6 Scripturi și sfaturi cheie pentru însoțitor automat pentru a le crea

Conducerea unei mici afaceri înseamnă jonglarea cu nenumărate sarcini. Gestionarea apelurilor telefonice poate fi adesea simțită ca o bătălie pierdută. Apelurile pierdute, timpii de așteptare frustranți și întrebările repetitive vă pot consuma timpul prețios și pot lăsa clienții să se simtă neglijați.

Dar există o soluție care este accesibilă, eficientă și surprinzător de încântătoare: însoțitorii auto . Iar una dintre componentele cheie pentru implementarea cu succes a unui însoțitor automat este un script de însoțitor automat care acționează ca recepționer virtual, ghidând apelanții către destinația dorită.

Acest ghid vă va ghida prin tot ceea ce trebuie să știți despre scripturile de însoțitor automat, cu exemple pentru a crea scriptul perfect care să vă îmbunătățească suportul tehnic, să vă îmbunătățească sistemul telefonic de afaceri cu opțiuni eficiente de rutare a apelurilor și apel invers și să vă îmbunătățească serviciul pentru clienți.

Ce este un script de asistent automat?

Un asistent automat este un sistem automat de răspuns telefonic care direcționează apelurile primite și oferă meniuri și opțiuni preînregistrate apelanților. Scripturile de însoțitor automat controlează logica și fluxul unui sistem de însoțitor automat.

Aceste scripturi dictează ce salutări și opțiuni de meniu vor auzi apelanții și unde diferitele selecții de meniu vor direcționa apelurile.

Scripturile de însoțitor automat bine concepute oferă o experiență fluidă pentru clienți și reduc volumul de lucru pentru centrul dvs. de apeluri și pentru echipa de asistență pentru clienți.

Un asistent automat poate fi la fel de simplu ca o înregistrare de mesagerie vocală care direcționează clienții cu anumite solicitări.

Așadar, când ne referim la un script de însoțitor automat, ne referim la solicitările și informațiile pe care recepționerul tău virtual le va spune oricui sună pentru a accesa directorul companiei tale sau pentru a ajunge la următorul agent disponibil.

Ce să includeți într-un script de operator automat

Un script de însoțitor automat bun poate aduce acasă o primă impresie grozavă.

Iată ce ar trebui să includeți:

Salutare și introducere

Începeți cu o salutare prietenoasă și spuneți clar numele companiei dvs.

Exemplu: „Vă mulțumim că ați sunat [Numele companiei]”.

️ Program de lucru și închideri de sărbători

Anunțați apelanții programul dvs. obișnuit de lucru, inclusiv orice modificări viitoare sau închideri de sărbători.

Exemplu: „Programul nostru de lucru este de luni până vineri, între 9:00 și 17:00, ora de Est.”

Dacă este în afara programului de lucru, oferă opțiuni alternative, cum ar fi lăsarea unui mesaj, vizitarea site-ului web sau apelarea în următoarea zi lucrătoare.

Opțiuni de meniu

Păstrați meniul principal concis și limitați opțiunile la 4-5 categorii esențiale.

Precizați clar fiecare opțiune și tasta corespunzătoare pentru a apăsa și a prioritiza opțiunile în funcție de frecvența de utilizare și de urgență.

Exemplu: „Pentru întrebări de vânzări, apăsați 1. Pentru asistență pentru clienți, apăsați 2. Pentru a ajunge la un anumit departament, spuneți numele sau numărul de extensie al acestuia sau apăsați 0 pentru a vorbi cu următorul agent de asistență disponibil.”

Instrucțiuni

Explicați cum să interacționați cu meniul, indiferent dacă apăsați taste sau rostiți comenzi.

Exemplu: „Vă rugăm să introduceți numărul corespunzător sau să spuneți numele pentru a fi direcționat către departamentul potrivit.”

️ Opțiune de overflow

Oferiți o opțiune de rezervă pentru apelanții care nu aleg o opțiune de meniu sau întâmpină probleme. Oferiți-i să îi conectați la un reprezentant live, lăsați un mesaj în căsuța poștală generală de mesagerie vocală sau vizitați site-ul web pentru întrebări frecvente.

Exemplu: „Dacă nu ați găsit răspunsul pe care îl căutați, apăsați 0 pentru a vorbi cu un reprezentant sau spuneți „operator””.

Exemple de script pentru operator automat

Dacă întâmpinați probleme la scrierea scriptului de însoțitor automat, aceste exemple ar trebui să vă ofere o mulțime de inspirație pentru a începe:

1. Salutare de bază a operatorului automat

Vă mulțumim că ați sunat la [Numele companiei]. Programul nostru de funcționare este [orele biroului de stat].

Pentru a ajunge la un anumit departament, apăsați una dintre următoarele opțiuni:

• Pentru departamentul de vânzări, apăsați 1.
• Pentru departamentul de facturare, apăsați 2.
• Pentru asistență pentru clienți, apăsați 3.
• Pentru toate celelalte întrebări, vă rugăm să apăsați 4.
• Pentru a lăsa un mesaj, apăsați 5.
• Pentru a repeta acest mesaj, apăsați *.”

2. Mesaj de însoțitor automat după program

"Bună! Ați contactat [Company Name] în afara programului nostru normal de lucru.

Suntem deschisi [orele de stat]. Vă rugăm să lăsați un mesaj vocal cu numele dvs., numărul de telefon și un scurt mesaj după ton și vă vom returna apelul în următoarea zi lucrătoare.

Pentru a lăsa un mesaj vocal, apăsați 0 sau rămâneți pe linie.”

3. Mesaje de sărbători și promoții speciale

Luați în considerare adăugarea de felicitări de sărbători sau mesaje promoționale speciale pentru a evidenția produse noi, actualizări ale prețurilor sau oferte pe durată limitată.

De exemplu: „Sărbători fericite de la [Numele companiei]! Birourile noastre sunt închise la [data] pentru a respecta [sărbătoarea]. Vă rugăm să apăsați 1 pentru a lăsa un mesaj vocal sau a suna înapoi după închiderea vacanței pentru următorul agent disponibil.”

Sau evidențiați o promoție specială: „Bine ați venit la [Numele companiei]! Suntem încântați să oferim 20% reducere la toate abonamentele pentru clienții noi doar în această lună. Pentru a vorbi cu un reprezentant de vânzări despre această ofertă pe timp limitat, apăsați pe 0 sau spuneți „reprezentant”.”

4. Salutare multilingvă

Buna! Gracias por llamar a [Numele companiei]. Pentru engleză, apăsați 1. Para Espanol, oprima el 2.

5. Salutare specifică departamentului

„Bună ziua și bun venit la departamentul [Numele companiei] al [Numele departamentului].

• Pentru [serviciu oferit de departament], vă rugăm să apăsați 1.
• Dacă sunteți client existent, apăsați 2
• Pentru a vorbi cu un reprezentant [departamentului], vă rugăm 3.

Dacă sunați pentru [problema specifică], vă rugăm să vizitați site-ul nostru la [adresa site-ului] pentru asistență imediată.

Multumesc pentru apelul tau. O zi bună"

Exemplu: „Bine ați venit la departamentul de vânzări Nextiva. Pentru informații despre produsele noastre, vă rugăm să apăsați 1. Dacă sunteți un client existent, apăsați 2. Pentru a vorbi cu un reprezentant de vânzări, vă rugăm să apăsați 3. Pentru alte întrebări, vă rugăm să vizitați site-ul nostru la nextiva.com pentru asistență imediată.”

6. Șabloane pentru salutări personalizate de mesagerie vocală

Luați în considerare utilizarea următoarelor șabloane pentru a crea salutări personalizate de mesagerie vocală:

Salutare standard de mesagerie vocală: „Ați ajuns la căsuța de mesagerie vocală a [nume]. Vă rugăm să lăsați numele, numărul și un scurt mesaj după ton și vă voi întoarce apelul cât mai curând posibil. Pentru a lăsa un mesaj vocal, apăsați 0 sau așteptați pur și simplu tonul. Mulțumesc."

Salutare în afara biroului: „Ați ajuns la [nume]. Voi ieși din birou de la [data de început] până la [data de încheiere] fără acces la mesageria vocală. Pentru solicitări urgente, vă rugăm să contactați [alternative contact].”

Întâmpinarea centrului de apeluri : „Vă mulțumim că ați apelat la centrul de asistență pentru clienți al companiei. Din cauza volumului mare de apeluri, vă rugăm să lăsați un mesaj vocal cu numele, detaliile contului și problema, iar un reprezentant vă va returna apelul în termen de o zi lucrătoare. Pentru a lăsa un mesaj, apăsați 0 acum.”

Sfaturi pentru un script de însoțitor automat șlefuit

Scripturile de însoțitor automat vă simplifică sistemul de telefonie și îmbunătățesc serviciul pentru clienți , dar numai dacă sunt făcute corect.

Iată câteva sfaturi și cele mai bune practici pentru scrierea scripturilor de însoțitor automat:

Claritate și concizie

Păstrați-l scurt și dulce: Nimeni nu vrea să asculte un salut lung și divagator. Încercați ca salutul inițial să fie mai mic de 15 secunde și mențineți fiecare opțiune de meniu scurtă și la obiect.

Folosiți un limbaj clar și concis: evitați jargonul și termenii tehnici pe care apelanții dvs. ar putea să nu le înțeleagă. Rămâneți la limba engleză simplă și fiți cât mai specific posibil în opțiunile de meniu.

Organizare și flux

Acordați prioritate celor mai comune opțiuni: puneți opțiunile pe care apelanții sunt cel mai probabil să le folosească la începutul meniului. Acest lucru le va economisi timp și frustrare.

Utilizați o ordine logică: grupați opțiunile asociate împreună și asigurați-vă că meniul este ușor de urmărit. De exemplu, puteți grupa vânzările, asistența și facturarea sub opțiunea „Servicii clienți”.

Oferiți o cale de evacuare: oferiți întotdeauna apelanților opțiunea de a vorbi cu un operator live sau de a lăsa un mesaj vocal. Acest lucru este important pentru apelanții care nu găsesc opțiunea de care au nevoie sau care pur și simplu preferă să vorbească cu un om.

Profesionalism si amabilitatea

Folosiți un ton profesional: însoțitorul dvs. automat ar trebui să sune prietenos și util, dar ar trebui să fie și profesionist. Evitați să folosiți argou sau limbaj excesiv de ocazional.

Înregistrați cu o voce de înaltă calitate: asigurați-vă că înregistrarea este clară și ușor de înțeles. Nimeni nu vrea să asculte o înregistrare zgârietă sau înăbușită.

Păstrați-l la zi: asigurați-vă că scriptul de însoțitor automat este actualizat cu orice modificări din afacerea dvs., cum ar fi noi extensii sau nume de departamente.

Tehnologie și testare

Înregistrează ca un profesionist: investește în talentul vocal profesionist sau exersează dicția și ritmul clar pentru înregistrările tale.

Folosiți tehnologia: utilizați funcțiile de răspuns vocal interactiv ( IVR) pentru a colecta informații despre apelant înainte de a le direcționa, economisind timp tuturor.

Testați și perfecționați: testați-vă regulat scriptul cu apelanții reali și faceți ajustări pe baza feedback-ului acestora. Amintiți-vă, nu este niciodată pus în piatră!

Actualizări regulate

Examinați periodic scriptul de însoțitor automat pentru a vă asigura că instrucțiunile și opțiunile sunt actuale. Informațiile învechite sună neprofesionale.

Urmând aceste sfaturi, puteți crea un script de însoțitor automat eficient care oferă apelanților departamentului potrivit, rapid și eficient. A-ți lua timp pentru a crea scenariul cu atenție se plătește printr-un serviciu mai bun pentru clienți.

Beneficiile unui însoțitor automatizat

Implementarea unui însoțitor automatizat oferă numeroase avantaje care economisesc bani companiilor, în același timp îmbunătățind experiența clienților.

Cu solicitări vocale personalizabile și opțiuni pentru a conecta direct apelanții la departamentele sau serviciile solicitate, însoțitorii automati simplifică rutarea apelurilor.

Companiile raportează reduceri semnificative ale costurilor după integrarea unui operator automat, deoarece sunt necesare mai puține resurse de personal pentru a direcționa și gestiona apelurile primite.

În același timp, clienții se bucură de disponibilitate extinsă în afara orelor normale de lucru și de autoservire mai rapidă pentru solicitări comune, cum ar fi verificarea soldurilor sau starea comenzii.

Sistemele automate de însoțitor arată modul în care tehnologia inteligentă a meniului telefonului aduce profit atât pentru companii, cât și pentru consumatori, prin gestionarea îmbunătățită a apelurilor și accesibilitatea serviciilor.

Pe scurt, un însoțitor automat:

• Economisește bani fără a sacrifica serviciul pentru clienți. Însoțitorii auto oferă o recepție profesionistă la o fracțiune din costul angajării personalului.
• Transmite o imagine de marcă rafinată, de renume. Însoțitorii auto fac ca întreprinderile mici să pară stabilite cu rutarea sofisticată a apelurilor .
• Filtrează apelurile pentru a potrivi apelanții cu departamentele corecte.
• Prioritizează mai bine apelurile de intrare de mare valoare.
• Îmbunătățește serviciul pentru clienți. Însoțitorii automati răspund la fiecare apel cu promptitudine și direcționează cu amabilitatea apelanților folosind tehnologia interactivă de răspuns vocal. Acest lucru previne frustrarea din cauza apelurilor pierdute.
• Eliberează timpul personalului de la rutarea manuală a apelurilor, deservind clienții mai degrabă decât să efectueze apeluri repetitive.

Cum să găsești un însoțitor automat la prețuri accesibile

Crearea de scripturi eficiente de însoțitor automat este esențială pentru direcționarea apelurilor și proiectarea unei imagini profesionale. Sistemul potrivit de meniuri a telefonului ghidează fără probleme clienții către departamentul corect, economisind în același timp personalului timp de a răspunde întrebărilor de bază.

Cu toate acestea, nu toate soluțiile sunt create egale.

Pentru a obține funcții robuste fără a sparge banca, companiile cu gândire de viitor apelează la servicii de telefonie VoIP precum Nextiva. Nextiva oferă o tehnologie sofisticată de însoțitor automat și de rutare a apelurilor printr-un sistem intuitiv bazat pe cloud, conceput special pentru companiile în creștere atentă la costuri.

Cu Nextiva, creați cu ușurință meniuri personalizate de însoțitor automat, voci înregistrate profesional, extensii, programe, directoare cu apelare după nume și multe altele în câteva minute fără expertiză tehnică.

Funcționalitatea dinamică se adaptează nevoilor afacerii, în timp ce prețurile transparente se adaptează la bugetul dvs. la doar 18,95 USD pe lună pentru a începe.

Într-o piață aglomerată a sistemelor de telefonie pentru afaceri, configurarea fără stres Nextiva, capabilitățile de top, asistența clienților 24/7 și serviciul scalabil îl fac un furnizor de însoțitor auto de prim rang pentru companiile experimentate de toate dimensiunile.