Cum folosește analistul financiar Ben Cole Clockify pentru blocarea timpului

O mulțime de oameni sunt disperați să scape de a-și plăti impozitele, darămite să devină pasionați de sectorul financiar.

Cu toate acestea, unele minți strălucitoare au talent pentru a calcula cifre și a se scufunda în toate lucrurile financiare. Ben Cole, președintele ERP Connect Consulting, este unul dintre acești oameni.

S-ar putea să vă întrebați cum am întâlnit acest subiect și Ben în special. Ei bine, el a menționat recent Clockify într-una dintre postările sale pe rețelele sociale.

La rândul său, acest lucru ne-a făcut curioși să descoperim ce face el pentru a se organiza în mijlocul listelor de sarcini nesfârșite și consumatoare de timp din sectorul său. Mai ales având în vedere că a părăsit o firmă imensă, bine înființată, pentru a-și lansa propria companie.

Deci, am făcut ceea ce facem întotdeauna - ne-am adunat toate cum și de ce și ne-am așezat cu omul însuși pentru a pune toate aceste întrebări:

• De ce Ben a ales să devină propriul său șef,
• Cum își abordează volumul de muncă zilnic,
• Ce blochează timpul lui Ben în munca lui și
• De ce folosește Clockify de 2 ani.

Să sărim direct înăuntru!

Ben Cole: o scurtă privire în viața unui analist financiar

Lui Ben îi place să se descrie ca fiind un profesionist financiar ocupat, ocupat, ocupat . Și acesta nu este el exagerează cu privire la volumul de muncă. Dimpotrivă, conduce o companie de succes cu aproape o duzină de angajați și are nevoie să se ocupe de mulți clienți.

Pe scurt, Ben Cole este președinte la ERP Connect Consulting, unde ERP înseamnă Enterprise Resource Planning . Acesta este jargonul industriei pentru a spune că creează software care:

• Planuri,
• Bugetele și
• Rapoarte asupra rezultatelor financiare ale unei companii.

Astăzi, Ben lucrează și locuiește în Dallas, Texas. Cu toate acestea, a avut o carieră bogată. Deci, să aruncăm o privire rapidă la ceea ce a precedat eforturile sale actuale.

Ben a absolvit Universitatea Drake cu o dublă specializare în Finanțe și Sisteme Informaționale. De atunci, a fost cufundat în lumea financiară.

„Am început în spațiul ERP în 2016. Am lucrat la o mare firmă de contabilitate publică timp de 5 ani, apoi am lucrat pentru un startup mai mic în Austin, Texas.”

Dar Ben nu este tehnicianul tău financiar obișnuit care abia menține un echilibru între viața profesională și viața privată. De fapt, are o relație stabilă cu viitoarea sa soție, cu care se căsătorește în câteva luni.

La fel de important, spre deosebire de joburile sale anterioare, acum ajunge să decidă valorile pe care dorește să le insufle în mediul său de lucru. Potrivit lui Ben, cele mai importante valori ale companiei includ:

• Calitate,
• Transparență și
• Eficienţă.

Dar, în orice caz, s-ar putea să vă întrebați de ce a decis să renunțe la slujba sa la o companie mare, să devină propriul său șef și să înființeze o afacere creată de el.

Să aflăm!

De ce Ben a devenit independent

Spre deosebire de unii dintre colegii săi, Ben s-a gândit că poate crește mult mai repede de unul singur – spre deosebire de a face parte dintr-o companie binecunoscută. Și această credință a fost cea care l-a pus pe o cale diferită.

„Ceea ce m-a determinat în principal să fac saltul a fost mediul în care mă aflam. trebuie să-ți aștepți rândul pentru a obține promovarea sau mărirea pe care o dorești.”

În schimb, compania lui Ben folosește un model de compensare directă. Mai simplu spus, acest model înseamnă că angajații sunt plătiți în funcție de ceea ce produc, adică își câștigă remunerația în funcție de ceea ce aduc în firmă. Dar, și mai ales, Ben este încrezător că această abordare ajută la creșterea unei echipe pentru a-și atinge întregul potențial și pentru a-și dezvolta abilități de durată - abilități care vor asigura viitorul tuturor perspectivelor de angajare:

„Dacă totul merge spre sud și [o afacere a companiei] nu funcționează, încă am abilitățile și cunoștințele tehnice necesare pentru a lucra pentru orice tip de companie la care lucram înainte.”

Cum își abordează Ben volumul de muncă zilnic

Majoritatea oamenilor de succes au un sistem care, ei bine, îi face să aibă succes.

De asemenea, Ben este un profesionist financiar ocupat și trebuie să jongleze cu mai multe sarcini și proiecte în fiecare zi. Dar nu există două zile la fel.

„Sincer, fiecare zi este puțin diferită. Azi dimineață m-am trezit, am făcut un antrenament rapid doar ca să curgă sângele; și am avut un apel intern pentru a analiza câteva piese de dezvoltare pentru aplicațiile noastre.”

Dar ce se întâmplă după ce a scos din cale toată această dimineață recapitularea și activitățile energizante?

„Mai târziu în această după-amiază, am câteva apeluri de la clienți și un alt proiect care începe săptămâna aceasta. Cred că cel mai important lucru este să te apropii de schimbări și să fii flexibil pentru a avea grijă de elementele cu cea mai mare prioritate.”

Având atât de multe în farfurie, eram nerăbdători să aflăm despre cele mai importante obstacole ale lui Ben în ziua de muncă.

„Cred că cel mai mare obstacol este neașteptat. Deci, chiar acum, am încă 6 sau 7 întâlniri astăzi. Dar nu știi niciodată când va suna cineva și va avea nevoie de ceva.”

În afară de fluxul nesfârșit de cereri primite, Ben trebuie să se descurce cu resursa limitată pe care o numim timp. Astfel, el face esențial să deosebești ceea ce contează de orice altceva.

„Timpul este întotdeauna cel mai mare atu al tău. Nu primești mai mult; și să fii cu adevărat capabil să prioritizezi acele articole și să te uiți la ceea ce trebuie să faci chiar acum față de ceea ce poate aștepta și să încerci cu adevărat să nu deraiezi.”

Asta pregătește scena pentru următoarea întrebare pe care i-am trimis-o lui Ben. Ai ghicit: priorități!

Gândurile lui Ben despre stabilirea priorităților

Pentru a-l face să înceapă cu cel mai important lucru din industria sa – și în orice altă industrie, într-adevăr – am vorbit despre distingerea priorităților de nepriorități.

„Sunt un tip mare de lucruri de făcut. Și uneori, listele de lucruri de făcut chiar pot scăpa de sub control. Lista mea de lucruri de făcut conține de obicei 20 sau 30 de lucruri.”

Dar Ben are o soluție la cerințele tot mai mari ale timpului său.

„Întotdeauna încerc să folosesc [un concept] numit „top 3 de astăzi”. Scriu literalmente cele 3 lucruri pe care vreau să le fac astăzi. La sfârșitul zilei, mă uit [și mă întreb]: Este ziua mea reușită? Este de succes dacă am făcut acele 3 lucruri. Nu știu ce urmează [dar sunt întotdeauna] hiper-concentrat și prioritizează cei mai buni 3.”

Ben spune că este fericit când elimină cele mai importante sarcini, creând o buclă de feedback. Interesant, totuși, preferă să-și noteze elementele critice pe un post-it fizic.

„Sunt un mare susținător al scrierii pe o foaie de hârtie pentru că te forțează cu adevărat să o faci – fie că este vorba de top 3 sau de top 5. Cred că este ca și cum ai stabili obiective. Dacă îți stabilești obiectivele atât de mari încât știi că nu le poți atinge niciodată, nu sunt chiar obiective, nu?”

El crede că profesioniștii trebuie să fie realiști cu privire la obiectivele lor, pentru că fac ceva fără să ajungă nicăieri... Ce rost mai are asta?

Pentru ultimul nostru capitol din povestea lui Ben, am scos la iveală câteva tehnici de productivitate testate în timp și cum se potrivește Clockify.

Timp de urmărire: schimbarea jocului în viața profesională a lui Ben

Viața unui expert financiar și a unui președinte al unei companii în plină expansiune poate fi dificilă. Dă-ți seama!

Dar serios, Ben trebuie să programeze timp pentru ceea ce este esențial și să abordeze și articolele mici, mai puțin importante. Toată ziua, în fiecare zi. Pentru a rămâne productiv pe tot parcursul, Ben trebuie să-și abordeze volumul de muncă eficient și eficient. Și nici nu susține că jonglarea cu ambițiile personale și profesionale este o plimbare în parc. Este chiar invers.

„'Aș spune că cel mai mare lucru care se suprapune atât în ​​viața mea personală, cât și în cea profesională este că sunt extrem de ocupat . Fie că încerc să creez produse noi sau să atrag noi clienți, fie că încerc doar să țin pasul cu viața mea personală, deoarece am o logodnică și avem o pisică și un câine; [și] îmi place să merg la golf și îmi place să merg la schi.”

Leacul pentru atât de mult stres și mizerie? Alături de alte platforme, Ben a descoperit că Clockify este un instrument practic care îl ajută să ajungă la sfârșitul zilelor, simțind că a realizat multe.

Oricum, iată o previzualizare a postării pe LinkedIn care ne-a stârnit interesul de a-l intervieva pe Ben.

Deloc surprinzător, am fost curioși despre cum Ben a dat peste Clockify și despre beneficiile pe care echipa lui le-a culeșit în urma utilizării aplicației noastre de blocare a timpului în ultimii 2 ani.

Cum a dat Ben peste Clockify

Ben prosperă în sectorul financiar de aproape un deceniu, folosind multe instrumente puternice pentru a îmbunătăți fluxurile de lucru pe parcurs. Dar el spune că este jenat să menționeze platforma sa aleasă pentru urmărirea timpului înainte de a se stabili pe Clockify. Alertă de spoiler - a fost Excel.

„Am început să folosim Clockify la 3 luni după ce mi-am început afacerea. Și unul dintre colegii mei mi-a prezentat instrumentul. Avea un prototip de integrare Clockify cu Business Central.”

Mai presus de toate, integrarea utilă (între Clockify și Business Central) l-a determinat pe Ben să realizeze că Clockify ar putea schimba jocul în munca sa.

De ce Ben crede că Clockify este o economie imensă de timp

Ben simte că a adoptat rapid Clockify pentru că era o echipă formată dintr-o singură persoană la acea vreme. Dar el crede că este, de asemenea, destul de ușor pentru orice forță de muncă mare să accepte instrumentul – atâta timp cât începeți procesul de integrare mai devreme decât mai târziu.

„Lucrul meu important este să implementez instrumentele înainte de a avea nevoie de ele, deoarece este mult mai ușor să-i integrezi pe alții. Dacă aveți 10 angajați care lucrează cu toții în Excel și apoi încercați să-i faceți să meargă la Clockify - este încă posibil și probabil nu prea dificil - dar este mult mai ușor [să o faceți în prealabil].”

Cu peste 80 de integrări, Clockify funcționează perfect cu un set divers de aplicații. Ben spune că este foarte mulțumit de modul în care integrarea cu Business Central îi economisește ore în fiecare săptămână.

„Funcționează perfect și probabil mă economisește acum 4 ore pe săptămână. [Cu dimensiunea actuală a echipei noastre], probabil că mi-ar lua o zi întreagă [pentru a o face manual]. Știu că ar dura 4 ore pentru că înainte îmi lua 2 când doar eu o făceam în Excel. Și avem 10 Xed de atunci.”

Pe lângă faptul că îi economisește mult timp lui Ben, Clockify îi ajută să creeze facturi în interiorul platformei și să le trimită clienților.

„Nu mi-aș putea imagina organizația noastră fără Clockify, deoarece necesită toate înregistrările de timp și le plasează direct într-o factură din sistemul meu financiar. Apoi doar dau clic pe un buton și trimite prin e-mail toate facturile mele clienților mei.”

Funcțiile Clockify care îi plac cel mai mult lui Ben

Cu zeci de funcții utile pentru persoane fizice și companii, Clockify poate îmbunătăți cu ușurință procesele de la locul de muncă. De la urmărirea timpului până la raportarea și exportul datelor, Clockify vă permite să vă gestionați timpul mai eficient.

Așadar, să vedem care sunt funcțiile pe care Ben le consideră cele mai utile atunci când vine vorba de lucrul cu clienții și membrii echipei.

Caracteristica #1: blocare timp + integrare calendar

Ben spune că blocarea calendarului este o atingere plăcută a programului său încărcat.

„Am această întâlnire pe care o pot eticheta ca administrativă, iar următoarea întâlnire pe care o pot avea este o întâlnire cu client facturabil. Așadar, [este util să poți] să folosești asta și, la sfârșitul zilei, mergi în Clockify și dă clic literalmente pe fiecare eveniment din calendar.”

În plus, funcția de vizualizare a calendarului permite echipei lui Ben să lucreze în mod transparent și să obțină o imagine clară a sarcinilor, activităților și evenimentelor lor. În afară de asta, Clockify permite companiei sale să fie plătită mai rapid și mai ușor - nu implică frecări.

„Practic, treceți-l într-o intrare facturabilă de timp pentru client sau într-o intrare administrativă – iar Clockify urmărește cât timp lucrează toată lumea. Deci calendarul este absolut cel mai important lucru pe care îl folosesc.”

Cu toate acestea, aspectul vizual atractiv al activităților nu este singurul lucru pe care Ben îl iubește la Clockify. El folosește, de asemenea, calendarul ca un planificator de blocare a timpului și o putere de productivitate.

Interesant este că Ben stochează rapid evenimentele sau sarcinile viitoare creând blocuri de 30 de minute în calendarul său. El folosește descrieri simple precum clientul X, Y, Z. Și asta face minuni pentru el!

În plus, Ben folosește vizualizarea calendarului ca un al doilea creier, deoarece îi permite lui și echipei sale să urmărească câte lucruri diferite au nevoie.

„Într-o zi nebună, va fi greu să-ți amintești 15 întâlniri diferite pe care le-ai avut. Mai degrabă, sunt deja în calendarul meu. Mă duc doar să dau clic pe ele.”

În general, Ben este mulțumit de Clockify, deoarece îl economisește pe el și pe afacerea lui zeci de ore în fiecare lună.

Caracteristica nr. 2: Înregistrarea/ieșirea

Clockify permite echipei lui Ben să evite să facă unul dintre cele mai obositoare lucruri - cronometrarea timpului. Așadar, l-am rugat să ne dea cei doi cenți ai lui pe asta într-un scenariu din viața reală.

„Pentru oricine lucrează în servicii profesionale, lucrul tău cel mai puțin preferat este să intri în timp oricând ar putea fi. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să petreci 15 minute introducând tot timpul tău manual. Deci, Clockify face foarte ușor să eficientizezi asta, atât din partea mea, cât și din partea utilizatorului.”

Cu această funcție, Ben poate urmări cu ușurință prezența angajaților și poate obține rapoarte de intrare și de plecare. Dar, cel mai important, echipa sa își poate cronometra în mod convenabil timpul pe orice dispozitiv, fie online, fie offline.

Caracteristica #3: mementouri automate

În loc să-și urmărească membrii echipei pentru a face înregistrări de timp, Ben poate face alte lucruri mai importante. Cum? Ei bine, Clockify face treaba pentru el și trimite mementouri automate membrilor echipei.

„Clockify are funcții excelente pentru a le reaminti oamenilor să-și trimită timpul. Deci, nu trebuie să urmăresc cu nimeni. Clockify face asta pentru mine, ceea ce am observat cu randamente foarte bune în ceea ce privește cât de repede își depun timpul.”

Pentru a seta mementouri așa cum face Ben în fiecare zi, tot ce trebuie să faceți este să alegeți:

• Programul și zilele de lucru și
• Timpul după care doriți ca Clockify să vă trimită un memento.

Asta este!

Caracteristica #4: Rapoarte

O altă caracteristică bună despre care vorbește cu bucurie Ben sunt rapoartele Clockify. Această adăugare ajută echipa sa să gestioneze proiecte și să învețe ce a făcut toată lumea în ultima vreme.

În afară de a evita pierderea timpului, funcția unică de raportare Clockify îi permite lui Ben să vadă unde și cum își petrece timpul echipa, obținând un rezumat complet al orelor urmărite – și chiar al orelor facturabile – în rapoarte bine împachetate. Tot ce trebuie să facă echipa ta este să înregistreze timpul utilizând un instrument de urmărire în timp real sau să înregistreze manual ore în foaia de pontaj.

Ben explică modul în care rapoartele îi permit să rămână în vârful volumului masiv de muncă al companiei sale.

„Dacă cineva nu are nicio oră [tactată] luni, pot vedea asta; din punct de vedere al managementului de proiect, mă ajută să spun „nu mai ești la fel de utilizat”.

Marți dimineața, Ben poate arunca o privire la un raport de luni pentru a verifica cine a lucrat la ce și pentru cât timp. Dacă observă că unii angajați au performanțe slabe în anumite sarcini, poate schimba treptele și poate atribui diferite elemente.

Încheiere: Folosiți instrumente pentru a vă concentra asupra celor mai importante sarcini

A fost o groază să-l intervievez pe Ben! Și dacă te uiți cu atenție, vei vedea câteva teme și lecții de dimensiuni mici pe care le-a împărtășit din experiența sa bogată.

Așadar, iată câteva concluzii pe care probabil le poți folosi în viața și munca ta:

• Părăsiți o companie dacă credeți că vă împiedică creșterea,
• Perfecționează -ți abilitățile din mers pentru a-ți asigura perspectivele de angajare în viitor,
• Stabiliți valori pentru a stimula comportamentul și performanța angajaților,
• Urmăriți timpul petrecut de angajați cu sarcini pentru cele mai mari beneficii,
• Bazați-vă pe instrumente în loc să depindeți de oameni pentru a-și aminti lucruri și
• Automatizați fluxurile de lucru pentru succes pe termen lung.

În orice caz, ne bucurăm că Clockify l-a ajutat pe Ben și echipa lui să-și crească vertiginos productivitatea.

️ Aveți o poveste de succes despre urmărirea timpului pe care doriți să o împărtășiți? Trimiteți-ne un mesaj la [email protected] și veți avea șansa de a fi prezentat într-unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare și l-ai găsit utilă, distribuie-o cu cineva despre care crezi că ar beneficia de pe urma ei.