Cele mai bune modalități de a comunica eficient la locul de muncă

Orice comunicare la locul de muncă ar trebui să fie clară, prietenoasă și ușor de evaluat. Acest lucru este adevărat, indiferent cine este publicul vizat. Eșecul de a comunica eficient poate avea un impact asupra afacerii.

De fapt, într-un sondaj efectuat pe 1.000 de companii IT, mai mult de 1 din 4 proiecte nu a reușit să-și respecte termenele limită. De ce? Comunicare slabă. Acest lucru se poate întâmpla în orice industrie. Cu cunoștințele potrivite, astfel de situații sunt complet evitabile.

Cum să creezi o comunicare eficientă la locul de muncă

Comunicarea este importantă pentru a obține succesul într-un cadru de echipă. Conexiunile vă ajută să vă stabiliți obiective, să coordonați eforturile, să creați idei noi și multe altele. Apoi, lucrătorii finalizează proiectele de succes la timp. Mai important, liderii își ajustează obiectivele după cum este necesar.

Comunicarea ineficientă poate agrava problemele și poate crea întârzieri. Cu cât proiectul durează mai mult, cu atât va avea un impact mai slab comunicarea.

Dacă doriți să știți cum să comunicați mai eficient la locul de muncă, următorii pași sunt un loc minunat de început.

Află cu cine vorbești

Pentru a comunica eficient, trebuie mai întâi să vă gândiți cu cine vorbiți. Nu toată lumea procesează informația în același mod sau răspunde bine la canalele individuale de comunicare. Alegerea celui mai bun mod de a comunica este cea mai importantă parte a unei comunicări de succes la locul de muncă.

De exemplu, cei care ocupă poziții superioare în cadrul unei companii sunt adesea cei mai receptivi la critici și feedback „negativ”. În multe cazuri, vor ignora cu totul comentariile pozitive. Pentru acești oameni, informațiile care sunt obiective și bazate pe fapte concrete sunt adesea cele mai valoroase.

Păstrați mesajul clar

Odată ce v-ați gândit la ce ar putea răspunde receptorul, este esențial să știți ce veți spune. Păstrarea lucrurilor clare și ușor de înțeles îl ajută pe ascultător să rămână concentrat pe exact ceea ce are nevoie.

Rămâi receptiv și conștient de sine

Dacă rămâi pozitiv și abordabil, trimiți semnalul că poți comunica eficient. Lucrătorii simt că este posibil să poarte o conversație cu tine. Când oamenii își dezvoltă o reputație de inabordabil, poate fi greu să schimbi această opinie.

Acceptați feedback-ul

Feedback-ul este dificil de oferit. Poate fi luat rapid la inimă. Cu toate acestea, dacă doriți să comunicați eficient cu personalul dvs., aceasta ar trebui să fie acceptată. Rareori comunicarea este clară, mai ales când este implicată o echipă.

Când acceptați feedback de orice fel, este important să rămâneți un ascultător activ. Trebuie să evaluați ceea ce se spune în mod obiectiv și apoi să veniți cu un răspuns. Dacă sunt multe de rezolvat, mulțumiți celeilalte persoane pentru contribuția sa și reveniți la ea după ce aveți un răspuns adecvat. Grabirea la o concluzie poate încetini eforturile de comunicare.

Diferite tipuri de comunicare la locul de muncă

Nu orice tip de comunicare este potrivit pentru fiecare grup și situație. Cultura și contextul pot influența ce forme de comunicare sunt cele mai eficiente sau sunt cele mai ușor de utilizat pentru un anumit grup.

Cu toate acestea, este, de asemenea, esențial să limitați canalele de comunicare utilizate de o anumită echipă sau pentru un proiect. Dacă sunt utilizate prea multe canale, poate crește semnificativ timpul necesar membrilor echipei pentru a găsi informații critice.

Mai jos sunt secțiuni dedicate celor mai comune patru instrumente pentru a comunica eficient într-un mediu de lucru. Există, de asemenea, statistici și sfaturi care vă ajută să alegeți cea mai bună opțiune de comunicare pentru locul de muncă.

Prezentări și întâlniri de grup

Întâlnirile pot fi instrumente utile pentru a comunica eficient dacă țineți cont de câteva reguli. În primul rând, sesiunile dvs. ar trebui să fie de maximum 15 minute. Acest lucru îi ține pe toți la sarcină. De asemenea, împiedică întâlnirea să întârzie prea mult.

Cincisprezece minute ar trebui să fie suficient timp pentru a acoperi un subiect. Puteți răspunde la cele mai presante întrebări și puteți atribui sarcini. Pentru a ajuta lucrurile, includeți ajutoare vizuale. Puteți face acest lucru cu un rezumat al punctelor acoperite, precum și cu sarcinile și datele esențiale.

Mai mult, prezentările scurte către grupuri mai mici pot ajuta la prevenirea oboselii cognitive sau sociale. Acest lucru ajută la promovarea unei comunicări eficiente pe tot parcursul zilei de lucru.

Dacă este posibil, încorporarea unui element vizual poate ajuta lucrătorii să-și amintească informațiile.

Acest lucru poate însemna

• configurarea unei prezentări de diapozitive
• crearea unei diagrame sau a unei liste
• inclusiv un tablou de imagine.

Orice lucru care îi poate ajuta pe ceilalți oameni să vizualizeze informațiile pe care le prezentați poate duce la o întâlnire mai memorabilă.

Întâlniri față în față

Mulți lucrători preferă critica constructivă atunci când aceasta este oferită în mod obiectiv. Ei chiar îl preferă cu 7% mai mult decât feedback-ul pozitiv. Cu toate acestea, mulți manageri evită să formuleze critici sau sugestii de îmbunătățire, deoarece consideră că procesul este inconfortabil.

Întâlnirile private față în față pot ajuta să fie utilă livrarea sau primirea criticilor. Cu toate acestea, lucrătorii în vârstă sunt mai deschiși la conversații despre cum să se îmbunătățească și preferă întâlnirile față în față.

Conversațiile sunt o modalitate excelentă de a acoperi subiecte dificile. Conversațiile previn conflictele. Cu toate acestea, nu este niciodată o idee rea să urmați întâlnirile față în față cu un memento text sau e-mail. Examinați punctele cheie și punctele importante ale conversației dvs. pentru a crea o înregistrare.

Lucrătorii care sunt începători într-un domeniu, tineri sau care au un nivel mai scăzut de încredere le-ar putea avea mai greu să facă față comunicării. Ei preferă e-mailul sau mesajul text.

Mesaje text sau mesaje text online

Utilizarea mesajelor text la locul de muncă este o nouă metodă de comunicare. Cu toate acestea, dacă doriți să îmbunătățiți comunicarea în cadrul unei echipe, în special într-o echipă formată din membri mai tineri, textul poate fi calea de urmat.

Mesajele text vin cu rezultate pozitive. În primul rând, sunt vizuale. Metodele de comunicare vizuală sunt cu 25% mai eficiente decât comunicarea orală. Dacă combinați cele două abordări, să zicem cu o prezentare orală și o urmărire bazată pe text, vă puteți aștepta la o creștere de 55% a reținerii în comparație cu doar prezentarea.

Posesorii de smartphone-uri sunt, de asemenea, foarte familiarizați cu mesajele text. Datele spun că 97% dintre utilizatorii de telefoane inteligente trimite mesaje în fiecare săptămână. În comparație cu alte opțiuni de comunicare de tip chat, mesajele text sunt familiare. 80% dintre profesioniștii actuali folosesc mesajele text pentru afaceri, iar 70% ar încuraja acest comportament.

Oricât de grozave ar fi mesajele text pentru a oferi o înregistrare ușor de referit, ele pot fi dificil de interpretat pentru unii. Acest lucru poate facilita utilizarea aplicațiilor de chat și text la locul de muncă pentru a rămâne la obiect și la obiect. Orice conversație plină de emoții, cum ar fi critica sau feedback-ul constructiv, este cel mai bine oferită față în față.

Trimiterea textului este, de asemenea, unul dintre cele mai preferate medii pentru programarea la locul de muncă sau partajarea de actualizări și buletine. Într-un studiu realizat de Universitatea de Stat din Virginia de Vest, participanții au avut de patru ori mai multe șanse să prefere mesajele text pentru actualizări pozitive și anunțuri de întâlnire.

E-mail și buletine informative

E-mailul poate fi cel mai productiv mod de a trimite și de a primi comunicări la locul de muncă. Angajatul obișnuit primește peste 100 de e-mailuri legate de muncă pe zi, acesta cade rapid pe margine ca instrument de comunicare preferat.

Cele mai tinere generații care intră astăzi în forța de muncă trimit rar e-mailuri.

• Doar 6% dintre participanții generației Z într-un studiu Pew din 2012 au trimis vreun e-mail.
• E-mailul nu este instrumentul de comunicare potrivit dacă trebuie să comunicați informații importante.

Mesaje primite de astăzi sunt supraîncărcate.

• Aproximativ 60,8% dintre angajați au ignorat cu bună știință comunicările la locul de muncă prin e-mail.

• Aproape 1 din 2 a raportat că un alt instrument de comunicare ar fi fost mai bun.
• Lucrătorii susțin că e-mailul reduce de fapt comunicarea.
• Mesajele text au o rată de citire de 97%.

Beneficiile comunicării eficiente la locul de muncă

Companiile care au un nivel ridicat de comunicare de succes înregistrează randamente cu 47% mai mari conform unui studiu de 5 ani.

Comunicarea de succes este definită ca abilitatea de a ști ce își doresc angajații. De asemenea, înseamnă că știi cum să comunici cu succes în industria afacerii. Planificați și vă stabiliți obiective care sunt îndeplinite în mod constant.

În plus, comunicarea de succes în echipă reduce conflictele și cifra de afaceri a companiei cu 40 până la 50%, în funcție de industrie.

Concluzie – Da, puteți comunica eficient

Aceste fapte o fac clar. Este ușor de observat cum comunică eficient companiile incluse în acest studiu. Cu puțin ajutor, puteți comunica eficient la locul de muncă. Găsiți instrumentul de inovare potrivit în industria dvs.

Vă puteți transmite rapid mesajul. Comunicați eficient și mesajul dvs. este înțeles. Adevărul este că comunicarea eficientă poate duce la schimbarea să prindă rădăcini mai repede. Conduce la niveluri mai ridicate de acceptare.

Amintiți-vă, comunicați eficient atunci când faceți critici constructive și comunicați deschis. De ce? Pur şi simplu. Angajații se pot îmbunătăți și pot primi feedback care le permit să facă acest lucru.