9 canale de comunicare și exemple de top

De la sălile de consiliu la sălile de pauză, de la sediul înalt până la birourile de acasă, consensul este clar: o bună comunicare este piatra de temelie a unei afaceri grozave.

Cu toții dorim să îmbunătățim impactul mesajelor noastre, dar cu atât de multe canale, tehnologii și preferințe de echipă, care este cheia pentru a ajunge împreună?

Totul se rezumă la acești patru factori cheie: înțelegerea nuanțelor și nevoilor, utilizarea inteligentă a tehnologiei, gestionarea modului în care echipele lucrează împreună și elementele de bază ale psihologiei umane. Liderii trebuie să găsească combinația potrivită a acestor elemente pentru a reuși.

Să explorăm nouă dintre cele mai bune canale de comunicare digitală care vă vor ajuta să vă puneți afacerea pe calea succesului.

Ce este un canal de comunicare de afaceri?

Canalele de comunicare în afaceri sunt modalități de a împărtăși informații și idei cu alte persoane din cadrul unei organizații. Acestea sunt de obicei clasificate ca canale externe sau interne, în funcție de destinatarul mesajului dvs.

Canalele externe sunt menite să comunice cu clienții, partenerii, potențialii și clienții din afara companiei dvs. Canalele interne facilitează comunicarea între angajați, conducere și alți membri ai echipei.

Comunicarea este cheia menținerii productivității, culturii companiei și angajării angajaților.

Aruncă o privire la aceste fapte:

• Peste 95% dintre lucrători sunt de acord că comunicarea le afectează eficiența la locul de muncă.
• Peste 80% dintre lucrătorii din SUA menționează comunicarea cu angajații drept factorul principal în construirea încrederii între o companie și angajații săi.
• Aproape 70% dintre angajați spun că productivitatea ar crește cu procese de comunicare mai bune.

Schimbări în metodele de comunicare

Canalele de comunicare de afaceri se împart în două categorii distincte: canale sincrone și canale asincrone.

Comunicarea sincronă este atunci când schimbul de informații are loc în timp real, unde toată lumea trebuie să fie prezentă și concentrată pe dialog pentru a obține o înțelegere comună a sarcinii în cauză. Apelurile telefonice și întâlnirile sunt exemple de comunicare sincronă.

Comunicarea asincronă este atunci când informațiile sunt furnizate preventiv, astfel încât toată lumea să poată consuma și acționa asupra informațiilor independent de conversațiile în timp real. E-mailurile, videoclipurile înregistrate și postările pe blog sunt exemple de comunicare asincronă.

Combinarea acestor metode de comunicare obține cele mai bune rezultate.

În condițiile în care munca de la domiciliu crește la 58% din forța de muncă și angajații petrec în medie 20 de ore pe săptămână folosind instrumente de colaborare, comunicarea eficientă este prioritatea principală pentru productivitate.

În cercetările efectuate de Grammarly, se conturează un nou ecosistem de comunicare în afaceri. Angajații comunică cu 18% mai mult în scris și preferă să folosească canale de comunicare asincrone.

Provocări de comunicare în afaceri

Într-o altă tendință în creștere, liderii observă legătura dintre comunicarea defectuoasă și impactul acesteia asupra profitului lor, cauzată de scăderea productivității, scaderea termenelor limită și creșterea costurilor.

Cele mai bune canale de comunicare în afaceri și exemple

De la viteza mesajelor instantanee până la formalitatea e-mailului și eficiența apelurilor telefonice VoIP , explorați mai jos avantajele și dezavantajele celor mai esențiale canale ale noastre.

1) Comunicare în persoană

Comunicarea față în față încurajează conexiunea și construiește încredere.

Esențiale pentru team-building și indispensabile pentru întâlnirile cheie, interacțiunile în persoană permit oamenilor să comunice în mai multe moduri: ascultare, comunicare verbală și comunicare nonverbală.

Datorită naturii extrem de captivante a întâlnirilor în persoană, oamenii sunt mai atenți și mai liberi de distragerile obișnuite ale apelurilor telefonice și video.

Întâlnirile la birou, întâlnirile și conferințele sunt locații ideale pentru a vă întâlni cu angajații și contactele dvs., ajutându-vă să faceți conexiuni umane într-o forță de muncă din ce în ce mai digitală.

Avantajele comunicării în persoană

• Relații puternice: conexiunile în persoană sunt imbatabile în construirea unor relații de afaceri de lungă durată.
• Comunicare clară: Neînțelegerile sunt reduse datorită adăugării de indicii non-verbale.
• Feedback imediat: conversațiile față în față încurajează un feedback rapid asupra subiectelor de discuție.

Contra comunicării în persoană

• Cost: costurile de călătorie, cazare, mâncare și divertisment pot crește rapid.
• Utilizarea resurselor: aranjarea întâlnirii în persoană necesită mai mult timp în comparație cu conectarea virtuală.
• Limitări geografice: întâlnirile în persoană sunt incomode pentru echipele și clienții globale.

2) Videoconferință

Indiferent dacă angajații tăi lucrează de acasă sau interacționează cu clienții din întreaga lume, videoconferința este un canal de comunicare care conectează echipele distribuite.

Consideră-l cel mai bun lucru după comunicarea în persoană. Permite participanților să preia indiciile faciale, să transmită emoții umane, să facă contact vizual și să înțeleagă personalitatea unică a cuiva.

Software-ul popular pentru conferințe video include Zoom, Google Meet și Nextiva . Aceste instrumente de înaltă performanță permit echipelor să conducă întâlniri video, să-și partajeze ecranul, prin chat live cu participanții și multe altele.

Avantajele videoconferințelor:

• Acoperire globală: conectați-vă cu clienții, partenerii, colegii și clienții de oriunde din lume.
• Economii de timp și bani: reduceți numărul de resurse investite în întâlniri față în față (de exemplu, cine, hoteluri și cafea).
• Înregistrabil și transcribil: înregistrați sau transcrieți cu ușurință întâlnirea pentru referințe viitoare.
• Subtilități de comunicare: evitați neînțelegerile și construiți relații observând indiciile sociale prin video.

Contra conferințelor video:

• Cerințe de conectivitate: participanții trebuie să aibă o conexiune puternică la internet pentru întâlniri de înaltă calitate și fiabile.
• Mai puțin personală: o întâlnire virtuală este mai puțin personală decât o întâlnire față în față.
• Oboseala ecranului: o suprasolicitare a întâlnirilor virtuale poate cauza oboseala ecranului. Simptomele comune includ oboseala ochilor, dureri de cap și dificultăți de concentrare.

3) Apeluri telefonice

Apelurile telefonice sunt forme de comunicare rapide, directe și imediate. Sunt personale și practice, făcându-le ideale pentru acele momente în care aveți nevoie de răspunsuri, stat.

Ele ajută echipele să treacă la urmărirea unui fir de e-mail și să evite problemele de a programa întâlniri virtuale, oferind totuși un element uman conexiunii. De aceea , 67% dintre lucrătorii mobili raportează o productivitate crescută și soluționarea problemelor prin efectuarea unui apel simplu.

Ca eroi necunoscuți ai comunicării în afaceri, apelurile telefonice sunt relativ simple. Participanții au nevoie de acces la un telefon fix clasic, un telefon mobil sau un serviciu VoIP.

Avantajele apelurilor telefonice

• Atingere personală: permite subtilități, cum ar fi inflexiuni și pauze ale vocii.
• Rapid și convenabil: Ideal pentru comunicare urgentă sau întrebări care sunt simple și necesită intervenția unei anumite persoane.
• Accesibilitate: majoritatea oamenilor au deja acces la un telefon.
• Cost redus: sistemele telefonice sunt prietenoase cu bugetul, VoIP economisind companiile cu până la 60% .

Contra apelurilor telefonice

• Impersonal: indicii de comunicare non-verbală, cum ar fi limbajul corpului și contactul vizual, nu sunt disponibile.
• Fără imagini: lipsa contextului vizual poate duce la interpretarea greșită a tonului sau a mesajelor.

Articol înrudit

Ce este un sistem telefonic virtual și cum funcționează?

4) Mesaje text

Mesajele text sunt forme de comunicare rapide, eficiente și discrete. Sunt o alegere ideală pentru actualizări rapide ale echipei, întrebări simple și momente „FYI” care nu necesită un răspuns lung.

De asemenea, companiile adoptă din ce în ce mai mult SMS-urile ca un canal de comunicare cheie pentru clienții lor, datorită ratei sale excepțional de ridicate de deschidere de 98%. Această rată ridicată de implicare face ca SMS-ul să fie o problemă pentru multe companii, 90% dintre acestea raportând campanii de marketing prin SMS de succes.

O aplicație de bază de mesagerie text, cum ar fi WhatsApp, Facebook Messenger, aplicații standard de mesagerie pe telefoane mobile sau un serviciu bazat pe VoIP, cum ar fi Nextiva, este tot ceea ce aveți nevoie pentru a începe cu această formă de comunicare.

Avantajele mesajelor text

• Viteză, eficiență și accesibilitate: livrarea mesajelor are loc în timp real, îmbunătățește colaborarea cu echipele și construiește conexiuni cu clienții. În plus, aproape toată lumea are acces la un telefon mobil cu o aplicație de mesagerie text.
• Deranjant minim: apelurile telefonice și întâlnirile virtuale perturbă adesea fluxul de lucru al unei persoane. Mesajele text perturbă minim programul lor.
• Capacități de păstrare a înregistrărilor: spre deosebire de apelurile telefonice, mesajele text vă permit să salvați o arhivă detaliată a conversației dvs.

Contra mesajelor text

• Lipsește nuanță: este ușor să interpretezi greșit tonul, sensul și abrevierile moderne ale textului.
• Comunicare informală: poate să nu fie potrivită pentru toate mesajele de afaceri, în special pentru comunicarea cu mize mari.
• Poate fi intruziv: Prea multe mesaje text în anumite momente ale zilei pot fi intruzive pentru unii.

5) Video înregistrat

Întâlnirile virtuale nu au adesea timpul și profunzimea necesare pentru a vă transmite corect mesajul; un videoclip înregistrat poate ajuta la completarea golurilor.

Înregistrarea unui videoclip, cu sau fără imagini, vă permite să comunicați toate punctele pe care trebuie să le acoperiți, permițând în același timp destinatarului să păstreze înregistrarea pentru referință pe termen lung.

Videoclipul a fost cândva un mediu complex de produs și editat, dar acum, datorită platformelor revoluționare de editare și găzduire precum YouTube, Vidyard și Loom, puteți produce și partaja rapid videoclipuri în câteva secunde.

Avantajele video înregistrate

• Comoditate: Înregistrați-vă mesajul o dată și partajați-l cu cât mai mulți destinatari doriți. Destinatarii pot viziona videoclipul pe propriul program.
• Reutilizabilitate: produceți un videoclip și trimiteți-l sau editați-l de mai multe ori dacă este necesar. Este ideal pentru scopuri educaționale.
• Personalizare: personalizați înregistrarea pentru a include referințe unice pentru spectator, sporind încrederea și sporind eficacitatea mesajului dvs.

Contra ale videoclipului înregistrat

• Lipsește interacțiune: Videoclipului îi lipsește angajamentul bidirecțional și autenticitatea necesare pentru a forma relații puternice.
• Este nevoie de timp: înregistrările mai complexe pot necesita mai mult timp pentru producere, filmare și editare.
• Necesită abilități de editare: indiferent dacă folosești telefonul mobil sau produci un videoclip elegant, pot fi necesare abilități de editare pentru a obține rezultatul final corect.

6) Chat în echipă

Platformele de chat în echipă au înlocuit e-mailul ca metodă principală de comunicare pentru multe echipe, 65% dintre companiile Fortune 100 bazându-se pe aceste aplicații ca parte a stivei lor de tehnologie de comunicare în afaceri.

Mai puțin formale decât e-mailul, platformele de mesagerie pentru echipe hrănesc o atmosferă de echipă online, promovează o cultură de afaceri în mișcare rapidă și stimulează capacitățile de colaborare.

Instrumente de vârf, cum ar fi Microsoft Teams, Slack și Nextiva, sunt hub-uri digitale pentru echipele care au nevoie de un loc pentru a discuta, a partaja informații și fișiere și pentru a menține afacerea rapidă.

Avantajele chat-ului în echipă

• Comunicare instantanee: La fel ca mesajele text, chatul în echipă facilitează răspunsurile rapide la comunicare și solicitări.
• Colaborare îmbunătățită: Partajați cu ușurință fișiere, comentarii și idei în timp real.
• Mobilitate: Cu aplicații desktop și mobile, instrumentele moderne de chat pentru echipă sunt accesibile oriunde și oricând.

Dezavantajele chat-ului în echipă

• Comunicare informală: spre deosebire de e-mail, chat-ul în echipă este văzut ca un canal de comunicare mai puțin formal și poate părea mai puțin profesional.
• Notificări care distrag atenția: un flux constant de notificări poate inhiba productivitatea zilnică.
• Mesaje pierdute: în cadrul echipelor mai mari, mesajele lipsă sunt o posibilitate având în vedere numărul mare de notificări zilnice.

7) E-mail

E-mailul este calul digital de încredere al comunicării în afaceri, lucrătorii primind în medie 74 de e-mailuri pe zi și trimițând 26 de e-mailuri pe zi.

Canalele scrise sunt ideale pentru a trimite mesaje detaliate, a comunica cu contactele formale și pentru a menține înregistrări clare ale conversațiilor legate de afaceri.

Deși securitatea e-mailului s-a îmbunătățit considerabil, nu este recomandată trimiterea de informații sensibile de afaceri prin e-mail.

Dovezile împotriva e-mailului pot fi copleșitoare: 80% dintre organizațiile globale au experimentat o creștere a atacurilor de phishing prin e-mail, iar 92% dintre organizații au căzut victime ale acestor capcane în 2022.

Instrumentele clasice precum Gmail, Outlook și Yahoo Mail sunt platforme gigantice de e-mail care oferă funcții sigure și de încredere pentru companii de toate dimensiunile.

Avantajele e-mailului

• Accesibil: e-mailul funcționează pe diverse dispozitive comune, ceea ce îl face o formă flexibilă și convenabilă de comunicare.
• Utilizat pe scară largă: e-mailul este o formă universal acceptată de comunicare digitală de afaceri și aproape toată lumea se simte confortabil cu ea.
• Profesional: e-mailul este privit ca un mijloc formal și profesional de comunicare care este potrivit pentru toate tipurile de corespondență de afaceri.

Contra e-mailului

• Nesiguri: lucrătorii pot cădea cu ușurință pradă atacurilor de tip phishing și a altor escrocherii prin e-mail care pot compromite informații sensibile de afaceri.
• Nedorite: căsuțele de e-mail de afaceri sunt adesea copleșite de e-mailuri spam.
• Nesigur: fără criptare adecvată, e-mailurile sunt vulnerabile la interceptări neautorizate și pun în pericol informațiile comerciale sensibile.

8) Rețelele de socializare

Rețelele de socializare sunt un canal de comunicare important care permite companiilor să declanșeze și să promoveze noi relații online.

Indiferent dacă creați conexiuni cu clienți noi, interacționați cu potențiali clienți în comentarii sau aveți conversații mai lungi prin mesaje directe, conversațiile pe rețelele sociale reprezintă o altă modalitate prin care companiile pot construi încredere, comunica valorile mărcii și interacționează cu publicul.

Pentru multe companii, platformele de social media precum LinkedIn, X, Facebook, Instagram și TikTok le permit să se conecteze cu un nou tip de client. În plus, caracterul casual al canalelor adaugă o componentă autentică, unică pentru platforme.

Avantajele rețelelor sociale

• Implicare directă: ocoliți barierele de conectare contactând direct clientul sau clientul țintă prin intermediul paginii lor de socializare.
• Construirea mărcii și a autorității: creați conținut și conversații care să vă cimenteze autoritatea și să comunice povestea mărcii dvs. unui public larg.
• Acoperire globală: interacționați cu clienții și clienții existenți și potențiali din întreaga lume.

Contra rețelelor sociale

• Sub rezerva reacțiilor publice: conversațiile negative din comentarii se pot produce înapoi și pot crea un coșmar în relațiile publice.
• Resurse intensive: Rețelele sociale necesită un flux constant de conținut pentru a crește și a menține vizibilitatea cu publicul dvs.
• Vizibilitate redusă: algoritmii confuzi pentru rețelele sociale pot împiedica conținutul dvs. să ajungă la publicul potrivit.

9) Bloguri

Un blog este o modalitate unică de a explora subiecte legate de afaceri, de a prezenta expertiză și de a construi o comunitate printre cei mai fideli clienți, clienți sau angajați ai tăi.

Puteți începe să scrieți blog selectând mai întâi o nișă legată de afacerea dvs. Scrieți conținut care să intrigă publicul țintă, să le rezolve cele mai mari provocări sau să insufle un sentiment mai mare de comunitate.

Exemple de blogging pe care companiile le pot explora includ blogurile companiei și blogurile interne ale echipei.

Avantajele blogurilor

• Conducere de gândire: puține canale de comunicare construiesc autoritate la fel ca conținutul de blog de lungă durată.
• Vizibilitate online: un blog public cu o strategie SEO eficientă va spori atractivitatea site-ului dvs. pentru platformele de căutare precum Google.
• Generarea de clienți potențiali: blogurile bazate pe valoare cu îndemnuri persuasive la acțiune pot fi instrumente eficiente pentru strategia de generare a clienților potențiali a afacerii tale.

Minusurile blogurilor

• Resurse intensive: blogging-ul constant necesită conținut săptămânal de lungă durată, care este costisitor și necesită timp.
• Rezultate lente: vizualizarea rezultatelor din conținutul dvs. de înaltă calitate poate dura săptămâni, dacă nu luni.
• Volumul conținutului: creșterea unui blog necesită rezultate consistente de la o săptămână la alta.

Alegerea celei mai bune metode de comunicare

Atunci când selectați unul sau mai multe instrumente de comunicare, luați în considerare câțiva factori înainte de a face alegerea. Intreaba-te pe tine insuti:

• Cât de multă încredere aveți tu și destinatarul în canalul de comunicare?
• Care este impactul dorit al mesajului dvs.?
• Există probleme legate de confidențialitate și securitate?
• Cât de repede ați dori să fie livrat?

Luați notă de obiectivele dvs., dar luați în considerare și modul în care un mediu ales și o combinație de mesaje vă poate afecta destinatarul. Veți primi răspunsul pe care îl așteptați? Va afecta relația ta de afaceri pozitiv sau negativ?

Evaluarea acestor puncte cheie facilitează luarea deciziilor atunci când vine vorba de modelarea comunicării companiei dvs.

Încredere și familiaritate

Luați în considerare cât de familiarizați dvs. și destinatarul dvs. cu canalul ales. Un mediu comun pe care îl utilizați frecvent poate spori încrederea și poate duce la o comunicare mai eficientă pe drum.

Impactul mesajului

Fiecare platformă are punctele sale forte și limitările atunci când transmite tonul vocii, urgență, claritate, profesionalism și autoritate. Tonul mesajului dvs. se potrivește cu canalul pe care l-ați selectat?

Rezervați subiecte sensibile pentru e-mail sau comunicare față în față și oferiți actualizări rapide prin mesagerie instantanee.

Confidențialitate și securitate

Cât de sensibile sunt informațiile pe care le partajați? Platformele care oferă criptare, autentificare cu doi factori și protecție strictă a datelor sunt cruciale pentru comunicațiile confidențiale.

Acest lucru este deosebit de important pentru companiile care se ocupă de date personale sensibile, proprietate intelectuală sau detalii financiare.

Viteză și scalabilitate

Viteza de livrare poate uneori să încheie sau să rupă o afacere. A avea acces la canale care încurajează imediatitatea și receptivitatea este esențială în anumite cazuri de afaceri.

La fel este și pentru scalabilitate. Întreprinderile mici pot funcționa bine folosind doar e-mailul la început. Pe măsură ce cresc, platformele mai sofisticate pot avea mai mult sens pentru nevoile lor complexe.

Pentru echipele globale care lucrează în mai multe fusuri orare, o platformă care acordă prioritate instrumentelor de comunicare asincronă poate funcționa cel mai bine.

Cele mai bune practici pentru comunicarea în afaceri

Cu un număr tot mai mare de companii care adoptă posibilitățile de lucru la distanță globală, cele mai bune practici moderne de comunicare se schimbă continuu.

Iată trei cele mai bune practici pe care companiile de la birou, hibride și de la distanță le pot adopta pentru a-și gestiona comunicarea și, în același timp, a-și crește productivitatea:

• Distribuiți-vă mesajul pe mai multe canale: avand diferite tipuri de canale de comunicare crește impactul mesajului dvs., satisface mai multe nevoilor de comunicare variate ale echipei și vă aliniază mesajul și destinatarul cu canalul potrivit.
• Utilizați o singură platformă de comunicare de afaceri : alegerea unei platforme de comunicare de afaceri all-in-one reduce stresul gestionării cerințelor de securitate și confidențialitate ale mai multor platforme. Creșteți angajamentul și productivitatea având întreaga comunicare de afaceri într-un singur hub central.
• Optează pentru comunicarea asincronă pentru eficiență : instrumentele de comunicare asincronă (e-mail, video înregistrat, chat în echipă, chatbot etc.) permit membrilor echipei sau clienților să consume și să răspundă la mesaje în propriul ritm, făcând munca mai plăcută.

Cea mai bună soluție pentru a vă eficientiza comunicațiile

Selectarea celor mai bune canale de comunicare pentru afacerea dvs. înseamnă mai puțin despre alegerea celui mai strălucitor instrument și mai mult despre determinarea mixului ideal de canale pentru nevoile dvs. specifice.

Canalele de comunicare potrivite și instrumentele de management de proiect variază de la o afacere la alta. Unele puncte cheie de luat în considerare includ cerințele de confidențialitate și securitate și viteza de livrare.

Nici alegerea prea multor instrumente nu este ideală.

De aceea, o platformă all-in-one precum Nextiva este o opțiune excelentă pentru gestionarea comunicării dvs. de afaceri. Cu o varietate de canale într-o singură platformă centralizată, Nextiva simplifică sarcina de a gestiona numărul copleșitor de conversații din afacerea dvs.

Pe măsură ce ratele de burnout cresc, iar bunăstarea corporativă este prioritară, instrumentele de comunicare asincronă sunt acum esențiale. Permiterea membrilor echipei să consume informații și să răspundă la mesaje în propriul ritm reduce distragerile și crește productivitatea - un câștig pentru toată lumea!

întrebări frecvente