Automatizarea proceselor: Sectorul educațional a fost remodelat prin Laravel

Procesele joacă un rol important în definirea calității muncii în orice organizație. Procesele proiectate inteligent și realizate inteligent asigură eficiență și productivitate. Cu toate acestea, tehnologia a îndeplinit acest criteriu în mod destul de satisfăcător și nu numai că ușurează viața, dar oferă și suficient timp pentru sarcini productive.

În timp ce automatizarea proceselor a creat zgomot, a înflori pentru a atinge productivitatea maximă cu resursele disponibile este un vis al liderului oricărei organizații. Întrucât instituțiile de învățământ devin un brand, eforturile lor de a oferi calitate atât studenților, cât și personalului, impulsându-i să utilizeze progresele tehnologice sunt inspiratoare.

Acest lucru nu numai că le asigură imaginea de organizație de prim rang, dar construiește și viitorul celor asociați.

Automatizarea unui institut educațional: sunt roboții necesari?Odată cu evoluția automatizării și a cererii sale în creștere pe piață, ideea că este posibil doar prin robotică sau integrări costisitoare a fost în mod clar dezmințită. Modelele software robuste care facilitează automatizarea proceselor de zi cu zi pentru a uşura încărcarea manuală de lucru sunt acum disponibile la costuri accesibile. Rezultate îmbunătățite, erori reduse, eficiență sporită, niveluri mai ridicate de satisfacție și costuri reduse de producție sunt doar câteva dintre recompensele pe care automatizarea procesului de recompense le oferă sistemului educațional.

Deci roboții nu sunt în mod clar singura cale. Industriile din toate domeniile au migrat către fluxuri de lucru automatizate, accelerându-și performanța semnificativ.

Nivelul de sofisticare al automatizării poate varia, totuși, în funcție de amploarea sarcinii care trebuie automatizată și de investiția pe care o universitate sau un colegiu încearcă să o facă. Ar putea fi un simplu flux automatizat menit să accelereze un proces cu informații înregistrate digital, sau ar putea fi o automatizare robotică totală, gestionată end-to-end de un software susținut de reguli și programe inteligente de luare a deciziilor. Cu diferite niveluri de complexitate și expertiză necesare pentru integrare, ambele contribuie la îmbunătățirea operațiunilor.

Sectorul educației: nevoia, evaluarea și motivația de automatizare

În ciuda faptului că cercetările invadează în fiecare zi granițele mai noi, ineficiențele administrative încă limitează instituțiile de învățământ și universitățile. Îmbrățișarea aspectelor digitizării este încă „în curs”. Procesele banale precum documentația, aprobările, înregistrările, plățile taxelor, programarea, achizițiile și suportul IT, chiar dacă sunt digitalizate, păstrează în continuare resursele rezervate.

Să încercăm să percepem ce ar putea motiva liderul unui institut de învățământ sau un VC să opteze pentru automatizare? Optimizarea proceselor moștenite pentru a crea un mediu bogat și oportun pentru învățarea avansată este de obicei obiectivul principal. Departamentele, personalul și studenții echipați cu software automatizat construiesc o imagine emblematică a organizației, oferind o experiență sănătoasă pentru studenți.

Identificarea blocajelor: ce să automatizezi?Automatizarea fluxului de lucru sau a proceselor pare o cale profitabilă, dar reprezintă o provocare pentru organizații să își standardizeze procedurile vechi. Sectorul educațional pentru unul este aici de secole, evoluând cu vremurile și găzduind o amploare a unor astfel de procese moștenite.

Organizațiile trebuie să aleagă fluxuri de lucru care califică anumite criterii pentru automatizare în sectorul educației. La fel ca fluxurile de lucru:

• Necesită documente și documente îndelungate
• Implicarea canalelor de comunicare extinse pentru aprobări și permisiuni
• Cu sarcini repetitive
• Implicând prea mulți oameni
• Cel mai des folosit
• Necesită actualizări regulate
• Cu o multitudine de câmpuri de date care necesită confidențialitate și securitate a datelor

Toate astfel de procese au nevoie de redescoperire, cu o perspectivă către un flux mai bun și implicarea personalului selectat pentru a le face rapide și simple. Dar, care sunt aceste blocaje critice care tind să împiedice orice proces trebuie diagnosticat.

Cozile lungi de studenți care așteaptă să fie distrați pur și simplu pentru cumpărarea/trimiterea formularelor/taxelor de admitere nu prezintă altceva decât un sistem cu handicap. Înțelegerea cu precizie a pașilor de limitare a ratei este importantă pentru a crea spațiu pentru ca noile tehnologii să se vindece și să umple golurile.

Automatizați-vă procesele organizaționale

A ajunge la noi

Cadre gata de integrare: Laravel ca soluție

Crearea de funcții accesibile și adaptabile este o sarcină care necesită multă explorare și experiență în opțiunile software disponibile. Cu un platou de stive tehnice disponibile, folosirea celor care oferă beneficii maxime și complicații minime devine alegerea unanimă a dezvoltatorilor.

Aspectul modular al dezvoltării aplicațiilor Laravel permite dezvoltatorilor să creeze aplicații complexe și receptive necesare în colegii sau universități. Nu numai asta, interfața sa de linie de comandă Artisan (CLI) poate ajuta la realizarea acestor sarcini complexe în câteva minute. Dezvoltatorii sunt capabili să creeze diverse structuri de baze de date pentru stocarea datelor și să migreze datele existente încoace și încolo fără probleme prin Laravel. Acest lucru implică și proiectarea de noi sarcini cu un proces de dezvoltare mereu simplificat.

Fiecare dezvoltare realizată astăzi trebuie să fie capabilă să se actualizeze cu tendințele și progresele în schimbare în domeniul educației. Laravel facilitează o aplicație pregătită pentru viitor, cu capacitatea de a face upgrade și actualizare frecvent. Toate datele universitare sau ale institutei dvs. pot fi puse în funcțiune în aceste aplicații în foarte mai puțin timp. O altă caracteristică care atrage dezvoltatorii către acest cadru în timp ce se concentrează în automatizarea procesului este că permite rutarea datelor în funcție de confort, iar modulele ajută la integrarea ușoară a terților pentru funcții suplimentare.

De asemenea, experiența utilizatorului este îmbunătățită prin capacitatea sa de a integra diferite servicii de e-mail. API-ul și driverele sale curate și simple disponibile pentru toți furnizorii de servicii de e-mail ajută la inserarea SMS-urilor, precum și a serviciilor de e-mail pentru personal și studenți, permițând o conectivitate mai bună în campus.

Ușurați punctele dureroase: desemnați fluxurile de proces

Primul pas către o tranziție fără probleme de la un proces manual la unul automat este definirea fluxului, complex și precis. O diagramă de flux pas cu pas a procesului va ajuta dezvoltatorul să le introducă în cadru și vă va oferi o versiune automată a fluxului. Punctele dureroase sunt de obicei comune pentru procesele care par să se întâmple în fiecare zi.

Odată ce ați stabilit o diagramă de flux pentru acești pași, veți putea identifica zonele în care apar întârzieri. De asemenea, ajută la curățarea traficului prin acești pași de limitare a ratei și ajută dezvoltatorul să decidă ce model să folosească atunci când îl automatizează.

Permiteți-mi să vă ajut să înțelegeți cum arată un flux de proces desemnat sau specific. Am pus o oarecare înțelegere în spatele a ceea ce ar face viața mai ușoară unui șef de institut/colegiu/universitat, studenți, personal și, ca să menționez cel puțin, dezvoltatorul și am identificat opt ​​domenii/departamente care cu siguranță trebuiau automatizate.

Un efort de a construi un flux pentru acestea va clarifica ce am vrut să spun prin desemnarea pașilor procesului.

• Admiteri și înscrieri la cursuri

Cu toții știm bine cum admiterea și înscrierea la un curs implică o serie de pași. Fotocopierile lungi, verificările, formularele lungi, plățile și multe altele, care necesită timp, fac o imagine tipică a cozilor lungi în afara ferestrelor de administrare. Această procedură fiind similară în toate zonele geografice, este cea mai potrivită pentru automatizare.
Ce se întâmplă dacă studenții ar putea fi admiși de oriunde, iar institutul ar putea doar să verifice și să proceseze cu un clic la sfârșitul lor? Nu doar atât, documentele și formularele ajung în siguranță în bazele de date.
Ei bine, o lume în care eforturile se îndreaptă spre a face viața de zi cu zi ușoară, cadre precum Laravel și capacitatea lor disponibilă, gata de utilizare, oferă spațiu.

• Prezență și salarizare – Administrare și finanțe

Sectorul educației este unul în care plățile de participare și salariile au loc la cea mai mare scară. Cu profesori, administrație, studenți și mai mulți angajați, numărul și varietatea solicită automatizare în sectorul educației din toate aspectele.

Asocierea prezenței, concediilor și orelor de lucru cu un software automat de salarizare a salvat personalul de conturi și finanțe de munca mult repetitivă. În comparație cu locurile în care fișierele așteaptă să fie aprobate timp de zile împreună, întârzierea salariilor și a plăților contractelor, un salariu automat este o soluție la fel de necesară în colegii ca orice altă soluție software.

• Programare

Un sistem automatizat pentru toate dotările de infrastructură din orice institut poate economisi timp semnificativ care intră în planificarea și alocarea acestora pentru diverse activități. O organizație în care profesorii, șefii, studenții, precum și personalul își pot rezerva programe și seminarii ei înșiși, le va oferi flexibilitatea de a-și planifica programele la timp.

• Documentație

Documentația lungă și complicată și apoi stocarea lor în siguranță păstrează încă resurse în multe universități vechi implicate în sarcinile de sortare și recuperare. Deși multă presiune a fost atenuată prin digitalizare, automatizarea documentației și apoi salvarea lor directă în bazele de date legate de un ID de membru a îmbunătățit cu siguranță sistemul cu limite. Sortarea și preluarea sunt acum doar la o autentificare și la un clic distanță.

• Călătorii și cumpărături

Crearea de cereri și aplicații pentru călătorii și achiziții necesită o conturi complet separate și o resursă de administrare pentru a facilita. Fișierul se deplasează de la șefii de departament la administrator la conturi, păstrând incertitudinea și distragerile în general.
Dezvoltatorii au folosit aplicații ale cadrelor disponibile și au putut să automatizeze toate acestea pentru aprobări/răspunsuri ușoare și timpurii. Îmbunătățirea productivității, împreună cu eliminarea jurnalelor în așteptare, a permis o mai bună planificare și execuție în aceste scopuri

• Departamentul IT și rolul acestuia

Strângerea de bilete pentru solicitările și reclamațiile IT nu mai este un proces frustrant. Instrumentele au făcut posibilă automatizarea printr-un birou de asistență automatizat. Ca urmare, o mare parte a proceselor din cadrul colegiilor s-au simplificat, cu mai mult timp pentru rezolvarea problemelor complicate, gestionarea bazelor de date împreună cu extinderea campusului.

• Fluxul de lucru de comunicare

Comunicarea este cheia care deblochează oportunități. Pentru cei care doresc să se înscrie la studii de interes și să construiască combinații din diferite cursuri, multe în mintea lor care au nevoie de explicații satisfăcătoare. Imaginați-vă că urcă la un site web de colegiu/institut și violă! Ei sunt întâmpinați cu un chat-bot programat gata să înlăture toate îndoielile.
Acum asta va lovi mintea, că, cu o asemenea promptitudine disponibilă pe site, trebuie să fie multe de oferit în campus. Dezvoltatorii au exploatat Laravel pentru a facilita comunicațiile ușoare pe pagina web a colegiului sau a universității.

• HRMS

Un alt instrument vital pentru un management ușor în interiorul oricărui colegiu sau universitate dotat cu un schimb intern de informații este un HRMS (Human Resource Management System). Un sistem de management automat echipat cu funcții care să permită diferite canale de comunicare și coordonare în cadrul diferitelor departamente ar putea menține pe toți conectați mai ușor.

Framework-uri precum Laravel oferă astfel de atribute pentru instalare și comunicare ușoară. Managementul personalului și al studenților este eficientizat prin astfel de integrări.

Modele de afaceri posibile – Perfecționați-vă grupul de lucru

Ar putea exista diferite posibilități pentru o universitate sau un colegiu de a merge mai departe cu automatizarea proceselor.

Unul în care universitatea este deja digitizată cu date și informații salvate în fișiere și foldere separate pe serverele locale. În mare parte, vor trebui să integreze automatizarea în procese cu migrarea tuturor datelor existente în baze de date noi și noile intrări direcționate către aceste baze de date nou create.

O opțiune ar putea fi, de asemenea, automatizarea unui proces la un moment dat. În timp ce acordați timp personalului, conducerii și studenților să se echipeze, puteți evalua și ce probleme se confruntă cu modul în care ați desemnat un flux de proces. Procesele în acest fel ajung să fie rafinate.

Automatizarea fluxurilor de proces ar putea invita trafic nou către institut. Institutul ar putea dori să se pregătească și să fie pregătit cu aranjamente de infrastructură, atât în ​​campus, cât și online. Creșterea cu automatizare în sectorul educației va fi generală. Implicarea personalului în activități mai noi și mai productive, cum ar fi creșterea lățimii de bandă pentru toți parametrii, ar putea deveni obișnuită pentru colegiu sau universitate.

Ar trebui să existe un plan simultan de echipare și perfecționare a tuturor personalului și studenților cu noile procese automatizate.

Pentru universitățile noi și viitoare, automatizarea trebuie integrată de la bun început. Ar trebui să existe o echipă sau un partener de dezvoltare solidă, iar institutul ar trebui să fie pregătit cu fluxurile lor de proces pentru ei.

Ambele site-ul web și serverele trebuie să fie echipate pentru a gestiona admiteri automate, înregistrări, interogări, solicitări și pot chiar să desfășoare cursuri online dacă universitatea dorește să aibă ca dispoziție învățământ la distanță.

Pentru acele institute de învățământ, universități și colegii în care multe sunt încă pe hârtie și în persoană, trecerea de la hârtie la portal va trebui să înceapă cu digitizarea documentelor și datelor anterioare. Versiunile automate vor rula în paralel. Totul poate fi plasat pe servere noi și alimentat în baze de date.

Indiferent de zona sau nivelul în care se încadrează un institut de învățământ, o echipă de dezvoltare bună, cu experiență și pricepere în cele mai noi tehnologii, vă poate automatiza și rula în cel mai scurt timp. Cadrele cuprinzătoare precum Laravel sunt un pachet complet și ajută la atingerea acestor obiective cu confort și capacitate.

Alegeți furnizorul de tehnologie potrivitObiectivul principal al oricărei organizații educaționale a fost și va fi întotdeauna să ofere cele mai bune educații și oportunități studenților săi. Dacă acest sector nu reușește să adopte și să integreze progresele tehnologice în operațiunile sale de bază, predarea tuturor acestor lucruri la nivel academic pare inutilă.

Devine responsabilitatea șefului de universitate sau institut să implice o echipă eficientă și dedicată doar pentru astfel de dezvoltări. Capacitățile partenerului de dezvoltare ar trebui să se alinieze în mod clar cu viziunea și să se alinieze cu parametrii de progres ai institutului.

Echipele de dezvoltare implicate în crearea de soluții online pentru diferite organizații și afaceri se concentrează de obicei pe crearea de portaluri simple bazate pe web. Dar o echipă susținută de dezvoltatori care dețin abilități tehnice puternice vă va putea oferi mai mult decât ceea ce cereți. Alegeți o echipă dinamică și entuziastă care provoacă sistemele tradiționale și optează pentru cadre și instrumente care evoluează în fiecare zi, cum ar fi Laravel.

Concluzie – O abordare futuristă

Instituțiile de învățământ creează viitoarea forță de muncă. Adoptarea noilor tehnologii promițătoare le face modele de urmat, creând o tendință înainte. Procesele automate oferă puterea și domeniul de aplicare cu o lățime de bandă mai mare pentru a adăuga valoare organizațiilor dvs., prezentându-se ca o marcă mai bună pe care lumea să o experimenteze. În calitate de proprietar sau șef al unui institut, de ce ați face compromisuri în ceea ce privește realizările și valoarea adăugată atunci când puteți obține beneficii cu procesele automatizate.

Căutați un software de admitere și înregistrare?

Să ne conectăm