă unică de 89,95 USD.

Cu prețul de abonament , plătiți o taxă de abonament lunară sau anuală pentru a utiliza software-ul. Dacă încetați să plătiți sau nu vă reînnoiți contractul, pierdeți capacitatea de a utiliza software-ul. Acest model de preț este mai recent, mai popular și adesea folosit pentru software-ul implementat prin cloud (acest model de implementare este numit și „Software-as-a-Service” sau „SaaS”). Aceasta înseamnă că este găzduit pe propriile servere ale furnizorului de software și este accesat de clienți prin internet.

Ține minte:

Furnizorii de software oferă adesea opțiunea de a face fie un abonament lunar, fie anual, opțiunea anuală fiind în general mai ieftină pentru a vă atrage într-un contract mai lung. Acel cost mai mic nu este un dat, totuși. Faceți calculul pentru a vedea care program de plată este mai ieftin pentru situația dvs.

Basecamp este un exemplu de preț fix pentru abonament. Puteți achiziționa acest sistem de management de proiect pentru 99 USD/lună.

Există alte trei tipuri de prețuri de abonament pe care le puteți întâlni, de asemenea, cu taxe care variază în funcție de diferiți factori: prețuri bazate pe consum, dimensiune și utilizator.

  1. Prețurile bazate pe consum leagă taxa de abonament de cât de mult utilizați de fapt software-ul sau serviciile asociate acestuia. Cheddar, o platformă de facturare, folosește prețuri bazate pe consum, care percepe 99 USD/lună plus o taxă în funcție de câte tranzacții sunt efectuate prin intermediul sistemului.
  2. Prețurile bazate pe dimensiune leagă taxa de abonament de dimensiunea organizației, cum ar fi câți angajați sau clienți aveți. WebHR, o platformă software pentru departamentele de resurse umane, utilizează prețuri bazate pe dimensiune. Pentru o companie cu 150 de angajați, WebHR percepe 1,85 USD pe angajat, pe lună.
  3. Prețurile bazate pe utilizatori leagă taxa de abonament de numărul de persoane pe care le aveți care utilizează software-ul. Onshape, software de proiectare inginerească, utilizează prețuri bazate pe utilizator; planul lor „Profesional” costă 2.100 USD per utilizator, pe an.

Ține minte:

Este important să înțelegeți diferența dintre prețurile pentru utilizatori denumiti și prețurile pentru utilizatorii simultane . Cu prețurile de utilizator numite, fiecare utilizator are propriul său login și toți utilizatorii pot folosi software-ul simultan. Cu prețurile de utilizator concurente, obțineți un număr fix de autentificări pe care oricine le poate folosi, dar numai acel număr fix poate fi autentificat în același timp.

Dacă aveți o echipă de 20 de persoane care va trebui să utilizeze software-ul dintr-o dată, ar trebui să optați pentru prețuri de utilizator numite pentru 20 de utilizatori. Dacă, totuși, doar cinci dintre cei 20 de dvs. trebuie să utilizeze software-ul deodată, poate fi mai ieftin să selectați prețuri pentru utilizatori simultan pentru cinci utilizatori.

În cele mai multe cazuri, mâinile dumneavoastră vor fi legate de modelul de preț al software-ului pe care îl alegeți. Este rar ca furnizorii de software să ofere atât opțiuni perpetue, cât și opțiuni de abonament pentru produsul lor.

Totuși, acolo unde aveți de ales sau dacă comparați un produs perpetuu cu un produs cu abonament, cântăriți avantajele și dezavantajele fiecăruia pentru a determina care model este cel mai bun pentru afacerea dvs.

Un tabel care compară avantajele și dezavantajele cu prețurile software-ului perpetuu față de abonament.

Componenta costului nr. 2: Hardware

Oricât de evident ar fi, este totuși important să țineți cont de costul hardware-ului pentru a rula software-ul pe care îl achiziționați. Acest lucru este deosebit de important pentru implementările on-premise, care ar putea necesita nu numai achiziționarea unui server pentru a găzdui software-ul, ci și dispozitive noi care utilizează sistemul de operare potrivit. Cu alte cuvinte: dacă utilizați Mac-uri, dar software-ul dorit este doar pentru Windows, acesta este un cost semnificativ de luat în considerare.

Deoarece sunt accesibile printr-un browser web, implementările SaaS oferă mult mai multă flexibilitate hardware. Calculatoarele, tabletele sau smartphone-urile vor funcționa. Companiile pot, de asemenea, economisi bani pe hardware, permițând angajaților să-și aducă propriile dispozitive de acasă (deși acest lucru ar trebui să fie asociat cu o politică cuprinzătoare de aducere-propriu dispozitiv (BYOD) pentru a reduce vulnerabilitățile IT).

Anumite categorii de software vor necesita și achiziții suplimentare de hardware. Sistemele biometrice de prezență, de exemplu, folosesc amprenta unei persoane sau alt identificator unic pentru a se asigura că cineva este cine pretinde că este. Aceste platforme necesită hardware specializat pentru a înregistra cu exactitate datele biometrice.

Diferitele opțiuni de produs pentru ceasul de timp biometric de pe site-ul web al uAttend.

uAttend vinde ceasuri de timp compatibile cu software-ul lor pe site-ul lor ( Sursa )

Unii vânzători vă pot solicita să utilizați hardware-ul asociat cu software-ul lor sau este posibil să aveți libertatea de a căuta.

Componenta costului nr. 3: Implementare

Furnizorii pot percepe o taxă unică la momentul achiziției pentru a implementa software-ul și a-l pune în funcțiune la afacerea dvs. Pe lângă instalarea și configurarea de bază, costurile de implementare pot acoperi și nevoi precum:

  • Personalizarea software-ului
  • Migrarea datelor de la sistemele anterioare
  • Integrare cu sistemele actuale

Dacă vă puteți ocupa singur de implementarea software-ului, furnizorii pot renunța la acest cost. De exemplu, Odoo, o platformă de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), oferă o opțiune gratuită de implementare cu autoservire, alături de opțiuni plătite, dacă aveți nevoie de asistență.

Cele trei opțiuni de implementare oferite de Odoo.

Opțiuni de implementare Odoo ( Sursa )

O regulă generală este că sistemele on-premise costă mai mult de implementat decât cele bazate pe cloud. Sistemele mai complexe costă mai mult de implementat decât aplicațiile de bază.

În unele cazuri, puteți cheltui la fel de mult (dacă nu mai mult) pentru implementare decât licența software reală. Întrebați furnizorii despre detaliile opțiunilor lor de implementare și taxele pentru bugetul corespunzător.

Componenta de cost #4: Instruire

Deși costul unei licențe de software include de obicei accesul la ghiduri de ajutor și forumuri de asistență, furnizorii pot percepe și o taxă opțională separată pentru instruire suplimentară. În funcție de complexitatea software-ului ales și de cât de critic este pentru afacerea dvs., această instruire ar putea fi o investiție utilă, astfel încât angajații dvs. să se poată familiariza rapid cu platforma.

Instruirea poate fi oferită într-o varietate de formate, care variază ca cost:

  • Trimiterea angajaților la un site de instruire a furnizorilor
  • Aduceți un trainer în compania dvs
  • Sesiuni virtuale de webinar
  • Cursuri de e-learning auto-ritm

Furnizorii de software de profil înalt pot oferi, de asemenea, certificări pe care utilizatorii le pot câștiga pentru a demonstra că cunosc platforma. Salesforce, de exemplu, oferă o varietate de certificări care costă între 200 USD și 6.000 USD.

Cinci cursuri diferite de certificare a administratorului oferite de Salesforce.

O listă de certificări ale administratorului Salesforce ( Sursa )

Indiferent de opțiunea de formare pe care o preferați, asigurați-vă că bugetați nu numai pentru utilizatorii inițiali, ci și pentru noii angajați care vor trebui să învețe sistemul pe viitor.

Componenta costului #5: Suport

Uneori inclusă în costul licenței, asistența continuă poate fi, de asemenea, o taxă separată care acoperă întreținerea, upgrade-urile și chiar formele premium de servicii pentru clienți.

De exemplu, clienții Adobe au opțiunea de a se înscrie în Programul de întreținere și asistență Adobe Platinum, care oferă asistență pentru clienți 24/7 prioritizat pentru o taxă anuală de aproximativ 20% din costul licenței.

Asistența poate include, de asemenea, opțiuni de consultanță, care vă asociază cu un reprezentant de cont cu care să vă întâlniți în mod regulat pentru a trece peste obiective și pentru a obține cea mai mare valoare din software. HubSpot, un sistem de marketing, oferă patru opțiuni diferite de consultanță, variind de la 400 USD la 1.600 USD pe lună.

Cele patru pachete opționale diferite de consultanță oferite de HubSpot.

Opțiunile de consultanță HubSpot ( Sursa )

În funcție de serviciile de asistență pe care le oferă, furnizorul dvs. poate fi capabil să-și asume unele sarcini administrative semnificative pe care nu le puteți gestiona (de exemplu, unii furnizori de software de salarizare se pot ocupa de nevoile companiei dvs. de salarizare).

Cântăriți costul realizării acestor sarcini pe plan intern față de externalizarea acestora către un furnizor de software.

Sfaturi finale pentru economisirea software-ului

Prețul software-ului nu este niciodată atât de simplu pe cât apare pe site-ul web al unui furnizor. Costurile ascunse sunt rampante și, dacă nu le luați în considerare, vă veți trezi depășind bugetul pentru software.

Înțelegerea tuturor elementelor care intră în costul real al software-ului de afaceri vă va ajuta să vă pregătiți și să mențineți costurile sub control.

Bugetare pentru software? Consultați aici calculatorul nostru pentru costul total de proprietate.

Aceste sfaturi finale vă pot reduce prețul general și mai mult:

  • Negociază mereu . Mulți vânzători, în special cei care își publică prețurile în mod public, nu se vor clinti la cifre. Dar unii vor oferi reduceri dacă întrebați despre asta, mai ales dacă achiziționați suplimente sau servicii suplimentare care vă sporesc valoarea clientului (Pentru mai multe sfaturi, consultați „6 pași pentru o negociere de succes a contractului software” ) .
  • Separați nevoile dvs. de caracteristici de dorințele dvs. de caracteristici. A cheltui bani de top pe software în care folosești doar jumătate din funcționalitate nu este o investiție înțeleaptă. Accentuați-vă nevoile, cumpărați software la prețuri accesibile care să răspundă acestor nevoi, apoi scalați mai târziu, pe măsură ce aceste nevoi cresc.
  • Monitorizați-vă cu atenție nivelul de prețuri . Furnizorii oferă adesea diferite niveluri de preț, în care plătirea mai multor rețele, mai mulți utilizatori, mai mult spațiu de stocare, mai multe funcționalități etc. Dacă depășiți limita nivelului dvs. actual, este posibil să fiți obligat să plătiți costul următorului, cel mai scump nivel. Deci, dacă nivelul dvs. alocă „10 până la 25 de utilizatori”, costul trecerii de la 11 la 12 utilizatori nu este nimic, dar costul trecerii de la 25 la 26 de utilizatori ar putea fi substanțial.
  • Cercetați cu atenție sistemele gratuite și open source . Cu siguranță există sisteme software gratuite și open source viabile, dar fiți atenți. Multe sisteme „gratuite” sunt gratuite doar pentru că impun limite semnificative asupra stocării, utilizatorilor sau capabilităților. Software-ul open source necesită încă personal IT pentru a configura, personaliza și întreține, ceea ce costă bani. Citiți literele mici înainte de a vă angaja.
Dacă doriți să aflați mai multe despre procesul de cumpărare a software-ului, consultați ghidul nostru despre „Cum să cumpărați software de afaceri în 6 pași”. Dacă sunteți gata să cercetați prețurile, dar v-ați săturat să treceți prin cercuri de furnizori pentru a obține o cifră a costurilor, paginile noastre de categorii au informații despre prețurile inițiale despre sistemele populare pentru a vă ajuta să începeți.

Notă: Furnizorii de software menționați în acest articol au fost selectați numai pentru a ilustra diferite modele de prețuri pentru software și nu sunt menționați ca aprobări sau recomandări. Aceste strategii de preț nu sunt unice pentru aceste companii și sunt oferite de mulți alți furnizori de software.

Informații despre sondajul Capterra 2019 privind tendințele de cumpărare de software pentru întreprinderi mici

Capterra a efectuat acest sondaj din septembrie până în octombrie 2019 în rândul a 129 de lideri ai întreprinderilor mici și mijlocii din SUA. Companiile au fost analizate după dimensiune pentru cele cu 2-249 de angajați și venituri anuale la nivel de întreprindere de mai puțin de 100 de milioane de dolari. Li s-a cerut să fi achiziționat cel puțin un software pentru 5.000 USD sau mai mult, în ultimele douăsprezece luni. Respondenților li sa cerut, de asemenea, să fie cel puțin manageri de birou, influențând deciziile de achiziție de software în organizațiile lor.