Cum să auditați, să clasificați și să alegeți cele mai bune instrumente pentru agenție

Te-ai simțit vreodată copleșit de numărul de instrumente pe care agenția ta le folosește?

Medicul de marketing digital folosește 12,4 instrumente pentru a sprijini livrarea campaniilor de marketing bazate pe date.

Și aceasta este doar o medie... Unii folosesc peste 30 de instrumente pentru a obține aceleași rezultate!

Pentru agenții, acest lucru poate scăpa rapid de sub control. Nu numai că aveți propriul set de instrumente la alegere, dar trebuie să lucrați cu aplicațiile și software-ul pe care clienții dvs. le aleg și să le îmbinați pe toate într-o singură strategie coerentă.

Desigur, nu poți arunca copilul afară cu apa din baie. Instrumentele agenției sunt un rău necesar – aduc eficiență sporită, rezultate mai bune pentru clienți și procese scalabile.

Cum găsești un mediu fericit? Cum găsești un set de instrumente de agenție care să profite de aceste beneficii fără să-ți dea o supraîncărcare software?

Începe prin a te organiza

Primul pas pentru demistificarea complexității este să aduni toate intrările tale și să le organizezi într-un cadru digerabil.

Când vine vorba de instrumentele software ale agenției tale, fă-ți timp pentru a enumera fiecare aplicație pe care tu, echipa și clienții tăi te bazezi pentru a face lucrurile.

Procesul de captare a unei liste cu toate instrumentele dvs. poate fi o experiență care vă deschide ochii în sine. Veți fi surprins de câte aplicații aveți în amestec.

Odată ce ați obținut lista principală, clasificați-le în domenii de afaceri și funcții pentru clienți. Iată câteva categorii generale pe care le puteți folosi:

• Vânzări și marketing – Aplicațiile și instrumentele interne pe care le utilizați pentru a crește agenția și a încheia oferte.
• Management de proiect și comunicare – Software-ul pe care vă bazați pentru a finaliza lucrurile și pentru a colabora cu colegii și clienții.
• Campanii – Instrumentele care vă ajută să executați și să gestionați campanii pentru clienți.
• Raportare – Ce folosești pentru a crea și a oferi clienților actualizări de progres.
• Specialitate – Orice instrument specializat de care agenția dumneavoastră are nevoie, în funcție de domeniul dumneavoastră de expertiză.

Prin categorizarea instrumentelor pe care le utilizați în prezent, este posibil să găsiți ineficiențe sau lacune în setul dvs. de instrumente. De exemplu, mai multe instrumente ar putea face același lucru, permițându-vă să le eliminați pe cele de care nu aveți nevoie. Sau, s-ar putea să descoperi că îți lipsește ceva.

Pentru a vă ajuta în continuare în acest proces, să defalcăm fiecare dintre categoriile de mai sus și să analizăm câteva instrumente de agenție de cele mai bune practici pentru fiecare.

Vânzări și marketing

După cum bine știți, conducerea unei agenții înseamnă mai mult decât furnizarea de rezultate pentru clienți. Prospectarea și generarea de lead-uri sunt esențiale pentru succesul pe termen lung al unei companii de servicii.

Este posibil să existe o suprapunere între instrumentele pe care le utilizați intern pentru vânzări și marketing cu cele pe care le alegeți pentru livrarea clienților, dar există unele subtilități.

Iată câteva exemple de instrumente de care veți avea nevoie pentru a vă comercializa agenția și pentru a încheia tranzacții în mod regulat.

• CRM și software de gestionare a clienților potențiali – Există o multitudine de aplicații de urmărire a vânzărilor care ar putea aduce beneficii procesului de vânzări al agenției dvs. De la CRM-uri complete care automatizează urmărirea e-mailurilor și urmăresc apelurile de vânzări, cum ar fi HubSpot sau Salesforce, până la instrumente care se concentrează pe o componentă restrânsă a ecosistemului de vânzări, cum ar fi io.

Răspunde.io

• Software pentru propuneri – Majoritatea agențiilor inițiază procesul de propunere cu pachete PowerPoint, lanțuri de e-mail neurmărite și metode de urmărire inconsecvente. Această abordare este bună în primele zile, dar dacă doriți să extindeți, veți avea nevoie de un software robust pentru crearea și urmărirea propunerilor, cum ar fi Proposify.

Propune

• Set de instrumente de marketing - Instrumentele dvs. vor diferi în funcție de strategia dvs. de marketing. Cel mai probabil, veți avea o anumită formă de automatizare a e-mailului, gestionarea site-urilor web, crearea de documente, design și instrumente de gestionare a rețelelor sociale. Le voi acoperi mai detaliat în secțiunile de livrare a clienților de mai jos.

Este ușor să fii prins în livrarea clienților și să ai un patchwork de instrumente de vânzări și marketing, dar nu este scalabil.

Management de proiect și comunicare

Viața agenției are un număr enorm de părți mobile. Poate mai mult decât orice altă afacere, deoarece jonglați cu nevoile și personalitățile numeroși clienți, angajați, liber profesioniști și furnizori simultan.

Acest lucru face ca instrumentele de gestionare a proiectelor și de comunicare să fie esențiale pentru a se asigura că sarcinile importante nu trec prin fisuri.

Iată câteva exemple de instrumente de care ai putea avea nevoie în arsenalul tău:

• Gestionarea documentelor – Veți crea și partaja tot felul de documente cu echipa și clienții dvs. care necesită stocare în cloud, diferite niveluri de acces și integrare inteligentă. Este greu să treci de Google Workspace pentru asta.

Google Workspace

• Managementul sarcinilor – Configurarea proiectelor, crearea de termene și atribuirea sarcinilor este o întâmplare de zi cu zi în relația agenție-client. Un instrument de management de proiect, cum ar fi Asana, vă oferă vizibilitate la nivelul întregului cont și liniște sufletească că totul se face la timp.

Asana

• Comunicare – Da, o parte din comunicarea dvs. între părțile interesate se va face prin e-mail, dar evitarea supraîncărcării căsuței primite cu instrumente precum Slack poate îmbunătăți semnificativ productivitatea agenției. De asemenea, veți dori o aplicație de videoconferință, cum ar fi Zoom, pentru întâlniri virtuale.

Slack

În timp ce aceste aplicații reprezintă nucleul a ceea ce veți avea nevoie pentru managementul proiectelor și comunicarea în agenția dvs., există o mulțime de alternative care ating un rezultat similar.

Campanii

Executarea campaniilor pentru clienții dvs. trebuie să fie cât mai fluidă și eficientă posibil. Nu numai că doriți să obțineți rezultate excelente, dar trebuie și să mențineți clienții informați, să respectați termenele limită și alte așteptări sau rezultate.

Fiecare campanie de marketing va fi diferită, iar instrumentele pe care le utilizați vor depinde de oferta dvs. principală către un client. Cu toate acestea, iată câteva instrumente generale de care veți avea nevoie pentru a executa campanii de marketing.

• Platformă de marketing prin e-mail – Aproape fiecare campanie de marketing are o formă de captare, urmărire sau secvență de e-mail implicată. Și ecosistemul software de marketing prin e-mail este vast. Instrumentul potrivit pentru dvs. va depinde de cât de complexe sunt campaniile clienților dvs. La capătul simplu, o aplicație precum Mailchimp ar putea fi suficientă, sau pentru platforme de automatizare mai intensive, consultați Ontraport.

Ontraport

• Generator de pagini de destinație – Campaniile nu rulează fără pagini de destinație și trebuie să puteți crea rapid pagini bine concepute, care pot fi repetate și testate rapid. Dacă agenția dvs. se concentrează pe captarea e-mailurilor și campaniile pe rețelele sociale, generatorul de pagini de destinație ShortStack este un instrument excelent pe care vă puteți baza.

Pachet scurt

• Instrument de design grafic – Fiecare campanie pe care o lansați va avea o serie de elemente care necesită proiectare, cum ar fi reclame bannere, postări pe rețelele sociale, grafice ale paginii de destinație și multe altele. Multe agenții vor avea designeri interni care folosesc Adobe Creative Suite, dar dacă nu, atunci Canva este o alternativă accesibilă și ușor de utilizat.

Canva

• Instrumente de optimizare a conversiilor – În timp ce software-ul dvs. de marketing prin e-mail și pagina de destinație va avea câteva funcții pentru a analiza și optimiza campaniile dvs., poate doriți să duceți optimizarea conversiilor la un nou nivel cu instrumente de analiză a datelor, testare A/B sau cartografiere termică. Un exemplu este VWO.

VWO

Modul în care livrați și optimizați campaniile pentru clienții dvs. va determina cât de mult stau, așa că este esențial să aveți setul de instrumente potrivit.

Raportare

Câteva dintre instrumentele pe care le-am discutat până acum au un element de raportare pe care îl puteți folosi pentru a transmite actualizările de progres către clienții dvs. Cu toate acestea, analizele pe care le obțineți de la aceste platforme sunt specifice scopului instrumentului.

De exemplu, ShortStack oferă analize amănunțite ale paginilor de destinație și ale e-mailurilor pentru campaniile dvs., care pot ajuta la identificarea indicatorilor de conducere pentru rezultate pozitive și la îmbunătățirea performanței campaniilor. Dar există o serie de alte date și perspective de care clienții dvs. ar putea fi interesați, cum ar fi implicarea în rețelele sociale, îmbunătățirea clasamentului SEO sau ratele de conversie PPC, care alcătuiesc o viziune holistică a muncii voastre împreună.

Având un instrument de încredere, în care puteți genera rapoarte semnificative privind informațiile despre date pentru clienți, vă poate economisi ore în care adunați lucrurile într-o foaie de calcul sau într-un pachet de diapozitive.

Unele instrumente de vârf în spațiul de raportare al agenției includ DashThis, AgencyAnalytics, Swydo și ReportGarden.

AgencyAnalytics

Rapoartele consecvente pe care le puteți replica la toți clienții dvs. în câteva minute în fiecare lună vă vor îmbunătăți dramatic rata de retenție.

Aducând totul împreună

Acest articol se concentrează pe instrumentele care sunt esențiale pentru orice agenție de marketing. Celălalt software pe care îl alegeți va depinde de domeniile în care vă specializați. De exemplu, dacă oferiți exclusiv servicii SEO, atunci va trebui adăugat la listă un instrument puternic de analiză a datelor SEO, cum ar fi ahrefs sau SEMrush. Sau, dacă desfășurați campanii publicitare Facebook scalabile pentru clienți, AdEspresso ar putea fi în centura dvs. de instrumente.

Un articol despre instrumentele agenției ar putea continua pentru totdeauna... Există mii și mii de aplicații de marketing care ajută agențiile să lucreze mai eficient și mai productiv. În cele din urmă, cel mai important lucru pentru tine este să identifici modul în care setul tău de instrumente va obține tot ce este mai bun din echipa ta.

Este posibil să căutați soluții all-in-one sau integratori de raportare care să creeze eficiență în procesele dumneavoastră. Cu toate acestea, mai puțin nu este întotdeauna mai bun. Nu doriți să sacrificați calitatea pentru ușurința în utilizare, dacă aceasta înseamnă reducerea rezultatelor clienților.

Căutați să găsiți echilibrul potrivit între instrumentele de specialitate, integratori și procesele de comunicare la nivel de agenție, care fac echipa dvs. să lucreze la unison pentru a oferi rezultate clienților.