Cum să vă actualizați comunicațiile de afaceri cu mesagerie audio

Mesageria vocală este adesea trecută cu vederea ca metodă de comunicare în afaceri, chiar dacă are multiple avantaje: poți comunica în ritmul tău, într-o manieră expresivă, fără a fi nevoie să fii la birou.

Companiile pot crea rapid mesaje audio și le pot trimite unor grupuri de clienți sau angajați. Este o modalitate utilă de a rămâne în contact cu echipa ta și de a comunica cu clienții tăi.

Iată cum funcționează mesajele text audio și cum puteți trimite un mesaj care să atragă publicul la fața locului.

Cum funcționează mesajele text audio

Un mesaj text audio (numit și text vocal) este un mesaj vocal scurt, înregistrat, pe care îl puteți trimite unuia sau mai multor destinatari.

Cu ajutorul mesajelor text audio, puteți trimite mesaje vocale înregistrate și alte sunet pe telefoanele destinatarilor. Mesajele sunt trimise ca apeluri telefonice și sunt lăsate ca mesaje vocale automate dacă nu se răspunde la apel.

Cum se trimite un mesaj vocal

Pentru a trimite o înregistrare vocală într-un mesaj text utilizând telefonul dvs. Android , urmați această procedură:

• Accesați „Mesaje” și selectați-vă destinatarul.
• Faceți clic și mențineți apăsată pictograma „Înregistrare” (din partea dreaptă jos a ecranului) în timp ce înregistrați mesajul.
• Faceți clic pe pictograma săgeată (tot în partea dreaptă jos) pentru a trimite fișierul audio.

Dacă utilizați un telefon operat de IOS , aceasta este procedura:

• Atingeți și mențineți apăsat butonul „Înregistrați audio” pentru a vă înregistra mesajul audio.
• Atingeți butonul „Reda mesajul” pentru a asculta mesajul înainte de a-l trimite.
• Atingeți butonul „Trimiteți audio” pentru a trimite mesajul sau butonul „Ștergeți înregistrarea audio” pentru a-l șterge.

Mesajele vocale dispar înainte de a fi citite?

iPhone șterge automat mesajele audio la două minute după ce le ascultați, dacă nu faceți clic pe Păstrați. Pentru a preveni acest lucru, accesați Setări > Mesaje > Expiră (sub Mesaje audio), apoi faceți clic pe „Niciodată”. Mesajele audio salvate sunt stocate în aplicația Mesaje pentru iOS 12 și în aplicația Notă vocală pentru versiunile anterioare.

Sfaturi pentru mesaje text audio

Crearea unui mesaj text audio care să implice oamenii și să genereze răspunsuri nu este atât de dificilă pe cât ați putea crede. Tot ce trebuie să faceți este să urmați aceste patru reguli simple:

1. Evita jargonul

Jargonul și termenii tehnici pe care destinatarul dvs. ar putea să nu îi înțeleagă vor crea doar confuzie. Destinatarii ar trebui să înțeleagă rapid despre ce este mesajul dvs., astfel încât să poată răspunde imediat.

2. Păstrați-o simplu

Păstrați mesajele scurte și la obiect. Ca urmare, acestea vor fi mai clare și mai ușor de reținut. Acest lucru vă ajută, de asemenea, să vă împiedicați să vorbiți prea repede.

3. Practica face perfectul

Spre deosebire de mesageria vocală, vă puteți înregistra mesajul text audio de câte ori este nevoie, așa că faceți-vă timp pentru a le face corect. Puteți angaja un actor vocal pentru a vă înregistra mesajele vocale dacă, de exemplu, doriți să trimiteți mesaje de afaceri în limbi cu care nu sunteți familiarizat.

4. Furnizați pașii următori clari

Până la sfârșitul mesajului dvs., destinatarii ar trebui să știe exact ce ați dori să facă în continuare. Un îndemn clar la acțiune este ceea ce declanșează răspunsuri din partea publicului dvs., așa că asigurați-vă că îl includeți în fiecare comunicare.

Cum să trimiteți un mesaj vocal cu TextMagic

Utilizarea TextMagic pentru a trimite mesaje text audio este simplă și se poate face în câțiva pași.

Un alt avantaj al mesajelor text audio este că pot fi programate. Puteți contacta mai multe persoane în același timp pe care îl alegeți.

Text-to-Speech

Cu mesaje text-to-speech, trimiteți un text care va fi procesat de un program text-to-speech și convertit într-un fișier audio. În acest fel, puteți trimite mesaje audio urgente chiar și în momentele în care nu puteți face o înregistrare.

• Selectați „Compune” din meniul principal.
• Selectați „Text to Speech”.

• Introduceți destinatarii în caseta de text sau accesați contacte/liste care vor deschide o fereastră pop-up.
• Verificați numerele sau listele către care doriți să trimiteți audio și confirmați făcând clic pe „Adăugați x contacte/liste”. Acest lucru vă va duce și înapoi la ecranul principal.
• Selectați numărul de la care doriți să trimiteți mesajul.
• Introduceți textul în caseta de mesaj. În plus, puteți personaliza mesajele folosind câmpuri personalizate.
• Faceți clic pe „Previzualizare” pentru a asculta mesajul dvs.

• Faceți clic pe „Trimiteți” pentru a vă livra mesajul imediat sau pe „Programați mesajul” pentru a-l trimite mai târziu, la momentul pe care îl alegeți.
• TextMagic oferă un instrument gratuit de transformare a textului în vorbire: puteți trimite texte pentru conversie în fișiere audio. Dacă doriți să răspundeți audio la mai multe mesaje în același timp, acesta este instrumentul pe care ar trebui să-l utilizați.

Difuzare vocală

Difuzarea vocală vă permite să încărcați un fișier audio de până la 90 de secunde. Apoi îl puteți trimite destinatarilor ca mesaj vocal.

• Selectați „Compune” din meniul principal.
• Selectați „Difuzare vocală”.

• Introduceți destinatarii în caseta de text sau accesați contacte/liste care vor deschide o fereastră pop-up.
• Verificați numerele sau listele către care doriți să trimiteți audio și confirmați făcând clic pe „Adăugați x contacte/liste”. Acest lucru vă va duce și înapoi la ecranul principal.
• Selectați numărul de telefon de la care doriți să trimiteți mesajul.
• Faceți clic pe „Selectați audio” și va apărea o nouă fereastră pop-up, unde puteți selecta „Încărcare audio nou” pentru a obține un fișier de pe computer sau dacă aveți deja fișiere audio în contul TextMagic, acestea vor apărea mai jos și puteți pur și simplu verificați pe cele pe care doriți să le trimiteți.

• Când ați terminat, faceți clic pe „Utilizați înregistrarea”, care vă va duce înapoi la fereastra principală.
• Faceți clic pe „Trimiteți” sau „Programați mesajul”.

Mesajele text audio beneficiază companiile

Mesageria text audio oferă companiilor o serie de avantaje. Poate fi folosit pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul și clienții și, de asemenea, ca instrument de marketing.

Vorbește cu echipa ta

Este posibil ca membrii echipei ocupați în mișcare să nu aibă timp să se oprească și să tastați un text. Posibilitatea de a înregistra și a trimite rapid un mesaj, în loc să sune, economisește timp — pentru personalul de pe teren și de la birou. În mod similar, membrii echipei care nu au timp să citească un text sau un e-mail pot asculta un mesaj. Nu este nevoie să te uiți la ecranul telefonului lor.

Deoarece mesajele text audio sunt livrate ca un apel telefonic, ele sunt utile ori de câte ori aveți nevoie ca angajații să audă un mesaj imediat.

De exemplu, comerciantul de îmbrăcăminte Bob's Stores a decis să închidă cele 35 de magazine în timpul uraganului Sandy și a trebuit să trimită o alertă. Folosind transmisia vocală, au reușit să alerteze peste 200 de angajați în câteva minute.

Mesajele vocale vă permit, de asemenea, să comunicați mai personal cu membrii echipei din alte fusuri orare.

Pentru echipele de la distanță, comunicarea doar prin mesaje text și instantanee poate fi impersonală. Mesajele text audio pot adăuga o notă mai umană atunci când nu puteți fi toți online în același timp.

Conectați-vă cu clienții

Mesajele text audio vă pot îmbunătăți comunicarea cu clienții; de exemplu, puteți trimite mesaje vocale care oferă actualizări despre progresul proiectului, mementouri de întâlnire sau confirmări de rezervare.

Trimiterea unei transmisii vocale sau a unui mesaj text în vorbire crește probabilitatea ca clienții dvs. să primească alerte și mementouri. În consecință, acest lucru vă poate face serviciul mai ușor de utilizat de către clienți.

Pe lângă faptul că îi ajută pe clienți să-și amintească programările, acest lucru previne și pierderea profiturilor din cauza rezervărilor ratate.

De exemplu, stomatologii pierd în medie 31.500 de dolari pe an la întâlniri ratate. Din acest motiv, RevenueWell folosește transmisia vocală pentru a trimite 80.000 de mementouri personalizate de întâlnire pe lună.

Un mesaj text audio poate oferi interacțiunilor de rutină cu clienții o notă mai personală decât un e-mail sau un text. De asemenea, arată clienților că oferiți un nivel suplimentar de îngrijire.

Convertiți mai mulți clienți potențiali

Mesajele text audio sunt cea mai captivantă modalitate de a trimite comunicări de marketing clienților potențiali și persoanelor de contact. Îi puteți contacta în orice fus orar cu mesaje programate.

Prin crearea și personalizarea fișierelor audio în fiecare etapă a interacțiunii cu un client potențial, mesajul text audio permite contacte de urmărire mai consistente.

Dacă puteți răspunde unui client potențial în termen de un minut de la primirea cererii sale de informații, este mult mai probabil să obțineți o vânzare. În ciuda acestui fapt, doar 7% dintre companii răspund în cinci minute. Mesajele text audio automate permit un răspuns aproape instantaneu la clienți potențiali. Datorită acestui fapt, echipa dvs. de vânzări poate obține mai multe conversii de la clienții potențiali existenți.

Pe lângă faptul că răspunde mai rapid, mesajele text audio asigură, de asemenea, agenții tăi live pot petrece mai mult timp vorbind cu clienții potențiali calificați și mai puțin timp așteptând ca clienții potențiali să ridice telefonul.

Sunteți gata să începeți cu mesageria audio?

Mesageria text audio funcționează mult mai rapid decât tastarea și este mai practică pentru orice afacere, în special pentru companiile internaționale în care angajații comunică în mai multe limbi. Nu există greșeli de tastare, economisește timp și un mesaj poate fi deschis la momentul cel mai convenabil pentru destinatar.