Cele mai bune 5 instrumente software pentru a evita dezordinea documentelor de proiect de construcție

Gestionarea documentelor de proiect de construcție poate fi o povară administrativă dacă nu utilizați instrumentele potrivite.

Antreprenori și companii de construcții, un avertisment: dacă credeți că obținerea licențelor și aprobarea contractelor și a proiectelor este sfârșitul responsabilităților dvs. atunci când vine vorba de documentare, gândiți-vă din nou.

Având documentele de proiect în dezordine, vă corodează eficiența operațională, discret. Și asta e rău pentru afacerea ta.

Potrivit unui raport al PlanGrid și al grupului de consultanță FMI, în 2018, industria construcțiilor s-a estimat să piardă aproximativ 177 de miliarde de dolari în costuri cu forța de muncă din cauza timpului petrecut cu activități precum căutarea datelor despre proiecte (desene revizuite, foi de tăiere a materialelor și alte informații) .

Pentru o companie medie de construcții, pierderile au fost estimate la peste 2 miliarde de dolari pe an.

Din fericire, există soluții software de management al construcțiilor care oferă funcționalități specializate pentru a vă ajuta afacerea să vă îmbunătățească procesele de gestionare a documentelor. Am întocmit acest raport cu cinci instrumente de management al construcțiilor care sunt apreciate foarte bine de utilizatorii Capterra.

Iată principalele beneficii ale utilizării software-ului pentru a gestiona documentele proiectului de construcție:

• Îmbunătățiți trasabilitatea: organizați documentele relevante într-o locație centrală pentru a le face ușor de căutat.
• Îmbunătățiți acuratețea documentației: minimizați erorile rezultate din introducerea manuală a datelor.
• Evitați problemele de conformitate: mențineți un depozit actualizat și care poate fi căutat de acorduri contractuale, licențe și certificări.
• Îmbunătățiți colaborarea în echipă: permiteți echipelor să documenteze și să partajeze mai rapid informațiile legate de proiect.

Pentru a fi selectate pentru acest raport, instrumentele trebuiau să aibă evaluări generale peste medie (cel puțin 4,5 din 5) și să ofere funcționalități relevante de gestionare a documentelor.

Citiți mai multe despre metodologia noastră de selecție aici.

5 cele mai bune instrumente software pentru gestionarea documentelor de proiect de construcție (prezentate alfabetic)

1. Cesionar

Evaluare ușurință de utilizare: 5.0/5 Evaluarea serviciului clienți: 5.0/5 Evaluare generală: 5.0/5

Assignar oferă funcții de gestionare a documentelor care ajută companiile să stocheze și să urmărească informații legate de conformitate, cum ar fi certificări și licențe, într-o singură locație. Instrumentul trimite alerte automate despre certificările de conformitate care sunt pe cale să expire sau au expirat deja.

Când ați putea avea nevoie de el: costul nerespectării standardelor OSHA vă poate aduce cel puțin 5.000 USD per încălcare, iar OSHA nu este singurul organism de reglementare pe care trebuie să-l respecte întreprinderile de construcții. Într-o industrie cu modificări frecvente ale reglementărilor, ținerea pasului cu cerințele de conformitate în evoluție este o provocare cheie.

Assignar vă poate ajuta să mențineți un depozit centralizat de informații, cum ar fi licențele angajaților/subcontractanților, experiența și certificările. Instrumentul vă avertizează, de asemenea, despre expirarea certificării, pentru a vă asigura că forța de muncă este conformă cu legile muncii și standardele de siguranță.

Urmărirea conformității în Assignar ( Sursă )

2. CoConstruct

Evaluare ușurință de utilizare: 4,5/5 Evaluarea serviciului clienți: 5.0/5 Evaluare generală: 4,5/5

CoConstruct este conceput pentru a vă ajuta să creați, să urmăriți și să organizați documentele necesare pentru a gestiona finanțele proiectului. Acestea includ nu numai documentele financiare evidente, cum ar fi bugetul proiectului și facturile, ci și foile de pontaj, care au o utilizare extinsă în procesele financiare.

Când ați putea avea nevoie: pe măsură ce afacerea dvs. de construcții crește, veți avea nevoie în cele din urmă de un instrument de contabilitate specific industriei pentru a centraliza și eficientiza procesele și documentele financiare ale proiectului. Cu toate acestea, în acest moment, nevoile contabile ale afacerii dvs. pot fi suficient de simple pentru a fi satisfăcute de un instrument care oferă șabloane pentru crearea, gestionarea și urmărirea rapidă a documentelor financiare, cum ar fi CoConstruct.

Șablonul de urmărire a bugetului instrumentului îi ajută pe utilizatori să urmărească și să compare estimările inițiale cu costurile reale ale proiectului. De asemenea, șablonul de foaie de pontaj permite utilizatorilor să înregistreze timpul petrecut de angajați pe sarcini, ceea ce îi ajută în cele din urmă să genereze rapoarte privind orele facturabile pentru a fi trimise clienților.

Urmărirea timpului petrecut în proiecte în CoConstruct ( Sursa )

3. Dashpivot

Evaluare ușurință de utilizare: 5.0/5 Evaluarea serviciului clienți: 4,5/5 Evaluare generală: 5.0/5

Dashpivot este un instrument de management al proiectelor de construcții care oferă caracteristici pentru capturarea și organizarea datelor de șantier. Formularele sale digitale acceptă încărcarea de fișiere foto și video, astfel încât echipele de la fața locului să poată colecta, încărca și menține date legate de proiect într-o locație centrală.

Când ați putea avea nevoie: manipularea manuală a datelor de șantier nu necesită doar timp, ci vă face și mai susceptibil la erorile de colectare a datelor.

De exemplu, operatorii de teren care documentează ordinele de modificare pot să nu menționeze setul exact sau complet de modificări solicitate de clienți. Potrivit unui sondaj realizat de TrackVia, care a chestionat peste 500 de profesioniști în construcții și inginerie, 65% dintre manageri cred că procesele manuale provoacă schimbări și comenzile de lucru să fie ratate cel puțin o parte din timp.

Pentru a captura datele șantierului de construcții cu mai multă acuratețe, puteți utiliza un instrument precum Dashpivot, care vă permite să creați formulare/sondajele digitale care servesc ca șabloane standardizate pentru forța de muncă. De exemplu, puteți crea un șablon de „comandă de modificare” pentru a vă asigura că echipajele dvs. de teren nu omit nicio informație necesară atunci când înregistrează comenzile de modificare.

Crearea unui formular digital cu Dashpivot ( Sursa )

4. Estimare Racheta

Evaluare ușurință de utilizare: 4,5/5 Evaluarea serviciului clienți: 5.0/5 Evaluare generală: 5.0/5

Estimate Rocket ajută antreprenorii să creeze documente importante pentru gestionarea proiectelor, cum ar fi estimări ale costurilor proiectelor și propuneri de licitație. Instrumentul oferă șabloane încorporate care ajută antreprenorii să proiecteze documente cu aspect profesional și să reducă erorile atunci când fac calculele costurilor.

Când s-ar putea să aveți nevoie de el: Indiferent de tipul de antreprenor, va trebui inevitabil să creați și să gestionați documente, cum ar fi propunerile de licitație și estimările de construcție. Un raport de estimare a costurilor creat în grabă poate avea erori de calcul, duplicare sau omisiune de date și alte gafe de estimare care vă pot pierde un contract.

Estimate Rocket oferă șabloane care vă pot ajuta să calculați estimări ale costurilor, evitând în același timp erorile de introducere a datelor. Puteți adăuga cantitatea de material și dimensiunile necesare, iar costurile cu manopera și materialele sunt calculate automat.

Crearea unui raport de estimare a costurilor cu Estimate Rocket ( Sursa )

5. JobNimbus

Evaluare ușurință de utilizare: 4,5/5 Evaluarea serviciului clienți: 4,5/5 Evaluare generală: 4,5/5

JobNimbus este o soluție de management al construcțiilor care face posibil ca antreprenorilor să creeze o bibliotecă centralizată a tuturor documentelor legate de proiect (inclusiv contractele legale și obligațiunile). Funcțiile suplimentare de gestionare a documentelor includ partajarea fișierelor și semnătura electronică.

Când ați putea avea nevoie: crearea și menținerea înregistrărilor actualizate ale acordurilor contractuale este o sarcină critică pentru fiecare afacere de construcții.

Aici poate ajuta un instrument precum JobNimbus. Cu acest instrument, puteți crea un depozit central pentru a urmări toate documentele partajate și primite de la un anumit client, subcontractant sau furnizor.

De asemenea, puteți lua semnături electronice de la părțile interesate pentru a aproba contracte, făcând procesul de gestionare a contractelor mai rapid și complet.

Urmărirea stării documentelor contractuale în JobNimbus ( Sursa )

Concluzie și următorii pași

În timp ce cele cinci instrumente menționate mai sus sunt foarte apreciate de utilizatorii de pe Capterra, s-ar putea să nu răspundă neapărat tuturor nevoilor dvs. de afaceri.

Pentru a vedea mai multe soluții, vizitați pagina noastră cu categoria software de management al construcțiilor. Acolo, puteți aplica filtre personalizate pentru a selecta produsele pe lista scurtă pe baza unor parametri precum numărul de utilizatori acceptați, modelele de prețuri și opțiunile de implementare.

Metodologie

Pentru a fi selectate, produsele trebuiau să îndeplinească următoarele criterii:

• Produsele trebuiau să ofere următoarele capabilități de gestionare a documentelor:
  • Stocarea și arhivarea documentelor în cloud într-o locație centrală
  • Captură de documente cu posibilitatea de a scana și încărca documente
  • Căutare text integral, astfel încât utilizatorii să poată căuta și prelua documente
• Produsele aveau nevoie de minimum 20 de recenzii de utilizatori pe Capterra (publicate în ultimii doi ani).
• Produsele trebuiau să aibă un rating ridicat de „probabilitate de a recomanda” (o evaluare medie recomandată de cel puțin 9 din 10 pe Capterra).