Instrumente de comunicare în afaceri: soluții de top pentru succesul echipei

Atunci când simple e-mailuri, apeluri, chat-uri și întâlniri vă pot schimba afacerea, instrumentele de comunicare excepționale sunt o necesitate.

Deci, care este platforma ideală pentru comunicarea de afaceri? Adevărul este că nu există o soluție unică pentru toate, dar există câteva care se apropie.

De la suplimente AI la capabilități asincrone și funcții prietenoase la distanță, marea de instrumente de comunicare este vastă și aglomerată. De aceea, le-am adunat pe cele mai bune care îndeplinesc cerințele mediilor de lucru distribuite dinamice de astăzi.

Aceste instrumente deschid drumul și dă putere celor care le folosesc. Dar mai întâi, să vedem de ce comunicarea în afaceri este atât de importantă.

De ce este importantă comunicarea în afaceri

Comunicarea de afaceri este fluxul de informații atât în ​​interiorul, cât și în afara unei organizații. Comunicarea facilitează colaborarea între echipe, lideri și părți externe pentru a atinge obiectivele companiei.

Comunicarea eficientă în afaceri poate genera încredere, maximiza productivitatea și crește retenția angajaților în cadrul echipelor. Între timp, întreruperile comunicării sunt adesea responsabile pentru așteptările ratate. Merge în ambele sensuri.

Potrivit lui McKinsey, comunicarea deficitară poate împiedica semnificativ succesul proiectelor de afaceri. Un sondaj a arătat că 44% dintre directori au legat barierele de comunicare ale echipei de întârzierile și eșecurile proiectelor, iar 18% au dat vina pe comunicarea greșită pentru pierderea vânzărilor, ridicându-se uneori la sute de mii de dolari. Aceste perspective evidențiază rolul critic al comunicării eficiente în succesul afacerii și costurile ridicate asociate cu întreruperile comunicării.

Înrudit: Tendințele de comunicare în afaceri de cunoscut în 2024

Starea actuală a comunicării în afaceri

Pentru a selecta instrumentele potrivite, să începem prin a examina modul în care echipele comunică. Pe baza unui studiu realizat de Project.co, comunicarea în echipă arată în prezent astfel:

• 31% folosesc e-mailul.
• 30% folosesc instrumente de mesagerie în echipă, cum ar fi Slack.
• 15% folosesc instrumente de management de proiect.
• 7% comunică prin telefon.
• 7% comunică față în față.

Multe companii adoptă permanent munca la distanță; totuși, această setare introduce obstacole suplimentare de comunicare, inclusiv timp pierdut, mesaje pierdute, epuizare, fișiere lipsă, experiență proastă a clienților și uzura clienților.

Dacă sunteți proprietarul unei afaceri care se confruntă cu provocările de gestionare a comunicațiilor într-un cadru de la distanță, nu sunteți singur. Peste 70% dintre companii au adoptat instrumente noi în ultimul an pentru a ajuta la organizarea, comunicarea și gestionarea proiectelor.

În 2024, companiile se îndreaptă spre adoptarea instrumentelor de comunicare unificată care reduc incertitudinea, îmbunătățesc procesul decizional și susțin pe deplin nevoile echipelor de la distanță. Aceste instrumente integrează AI, comunicarea asincronă și diverse canale de afaceri, oferind o modalitate fiabilă, eficientă și captivantă de a îmbunătăți comunicarea cu forța de muncă.

Înrudit: Care sunt cele mai bune canale de comunicare în afaceri de utilizat?

Cele mai bine cotate instrumente de comunicare în afaceri

1) Nextiva

Nextiva este un câștigător al premiului Gartner care se remarcă ca o platformă de top de comunicare în afaceri. Combinând apelurile vocale, mesageria în echipă, conferința video, capabilitățile centrului de apeluri și instrumentele de gestionare a clienților într-o singură platformă ușor de utilizat, Nextiva îi ajută pe proprietarii de afaceri să preia controlul asupra canalelor lor de comunicare.

Companiile care colaborează cu Nextiva pot oferi cu ușurință servicii personalizate pentru clienți de clasă mondială și pot comunica fără probleme cu echipele lor, indiferent unde se află.

Cum Nextiva îmbunătățește comunicarea în afaceri

Prin eficientizarea mai multor canale într-o singură platformă, Nextiva ajută companiile să economisească timp, să ofere asistență personalizată pentru clienți, să ia decizii mai rapide și să evite comunicarea greșită costisitoare. Nu ratați niciodată un mesaj client sau angajat cu sistemul de comunicare unificată Nextiva.

Caracteristici notabile

• Comunicare de afaceri all-in-one (telefon VoIP, mesagerie în echipă, chat video și multe altele)
• Managementul relatiilor cu clientii
• Aplicații desktop și mobile (iOS și Android)
• Automatizarea fluxului de lucru AI și analiză avansată
• Rețelele sociale și instrumentele de gestionare a reputației
• Soluții pentru centre de contact și rutare avansată a apelurilor

Evaluarea clienților: 4,5 din 5 (2.908 recenzii G2)

2) slăbiciune

Puterea aplicațiilor de mesagerie pentru echipe, Slack înlocuiește adesea e-mailul ca principal canal de comunicare pentru echipele de afaceri. De asemenea, eficientizează comunicarea cu angajații și partajarea fișierelor, facilitând distribuirea informațiilor.

Interfața prietenoasă a lui Slack facilitează gestionarea mai multor conversații și rămâne la curent cu canalele de comunicare, ajutând echipele să rămână organizate și pe aceeași pagină.

Cum îmbunătățește Slack comunicarea în afaceri

Slack elimină durerea comunicării de afaceri prin centralizarea tuturor mesajelor, fișierelor și instrumentelor echipei de afaceri într-o singură platformă de mesagerie ușor de utilizat. Slack înlocuiește e-mailul pentru multe companii, oferind un instrument care oferă o organizare, viteză și securitate mai bune.

În loc de lanțuri de e-mail lungi și aglomerate, comunicarea este organizată în canale ușor de creat, căutat și alăturat. Fiecare canal facilitează conversațiile în grup de lucru, implicarea angajaților și colaborarea în echipă.

Caracteristici notabile

• Mesagerie instantanee de afaceri cu capabilități de partajare a fișierelor
• Canale de conversație care pot fi căutate
• Integrare simplă cu aplicații și instrumente populare de productivitate
• Invitații ușoare pentru membrii echipei externe sau invitați

Evaluarea clienților: 4,5 din 5 (32.191 recenzii G2)

3) Noțiunea

Notion este un spațiu de lucru all-in-one care reunește luarea de note, managementul proiectelor, baze de date, galerii de imagini și calendare într-o singură platformă simplă și intuitivă.

Începeți de la zero și personalizați platforma în funcție de nevoile dvs. specifice de afaceri sau utilizați biblioteca de șabloane profesionale a Notion pentru un început solid. Această adaptabilitate face din Notion o alegere populară printre proprietarii de întreprinderi mici care doresc un instrument rentabil, dar personalizat, cu o gamă largă de aplicații.

Cum Notion îmbunătățește comunicarea în afaceri

Notion simplifică comunicarea de afaceri, ajutând echipele să rămână organizate într-un spațiu unificat. Instrumentele sale personalizabile pentru urmărirea proiectelor și delegarea sarcinilor oferă claritate și responsabilitate pentru echipele de la distanță, hibride sau din birou.

Caracteristici notabile

• Aplicație cuprinzătoare de luare de note și documentare
• Gestionarea sarcinilor și baze de date complet personalizabile
• Management de proiect cu vizualizari calendar și cronologie
• Instrumente de partajare și colaborare

Evaluarea clienților: 4,7 din 5 (5.031 recenzii G2)

4) Asana

În calitate de lider în spațiul de management al proiectelor, Asana este cunoscută pentru interfața sa elegantă cu utilizatorul, setul cuprinzător de flux de lucru și capabilități de automatizare și funcțiile de gestionare a resurselor.

Cu Asana, echipele își pot gestiona cu ușurință toate proiectele, obiectivele și responsabilitățile din cadrul departamentelor și pot livra muncă de înaltă calitate. Cu funcțiile AI predictive care vor veni în curând, gestionarea proiectelor cu Asana este pe cale să devină și mai bună.

Cum Asana îmbunătățește comunicarea în afaceri

Capacitățile de management de proiect ale Asana oferă echipelor, atât mici, cât și mari, vederi complete ale sarcinilor, calendarului proiectului și actualizărilor. Interfața sa simplificată asigură că toată lumea este aliniată la sarcini și responsabilități, reducând nevoia de mesaje în exces și minimizând erorile de comunicare.

Caracteristici notabile

• Instrument cuprinzător de management al proiectelor
• Vizualizări de proiect personalizabile (de exemplu, panouri Kanban) și permisiuni
• Integrari populare de aplicații (de exemplu, integrarea tablei Miro)
• Șabloane de proiect și tablouri de bord

Evaluarea clienților: 4,3 din 5 (9.550 recenzii G2)

5) Zoho One

Denumit adesea sistemul de operare pentru afaceri, Zoho One integrează aplicații pentru vânzări, marketing, asistență, contabilitate, operațiuni și resurse umane într-o singură platformă.

Cu peste 55 de aplicații din care să aleagă, proprietarii de afaceri pot personaliza complet platforma în funcție de nevoile lor specifice. Zoho își propune să elimine barierele dintre departamente și să crească eficiența operațională.

Cum îmbunătățește Zoho One comunicarea în afaceri

Zoho One combină comunicarea, managementul proiectelor, CRM, finanțe și instrumente integrate de resurse umane într-o singură platformă, permițând o mai bună coordonare și flux de informații între departamentele de afaceri.

Caracteristici notabile

• Platformă all-in-one care oferă peste 55 de instrumente CRM, vânzări și marketing
• Caracteristici de colaborare și funcționalitate de productivitate
• Instrumente de management financiar și HR
• Instrument personalizabil și scalabil

Evaluarea clienților: 4,4 din 5 (19.129 recenzii G2)

6) Răsătorit

Loom permite echipelor să înregistreze și să partajeze cu ușurință videoclipuri interactive cu colegii de echipă și clienții. Acest instrument unic ajută echipele să rezolve probleme, să ofere feedback și să sporească productivitatea.

Natura asincronă a partajării video și atingerea umană îmbunătățesc concentrarea, claritatea și conexiunea în cadrul echipelor distribuite.

Cum îmbunătățește Loom comunicarea în afaceri

Loom oferă instrumente de înregistrare video și ecran ușor de utilizat, oferind o modalitate personală și captivantă de a partaja informații și feedback, în special pentru echipele de la distanță.

Loom poate fi folosit pentru a înregistra seminarii web, pentru a răspunde la mesaje cu feedback video detaliat și pentru a distribui informații recurente la nivelul întregii companii.

Caracteristici notabile

• Înregistrare și partajare video cu ecran dublu ușor de utilizat
• Capabilități de transcriere și subtitrări
• Reacțiile și perspectivele interactive ale spectatorilor
• Integrare simplă cu instrumente populare de productivitate

Evaluarea clienților: 4,7 din 5 (1.827 Recenzii G2)

Alegerea celui mai bun instrument de comunicare pentru afacerea dvs

️ Este bazat pe cloud și are o configurare rapidă

Un instrument bazat pe cloud permite accesul ușor de oriunde, ceea ce îl face ideal pentru companiile distribuite și globale să comunice și să partajeze fișiere prin stocarea în cloud.

Alegerea unui instrument care necesită o configurație minimă și care se integrează în infrastructura dvs. existentă previne timpul de nefuncționare și permite echipei dvs. să înceapă rapid.

️ Oferă un amestec de funcții de comunicare asincrone și în timp real

Platforma dvs. de comunicare aleasă ar trebui să includă o combinație de funcții de comunicare asincrone (de exemplu, e-mail și mesagerie în echipă) și în timp real (de exemplu, instrumente de videoconferință și aplicații de mesagerie instantanee). Acest amestec se adresează diferitelor stiluri de lucru și nevoi de proiect, asigurând în același timp flexibilitate în modul în care echipa dumneavoastră comunică, în special în modelele de lucru hibride.

Comunicarea asincronă este menită să minimizeze distragerile și notificările, permițând destinatarului să lucreze neîntrerupt.

Odată cu scăderea popularității întâlnirilor virtuale , echipele doresc mai multe formate de lucru asincrone. Un studiu din 2023 a constatat că 42% dintre lucrătorii din cunoștințe și -au dorit mai mult din acest stil de lucru, în timp ce doar 14% au dorit mai puțin de la el. Alte avantaje semnificative ale muncii asincrone includ capacitatea sa de a minimiza epuizarea, de a spori încrederea în echipă și de a spori productivitatea.

În plus, companiile care excelează la lucrul asincron pot folosi datele aferente pentru a-și spori eficiența bazată pe inteligență artificială.

️ Rezolvă nevoile practice de afaceri

Luați în considerare natura practică a fiecărui instrument și concentrați-vă pe caracteristicile sale esențiale, deoarece acestea se referă la nevoile specifice ale echipei dvs., mai degrabă decât să fie distras de clopote și fluiere suplimentare. Sigur, noua funcționalitate AI poate suna de ultimă oră și cool, dar merită schimbarea dacă funcțiile pe care le folosești cel mai mult nu au funcționalitatea de care ai nevoie?

Indiferent dacă gestionați proiecte, faceți brainstorming de idei sau conduceți întâlniri online, fiecare instrument ar trebui să îmbunătățească aceste sarcini, nu să le complice.

️ Se integrează cu aplicațiile existente

Dacă sunteți o afacere consacrată, probabil că aveți deja câteva instrumente de comunicare în echipă de care nu doriți să vă despărțiți. Asigurați-vă că orice platformă nouă oferă integrări ușoare cu aplicațiile și instrumentele pe care compania dvs. le folosește deja.

Doar luați-l de pe site-ul de revizuire software peer-to-peer G2: integrările reduc semnificativ timpul petrecut cu jonglarea cu instrumente separate și măresc productivitatea. Nextiva se integrează cu ușurință cu instrumente populare precum Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams și Oracle Sales Cloud.

️ Oferă aplicații mobile și desktop

În zilele noastre, o mulțime de echipe pot lucra de oriunde. Alegerea instrumentelor care sunt la fel de mobile ca echipa ta va stimula productivitatea într-un mod care se simte potrivit pentru membrii echipei. Aplicațiile mobile și desktop le asigură că pot rămâne conectați și productivi de acasă, în cafenea sau la locul de muncă. Reducerea decalajelor dintre casă, birou și spațiile de lucru aflate în mișcare este la fel de importantă ca întotdeauna.

️ Are planuri de prețuri flexibile

Instrumentele potrivite oferă opțiuni de preț care se pot adapta cu afacerea dvs. Căutați planuri de prețuri flexibile care oferă caracteristici de bază la nivelurile inferioare, oferind în același timp funcționalități mai avansate pentru echipele mari. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, evitați necazul de a trece la un alt instrument nou. Alegeți unul care se poate adapta și răspunde nevoilor dvs. în evoluție încă de la început.

Îmbunătățiți productivitatea și lucrați mai rapid cu Nextiva

În ultimul an, cerințele clienților și ale pieței au crescut, iar ceea ce ne așteptăm de la o platformă de comunicații depășește cu mult ceea ce ne-am imaginat chiar și acum un deceniu.

Instrumentele de comunicare sunt pivotul pentru supraalimentarea muncii în echipă și creșterea productivității afacerii.

Instrumentele potrivite pot oferi claritate, pot îmbunătăți procesul decizional și pot sprijini pe deplin noul model hibrid de lucru la distanță. Privind în perspectivă, AI este setat să joace un rol și mai mare în revoluționarea comunicațiilor externe și interne, oferind modalități mai inteligente, mai intuitive și din ce în ce mai automatizate de conectare și colaborare.

Fiecare dintre instrumentele discutate — Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One și Loom — aduce caracteristici unice pe masă. Aceste platforme sunt în fruntea îmbunătățirii comunicațiilor de afaceri și vor deveni mai eficiente, predictive și personalizate doar pe măsură ce AI avansează.

Pe măsură ce explorați cele mai bune posibilități pentru strategia dvs. de comunicare în afaceri, este important să alegeți instrumentele potrivite. Nextiva se remarcă ca o platformă unificată, bazată pe cloud, care se adresează nevoilor de comunicare ale întreprinderilor mici și se adaptează pe măsură ce echipa dvs. crește. Descoperiți cum Nextiva vă poate transforma comunicarea în afaceri.

Întrebări frecvente privind instrumentele de comunicare