Rămâneți la curent cu prevenirea fraudei în afaceri urmărind aceste 6 semnale roșii

Frauda în afaceri ar putea costa compania dumneavoastră până la 350.000 USD. Nicio companie nu își poate permite asta, motiv pentru care trebuie să fiți atenți la aceste semne de avertizare.

NOTĂ: Acest articol are scopul de a informa cititorii noștri despre preocupările legate de afaceri din Statele Unite. Nu este în niciun caz destinat să ofere consiliere juridică sau să aprobe un anumit curs de acțiune. Pentru sfaturi cu privire la situația dvs. specifică, consultați consilierul dvs. juridic.

În „Ocean's Eleven”, aproape o duzină de escroci își combină inteligența, abilitățile acrobatice și mașinile grozave pentru a fura un cazinou într-un mod extravagant. Proprietarul cazinoului dezvăluie schema complicată doar la scurt timp după ce anti-eroii au scăpat cu milioane de oameni.

Cu toate acestea, vestea bună pentru majoritatea liderilor de afaceri este că, dacă afacerea dvs. este furată, dovezile vor fi mult mai ușor de descoperit folosind software-ul dvs. de contabilitate și ținând cont de câteva semne de avertizare.

Este chiar atât de importantă prevenirea fraudei în afaceri?

Deturnarea afacerilor este o mare problemă.

Hiscox, un furnizor global de asigurări de specialitate, a chestionat 200 de profesioniști în contabilitate și finanțe din SUA care au lucrat la o companie în care s-a produs delapidarea în cadrul studiului său Hiscox Bezzlement din 2018. Studiul respectiv a constatat că cazul mediu de delapidare a durat mai mult de doi ani și a costat companiile implicate o medie de peste 350.000 USD, dar că peste 50% dintre companii au recuperat în cele din urmă mai puțin de o treime din ceea ce a fost luat.

Acestea nu sunt câteva blocuri de note lipicioase și markere permanenți despre care vorbim. Association of Certified Fraud Examiners a constatat că 22% din cazurile de fraudă au cauzat pierderi de peste 1 milion de dolari. Deturnarea poate lua forma tuturor, de la eliminarea bacșișului până la frauda complexă de salarizare. Și aceste cifre reflectă cazuri cunoscute , fără a contabiliza situațiile în care delapidarea nu a fost niciodată descoperită.

Cele mai comune tehnici de delapidare, conform unui studiu Hiscox

Frauda în afaceri poate fi deosebit de devastatoare pentru întreprinderile mici, pentru care problemele fluxului de numerar sunt principala cauză a închiderii afacerii. Și cu cât afacerea este mai mică, cu atât frauda poate fi mai devastatoare.

Un caz de delapidare de 100.000 de dolari poate duce la un litigiu neplăcut pentru o mare corporație, dar ar putea fi paralizant pentru un magazin „mam-and-pop”. Liderii întreprinderilor mici au, în general, mai puțină experiență în conducerea unei companii decât liderii întreprinderilor mijlocii și mari, iar angajații întreprinderilor mici au mai puțină supraveghere și mai multă autonomie în funcțiile de afaceri.

Întreprinderile mici pierd, de asemenea, aproape de două ori mai mult (200.000 USD) în cazul mediu de delapidare decât întreprinderile mijlocii și mari (104.000 USD), potrivit Asociației Examinatorilor de Fraude Certificați.

6 semnale roșii de fraudă în afaceri de urmărit

Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., trebuie să aveți un plan în vigoare pentru a preveni frauda în afaceri. Profesioniștii în contabilitate și finanțe care au răspuns la sondajul Hiscox au descoperit că – dincolo de bani – frauda cu care companiile lor au tratat-o ​​i-a costat pe angajați, clienți, parteneri de afaceri și reputație, răni care vor doborî în cele din urmă afaceri de orice dimensiune.

Dar destulă nenorocire și întuneric. Să ne uităm la câteva strategii pe care le puteți folosi pentru a detecta frauda înainte de a vă aduce afacerea în genunchi.

1. Fondurile companiei sunt transferate către/din țări cu care nu faceți afaceri

De ce este un motiv de îngrijorare: Deturnatorii pot transfera banii companiei în străinătate pentru a-i spăla, apoi îi pot returna într-un cont bancar personal cu o urmă confuză.

Exemplu: observați un credit în contul dvs. din Canada, deși nu aveți clienți sau clienți de acolo.

Ce ar trebui să faceți în acest sens: revizuiți-vă cărțile cel puțin o dată pe lună. Dacă banii merg către sau de la o sursă/destinație cu care nu sunteți familiarizat, investigați, chiar dacă un angajat vă spune că este legitim.

2. Angajații plătesc vânzătorii sau alți angajați cu numerar

De ce este un motiv de îngrijorare: plățile în numerar nu lasă o urmă de hârtie, permițând deturnatorilor să acopere activități frauduloase.

Exemplu: Unul dintre supervizorii tăi insistă să plătească un furnizor de provizii (care se întâmplă să fie unul dintre vechii săi prieteni de liceu) în numerar, pentru că așa preferă să fie plătit.

Ce ar trebui să faceți în acest sens: Insistați ca toate activitățile companiei să fie efectuate folosind cecuri sau carduri de debit/credit ale companiei (cu excepția celor mai mici incidente, cum ar fi bacșișul unui livrător de pizza). Dacă auziți că un angajat face tranzacții cu numerar în scopuri comerciale, investigați.

3. Observi oferte vagi de afaceri care nu au un scop clar

De ce este un motiv de îngrijorare: Deturnarea angajaților pot încheia contracte false cu complici externi pentru a face frauda să pară drept o afacere legitimă a companiei.

Exemplu: unul dintre managerii dvs. organizează un program nebulos de „consultanță” pentru cumnatul său, care plătește o sumă de 1.000 USD pe lună.

Ce ar trebui să faceți în această privință: Solicitați tuturor angajaților să furnizeze un caz de afaceri clar și demn pentru toate tranzacțiile comerciale și verificați în mod regulat pentru a vă asigura că aceste tranzacții oferă în continuare valoare pentru afaceri.

4. Angajații fac înțelegeri cu furnizori care nu au fost aprobați prin canale adecvate

De ce este un motiv de îngrijorare: Deturnarea angajaților pot ocoli punctele de control normale pentru a stabili tranzacții frauduloase cu vânzătorii falși, trecând peste capul conducerii.

Exemplu: veniți luni dimineața pentru a afla de la unul dintre angajații dvs. că a încheiat un nou contract de achiziție cu un furnizor de piese despre care nu ați auzit niciodată. Înțelegerea pare prea bună pentru a fi adevărată.

Ce ar trebui să faceți în acest sens: instituiți o politică pentru toate tranzacțiile de afaceri care necesită aprobarea mai multor manageri.

5. Cărțile tale nu sunt echilibrate

De ce este un motiv de îngrijorare: cărțile echilibrate sunt pulsul sănătos al oricărei afaceri. Dacă ai bani care vin sau ieși pe care nu îi poți da în contabilitate, înseamnă că cineva de la compania ta pune la cale ceva sau contabilitatea ta este neglijentă. Nicio situatie nu este buna.

Exemplu: vă verificați cărțile la sfârșitul lunii pentru a constata că aveți 1.500 USD fără nicio explicație.

Ce ar trebui să faceți în acest sens: verificați software-ul de contabilitate în fiecare zi pentru a vă asigura că totul este contabilizat. Software-ul vă va avertiza când ceva nu se adaugă.

6. Cheltuielile de afaceri și cele personale nu sunt separate

De ce este un motiv de îngrijorare: Folosirea unui card corporativ pentru a plăti cheltuielile personale este un nu-nu mare, chiar dacă angajatul plătește compania înapoi. Înnoroiește apele și face mai dificilă identificarea delapidarii atunci când se întâmplă.

Exemplu: aveți un angajat care continuă să pună „în mod accidental” benzină în vehiculul ei personal pe cardul de credit al companiei, chiar dacă vă plătește înapoi în numerar.

Ce ar trebui să faceți în acest sens: aplicați o politică strictă care permite doar cheltuieli de afaceri legitime pe cardurile de credit ale companiei dvs. Acest lucru vă va scuti, de asemenea, de a trebui să verificați cheltuielile la momentul impozitării. Unele software de raportare a cheltuielilor permit chiar scanarea chitanțelor.

Portretul unui delapidator

În timp ce următoarele semne ar putea avea multe explicații diferite, inocente, sondajele Hiscox și ACFE au constatat că deturnatorii de fonduri în mod obișnuit:

• Trăiește un stil de viață generos, în mod clar peste posibilitățile lor (de exemplu, apariția bruscă la muncă într-o mașină nouă de lux).
• Arătați un comportament nesăbuit (de exemplu, jocuri de noroc excesive, strângerea de bilete de viteză, folosirea excesivă a PTO).
• Deveniți nemulțumiți la locul de muncă dacă simt că au fost tratați nedrept.
• Afișați probleme de control (de exemplu, refuzul de a-și împărți sarcinile cu asistenții sau completări temporare).
• Suferiți de dificultăți financiare.

Niciunul dintre aceste comportamente nu este un motiv pentru a acuza un angajat de delapidare, dar, atunci când sunt combinate cu steagurile roșii subliniate mai sus, merită să fii supravegheat ca parte a unei imagini de ansamblu.

Deși poate părea rezonabil să fii mai suspicios față de angajații mai noi care nu s-au dovedit încă, deturnatorii sunt — în medie — în compania lor de opt ani.

Acest lucru se datorează faptului că astfel de angajați au avut, în general, timp să se familiarizeze cu funcționarea unei afaceri, au suferit o slăbiciune reală sau percepută care îi motivează să încerce să colecteze compensații sau chiar să recruteze complici care să-i ajute să comită fraude (numărul mediu de persoane implicate). într-o schemă dată este trei).

Ce trebuie să faceți când identificați frauda în afaceri

Prevenirea fraudei semnificative sau a delapidarii în afacerea dvs. începe cu angajarea persoanelor potrivite, tratarea lor corectă și cunoașterea semnelor la care trebuie să aveți grijă.

Dar ce faceți dacă ați observat semne evidente de fraudă și trebuie să luați măsuri? Hiscox recomandă:

Prevenirea fraudei în afaceri este doar o piesă a puzzle-ului contabilității întreprinderilor mici. Pentru a rămâne la curent cu o mare varietate de subiecte de contabilitate de afaceri, de la momentul în care este timpul să vă actualizați software-ul de contabilitate până la modul de declarare a impozitelor, urmați blogul nostru de contabilitate și finanțe.