Cel mai bun software de gestionare a cheltuielilor pentru afacerile de comerț electronic

Publicat: 2022-08-26

Asemenea unui arheolog care scrutează deșertul, descoperi în sfârșit acea chitanță Google Ads din martie trecut, îngropată în adâncul căsuței tale de e-mail. „Au mai rămas șase”, vă spuneți, în timp ce încărcați artefactul pierdut de mult în software-ul dvs. de contabilitate.

Cu toții cunoaștem durerea de a căuta chitanțe de pe mai multe platforme publicitare și de a încerca să le potrivim cu cheltuielile noastre. Dar cea mai mare parte a acestei frustrări și timp pierdut poate fi evitată cu software-ul potrivit de gestionare a cheltuielilor.

Multe cheltuieli care sunt obișnuite în companiile de comerț electronic nu sunt considerate cu adevărat cheltuieli de aplicațiile de gestionare a cheltuielilor. Aceste aplicații se concentrează de obicei pe cheltuielile generale de afaceri și de călătorie. În timp ce întreprinderile de comerț electronic suportă și aceste cheltuieli, cheltuielile specifice sectorului, cum ar fi chitanțele publicitare și plățile pe mai multe platforme, sunt mai greu de urmărit.

Acest lucru face dificilă găsirea unei soluții bune, all-in-one, care să îndeplinească nuanțele gestionării cheltuielilor comerțului electronic. Pentru a reduce munca manuală pe care o depuneți în gestionarea cheltuielilor și pentru a elibera timp prețios pentru a lucra la afacerea dvs., trebuie să luați în considerare:

Aveți o imagine de ansamblu în timp real a cheltuielilor dvs.?
Automatizarea colectării chitanțelor vă va economisi timp și efort?
Software-ul dvs. are varietatea de integrări de care aveți nevoie pentru a prospera?
Vă puteți separa cheltuielile în funcție de anumiți furnizori?

‍

Opțiunile software de management al cheltuielilor pe piața actuală

Există o mulțime de opțiuni atunci când vine vorba de găsirea unui software bun de gestionare a cheltuielilor. Deși există unele platforme cu caracteristici excelente care se potrivesc comerțului electronic, acestea nu sunt create special pentru a satisface nevoile companiilor de comerț electronic. Să ne uităm la câțiva dintre concurenți.

‍

SAP Concur

SAP Concur se referă la eficientizarea proceselor pentru a oferi economii de eficiență, cu accent pe eliminarea introducerii manuale a datelor, a chitanțelor pierdute și a rambursărilor de TVA nerevendicate. Ca atare, este poate cel mai potrivit pentru organizațiile mai mari.

Captarea și trimiterea chitanței printr-o aplicație nativă
Reguli automate de cheltuieli pentru consecvență la nivelul întregii afaceri
Se sincronizează cu fluxurile de date de la bănci, carduri de credit și unele companii terțe
Procese automate de revizuire a cheltuielilor
Tablou de bord inteligent pentru a urmări cheltuielile în raport cu bugetele

‍

Brex

Deși Brex nu se adresează exclusiv mărcilor de comerț electronic, ci se adresează afacerilor axate pe tehnologie, așa că există o suprapunere cu comerțul electronic. Produsul său direct de gestionare a cheltuielilor există de ceva vreme și și-a lansat recent software-ul de gestionare a cheltuielilor.

Potrivirea automată a chitanțelor după ce chitanțele sunt trimise prin e-mail sau text
Funcție de detectare a anomaliilor alimentată de AI
Sincronizează datele din mai multe surse pentru reconcilierea automată a cheltuielilor
Rambursări globale de cheltuieli în monede locale
Rapoarte personalizate de cheltuieli pentru a vedea unde se pot face economii

‍

Cheltuieli Zoho

Zoho Expense este aplicația de urmărire a cheltuielilor de afaceri din suita Zoho de instrumente de afaceri, ceea ce înseamnă că se integrează cu celelalte aplicații de management financiar Zoho. Este o platformă la un preț foarte rezonabil, potrivită pentru gestionarea tuturor aspectelor legate de managementul și raportarea cheltuielilor pentru IMM-uri.

Scanați chitanțele prin iOS sau Android
Raportare automată a cheltuielilor
Introduceți fluxuri de carduri de credit și automatizați reconcilierea
Procese de aprobare simplificate și automatizate
Cereri de cumpărare încorporate pentru un control sporit asupra cheltuielilor

‍

Cheltuiește

Expensify este o aplicație pentru a ține evidența cheltuielilor de afaceri din mers. Cea mai mare parte a funcționalității de gestionare a cheltuielilor se poate face pe telefonul dvs., în timp ce o serie de integrări utile ajută la automatizarea și eficientizarea proceselor de încărcare și alocare a chitanțelor.

Scaner de chitanțe în aplicația nativă
Import de carduri de credit cu îmbinare automată a chitanțelor
Fluxuri de lucru personalizate de aprobare pentru politicile de cheltuieli
Se integrează cu Sage, QuickBooks, Xero și Oracle
Integrari de chitanțe cu Uber, Trainline, The Parking Spot și multe altele

‍

QuickBooks

Una dintre numeroasele caracteristici ale software-ului de contabilitate inteligent QuickBooks este instrumentul său încorporat de gestionare a cheltuielilor. Există avantaje evidente în gestionarea cheltuielilor prin intermediul platformei dvs. de contabilitate. Caracteristicile sale nu au fost dezvoltate special pentru comerțul electronic, dar multe dintre ele se traduc în afacerile de comerț electronic.

Organizarea automată și potrivirea încasărilor la tranzacții
Conectați-vă fluxurile bancare și de card de credit
Sortarea instantanee a cheltuielilor în categoria fiscală corectă
Faceți o fotografie a chitanțelor și trimiteți un e-mail către contul dvs. QuickBooks
Colaborare în aplicație cu contabilul dvs

‍

Cum să gestionați gestionarea cheltuielilor comerțului electronic

Cel mai bun mod de a rămâne la curent cu cheltuielile cu un angajament minim de timp este să investești într-o platformă sau aplicație pentru a ține evidența cheltuielilor de afaceri. Software-ul potrivit pentru afacerea dvs. va depinde de tipul de cheltuieli pe care le suportați de obicei.

Pentru majoritatea afacerilor de comerț electronic, aceasta va include:

Gruparea automată a cheltuielilor într-un mod util sau logic
Reducerea timpului necesar pentru a primi o chitanță dintr-o căsuță de e-mail sau dintr-un cont acolo unde trebuie să fie
Automatizarea captării și importului de chitanțe de la platforme și furnizori frecvent utilizate
Reducerea timpului petrecut pentru descărcarea și alocarea chitanțelor Google Ads

Software-ul și aplicațiile pe care le-am prezentat mai sus au caracteristici excelente și bifează unele dintre casete, dar niciuna dintre ele nu este orientată exclusiv către comerțul electronic. De aceea trebuie să ne aruncăm pălăria în ring...

‍

Juni

Știm că găsirea unei soluții all-in-one pentru gestionarea cheltuielilor este dificilă. De aceea, suntem mari fani ai software-ului care vă ajută să integrați întreaga gamă de platforme de care aveți nevoie pentru a vă conduce afacerea cu succes. De asemenea, platforma noastră este construită în acest fel.

Cărți pe masă: Juni nu este un software de gestionare a cheltuielilor. Dar suntem cu toții pentru a satisface nevoile financiare ale afacerilor de comerț electronic, ceea ce înseamnă că există o suprapunere considerabilă.

Tot ceea ce facem se concentrează pe satisfacerea nevoilor dumneavoastră ca proprietar de afaceri de comerț electronic. Dacă majoritatea cheltuielilor tale sunt achiziții media și tranzacții online, Juni îți va oferi multe dintre lucrurile de care ai nevoie de la software-ul de gestionare a cheltuielilor. Să aruncăm o privire la unele dintre ele.

‍

Prezentare generală a cheltuielilor în timp real

Juni extrage toate tranzacțiile din fluxurile dvs. bancare, tranzacțiile cu cardul de credit, gateway-urile de plată, rețelele publicitare și alte conturi într-un singur tablou de bord. Aceasta înseamnă că puteți urmări cu ușurință cheltuielile într-un singur loc.

De asemenea, puteți atașa chitanțe la tranzacții pentru a pregăti totul pentru contabilul sau echipa financiară.

‍

Mai multe carduri virtuale

Cu crearea instantanee a cardurilor virtuale și a câte carduri aveți nevoie, Juni vă ajută să vă gestionați cheltuielile la punctul de cheltuieli. Atribuiți un card pentru cheltuielile dvs. Google Ads, altul pentru Facebook Ads și un al treilea pentru Amazon. Urmăriți abonamentele atribuind un card Shopify, unul diferit Klaviyo și al treilea Yotpo.

Sau urmați exemplul comerciantului de electronice Boltshop și creați un card dedicat pentru fiecare furnizor. În acest fel, toate cheltuielile legate de un anumit furnizor sunt ușor de clasificat. „Juni ne-a ajutat enorm să obținem un nou nivel de control asupra afacerii noastre”, spune cofondatorul Max Bekink.

Împărțiți-vă cheltuielile în orice mod funcționează cel mai bine pentru dvs., astfel încât toate cheltuielile aferente să fie imediat grupate pe un singur card.

‍

Permisiuni și controale de grup și utilizator

Oferiți cu ușurință persoanelor sau grupurilor de angajați permisiunea de a folosi anumite carduri, astfel încât să puteți controla cine poate cheltui pentru fiecare dintre ele.

De asemenea, puteți stabili limite pentru anumite carduri, puteți crea fluxuri de aprobare pentru cheltuieli și puteți adăuga note pentru a clarifica cheltuielile.

‍

Până la 40 de conturi multi-valută

Creați câte conturi IBAN aveți nevoie, ca o modalitate suplimentară de a defalca cheltuielile la punctul de cheltuieli. Obțineți conturi IBAN în GBP, EUR, USD și SEK*, astfel încât să puteți cheltui în moneda care are cel mai mult sens, grupând, de asemenea, imediat toate tranzacțiile în fiecare monedă pentru o urmărire simplă a cheltuielilor. Creați până la zece conturi pentru fiecare monedă.

*Conturile SEK sunt disponibile în prezent numai pentru companiile din UE.

‍

Potrivirea automată a chitanțelor Google Ads

Poate cea mai mare pierdere de timp pentru companiile de comerț electronic când vine vorba de gestionarea cheltuielilor sunt chitanțele Google Ads. Căutarea în căsuțele de e-mail, clicul către tabloul de bord Google Ads, descărcarea facturilor și chitanțele și atribuirea acestora tranzacțiilor cu cardul. Este o povară administrativă mare dacă aveți un număr mare de tranzacții de rezolvat. Integrarea Juni cu Google Ads și potrivirea automată a chitanțelor vă economisesc imediat o mare parte din acest timp.

Descoperiți cum Juni vă poate economisi mai mult timp astăzi