Ghid de format de raport de afaceri: Structură formală și exemple

Când vine vorba de raportare, poate fi cel mai puțin distractiv dintre sarcinile zilnice ale afacerii, dar ele sunt vitale pentru creșterea afacerii dvs., deoarece un raport bun vă poate ajuta să vă rafinați strategiile și să vă planificați viitorul. Prin urmare, este important să aveți un format de afaceri adecvat pentru a prezenta totul clar și pentru a vă face conținutul ușor de înțeles.

În acest articol, vom clarifica definiția unui raport de afaceri, beneficiile acestuia pentru orice organizație, diferite tipuri și modalități de a-l structura, câteva exemple și, mai important, cum să formatați unul simplu.

Postări asemănatoare:

• 7 lucruri pe care ar trebui să le includă fiecare raport de marketing
• Pro, contra și cum să fii de fapt orientat spre piață
• Beneficii și cum să faci un audit de marketing?
• 55 de cele mai bune linii directoare ale mărcii exemple de învățat

Ce este raportul de afaceri?

Un raport de afaceri este o compilație de date care prezintă detalii istorice legate de activități, dezvoltare, perspective din anumite departamente ale unei organizații și creează un cadru pentru procesele potențiale de luare a deciziilor sau perspectivele faptice necesare pentru coordonarea funcțiilor de afaceri.

Este important să identificați aceste tipuri de rapoarte pentru a recunoaște mai bine cele mai bune utilizări pentru rapoartele de afaceri. Acesta organizează informații pentru un anumit sector. În timp ce unele rapoarte vor trece printr-o abordare mai cuprinzătoare pentru evaluarea funcționalității și politicilor unui anumit departament, alte tipuri de rapoarte de afaceri se vor concentra mai mult pe imaginea de ansamblu a managementului afacerii.

De ce este important un raport de afaceri

Astfel de rapoarte permit, de asemenea, colectarea datelor prin urmărirea progresului. Puteți compara diferitele perioade și operațiuni, desfășurare etc. Puteți vedea, de asemenea, care bunuri sau servicii sunt mai eficiente decât altele, care campanii de marketing au rezultate mai bune decât altele și ce piețe sau segmente au nevoie de mai multă concentrare.

Este util să obțineți toate aceste date și, făcând acest lucru, creați o înregistrare pe hârtie a evenimentelor tale trecute. Acestea permit persoanelor din afara afacerii, cum ar fi băncile sau investitorii, să fie conștienți de activitățile și rezultatele dvs. și să informeze părțile interesate activele corporale și necorporale ale afacerii dvs.

Următoarele beneficii ale realizării unui raport de afaceri adecvat pot contribui la creșterea afacerii dvs.

Evaluarea riscului și oportunitate

Veți îmbunătăți gradul de conștientizare a amenințărilor și oportunităților din cadrul organizației dvs. prin mostre de rapoarte de afaceri. Exemplele de rapoarte subliniază legătura dintre performanța financiară și cea non-financiară: eficientizează procesele, reduc costurile și sporesc consistența generală.

Tendințe și conexiuni

Exemplele din raportul de afaceri vă vor permite să comparați rezultatele cu alte unități de afaceri sau afaceri din aceeași industrie. Un șablon de raport la un nivel mai detaliat vă va ajuta să explorați în profunzime indicatorii organizaționali, specificul și să găsiți asemănări care altfel ar fi neobservate. Obținerea unei înțelegeri mai profunde a datelor dvs. în timpul digital modern vă va permite să dezvoltați strategii care îmbunătățesc aspectele majore ale creșterii afacerii dvs. prin detectarea tendințelor. Valoarea unui raport de afaceri este ilustrată doar de acest aspect.

Business Intelligence (BI)

Instrumentele utile BI vă pot decide supraviețuirea pe piață.

Producând un raport de afaceri al unei companii, conceput pentru a vă îmbunătăți operațiunile BI și pentru a răspunde întrebărilor critice ale companiei, puteți obține oportunitatea de a discuta observații unice care pot crea un beneficiu semnificativ și pot monitoriza cheltuielile generale. Puteți furniza componente de bază pentru a dezvolta un plan eficient de business intelligence, înțelegând cum să construiți un raport cu exemple și șabloane specifice.

Cumpara

Deși există multe tipuri diferite de rapoarte de afaceri pentru o companie, toate au o trăsătură comună: colectarea de date și urmărirea activităților de afaceri legate de ceva anume. Lucrând cu rapoartele potrivite, utilizatorii pot efectua analize vizuale aprofundate ale multor domenii sau funcții cheie de afaceri și pot oferi recomandări informate care vor îmbunătăți în cele din urmă eficiența și vor încuraja inovația.

Deși o organizație are mai multe tipuri diferite de rapoarte de afaceri, toate au o caracteristică similară: colectarea de informații și monitorizarea activităților de afaceri legate de ceva anume. Utilizatorii pot efectua o analiză vizuală aprofundată a multor domenii sau funcții importante de afaceri prin comunicarea cu rapoartele corecte și să facă sugestii educate care vor crește în cele din urmă productivitatea și vor stimula inovația.

Eficienta operationala

Cu cât raportul devine mai obiectiv, cu atât datele sunt mai clare. Dacă datele sunt bine structurate și clare, cel mai bine este să observați operațiunile de afaceri în mod eficient din punct de vedere al costurilor, minimizând timpul necesar pentru revizuirea constatărilor.

O structură puternică pentru rapoartele de afaceri oferă o analiză aprofundată în care autorii demonstrează modul în care au fost interpretate rezultatele lor.

Un raport de marketing, de exemplu, poate minimiza timpul necesar pentru evaluarea unei anumite campanii. În schimb, un raport de resurse umane poate oferi perspective asupra procesului de recrutare și poate determina, de exemplu, de ce a crescut costul pe angajare.

Specificitate

Vă veți oferi o oportunitate vitală de a discuta despre preocupări specifice dacă completați un raport de afaceri, care este, de asemenea, folosit atunci când trebuie luate decizii. Acestea servesc mai multor scopuri: unele înregistrează detalii de planificare viitoare, altele înregistrează date istorice pentru a explica un scenariu, iar altele oferă o alternativă viabilă la o problemă de afaceri. Unele tablouri de bord executive sunt pentru utilizare zilnică, în timp ce un șablon lunar de raport de afaceri vă poate permite să vă caracterizați mai constant și progresiv activitățile. Toate sunt cheia succesului afacerii, deoarece simplifică rezultatele analizelor complicate.

După cum sa menționat anterior, cu cât datele sunt mai clare, cu atât rezultatele ar fi mai rentabile, așa că ar trebui să fie important să se țină seama de datele specifice care trebuie integrate în acest tip de raport.

În diferite industrii, puteți găsi mai multe exemple de indicatori de performanță principali care ar trebui luate în considerare la crearea acestui tip de raport. Pentru a compara valorile industriei pentru a vă vedea concurența, puteți crea și un raport inter-departamental și între companii.

Acuratețe și consistență

Datele sunt un mediu vast în lumea digitală și, dacă doriți să le folosiți pe deplin, este important să încercați să obțineți consistență și precizie. Dacă datele dvs. sunt omise, aceasta ar putea dăuna companiei pe termen lung. Folosirea unei platforme de tablouri de bord online pentru a vă compila rapoartele este un beneficiu enorm în ceea ce privește ușurința în utilizare, timpul economisit, dar cel mai important, acuratețea informațiilor pe care urmează să le utilizați.

Totul din raportul dvs. va fi actualizat atunci când vă ocupați de date în timp real, iar deciziile pe care le veți lua vor fi susținute de cele mai recente fapte. Exemplele de raportare de afaceri sunt incredibil de utile atunci când explorați datele și efectuați analize de date pentru a obține informații valoroase. Odată cu vizualizarea rezultatelor, acestea vor oferi o valoare adăugată substanțială raportului, adăugând mai multă claritate și înțelegere analizei, care este scopul final al exemplelor de raportare de afaceri.

Logodnă

Puteți înțelege instrumentele de raportare intuitive și vizuale centrate pe afaceri care comunică un mesaj relevant pentru public. Cu doar câteva clicuri, puteți obține informații detaliate în timp ce vă examinați datele. Un raport curat și personalizat este valoros.

Benchmarking

Vă veți menține compania în funcțiune, în timp ce vă catalizați creșterea generală și nivelurile de productivitate, stabilind în mod regulat obiective centrate pe prioritățile dvs. de afaceri cele mai critice și operand cu instrumente de raportare vizuală.

Comunicare

Îmbunătățirea coordonării interne și a conectivității este una dintre aplicațiile cheie ale rapoartelor de afaceri. Veți motiva pe toți cei din organizație cu acces mai mare la cunoștințe, având acces în timp real la cele mai importante date de afaceri, îmbunătățind în același timp modul în care le interpretați și le prezentați, ceea ce, la rândul său, va consolida comunicarea și colaborarea internă.

Aceste rapoarte pot fi, de asemenea, de mai multe feluri diferite, dar toate au o caracteristică comună: colectarea datelor și monitorizarea a ceea ce este deosebit de relevant pentru activitățile de afaceri. De acolo, autorul lor va efectua, de asemenea, o revizuire și va oferi organizațiilor informații.

Citeste mai mult:

• Cum să construiți și să măsurați capitalul mărcii?
• Ce este un avans de numerar al comerciantului?
• Cum să devii distribuitor?
• 20 de sfaturi pentru a îmbunătăți prezența în rețelele sociale de afaceri

Tipuri de raport de afaceri

Raportul informal

Una sau două pagini lungime și formatate ca o scrisoare sau un memoriu poate fi raportul informal. Poate fi distribuit și prin e-mail. Compania dvs. va avea un anumit format de adoptat, așa că ar ajuta să folosiți rapoartele anterioare ca referință.

Alternativ, pentru a permite o citire ușoară, puteți selecta un stil cu titluri și subtitluri, liste numerice sau un contur. Ca subiect, trebuie adăugat titlul raportului.

Asigurați-vă că luați în considerare cititorul raportului dvs. și folosiți vocabularul și tonul adecvat pentru public. Chiar și așa, accesibilitatea și precizia continuă să fie componente importante.

Raportul oficial

De obicei, raportul oficial este mai detaliat și are multe pagini. Acuratețea faptelor, pronunția și gramatica sunt o necesitate.

Dacă mai multe persoane scriu raportul, asigurați-vă că acesta are consistență (fără salturi bruște de la un subiect la altul) și o voce clară (fără contraste de stil care distrag atenția). Compania dvs. ar avea formatul său de raport sau poate fi necesar să creați unul de la zero.

Structura unui raport de afaceri

Conținutul unui raport de afaceri se poate baza pe ceea ce scrieți. Chiar și stilul de scriere se poate baza pe cine scrieți. Există totuși un cadru general pe care îl adoptă majoritatea rapoartelor de piață. Prin urmare, în acest articol, putem arunca o privire asupra modului de structurare a unui raport de afaceri pentru coerență și profesionalism deplin.

Pagina titlu

Fiecare raport de afaceri ar trebui să aibă o pagină pentru titlu. Titlul în sine ar trebui să precizeze despre ce este vorba în raport. Ar trebui să includeți și numele dvs. și data raportului.

rezumat

O revizuire a punctelor cheie este pagina de început pentru majoritatea rapoartelor de afaceri. Străduiți-vă să oferiți o scurtă descriere despre ce este vorba în articol. Cum a fost realizat studiul (de exemplu, metode de colectare a datelor), rezultatele majore ale studiului. De asemenea, scoateți la lumină principalele concluzii și sugestii.

Dacă un raport cu un paragraf sau două, această parte poate să nu fie necesară. Cu toate acestea, este necesar un rezumat executiv complet pentru rapoarte mai lungi sau mai cuprinzătoare.

Cuprins

Pentru rapoarte lungi, această pagină ar trebui adăugată. Ar trebui să includeți titlul fiecărei secțiuni și structura raportului. Încercați să potriviți exact titlurile celor utilizate în textul principal. De asemenea, numerotați corect secțiunile.

Introducere

Prima secțiune a studiului este introducerea formală. Aici, explicați rezumatul raportului pe care l-ați primit când vi s-a cerut să pregătiți lucrarea. Aceasta structurează restul studiului prin acoperirea informațiilor de bază (de exemplu, istoricul companiei sau date de piață), intenția raportului (adică ceea ce ați solicitat să obțineți) și domeniul de aplicare al acestuia (adică ce va fi inclus în articol și ce anume va fi demis).

Metode și constatări

Aveți o secțiune despre metodologie în timpul efectuării lucrărilor de cercetare. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca identificarea surselor pe care le utilizați și de ce le-ați ales. Arată cititorului cum au fost colectate și analizate datele.

Ar trebui să vă clarificați rezultatele după aceea. Această secțiune va descrie simplu și concis rezultatele analizei dvs., asigurându-vă că toate punctele cheie subliniate în rezumat sunt abordate.

Sfatul de aici este să împărțiți rezultatele în subsecțiuni, inclusiv titluri pentru a direcționa cititorul cu informațiile pe care le-ați prezentat. Între timp, folosiți diagrame și diagrame pentru a transmite informații vizual, dar asigurați-vă că acestea sunt etichetate clar, astfel încât cititorul să înțeleagă relația lor cu textul.

concluzii si recomandari

Secțiunea cheie finală a raportului dvs. include concluzii și recomandări. Secțiunea concluzie ar trebui să rezumă ceea ce ți-a arătat studiul. Dacă vi se cere acest lucru, puteți, de asemenea, să recomandați pași relevanți pe baza rezultatelor dvs. Dacă nu sunteți sigur ce să propuneți în acest sens, atunci reflectați obiectivele definite în brief.

Referințe

Afișați surse terțe într-o bibliografie dacă le-ați folosit la redactarea raportului. Exemple sunt documentele de afaceri, articolele academice sau chiar rapoartele de știri.

Obiectivul este de a demonstra pe ce v-ați bazat rezultatele și concluziile.

Anexe

În cele din urmă, pe parcursul studiului, este posibil să fi obținut documente suplimentare, cum ar fi transcrierile interviului, conținut de marketing sau detalii financiare. Ar fi prea lung și confuz să includeți acest lucru în raportul principal, totuși, la sfârșitul lucrării, îl puteți muta într-o anexă (sau mai multe anexe) în cazul în care cititorul îl caută.

Exemple de raport de afaceri

Șablon de hârtie albă

Cărțile albe sunt un instrument ideal pentru educarea și persuaderea părților interesate. Ele pot fi, de asemenea, folosite de consultanți pentru a-și spori popularitatea la marile firme de consultanță și companii de tip boutique sau pentru a le folosi ca magneți de plumb în publicitatea pe Facebook etc.

Un șablon lustruit este, ca întotdeauna, mult mai predispus să implice lideri seniori sau potențiali clienți. Cel mai simplu mod de a crea ceva care este atât atrăgător, cât și ușor de înțeles este un șablon de raport de afaceri sau un șablon de raport de consultanță.

De exemplu, acest raport de consultanță are o pagină completă dedicată imaginilor pentru a evita ca raportul să fie plictisitor. Acceptă și date.

Șablon de plan de proiect

Cel mai simplu mod de a menține un proiect pe drumul cel bun este printr-un program de proiect.

Dar poate fi dificil să arăți pașii către finalizarea unui proiect și să arăți cum fiecare pas este acționabil și observabil. Dacă ești consultant și nu ai modele de afaceri de care să te bazezi, acest lucru este extrem de provocator.

Un mod ideal de a vă imagina ce trebuie să aibă loc și când este acest șablon de plan de proiect. Cu grafice cu bare, pictograme și coduri de culori, acest șablon prezintă informații în mod eficient. Puteți personaliza programul intrând în editor și făcând clic pe graficul cu bare.

Model de studiu de caz de afaceri

Studiile de caz de afaceri oferă de obicei resurse pentru a explica modul în care întreprinderile reale au gestionat un anumit scenariu sau problemă. În mod normal, studiul de caz include teoria afacerilor și ilustrează relevanța acesteia pentru situații reale.

De exemplu, acest șablon ilustrează modul în care Gen Led folosește calitatea înaltă pentru a crește vânzările pe o piață competitivă.

Cum să formatați un raport de afaceri simplu

Utilizarea șablonului obișnuit cu un singur spațiu în Word este cea mai bună atunci când tastați și formatați rapoarte de afaceri de o pagină.

Porniți Word și maximizați fereastra Word, apoi faceți clic pe fila Fișier > Nou și alegeți Document alb cu un singur spațiu tradițional .

Formatarea caracterelor poate fi folosită atunci când doriți să formatați text ca cuvinte individuale dintr-un document. Se poate face utilizând Mini Bara de instrumente, care este afișată numai atunci când indicați un text selectat dintr-un document sau din grupul de fonturi din fila Acasă. Există butoane utilizate pe scară largă în grupul de fonturi pe care le puteți folosi pentru a adăuga textului aldin, cursiv, subliniat, umbră, contur sau culoare.

Forma și dimensiunea fontului implicite sunt Calibri de 11 puncte, dar îi puteți modifica atributele sau modul în care arată după ce ați ales un tip de font. De exemplu, având fontul bold, italic sau subliniat, puteți ajusta dimensiunea fontului sau puteți ajusta stilul acestuia.

Pentru a vă condimenta lucrările, puteți, de asemenea, să adăugați culoare și să aplicați efecte speciale de text. Dimensiunea fontului este calculată prin estimarea înălțimii caracterului în unități numite puncte. Dimensiunile obișnuite ale fontului sunt 10, 11 și 12 puncte pentru text.

Schimbând spațierea dintre caractere și cuvinte, acum puteți adăuga și kerning textului cuvântului. De asemenea, puteți ajusta carcasa documentului, inclusiv literele mari sau mici.

Activați simbolul pentru Afișare / Ascundere. În partea de sus a paginii, care este punctul de inserare existent, fasciculul dumneavoastră va clipi. Apoi porniți simbolul Afișare/Drumare, astfel încât să vă puteți vedea semnele de paragraf și de spațiu de rând.

1. Atingeți fila Acasă > Grup de paragrafe > Butonul Afișare/Ascunde

2. Faceți clic pe ENTER de 5 ori pentru a începe pe prima linie a raportului, care se află la 2 inci de partea de sus a paginii

3. Alegeți primele două rânduri ale titlului raportului și din fila Acasă > Grup de fonturi , ajustați dimensiunea fontului la 14 puncte , bold și centru.

4. Cu textul deja ales, apăsați pe fila Acasă > Grup de fonturi > butonul Schimbați majuscule și schimbați majusculele în MAJUSCULE.

5. Faceți clic pe ENTER o dată după TITLE pentru a adăuga un spațiu de rând între TITLE și SUBTITLE. Alegeți următoarele 3 rânduri (SUBTITLUL, BYLINE și DATA) și modificați dimensiunea fontului la 12 puncte, aldine și centru. Faceți clic pe ENTER după fiecare rând pentru ca SUBTITLE, BYLINE și DATE să fie la două spații.

6. Scrieți cu majuscule și îngroșate TITURI LATERALE. Pentru a le capitaliza pe toate trei în același timp, alegeți primul titlu, apoi țineți apăsată tasta ctrl de pe tastatură și atingeți celelalte titluri.

7. Sub titlul LibreOffice WRITER, alegeți cele 3 rânduri de text

8. Atingeți fila Acasă > Grup de paragrafe și alegeți Numerotarea pentru a vă aplica stilul de numerotare.

9. Nu uitați să verificați ortografic, să corectați și să previzualizați documentul pentru ortografie și formatare

Postări asemănatoare:

• Folosind Instagram pentru afaceri
• Ce este co-branding? Pro și contra și exemple
• Cele mai bune agenții de social media marketing pentru a începe
• Cum să începi o marcă de îmbrăcăminte?

Gânduri finale

Prezentarea unui raport de afaceri într-un mod cât mai simplu și succint posibil este vitală. Cititorul dvs. dorește să înțeleagă ușor și convenabil punctele cheie și, prin urmare, ar trebui să evaluați cât de bine servesc structura și formatul raportului dvs. pentru a transmite aceste informații.

Dacă aveți întrebări, nu ezitați să lăsați un comentariu în caseta de mai jos. Suntem bucuroși să vă ajutăm. Dacă găsești această postare utilă, o poți împărtăși prietenilor tăi.