Cum să fii mai eficient în sarcinile tale

Eficiența reprezintă 10% din a fi productiv. Am dat peste această propoziție în timp ce făceam cercetări pentru această postare pe blog. Să detaliem acest lucru. Eficiența înseamnă să faci sarcini rapid și să le faci bine. Pe de altă parte, pentru a fi productiv, trebuie să ai grijă de sarcinile importante în mod constant. Deci, într-un fel, a fi eficient este o parte vitală a productivității tale.

Acum, când parcă nu îți poți îndeplini sarcinile zilnice într-un ritm mai rapid (fără a le compromite calitatea), probabil că te simți frustrat. Dar vestea bună este că poți învăța cum să fii mai eficient în sarcinile tale.

În acest articol, vei afla:

• ce înseamnă a fi eficient la locul de muncă,
• cum să te concentrezi și să faci treaba,
• cum să fii mai eficient și mai eficient la locul de muncă.

Ce înseamnă să fii eficient la locul de muncă?

Sunteți familiarizat cu acele scene de film când o persoană scrie foarte repede, cu un zâmbet încrezător pe față? Aceste scene sunt de obicei urmate de muzică de pian optimistă. Când mă gândesc la eficiență, văd această imagine în mintea mea.

Când vine vorba de eficiența la locul de muncă, aceasta implică mai mult decât setarea jucăușă menționată anterior. Eficiența la locul de muncă implică faptul că angajații îndeplinesc sarcinile potrivite într-un mod adecvat, fără a pierde prea mult timp sau energie. În acest fel, lucrătorii își ajută clienții/clienții furnizând mai multe produse/servicii de înaltă calitate. Prin urmare, angajații își ajută afacerea să se dezvolte. În plus, angajații eficienți sunt, de asemenea, productivi, deoarece știu să-și gestioneze sarcinile și să termine toate sarcinile în mod corespunzător și la timp.

Cum te poți concentra și să faci treaba?

Să aruncăm o privire la ce puteți face pentru a rămâne concentrat și a lucra cu ușurință, indiferent de postul dvs.

Lucrați în sesiuni scurte urmate de o pauză rapidă

Potrivit studiului de la Universitatea din Illinois, „deturnările scurte de la o sarcină pot îmbunătăți dramatic capacitatea cuiva de a se concentra asupra acelei sarcini pentru perioade prelungite”. Deci, atunci când începeți să lucrați la o misiune, asigurați-vă că lucrați în sesiuni scurte, timp de 20 până la 30 de minute, apoi luați o scurtă pauză de 5 minute.

Puteți încerca Tehnica Pomodoro, care constă în sesiuni de lucru de 25 de minute (Pomodoros). După fiecare sesiune, luați o pauză de 5 minute. După ce ai terminat patru ședințe de lucru, poți avea o pauză mai lungă, în jur de 30 de minute. Dacă credeți că 25 de minute sunt prea scurte pentru sarcinile dvs., vă puteți organiza munca având Pomodoros de 90 de minute.

Îndreptarea atenției către sarcina dvs. în timpul acestor Pomodoros vă va îmbunătăți eficiența.

Urmați-vă ritmurile circadiene

Un ritm circadian este un ciclu de 24 de ore care și-a luat numele de la expresia latină „circa diem”, care înseamnă „în jur de o zi”. Ritmurile circadiene vă reglează sistemele mentale și fizice. În plus, capacitatea ta de a te concentra depinde de ritmul circadian. Unii oameni sunt alerti mental dimineața, în timp ce alții prosperă după-amiaza sau seara.

Pentru a fi mai eficient în sarcinile zilnice, ar trebui să vă organizați ziua în funcție de ritmurile circadiene. Dacă doriți să aflați mai multe despre ritmul circadian, asigurați-vă că vă urmăriți nivelurile de concentrare timp de cel puțin două săptămâni. De exemplu, vă puteți nota nivelurile de energie pe o scară de la 1 la 10 pe parcursul zilei. Apoi, programați-vă cele mai importante sarcini pentru cele mai înalte perioade de vigilență. Lăsați acele sarcini mai puțin critice pentru perioadele în care nivelul de energie este mai scăzut.

Îmbrățișează rătăcirea minții și lenevia

Poate visa cu ochii deschisi să fie benefică și să te facă mai eficient? În mod surprinzător, da.

În cartea ei Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Debloch Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi vorbește despre importanța rătăcirii minții:

„ Când mintea noastră rătăcește, activăm ceva numit „modul implicit”, locul mental în care rezolvăm problemele și ne generăm cele mai bune idei și ne angajăm în ceea ce se numește „planificare autobiografică”, care este modul în care dăm sens lumii noastre și viețile noastre și stabiliți obiective viitoare .”

Ea subliniază, de asemenea, că atunci când ne distanțăm, atunci facem gândire originală.

Așadar, lasă-te să visezi cu ochii deschiși timp de 10 sau 15 minute în timp ce faci o sarcină repetitivă sau iei o pauză. În acest fel, vă veți gândi la noi modalități de a vă gestiona problemele sau sarcinile complexe, care vă vor crește eficiența. În plus, vei fi mai concentrat la serviciu în timpul unei întâlniri sau atunci când te confrunți cu o sarcină provocatoare.

Pe lângă rătăcirea minții, a fi inactiv poate fi și valoros pentru tine. Iată cum explică eseistul și caricaturistul Tim Kreider beneficiile lenenței în cartea lui Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

” Lenevia nu este doar o vacanță, o răsfăț sau un viciu; este la fel de indispensabilă creierului precum este vitamina D organismului și, lipsiți de ea, suferim o suferință mentală la fel de desfigurantă precum rahitismul... este, paradoxal, necesar pentru a face orice lucru .”

Dar, ce se întâmplă dacă ești prea ocupat și se pare că nu poți să pierzi timpul fiind inactiv? Iată ce propune Cal Newport în această carte.

” La sfârșitul zilei de lucru, opriți-vă atenția asupra problemelor de lucru până a doua zi dimineață – fără verificare a e-mailurilor după cină, fără reluări mentale ale conversațiilor și fără uneltiri cu privire la modul în care veți face față unei provocări viitoare; închide complet munca gândind .”

Newport adaugă că unul dintre beneficiile închiderii este că „timpurile de nefuncționare ajută la reîncărcarea energiei necesare pentru a lucra în profunzime”. Și, așa cum îl definește Newport, munca profundă este „tipul de muncă care vă optimizează performanța”.

Cum poți fi mai eficient și mai eficient la locul de muncă?

După cum am menționat deja mai devreme, există o diferență între eficiență și eficacitate. Când ești eficient, îți termini sarcinile într-un mod rapid și organizat. Pe de altă parte, când ești eficient, obții rezultatele dorite. După cum vă puteți imagina, atunci când vine vorba de sarcinile dvs. de muncă, va trebui să excelați în ambele domenii. Să aruncăm o privire la cele mai practice sfaturi pentru a fi eficient și eficient la locul de muncă.

Îndreptați-vă mai întâi atenția către cele mai importante sarcini

La începutul fiecărei zile, gândiți-vă la cele mai importante sarcini ale zilei. În plus, încearcă să fii realist și notează până la trei sarcini pe care trebuie să le termini până la sfârșitul zilei.

A avea un obiectiv clar în minte și în fața ta te va ajuta să rămâi pe drumul cel bun și să-ți îmbunătățești eficiența și productivitatea.

Încercați metoda matricei Eisenhower

Una dintre cele mai utile moduri de a învăța să prioritizezi este să încerci tehnica matricei Eisenhower. Această metodă de gestionare a timpului vă va ajuta să separați sarcinile importante de cele neimportante.

Metoda matricei Eisenhower include patru cadrane de timp:

1. sarcini importante și urgente,
2. sarcini importante, dar nu urgente,
3. sarcini nu importante, dar urgente,
4. sarcini nu importante și nu urgente.

Deci, sarcinile din primul cadran sunt prioritățile tale. Odată ce le-ai terminat, abordează-le pe cele din al doilea cadran. Vorbind de al treilea cadran, ar trebui să delegați aceste sarcini colegilor dvs. În cele din urmă, sarcinile din al patrulea cadran ar trebui eliminate.

Deoarece această metodă vă ajută să aveți o imagine de ansamblu mai clară asupra zilei de lucru, tehnica matricei Eisenhower vă poate îmbunătăți și gestionarea timpului. Astfel, vei fi mai eficient și mai productiv în sarcinile tale.

Dedicați ceva timp pentru o muncă profundă

Munca profundă menționată anterior joacă un rol crucial atunci când vine vorba de sarcini solicitante sau de acele sarcini care sunt esențiale pentru postul tău. Când trebuie să faceți aceste sarcini, va trebui să fiți concentrat și ar trebui să evitați distragerile cu orice preț.

De exemplu, din moment ce sunt un scriitor de conținut, munca mea profundă constă în a scrie bloguri. Pentru a putea aluneca într-o stare de spirit profundă de lucru, prefer să ascult niște coloane sonore de muzică clasică sau filme. Aceste genuri muzicale mă ajută să rămân productiv și să termin de scris blogul.

Acum, dacă te lupți să-ți păstrezi atenția și să intri în muncă profundă, Newport sugerează următorul ritual de lucru profund:

• Alegeți unde veți lucra și pentru cât timp. Va trebui să găsești o locație liniștită pentru perioadele de lucru profunde. În plus, dacă este posibil, dedică o anumită parte a biroului tău (de acasă) numai pentru muncă profundă. De exemplu, o sală de conferințe, o bibliotecă liniștită sau un fotoliu confortabil, dacă lucrezi de acasă. Înainte de a începe să lucrați, gândiți-vă cât timp trebuie să rămâneți în zonă pentru a putea îndeplini sarcina.
• Decide cum vei lucra. Stabiliți obiective specifice pentru perioada dvs. profundă de lucru. De exemplu, dacă scrieți un articol, puteți regla numărul de cuvinte sau numărul de subtitluri pe care trebuie să le finalizați în timpul unei perioade de lucru profunde. În plus, puteți activa și un blocator de site-uri web odată ce începeți să lucrați, pentru a preveni să vă distras atenția cu rețelele sociale sau știri.
• Alegeți cum vă veți sprijini munca. Ritualul tău de lucru profund ar trebui să acopere, de asemenea, toate elementele esențiale de care vei avea nevoie în timpul lucrului. De exemplu, o ceașcă de cafea sau o gustare în cazul în care vă este foame. În plus, alegeți iluminarea adecvată și un scaun confortabil.

Acestea sunt doar câteva idei pentru a vă face ritualul de lucru profund mai confortabil și mai eficient. Puteți modifica oricând ritualul, astfel încât să fie mai potrivit pentru dvs. și sarcinile dvs.

Evitați multitaskingul

Când faceți două sarcini în același timp, vă schimbați de fapt concentrarea între aceste sarcini. Aceasta se numește comutare de context și, deoarece sari rapid de la o sarcină la alta, se pare că faci două sarcini simultan.

Dar, multitasking-ul nu este atât de eficient pe cât ar putea părea. Când vă îndreptați atenția către o sarcină, apoi rapid către cealaltă, creierul dumneavoastră are nevoie de mai mult timp și energie pentru a încărca și reîncărca contextul.

Acesta este motivul pentru care ar trebui să evitați multitasking-ul. În schimb, concentrarea pe o sarcină la un moment dat te va face mai eficient.

Cu toate acestea, atunci când sunteți plin de muncă și nu aveți altă opțiune decât să faceți mai multe sarcini, urmați sfaturile noastre despre cum să comutați între proiecte și sarcini fără a pierde productivitatea.

Analizați sarcinile mai mari în altele mai mici

Să recunoaștem: știind că trebuie să faci o sarcină complexă care necesită mult timp și energie, nu vei fi motivat să începi să lucrezi la ea. Deci, în loc să aveți o sarcină mai mare pentru întreaga zi, împărțiți-o în sarcini mai mici.

De exemplu, trebuie să faci o ilustrație pentru postarea de pe blog. Analizând această sarcină în bucăți mai mici, veți obține sarcini precum:

1. face primul draft,
2. luați legătura cu un scriitor de conținut pentru a discuta despre prima versiune,
3. faceți modificările dacă este necesar,
4. adăugați un logo sau orice detaliu similar și
5. atașați o ilustrație instrumentului de management de proiect.

Odată ce termini prima sarcină, te vei simți motivat să continui. Astfel, finalizarea unei sarcini mai mari va fi mai ușor de gestionat.

În plus, puteți folosi Clockify pentru a vă împărți proiectul în sarcini mai mici, de asemenea. Acest tip de lucru cu sarcini este util, deoarece vă puteți organiza proiectul ca pe o listă de sarcini. Apoi, marcați sarcinile ca finalizate imediat ce le-ați terminat. În plus, un astfel de program vă poate ajuta să urmăriți proiectele și sarcinile pentru clienții dvs.

Limitați timpul petrecut pentru e-mailuri

După cum se menționează în raportul Asana, The Anatomy of Work Index, răspunsul la e-mailuri și mesaje constante este principalul motiv pentru care angajații lucrează până târziu. Este posibil ca, ori de câte ori vedeți sau auziți o notificare prin e-mail, veți simți nevoia să o verificați. Dar, nu va fi întotdeauna ușor să vă recăpătați concentrarea după aceea.

Cu excepția cazului în care locul de muncă vă cere să fiți activ și să răspundeți la mesaje cât mai curând posibil, încercați să limitați timpul pe care îl petreceți e-mail-urilor. De exemplu, vă puteți verifica e-mailurile la începutul și la sfârșitul zilei de lucru.

În afară de această opțiune, încercați să fiți mai precis când scrieți e-mailuri. Procedând astfel, comunicarea cu colegii sau partenerii dvs. va fi mai precisă, astfel încât veți evita e-mailurile înainte și înapoi. Prin urmare, veți fi mai puțin distras de e-mailuri, ceea ce vă va ajuta să fiți mai eficient și mai productiv.

Automatizați sarcinile recurente

Sarcinile recurente sunt cele care apar în mod regulat, de exemplu, în fiecare zi, o dată pe săptămână sau o dată pe lună. Acestea pot fi activități precum răspunsul la e-mailuri și participarea la întâlniri.

Pentru a economisi timpul petrecut cu sarcini recurente, ar trebui să le monitorizați folosind o aplicație de urmărire a sarcinilor. Apoi, veți ști exact câte ore pe zi alocați sarcinilor recurente. Astfel, veți putea automatiza unele dintre aceste sarcini.

De exemplu, puteți utiliza Clockify pentru a crea șabloane pentru proiectele dvs. Acest lucru este destul de practic dacă dvs. și echipa dvs. vă ocupați de obicei de proiecte care necesită același set de sarcini. Odată ce ai creat un șablon, îl poți folosi pentru orice proiect similar în viitor.

Vorbind despre gestionarea e-mailului, ar trebui să începeți să vă clasificați mesajele folosind etichete. Etichetele sunt niște dosare din căsuța dvs. de e-mail. De exemplu, puteți adăuga eticheta „Important”, astfel încât să puteți accesa cu ușurință acest folder în orice moment, ignorând alte mesaje. Odată ce v-ați ocupat de căsuța de e-mail, vă veți putea concentra doar pe muncă și vă veți spori eficiența și productivitatea.

Gândește-te la sănătatea ta și la nevoia de a te reîncărca

Când ți-e foame sau îți este somn, nu vei putea să gândești corect și să fii productiv. Așadar, nu subestima niciodată importanța unui somn bun sau a unui mic dejun.

De fapt, există anumite tipuri de alimente care sunt extrem de bune pentru puterea creierului, deci, productivitatea. Acesta este un super-aliment și avem deja un blog dedicat gustărilor super-alimentare care pot crește productivitatea.

În afară de mâncat și dormit, asigurați-vă că faceți exerciții regulate. Chiar dacă nu ești un fan, poți măcar să faci o plimbare în fiecare zi după muncă. Veți realiza în curând cum această rutină vă ajută să vă reîncărcați și să vă relaxați de la muncă.

Concluzie

A fi eficient cu sarcinile înseamnă a le îndeplini corect și prompt. Pentru a face acest lucru, va trebui să vă îndreptați atenția numai către sarcinile dvs. și să evitați orice distragere a atenției.

Cum faci asta? Lucrând în sesiuni scurte sau urmându-vă ritmurile circadiene. Asigurați-vă că și creierul dvs. are nevoie de timp liber, așa că simțiți-vă liber să rătăciți mintea. Această activitate vă va spori cu siguranță eficiența.

În plus, dacă doriți să vă lucrați atât la eficiență, cât și la abilitățile de productivitate, acest articol a cuprins câteva sfaturi utile pe care le puteți încerca.