Cum să începeți să vă urmăriți timpul

Încorporarea urmăririi timpului în rutina ta de lucru poate fi o provocare, așa cum este cazul oricărei practici care este încă nouă pentru tine. Indiferent dacă doriți să adăugați timpul de lucru la o foaie de pontaj săptămânal sau să urmăriți timpul cu un cronometru zilnic, este prea ușor să uitați să o faceți. Cel puțin, la început.

În acest articol, vă oferim 10 sfaturi care vă vor ajuta să începeți să urmăriți timpul în mod regulat și să transformați această activitate într-un obicei.

1. Fii clar de ce vei urmări timpul

Dacă nu decideți de ce doriți să urmăriți timpul în avans, va fi mai dificil să adoptați această practică - așa că, gândiți-vă mai întâi la motivele dvs.:

• Doriți să urmăriți timpul pentru a vă factura clienții mai precis?

Urmărirea timpului vă poate ajuta să facturați clienții mai ușor și cu mai multă precizie. De exemplu, dacă facturați clienților 20 USD pe oră și urmăriți 20 de ore pentru un anumit proiect, veți ști imediat că trebuie să facturați 400 USD pentru munca dvs. la acel proiect.

• Doriți să urmăriți timpul pentru a vă analiza productivitatea?

Urmărirea timpului vă poate ajuta să înțelegeți cum petreceți cu adevărat timpul când ar trebui să lucrați la un proiect. De exemplu, poate crezi doar că petreci 8 ore pe zi concentrat pe proiectul tău. Dar, rezultatele timpului dvs. pot arăta că petreceți 5 ore din acel timp pe e-mailuri, întâlniri sau pur și simplu amânați pe telefon.

• Doriți să urmăriți timpul pentru a vă evalua profitabilitatea?

Urmărirea timpului vă poate ajuta să comparați timpul pe care îl petreceți într-un proiect cu banii pe care îi câștigați din acesta, pentru a înțelege dacă timpul și efortul dvs. dau cu adevărat roade. De exemplu, dacă facturați 400 USD pentru 20 de ore de muncă, dar cheltuiți 500 USD pe echipamente de lucru și utilizarea internetului în acest timp, de fapt cheltuiți mai mult decât câștigați și trebuie să creșteți rata orară în consecință.

• Compania dvs. cere să urmăriți timpul în timpul lucrului?

Acest al patrulea motiv este legat de politica companiei, care elimină propria dorință de a urmări timpul din ecuație. Dar, doar pentru că nu ai decis să urmărești timpul pe cont propriu, nu înseamnă că beneficiile enumerate mai sus nu se aplică în cazul tău. Veți putea în continuare să vă ajutați compania să facturați cu acuratețe clienții, dar și să îmbunătățiți procesele de afaceri prin analiza raportului privind productivitatea și profitabilitatea echipei dumneavoastră.

Odată ce înțelegeți de ce doriți sau trebuie să urmăriți timpul, va fi mult mai ușor să adoptați această practică.

2. Definiți-vă rutina de urmărire a timpului

Pentru a cultiva practica de urmărire a timpului, va trebui să decideți cum ar arăta o rutină de succes de urmărire a timpului pentru dvs. și ce abordare ar trebui să luați pentru a deveni realitate.

Definiți elementele de bază ale rutinei dvs. de urmărire a timpului

În primul rând, gândiți-vă când doriți să urmăriți timpul. O vei face în timp ce lucrezi sau când vei termina munca? Răspunsul va clarifica modul în care ar trebui să urmăriți timpul:

• Doriți să urmăriți timpul în timp ce lucrați? Va trebui să o faci cu un cronometru.
• Doriți să adăugați timp după muncă? Va trebui să o faci manual, adăugând o durată pentru proiectele și sarcinile tale.

Același lucru se aplică dacă doriți să vă construiți rutina de urmărire a timpului selectând mai întâi metoda:

• Doriți să urmăriți timpul cu un cronometru? Va trebui să o faceți zilnic, luând măsuri de precauție care vă asigură că vă amintiți să porniți și să opriți cronometrul pe măsură ce începeți și terminați lucrul.
• Doriți să adăugați timp manual? Veți putea face acest lucru după ce ați terminat o sarcină, un proiect, o zi de lucru sau o săptămână de lucru. În plus, adăugând timp manual, veți putea, de asemenea, să adăugați timp în avans. Aceasta poate fi o completare potrivită la rutina dvs. dacă lucrați conform unui program și vă simțiți obligat să adăugați „8 ore, luni, 4 ianuarie” la software-ul dvs. de urmărire a timpului, de îndată ce sunteți programat să lucrați - chiar dacă este cu o saptamana inainte.

Definiți detalii suplimentare pentru rutina dvs. de urmărire a timpului

Odată ce ați decis când și cum doriți să urmăriți timpul, va trebui să vă ocupați de detalii:

Cum veți aborda urmărirea timpului cu un cronometru?

• Vei opri timpul când pleci într-o scurtă pauză?
• Veți urmări diferite sarcini dintr-un proiect separat?

Dacă adăugați timp manual, când o veți face?

• Pe măsură ce termini fiecare activitate?
• La sfarsitul zilei de lucru?
• Sau, în fiecare vineri, poate?

Ce date veți adăuga pentru clasificare?

• Veți defini și adăuga proiecte?
• Veți defini și adăuga etichete și sarcini?
• Veți adăuga o combinație de proiecte, sarcini și etichete?

Odată ce răspundeți la aceste întrebări, veți obține o imagine mai clară a tipului de rutină de urmărire a timpului pe care doriți să o urmați.

3. Începeți rutina de urmărire a timpului la o scară mai mică

Pentru a începe să urmăriți timpul sau pentru a urma orice practică în mod regulat, veți avea nevoie de voință .

Potrivit cercetărilor, puterea de voință seamănă cu un mușchi - cu cât o folosiți mai mult pe parcursul zilei, cu atât devine mai obosită. Dar, având în vedere că mușchii se întăresc cu cât îi folosiți mai mult de-a lungul timpului , cercetările ulterioare indică faptul că vă puteți întări voința, cu atât vă angajați mai mult în obiceiurile tale.

Așadar, în loc să te scufunzi din cap până în picioare în practica urmăririi timpului chiar de la început, începe cu puțin.

În loc să urmăriți timpul pentru toate proiectele și pauzele cu un cronometru, să adăugați sarcini și etichete la toate intrările de timp și apoi să generați mai multe tipuri de rapoarte în fiecare săptămână, începeți prin a adăuga timp manual în mod regulat:

• La sfârșitul fiecărei zile de lucru, luați 5 minute pentru a adăuga manual timpul pe care l-ați petrecut pe anumite proiecte în acea zi (de exemplu, 3 ore pentru „Proiectul A” și 5 ore pentru „Proiectul B”).
• Deocamdată, nu vă obosiți să adăugați sarcini sau etichete, să generați rapoarte în mod regulat sau să urmăriți timpul pentru fiecare activitate individuală cu un cronometru.

Potrivit unui studiu din 2009 publicat în Jurnalul European de Psihologie Socială, este nevoie în medie de 66 pentru a forma un nou obicei, 18 zile fiind minim.

Așadar, ai răbdare cu tine, până când începi să-ți urmezi rutina de bază de urmărire a timpului în mod regulat, fără să te gândești prea mult la asta.

4. Introduceți treptat noi aspecte ale urmăririi timpului

Odată ce vă obișnuiți să urmăriți timpul la o scară mai mică, este timpul să vă extindeți rutina. De exemplu, odată ce devine o normă să adăugați timp manual în fiecare zi fără greș, puteți începe:

• adăugând timp pentru pauze
• urmărirea timpului cu un cronometru
• adăugând mai multe detalii la intrările de timp, cum ar fi sarcini și etichete

De asemenea, treceți peste funcțiile suplimentare din software-ul dvs. de urmărire a timpului și decideți ce alte elemente doriți să începeți să implementați în rutina dvs. în viitor.

Lucrați pentru a vă obișnui cu fiecare caracteristică la un moment dat, până când o încorporați în fluxul de lucru în mod natural .

Dacă sunteți un manager care dorește să implementeze o rutină de urmărire a timpului în cadrul echipei dvs., se aplică același sfat - nu introduceți toate aspectele urmăririi timpului simultan și aveți răbdare în timp ce echipa dvs. se adaptează.

5. Definiți un sistem de recompense pentru a motiva urmărirea timpului

Chris Bailey, autorul cărții de productivitate „Proiectul de productivitate ” , vă sugerează să vă acordați „puncte de obișnuință” de fiecare dată când duceți cu succes un obicei bun. Puteți implementa un astfel de sistem de recompensă pentru a vă încuraja să urmați și practica urmăririi timpului.

Să presupunem că aveți o practică de a urmări timpul de proiect cu un cronometru, de a urmări separat timpul de pauză și de a defini proiecte, sarcini și etichete în mod regulat - iată cum puteți defini „puncte de obicei” pentru fiecare parte a procesului:

• Pornirea unui cronometru atunci când începeți să lucrați la un proiect: 5 puncte
• Adăugarea unei descrieri, a unui proiect, a unei sarcini și a unei etichete la intrarea de timp de rulare: 5 puncte
• Oprirea cronometrului de fiecare dată când intrați într-o pauză: 5 puncte
• Pornirea cronometrului atunci când reluați lucrul la un proiect: 5 puncte
• Pornirea unui cronometru pentru un proiect nou sau o pauză, de fiecare dată când opriți cronometrul pentru proiectul anterior: 5 puncte
• Oprirea ultimului cronometru la sfârșitul zilei: 5 puncte

În total, înseamnă 30 de puncte pe zi — puteți păstra o listă de verificare pe care o veți folosi în fiecare zi pentru a vă evalua rezultatele, fie într-un caiet, fie într-o foaie de calcul.

Când câștigați maximum de puncte, asigurați-vă că „încasați” acele puncte – recompensele sunt importante pentru cultivarea obiceiurilor, deoarece reprezintă un motivator extrinsec menit să vă ajute să vă continuați rutina.

De exemplu, în fiecare zi când bifezi toate articolele și obții 30 de puncte, poți să vizionezi un episod din emisiunea ta preferată sau să faci o baie parfumată când pleci de la serviciu.

6. Asociați urmărirea timpului cu o practică pe care o aveți deja

Dacă aveți deja o rutină de lucru stabilită, puteți asocia urmărirea timpului cu un obicei de lucru existent - și chiar să utilizați instrumentul de urmărire a timpului pentru a urmări timpul necesar pentru a realiza acest obicei.

De exemplu, dacă aveți tendința de a răspunde la e-mailuri pentru prima dată când începeți să lucrați la 9:00 și apoi pentru a doua oară la 16:30, înainte de a termina munca pentru ziua respectivă, asociați această practică cu urmărirea timpului .

Dacă urmăriți timpul în timp ce lucrați, porniți cronometrul înainte de a deschide primul e-mail, la ora 9:00, și opriți cronometrul când răspundeți la ultimul e-mail al zilei, la 17:00. Același lucru este valabil și pentru urmărirea manuală a timpului - pur și simplu adăugați timpul de lucru după ce terminați munca prin e-mail la sfârșitul zilei de lucru.

Dacă doriți să începeți să utilizați un software de urmărire a timpului, ar fi perfect dacă l-ați putea asocia cu alt software pe care îl utilizați - software-ul de urmărire a timpului oferă, în general, integrări cu aplicații populare pe care oamenii le folosesc deja în mod regulat, așa că acest lucru nu ar trebui. sa nu fie o problema.

De exemplu, dacă utilizați Trello pentru a vă gestiona proiectele și a urmări progresul pe care îl faceți cu sarcinile, puteți căuta extensii de urmărire a timpului care vor adăuga un buton de urmărire a timpului în cardurile dvs. Trello.

Să presupunem că aveți deja obiceiul de a vă muta cărțile Trello pe coloanele numite „De făcut”, „În curs” și „Terminat”, ca o indicație a progresului dvs. cu sarcini.

Când mutați un card din coloana „De făcut” în coloana „în desfășurare”, pur și simplu asociați acea activitate cu activitatea de a face clic pe butonul de urmărire a timpului.

De asemenea, dacă aveți un buton de urmărire a timpului în cărțile dvs., vă veți face mai ușor să vă amintiți să opriți cronometrul pe măsură ce mutați cardul din coloana „În curs” în coloana „Terminat”.

7. Marcați zilele în care vă îndepliniți cu succes rutina de urmărire a timpului

În primele luni în care încă vă construiți practica de urmărire a timpului, aveți un calendar în care vă veți urmări eforturile. Acest sfat provine din tehnica populară de gestionare a productivității și a timpului numită „Metoda Seinfeld” , pe care ar trebui să o implementați după cum urmează:

• Agățați un calendar la locul de muncă.
• Indiferent de ceea ce presupune rutina dvs. de urmărire a timpului, în fiecare zi când o efectuați conform prescripției, puneți un „X” pentru ziua respectivă.
• Dacă urmăriți timpul în fiecare zi, numărul de zile cu „X” va crește.
• În curând, veți construi un lanț de zile marcat cu „X” care vă va prezenta angajamentul față de urmărirea timpului și vă va motiva să evitați să pierdeți o zi și, astfel, să „rupeți lanțul”.

Desigur, dacă pierdeți o zi, nu vă faceți griji.

Potrivit lui James Clear, greșelile individuale din rutina ta de construire a obiceiurilor nu înseamnă mare lucru, dacă revii pe drumul cel bun cât mai curând posibil. Deci, dacă ai uitat să urmărești timpul cu un cronometru pentru o zi, nu înseamnă că tot angajamentul tău anterior față de practică a fost în zadar.

În primul rând, puteți adăuga oricând timpul lipsă manual.

Și în al doilea rând, puteți face oricând un efort mai bun pentru a vă îndeplini rutina de urmărire a timpului așa cum vă așteptați mâine.

8. Creați un mediu de lucru care să vă încurajeze să urmăriți timpul

Cea mai bună precauție care vă va ajuta să urmăriți timpul este stabilirea unui mediu care să vă încurajeze să urmați practica, chiar de la începutul zilei de lucru.

În primul rând, puteți seta site-ul software-ului dvs. de urmărire a timpului ca pagină de pornire , adică cea care apare pentru prima dată când lansați browserul. Dacă lucrați în Google Chrome, va trebui doar să urmați câțiva pași pentru a activa acest lucru:

• faceți clic pe cele trei puncte din partea de sus a paginii browserului Chrome pentru a obține mai multe opțiuni
• selectați „Setări”
• sub „La pornire”, selectați „Deschideți o anumită pagină sau un set de pagini”
• faceți clic pe „Adăugați o pagină nouă” și introduceți https://clockify.me/

Acum, de fiecare dată când deschideți browserul, vi se va solicita să luați în considerare timpul de urmărire pentru un proiect, sarcină sau chiar unele activități zilnice.

Ca o altă soluție, puteți instala și aplicația de urmărire a timpului pe toate dispozitivele, astfel încât să aveți pictograma aplicației pe desktop și/sau pe telefonul mobil de fiecare dată când deschideți dispozitivele. Simpla prezență a aplicației lângă folderele și fișierele dvs. de lucru poate servi ca un memento suplimentar că ar trebui să urmăriți timpul.

9. Găsiți un partener de responsabilitate

Cercetările Societății Americane de Formare și Dezvoltare arată că oamenii au șanse cu 65% mai mari să atingă un obiectiv dacă se angajează față de o altă persoană în acest sens. Mai mult, aceeași cercetare arată că oamenii au șanse cu 95% mai mari de a reuși la un obiectiv dacă țin întâlniri regulate despre acesta cu partenerii lor de responsabilitate.

După cum probabil ați ghici, puteți implementa această practică de responsabilitate în orice faceți, inclusiv în urmărirea timpului:

• Dacă ești angajat, poți lua inițiativa și poți găsi un partener de responsabilitate printre colegii tăi.
• Dacă sunteți un manager care se ocupă de oamenii cărora se așteaptă să urmărească timpul, îi puteți atribui singuri acești parteneri.

În orice caz, partenerii de responsabilitate pot organiza întâlniri regulate de 10 minute la sfârșitul săptămânii, pentru a evalua dacă s-au respectat rutinele de urmărire a timpului prescrise și chiar pentru a discuta câteva idei de îmbunătățire.

10. Dacă sunteți în management, setați un exemplu personal pentru urmărirea timpului

Dacă ești un manager care încearcă să încorporeze urmărirea timpului în rutina de lucru a echipei tale, cel mai bun mod de a-l încuraja să cultive această practică este să le dai un exemplu personal. La urma urmei, cu excepția cazului în care managerul este dispus să facă efort pentru a urmări timpul de lucru, este realist să ne așteptăm ca obiceiul să rămână în echipă?

În primul rând, gândiți-vă la rutina de urmărire a timpului pe care doriți să o stabiliți. Explică-ți așteptările echipei și anunță că vei urmări timpul în același mod - și rămâi fidel cuvântului tău:

• Vrei ca echipa ta să urmărească timpul, nu doar pentru proiecte, ci și pentru sarcinile legate de proiecte? Asigurați-vă că distingeți și sarcinile legate de proiect la care lucrați atunci când urmăriți timpul.
• Doriți ca echipa să adauge etichete la intrările de timp pe care le-ați facturat deja clientului, pentru a le marca ca atare în arhiva dvs. de urmărire a timpului? Asigurați-vă că adăugați întotdeauna eticheta „facturat” la propriile intrări de timp.

Urmărind timpul împreună cu echipa ta, îi vei face mai confortabil să adopte ei înșiși practica.

Încheierea

Așa cum este cazul oricărei practici pe care doriți să o includeți în rutina dvs. obișnuită, cultivarea obiceiului de a urmări timpul va necesita puțină răbdare. Odată ce înțelegeți de ce urmăriți timpul în primul rând și ce fel de rutină doriți să cultivați, începeți cu elementele de bază și introduceți treptat elemente suplimentare de urmărire a timpului. Stabiliți un mediu de lucru care vă va încuraja să urmăriți timpul și să nu uitați să vă urmăriți progresul, să vă recompensați succesele și să vă asigurați că sunteți responsabil cu practica. Managerii sunt, de asemenea, sfătuiți să conducă prin exemplu și să urmărească timpul împreună cu echipele lor. Ca rezultat al tuturor eforturilor și inițiativelor enumerate, urmărirea timpului este probabil să se stabilească ca un element obișnuit și natural în rutina ta de lucru.