7 Cele mai bune practici pentru rapoarte BI mai bune

Rapoartele BI sunt unul dintre cele mai importante aspecte ale oricărei implementări BI. Dacă sunt configurate necorespunzător, aceste rapoarte pot provoca confuzie și chiar, în unele cazuri, pot conduce în eroare propriii utilizatori finali. Cu alte cuvinte, este posibil ca sistemul să nu aibă sens pentru oamenii care au cea mai mare nevoie de el.

Pe de altă parte, rapoartele și tablourile de bord bine concepute BI vă pot ajuta să obțineți rapid informații critice și să descoperiți modele ascunse în datele dvs.

Iată șapte lucruri de reținut atunci când proiectați rapoarte BI pentru organizația dvs., pentru a maximiza rentabilitatea rapoartelor dvs.

1. Identificați cerințele de raportare

Primul pas este să faci o listă exhaustivă a tuturor părților interesate, factorilor de decizie și utilizatorilor finali pentru rapoartele tale. Acest lucru vă va oferi o idee clară despre publicul țintă al livrabililor dvs.

Programați interviuri (prin întâlniri față în față, telefon sau Skype) cu părțile interesate relevante pentru a aduna toate cerințele de raportare de la aceștia. Aceste întâlniri ar trebui să includă toți directorii, managerii și analiștii de date care vor analiza în mod regulat rapoartele dvs. de BI.

Este posibil să nu vă puteți întâlni cu toate părțile interesate în același timp. În astfel de cazuri, evitați să vă mulțumiți cu specificații scrise sau e-mailuri. În schimb, programați o serie de întâlniri față în față și urmăriri cu fiecare grup de utilizatori pentru a identifica complet toate cerințele. Acest lucru vă va ajuta să descoperiți cerințe conflictuale sau chiar contradictorii și să le rezolvați din timp, economisind mult timp pe parcurs.

2. Identificați KPI-urile și valorile pentru fiecare raport BI

Apoi, creați o listă de KPI-uri și valori pe care doriți să le afișați în fiecare livrabil BI.

Programați interviuri cu părțile interesate relevante pentru a afla ce vor să vadă în rapoartele lor.

Majoritatea companiilor au deja un proces de raportare. Doar că utilizatorii nu sunt mulțumiți de el, fie pentru că nu furnizează informațiile necesare, fie pentru că este un sistem predispus la erori de cărți de lucru Excel pregătite manual sau folosind scripturi ad-hoc.

Cheia este să analizeze sistemele lor actuale de raportare pentru a-și face o idee despre ceea ce urmăresc în prezent și pentru a identifica zonele de îmbunătățire. Evitați să-i întrebați direct ce vor să vadă în rapoartele lor. Nu va face decât să deruteze utilizatorii finali.

În cazul oricăror nelămuriri, reveniți la părțile interesate pentru a discuta posibilii pași următori. Va fi nevoie de două până la trei iterații, dar până la sfârșit utilizatorii dvs. vor avea o idee bună la ce să se aștepte în rapoartele dvs. de BI.

3. Alegeți vizualizarea potrivită pentru fiecare măsurătoare

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac oamenii în timp ce prezintă informațiile vizual este să folosească graficul sau vizualizarea greșită. Nu numai că transmite un mesaj greșit, dar, în unele cazuri, poate duce chiar la confuzie.

Iată două diagrame care arată aceleași informații. Care crezi că este mai intuitivă?

Alegeți o vizualizare care acceptă datele de bază

În prima diagramă, spectatorul este obligat să piardă timpul mergând înainte și înapoi între legenda diagramei și felii de plăcintă.

Pe de altă parte, cel de-al doilea grafic facilitează identificarea tendinței vânzărilor chiar și fără a se uita la cifrele reale.

Pentru fiecare valoare, este esențial să alegeți o vizualizare care să accepte mesajul care stau la baza datelor dvs.

Mai jos este o diagramă de flux pentru a vă ajuta să decideți ce vizualizare să utilizați pentru a vă prezenta KPI-urile și valorile, în funcție de tipul de informații pe care le conțin.

Găsiți diagrama potrivită pentru datele dvs. (Sursa)

4. Aranjați elementele raportului în rapoartele dvs. BI

După ce v-ați dat seama ce (valori) să afișați în rapoartele dvs. și cum (ce vizualizare), este timpul să le aranjați într-un mod ușor de înțeles pentru a vă proiecta macheta raportului.

Din diverse studii de urmărire a ochilor știm că atunci când oamenii citesc pagini web, ochii noștri pornesc din colțul din stânga sus al paginii. Pe măsură ce citim conținutul paginii, ochii noștri se mișcă de la stânga la dreapta, formând modele în formă de F sau Z.

Cheia este să folosim acest model natural de lectură în avantajul nostru pentru a prezenta informațiile într-o manieră intuitivă. Afișați cele mai importante și urgente informații în colțul din stânga sus al rapoartelor dvs. Informațiile cu prioritate scăzută și care se schimbă lentă ar trebui să fie afișate în jumătatea de jos a raportului.

Afișați informații importante și urgente în colțul din stânga sus al rapoartelor

Iată un exemplu de tablou de bord BI prost proiectat:

Un tablou de bord BI prost proiectat

Primele două grafice („Top 10 clienți după venitul YTD” și „Numărul de utilizatori după grupa de vârstă”) nu se schimbă frecvent.

Pe de altă parte, tabelele care se schimbă frecvent, cum ar fi „Înscrieri pe lună” și „Metrici zilnice” au fost plasate în partea de jos.

Ca urmare, în fiecare zi un utilizator final se uită la acest raport, el/ea va trebui să treacă prin primele două grafice, care arată la fel de cele mai multe ori, înainte de a ajunge la informațiile care se modifică în mod regulat.

5. Evidențiați informațiile cheie

Rapoartele BI sunt pline cu o mulțime de informații și pot deveni rapid distrage vizual. Ghidați utilizatorii software-ului către numerele și tendințele potrivite, folosind indicii vizuale.

Folosirea culorilor potrivite este o modalitate puternică de a evidenția informațiile critice din rapoartele și tablourile de bord BI.

De exemplu, când te uiți la următorul tablou de bord, unde se îndreaptă ochii tăi?

Folosiți culorile pentru a atrage privirea utilizatorului asupra informațiilor cheie

Poate te-ai uitat la diagrama circulară din dreapta jos sau la diagrama cu linii din regiunea din stânga sus, din cauza culorilor lor. Exact asta ar trebui să vă inspire această diagramă. Acestea fiind spuse, evitați să folosiți prea multe culori, deoarece poate duce la zgomot vizual.

De asemenea, este important să rețineți că unele culori sunt mai atrăgătoare decât celelalte. Deci, dacă face ca o anumită diagramă sau vizualizare să se deosebească, atunci, conform Principiilor Gestalt, acordăm mai multă atenție acelei componente de raport și încercăm să ne dăm seama de ce este diferită.

De exemplu, cele două diagrame de mai jos arată aceleași informații:

Utilizarea culorilor pentru a evidenția informații într-un grafic sau diagramă

Cu toate acestea, culorile suplimentare din primul grafic nu oferă informații suplimentare. Dimpotrivă, ne fac să ne gândim „Verde înseamnă că s-a întâmplat ceva bun în octombrie?”

În cel de-al doilea grafic, utilizarea unei singure culori ne spune că toate barele măsoară aceeași măsură (adică vânzările). De asemenea, ne ajută să vedem tendințele de vânzări și să facem comparații.

Deci, cheia este să folosiți culorile în mod strategic pentru a evidenția informațiile cheie din rapoartele dvs. de BI și pentru a le supune pe cele neimportante/neurgente.

6. Grupați KPI-uri și valorile asociate împreună

Deoarece rapoartele BI sunt folosite pentru a obține informații și a lua măsuri, este important ca acestea să ajute utilizatorii finali să stabilească rapid conexiuni în cadrul datelor.

Una dintre cele mai eficiente modalități de a face acest lucru este să grupați informațiile conexe și să plasați acele informații împreună. Uită-te la tabloul de bord de mai jos:

Grupați informațiile asociate pentru a afișa conexiunile

În tabloul de bord de mai sus, culoarea și poziția diagramelor vă permit să înțelegeți și să comparați rapid informațiile aferente:

1. Primul rând conține informații despre valorile generale, cum ar fi veniturile, profiturile, cota de piață
2. Al doilea rând arată valorile vânzărilor despre produse individuale
3. Al treilea rând prezintă informații de vânzări regionale

În aceeași notă, dacă plasați informațiile conexe la distanță, poate provoca confuzie și poate îngreuna utilizatorilor să vadă conexiunea.

7. Obțineți o semnătură pe machete

Odată ce sunteți mulțumit de machetele, reveniți la părțile interesate și obțineți aprobarea acestora, deoarece ei sunt cei care vor folosi rapoartele dvs. în mod regulat.

Asigurați-vă că înțeleg informațiile prezentate în rapoartele dvs. și, de asemenea, cum să le folosească. De exemplu, dacă rapoartele dvs. au funcții interactive, cum ar fi meniuri derulante, fișiere și informații detaliate, atunci asigurați-vă că utilizatorii finali știu cum să le folosească pentru a obține informațiile de care au nevoie.

Acesta este un proces iterativ care poate dura săptămâni sau chiar luni, deoarece părțile interesate pot să nu fie sigure ce vor să vadă în rapoartele lor sau cum doresc să fie prezentat. Este recomandabil să limitați numărul de întâlniri de examinare a rapoartelor și să îl comunicați în avans. De exemplu, avem de obicei până la trei iterații de revizuire a rapoartelor cu clienții noștri, pe o perioadă de una până la două luni.

Cel mai important, obțineți o semnare formală și scrisă pentru machetele dvs., astfel încât să puteți începe să construiți rapoartele reale. Acest lucru vă va ajuta să evitați iterațiile inutile care au potențialul de a vă întârzia proiectul. În caz contrar, veți continua să primiți solicitări de modificare pe parcursul implementării.

Încheind-o

Rapoartele BI bine concepute facilitează utilizatorilor finali să obțină informațiile de care au nevoie pentru a face o treabă mai bună, fie că este vorba de monitorizarea operațiunilor zilnice, de efectuarea de analize ad-hoc pentru a investiga probleme sau de explorarea datelor pentru noi oportunități de creștere.

Cheia este să înțelegeți publicul țintă - cine sunt, cu ce probleme se confruntă, ce informații doresc și cum le vor folosi. Odată ce ați înțeles acest lucru, prezentați informațiile într-un mod care să permită utilizatorilor finali să obțină rapid informații și să ia decizii.