Ce este redirecționarea apelurilor pentru afaceri și cum o configurați?

Redirecționarea apelurilor permite companiilor să profite de oportunități din momentul în care „sună”.

Imaginează-ți că ești un agent de vânzări itinerant. Mereu în mișcare, întâlnind clienții zi de zi. Dacă un client vă sună la numărul de la birou , nu îl puteți lăsa să ajungă la mesageria vocală sau să renunțe la apel.

Răspunsul tău este crucial pentru relația pe care o ai cu ei. Funcțiile de redirecționare a apelurilor vă ajută să răspundeți la apelurile primite și să vă asigurați că acestea ajung la persoana sau dispozitivul potrivit.

Indiferent dacă vă aflați într-o mașină sau într-o cafenea, puteți fi sigur că apelurile de afaceri primesc răspuns.

Ce este redirecționarea apelurilor pentru afaceri?

Redirecționarea apelurilor de afaceri transferă apelurile primite către un alt număr local sau aplicație mobilă. Mai multe reguli de redirecționare a apelurilor funcționează împreună și pot fi combinate pentru a direcționa apelurile în mod eficient și precis.

Destinația poate fi un număr Voice over Internet Protocol (VoIP), un număr fix sau de telefon, un telefon mobil, un sistem de telefonie virtuală, un număr internațional sau un operator automat. Redirecționarea apelurilor face ca apelurile să vă urmeze oriunde ați merge.

Într-un sistem VoIP , gestionarea apelurilor este instantanee, împiedicând clienții să se confrunte cu întârzieri. Când un client vă apelează la numărul gratuit sau VoIP, platforma de comunicații primește apelul, verifică regulile de redirecționare și direcționează apelul în consecință.

Serviciile de telefonie bazate pe cloud vă respectă preferințele în a decide cine ar trebui să primească apelul atunci când numărul inițial este ocupat, offline sau în situații tipice în care membrii echipei dvs. nu pot răspunde.

Cum diferă de redirecționarea tradițională a apelurilor

Redirecționarea apelurilor bazată pe VoIP diferă semnificativ de opțiunile tradiționale de redirecționare a apelurilor. Optarea pentru prima vă oferă flexibilitate, caracteristici și capacitate de personalizare ample.

Sistemele tradiționale de redirecționare a apelurilor ar putea evita să satisfacă nevoile companiei dvs., dar un serviciu VoIP nu.

Iată cum se opune VoIP redirecționării tradiționale a apelurilor:

• Oferă apel secvenţial. Apelurile sună pe mai multe numere înainte ca acestea să ajungă la destinație. De exemplu, atunci când vine un apel, telefonul de la birou sună mai întâi, apoi mobilul și biroul colegilor dacă nu ești disponibil.
• Oferă capabilități de rutare bazate pe timp. Redirecționați apelurile către numere în funcție de ora din zi. De exemplu, un apel de intrare în afara programului de lucru ar merge către omologul dvs. care lucrează în tura de după al dvs.
• Redirecționează un apel condiționat. Redirecționează un apel în funcție de condițiile stabilite, cum ar fi starea liniei sau ID-ul apelantului. De exemplu, atunci când un client cheie sună la numărul dvs. de telefon al companiei și sunteți în afara biroului, îl puteți redirecționa către numărul dvs. personal sau către un număr nou printr-un serviciu VoIP.

Serviciul tradițional de redirecționare a apelurilor permite clientului să știe că un apel este redirecționat. Un studiu realizat de Zendesk în 2020 a constatat că transferurile de apeluri între departamente irită șapte din 10 clienți.

Furnizorii VoIP de afaceri, cum ar fi Nextiva, vă ajută să evitați să oferiți astfel de experiențe clienților, făcând transferuri de apeluri rapide și ușor.

Cum funcționează redirecționarea apelurilor pentru afaceri

Redirecționarea apelurilor de afaceri funcționează printr-un proces în trei pași pentru a vă asigura că răspundeți la apelurile importante:

1. A primi. Când cineva formează numărul dvs. VoIP, apelul trece prin furnizorul de servicii VoIP. Serverul știe exact ce să facă cu apelul primit. Îl puteți programa în funcție de nevoile afacerii.
2. Proces. Furnizorul VoIP urmează un set de reguli pentru a determina numărul de redirecționare a apelurilor. Puteți oricând să redirecționați apelurile sau pur și simplu să redirecționați când nu puteți răspunde. Furnizorul dvs. de servicii VoIP lucrează în funcție de nevoile și preferințele dvs.
3. Conectați. Platforma de comunicații conectează apelul la dispozitiv, la extensie sau la linia telefonică externă. Transferul este rapid, iar apelantul nu îl percepe ca fiind întârziat. Cu toate acestea, dacă ați setat reguli pentru a redirecționa doar atunci când nu ridicați, sistemul telefonic vă va suna.

Pentru o aplicație la scară mai mare, cum ar fi într-un centru de apeluri, apelurile primite pot fi direcționate pe baza numărului de telefon virtual format, a selecțiilor de însoțitor automat și a seturilor de abilități ale agentului de call center. Apelurile sunt adesea reintroduse în coada de apeluri atunci când agenții call center nu sunt disponibili.

Reguli comune de redirecționare a apelurilor de afaceri

Cazurile pentru redirecționarea apelurilor pot fi diferite pentru întreprinderile mari și mici.

Unii îl pot asocia cu rutarea apelurilor, coada de așteptare sau răspunsul vocal interactiv (IVR), în timp ce alții folosesc redirecționarea apelurilor pentru a redirecționa apelurile atunci când sunt în vacanță și ies de la birou.

Regulile de mai jos vă ajută să configurați setările de redirecționare a apelurilor în funcție de preferințele dvs.

Redirecționarea apelurilor întotdeauna

Puteți seta această regulă pentru a redirecționa automat toate apelurile primite către un alt dispozitiv sau număr. Regula ajută de obicei atunci când ieși de la birou pentru o perioadă mai lungă, să zicem o vacanță.

Cu VoIP setat la „Redirecționare apel întotdeauna”, puteți prelua apeluri de afaceri pe un telefon mobil.

Alegeți un număr desemnat și lăsați furnizorul dvs. de servicii VoIP să se ocupe de restul. Unele sisteme notifică numărul inițial atunci când redirecționează apelul. Puteți vizualiza aceste notificări pe interfața VoIP.

Știați? VoIP de la Nextiva vă permite să redirecționați apelurile pentru un utilizator, grup sau un operator automat. Și este ușor de configurat - vedeți singur .

Redirecționare selectivă a apelurilor

Pe baza unor reguli stabilite, puteți direcționa selectiv apelurile individuale către un anumit număr.

Să presupunem că părăsiți biroul pentru câteva zile, dar doriți să vă asigurați că primiți apeluri de la clienții principali. Adaugă numărul lor la VoIP și redirecționează apelurile lor către mobil.

Cu redirecționarea apelurilor VoIP de la Nextiva, puteți primi un memento de apel înapoi ori de câte ori redirecționează apelul. Vă ajută să vă păstrați oportunități potențial valoroase, ținând în același timp sub control frica de a pierde (FOMO).

Iată cum Nextiva vă ajută să redirecționați apelurile de la clienți selectivi.

Redirecționare apel când este ocupat

Dacă sunteți ocupat cu un alt apel sau pur și simplu aveți o perioadă de nefuncționare, această regulă vă ajută să redirecționați apelurile către un alt număr și chiar către o căsuță vocală. Este foarte util atunci când ați dezactivat apelul în așteptare sau sistemul de telefonie de afaceri dorește în modul Nu deranja (DND).

Cu un serviciu VoIP, apelanții nu vor primi semnalul de ocupat, deoarece sistemul îi redirecționează rapid către un alt dispozitiv adecvat, fie că este iPhone, Android sau orice alt dispozitiv.

Redirecționarea apelului când nu primiți răspuns

Puteți configura furnizorul de servicii VoIP să redirecționeze apelurile către un alt număr atunci când nu este răspuns într-un anumit număr de apeluri. Ajută la prevenirea apelanților să ajungă pe mesageria vocală și îi conectează cu o altă persoană.

Apelurile fără răspuns pot contribui cu ușurință la o experiență slabă pentru apelant. Aproximativ 67% dintre clienți renunță la apeluri frustrați atunci când nu pot contacta echipa de asistență.

Clienții tăi se simt mai susținuți atunci când încerci în mod conștient să eviți o astfel de experiență.

Iată un exemplu de setare a acestei reguli pe VoIP-ul Nextiva. Redirecționează apelurile după trei sunete.

Studiu de caz: Descoperiți cum 88.7 The Bridge a folosit Nextiva pentru a intensifica redirecționarea apelurilor și a eficientiza gestionarea comunicațiilor.

Redirecționare apel când nu este accesibil

Sunt lucruri dincolo de controlul tău. Ce ai face dacă întregul tău sistem de asistență sau de succes s-ar opri din cauza unei întreruperi?

Puteți redirecționa apelurile către alte numere dacă numerele originale sunt offline. Acest lucru vă ajută să oferiți asistență în mod constant, chiar și în circumstanțe de testare.

Redirecționarea locației

Când au loc întreruperi într-o locație, devine dificil să redirecționați clienții din aceeași zonă. Cu redirecționarea locației, puteți configura VoIP pentru a redirecționa toate apelurile dintr-o zonă către dispozitive din alte birouri cu un prefix local diferit.

Care sunt beneficiile comerciale ale redirecționării apelurilor?

Redirecționarea apelurilor ajută la maximizarea productivității, mai ales atunci când companiile adoptă un mediu de lucru hibrid. Nu lasă spațiu pentru a lăsa un apel să treacă.

Mai jos sunt câteva alte beneficii notabile pe care le oferă întreprinderilor.

• Comoditate. Puteți primi apeluri pe orice telefon, făcând afacerile accesibile non-stop. Când unii dintre oamenii dvs. de vânzări sau de asistență au o perioadă de întrerupere, puteți fi disponibil pentru clienți redirecționând apelurile către restul echipei.
• Flexibilitate. Regulile de rutare vă permit să adaptați furnizorul de servicii VoIP după preferințele dvs. De exemplu, sistemul redirecționează apelurile în funcție de ora din zi sau de ID-ul apelantului.
• Sprijină forța de muncă distribuită. Când echipele sunt împrăștiate pe tot globul, redirecționarea apelurilor VoIP vă ajută să ajungeți la persoana potrivită, indiferent de locația lor fizică. Echipa dvs. IT sau de administrare nu trebuie să-și schimbe atenția asupra distribuirii apelurilor. VoIP o face pentru tine, făcând echipele IT mai eficiente în ceea ce fac ei cel mai bine.
• Previne oportunitățile ratate. Echipa ta poate lua timp de nefuncționare, dar nu același lucru se aplică afacerii. A lua un ban în spate în timp ce asistați clienții vă poate contracara creșterea afacerii. Nu vă puteți permite apelurile pierdute ale clienților. Aceste apeluri permit echipelor orientate către clienți să implice apelanții atunci când își arată interesul. Redirecționarea apelurilor VoIP ajută la valorificarea acestor oportunități.
• Îmbunătățește serviciul pentru clienți. Doar unii clienți au răbdare când vine vorba de rezolvarea întrebărilor și problemelor cumpărătorilor și utilizatorilor. În astfel de cazuri, doriți să vă asigurați că sunt supravegheați. VoIP redirecționează aceste apeluri către agenți disponibili fără a le transfera de mai multe ori sau a aranja apeluri înapoi.

Studiu de caz: EagleRider folosește Nextiva pentru a oferi un serviciu excelent pentru clienți. Software-ul ajută EagleRider să redirecționeze apelurile către echipa lor din Las Vegas dacă numărul inițial este offline sau nu răspunde.

Funcții VoIP care îmbunătățesc redirecționarea apelurilor

Gestionarea comunicațiilor necesită mai multe capacități și funcționalități pentru a crea un flux de lucru intern fără întreruperi. Aceste caracteristici sunt utile în timp ce eficientizează managementul general al comunicării de afaceri a unei companii.

Sunetul simultan

Sunetul simultan mărește șansele unei echipe orientate către clienți de a prelua apelul. Fiecare dispozitiv înregistrat sună în același timp când oamenii sună. Amintiți-vă, nu este doar telefonul de la birou; este fiecare dispozitiv pe care l-ați configurat.

Cu apelul simultan, există o șansă mai mare ca dvs. să preluați rapid apelul de la unul dintre dispozitivele înregistrate. De exemplu, agenții dvs. pot alege dacă să preia un apel de pe telefonul de birou sau de pe mobil.

Transcriere mesaj vocal la e-mail

Furnizorii de servicii VoIP convertesc mesajele de mesagerie vocală în text în timp ce le trimit în căsuța de e-mail. Ajută la păstrarea înregistrărilor și permite echipei să scaneze rapid conținutul mesageriei vocale fără a asculta audio complet. Economisește timp. Echipele pot investi timpul economisit în activități care își îmbunătățesc și mai mult calitatea suportului.

În plus, un conținut de mesagerie vocală care poate fi partajat ajută echipele să se coordoneze și să colaboreze mai bine. Acest lucru menține contextul consistent chiar și atunci când mai multe persoane interacționează cu clientul.

Dirijare avansată a apelurilor

Dirijarea avansată a apelurilor direcționează apelurile către persoane mai capabile să adreseze o anumită întrebare a clientului. Puteți ajusta regulile de rutare a apelurilor în funcție de factori precum ID-ul apelantului sau ora din zi.

Cu toate acestea, disponibilitatea unui specialist capabil de asistență poate varia. Ar fi de ajutor dacă ați folosi tehnica de redirecționare a apelurilor pentru a redirecționa apelurile către un alt specialist.

VoIP Nextiva vă permite să creați căi de flux de apeluri mai complexe pentru a gestiona eficient fiecare apel.

Cozile de apeluri

Fiecare echipă orientată către clienți își implică clienții în mod diferit. Software-ul VoIP adaugă apelurile primite la coadă atunci când toată lumea este ocupată. Oferă muzică sau mesaje personalizabile în așteptare, încurajând apelanții să rămână răbdători.

Combinați așteptarea apelurilor cu redirecționarea apelurilor pentru a direcționa apelurile către următorul reprezentant disponibil care poate răspunde eficient nevoilor și cazurilor de utilizare ale clienților.

Sisteme de răspuns vocal interactiv (IVR).

Un sistem IVR permite apelanților să-și selecteze singur departamentul sau serviciul de care au nevoie. Puteți combina acest lucru cu redirecționarea apelurilor pentru a direcționa apelanții către linia de afaceri sau linia telefonică personală cea mai potrivită pentru nevoile lor unice. Nu necesita interventie manuala.

Sistemul trimite automat apelantul către persoana care l-ar putea sprijini, creându-i o experiență excelentă.

Începeți să redirecționați apelurile de afaceri astăzi

Redirecționarea apelurilor vă menține afacerea în funcțiune chiar și atunci când echipa dvs. nu este. Flexibilitatea sa funcționează în funcție de nevoile afacerii dvs. și ale clienților, astfel încât să nu ratați nicio clipă.

Nextiva este un sistem telefonic de afaceri de top pentru un motiv. Oferă funcții avansate, cum ar fi rutarea apelurilor, înregistrarea apelurilor, cozile de apeluri și IVR. Este ușor de configurat și utilizat, ceea ce îl face o alegere populară pentru peste 150.000 de companii .

Sunteți pe deplin sprijinit din momentul în care începeți să utilizați Nextiva. Redirecționarea apelurilor de afaceri este simplă și o puteți schimba oricând.

Faceți upgrade la cel mai bun serviciu de telefonie pentru afacerea dvs. Vezi cum echipa ta lucrează mai inteligent folosind Nextiva. Obțineți o ofertă gratuită, fără obligații, astăzi .