6 Hack-uri de productivitate pentru analist de Business Intelligence pentru a îmbunătăți fluxul de lucru

Vrei să fii un analist de business intelligence mai productiv?

Încă mai citești, așa că răspunsul este clar: Da.

Există două moduri prin care ai putea proceda în acest sens:

Ai putea fi prins în ceea ce eu numesc „Google grinder”, căutând în zadar sfaturi utile în timp ce mergi în groapa iepurelui din Țara Minunilor, care este conținut online. Totuși, aceasta nu este cea mai bună utilizare a timpului tău.

Alternativ, ați putea fi productiv... și citiți acest articol, unde vă prezint șase moduri simple prin care vă puteți îmbunătăți productivitatea în această săptămână.

1. Creați tabele de fapte pentru Excel

Ryan Farley, CEO LawnStarter, spune că analiștii de business intelligence ai companiei sale au o modalitate interesantă de a reduce timpul petrecut în Excel:

„ Ceva ce aș spune că este mai degrabă o bună practică – dar cu siguranță economisește o mulțime de timp și efort – este să investesc timp pentru a crea ceea ce numim „tabele de fapte”. Aceste tabele de fapte pot fi seturi de date create folosind instrumentul dvs. BI , vizualizările SQL sau tabele SQL. Dar premisa de bază este că 80% din munca ta în BI va proveni din 20% din aceleași surse de date. Exemplele pentru noi la LawnStarter pentru îngrijirea gazonului includ traficul nostru web prin înscriere, clienții noștri activi lunari și segmentarea clienților noștri. Folosim aceste lucruri atât de mult, încât era logic să creăm surse de date pe care oricine le poate conecta direct, astfel încât unul, nu trebuie să se dispute cu datele brute, și doi, pentru a ne asigura că toți cei care fac analize, să zicem, utilizatorii activi lunar. , este garantat să se uite la utilizatori activi lunar. În plus, acest lucru le permite oamenilor care au mai puțină experiență să aibă încredere în rezultatele lor.”

Sugestia lui Farley este un exemplu excelent de externalizare a memoriei prin crearea de liste de informații ușor de utilizat, care este o altă modalitate excelentă de a fi productiv.

2. Externalizați-vă memoria cu liste

Pentru a fi cel mai productiv, trebuie să eliberați cât mai mult posibil din energia voastră mentală. O modalitate excelentă de a face acest lucru este să-ți exteriorizezi propria memorie.

În loc să ai lobii tăi frontali să facă treaba amintirii, pune toate sarcinile pe o listă de sarcini. Îți va elibera creierul pentru a se concentra pe ceea ce trebuie făcut în acest moment, mai degrabă decât pe toate lucrurile care trebuie făcute în acea zi.

În cartea sa „The Organizated Mind”, Daniel Levitin explică modul în care listele de activități sunt factori de productivitate: „Scopul [al listelor de activități] este de a scoate din minte proiecte și situații, dar să nu pierzi orice idei potențial utile — externalizând lobii tăi frontali. Apoi poți să dai înapoi și să te uiți la lista din punctul de vedere al observatorului și să nu te lași condus de ceea ce este mai recent și mai tare din capul tău.”

Prin exteriorizarea memoriei pe un bloc de hârtie sau pe un document Word, îți eliberezi creierul pentru a arunca o privire critică și detașată asupra problemei în cauză.

De asemenea, nu uitați să acordați prioritate.

3. Alegeți un sistem organizațional și rămâneți la el

Dacă listele de activități sunt bucăți mici de memorie externalizată de dimensiunea unui kilobyte, sistemele organizaționale sunt ca niște platforme software întregi pentru creierul tău. Dacă nu ai un sistem organizatoric, cu siguranță obține unul.

Levitin recomandă alegerea unui sistem care există deja. Așadar, dacă întâmpinați dificultăți în a găsi cum să vă organizați fișierele, păstrați-l simplu și alegeți alfabetul. Sau, puteți alege un sistem organizațional de succes, existent, cum ar fi „Capacitățile critice” pe care Gartner le folosește pentru a-și structura Quadrantele magice (conținut complet disponibil pentru clienții Gartner).

Dacă sunteți o persoană cu performanță, puteți crea oricând un sistem ușor diferit, cum ar fi Thomas Jefferson, care și-a catalogat întreaga bibliotecă în trei categorii: istorie, filozofie și arte plastice. (În limbajul secolului al XVIII-lea, știința – inclusiv computerele – ar fi trecut sub „filozofie”).

Ideea a primit-o de la eroul său, Francis Bacon.

Dacă aveți un sistem organizațional (presupun că majoritatea dintre voi aveți), rămâneți la el și faceți din el coloana vertebrală a tot ceea ce faceți la locul de muncă. Creierul este conceput pentru a organiza lucrurile în categorii, astfel încât să vă păstrați lucrurile organizate vă menține lumea exterioară într-o formă pe care creierul dvs. îi place și pe care o poate digera cu ușurință.

Zak Cocos, VP of Growth la LawnStarter, are un exemplu excelent de creare a unui sistem organizat pentru o productivitate mai mare:

„O problemă cu care ne confruntam a fost mai multe surse de adevăr definite de propriile interogări SQL ale fiecăruia, care au răspuns la întrebări similare. Pentru a rezolva acest lucru și a deveni mai productivi răspunzând la întrebări cu date, am creat un git repo cu interogări „surse de adevăr” (care uneori definesc chiar vizualizări sau tabele rezumative). Acest lucru ne-a oferit câteva beneficii: 1. Având toate aceste interogări într-un singur loc, ne face mult mai încrezători în datele și analiza pe care le producem.2. Interogările noastre sunt acum controlate de versiune, astfel încât să le puteți vedea istoricul și progresul în timp.3. Deoarece interogările sunt publice, există o discuție mai mare și o atenție la detalii cu privire la acuratețea lor. Această schimbare simplă a făcut BI-ul nostru mai precis, mai eficient și mai productiv!”

4. Întoarce-te la natură

Potrivit unui studiu de la Universitatea din Michigan, îți poți îmbunătăți productivitatea cu până la 20%, doar făcând o plimbare în parc.

Indiferent de motiv, să faci chestia Thoreau chiar și pentru câteva minute îți poate îmbunătăți memoria și atenția. Participanții la studiu au făcut o plimbare de 20 de minute printr-un arboretum și au constatat că performanța lor mentală s-a îmbunătățit. O plimbare similară într-un mediu urban nu a avut acest efect.

Cât de puternic este efectul naturii asupra minții? Destul că subiecții de testare care s-au uitat la o imagine a naturii timp de zece minute au avut performanțe mai bune decât subiecții care au făcut o altă plimbare urbană. O pauză de 10 minute cu o carte de masă de cafea, să zicem, Parcuri Naționale, pe care o puteți obține dintr-o bibliotecă, ar putea merita mai mult decât navigarea pe o stradă aglomerată a orașului.

Acum sunteți cu 20% mai productiv.

5. Intră în modul de visare cu ochii deschiși

Prin aceasta, nu mă refer la „planifică-ți următoarea vacanță”. „Vise cu ochii deschiși” aici se referă la ceea ce Marcus Raichle numește „modul implicit”. Este o stare în care ideile pot intra și ieși din cap și „nici un singur gând nu cere un răspuns”.

Modul implicit este opusul atenției conștiente. De fiecare dată când mintea ta rătăcește, intră în modul implicit.

Deci, cum vă face modul implicit mai productiv? Vă permite să identificați conexiunile care nu există altfel. Modul implicit „este marcat de fluxul de conexiuni între idei și gânduri disparate și o relativă lipsă de bariere între simțuri și concepte”, potrivit Levitin.

Luați în considerare organizarea câtorva perioade din zi în blocuri care vă permit să visați cu ochii deschiși astfel. Faceți tot ce este necesar pentru a ajunge în această stare, mai ales când încercați să găsiți răspunsul la o problemă deosebit de dificilă. De obicei, plec de la birou pentru a face asta. Indiferent de motiv, schimbarea locului în care mă aflu mă ajută să schimb modul în care gândesc. Înclinația modului implicit de a veni cu conexiuni poate oferi o soluție dintr-un loc pe care nici nu l-ați luat în considerare.

6. Blocați intervalele de timp de 52 de minute

Aparent, numărul magic pentru productivitate este 52... și 17.

Într-un studiu al Grupului Draugiem, acestea sunt intervalele de muncă și odihnă utilizate de cel mai productiv grup de oameni într-un studiu al productivității la locul de muncă. Oamenii care lucrează de 52 de minute, urmate de pauze de 17 minute, sunt aparent mai productivi.

Levitin este de acord: „Sarcinile dificile beneficiază de o perioadă susținută de concentrare de cincizeci de minute sau mai mult, din cauza timpului necesar creierului tău pentru a se stabili și a menține o stare de concentrare.”

Dacă vrei să intri în acea stare de vis cu ochii deschiși, gândește-te să încerci bucăți de muncă de 50 de minute. Vă va permite suficient timp pentru a intra în modul implicit și pentru a vă maximiza productivitatea.

Hack-uri de productivitate pe care le-ați folosit ca analist de business intelligence?

Aveți hackuri grozave de productivitate? Dacă da, mi-ar plăcea să aud despre ei! Cu cât distribuiți mai mult, cu atât ceilalți cititori beneficiază de modalități de a face mai mult în mai puțin timp.

Dacă sunteți interesat să vă îmbunătățiți în continuare productivitatea, consultați una dintre aceste resurse:

• 5 moduri garantate de a vă asigura că percepția dvs. despre productivitatea biroului se întâlnește cu realitatea
• Am încercat aceste 7 trucuri de productivitate de la Business All-Stars
• 7 trucuri de productivitate pe care echipa noastră le folosește pentru a face mai multe în fiecare zi