Cum să elaborați o politică perfectă de prezență a angajaților

De când eram copii mici, am fost învățați să nu întârziem niciodată și să fim mereu pregătiți. Unii încă mai aud ecourile părinților sărindu-le în urechi — Ești gata de școală?!

Cu toate acestea, există mulți factori care determină de ce cineva întârzie sau nu se prezintă, mai ales în mediul de lucru. Bolile, naveta sau problemele personale sunt unii dintre factorii principali ai întârzierilor prin care trecem cu toții din când în când.

În zilele noastre, mulți angajatori sunt destul de toleranți până la un anumit punct, dar unde trag limita? Ei bine, răspunsul se află în politicile de prezență a angajaților.

În următoarele paragrafe vom:

• Treceți peste punctele principale ale tuturor politicilor de participare a angajaților,
• Oferiți șabloane gratuite de politici,
• Oferiți exemple despre cum să le completați,
• Vă oferă sfaturi de la profesioniști cu privire la politicile de prezență și
• Răspunde la unele dintre cele mai frecvente întrebări despre politicile de prezență a angajaților.

Ce este o politică de prezență?

În cazul în care nu ați auzit până acum de o politică de prezență sau compania dvs. pur și simplu nu folosește una, iată o simplă defalcare.

O politică de prezență reprezintă un document sau un set de documente care stabilesc linii directoare clare privind prezența angajaților pentru o anumită afacere. Astfel de documente asigură că toți angajații sunt la curent cu regulile și liniile directoare cu privire la aspecte precum:

• Schimbări,
• pauze de prânz,
• Întârziere,
• Proceduri (PTO, frunze etc.) și
• Orice acțiuni disciplinare care decurg din nerespectarea regulilor.

Nu toate politicile sunt la fel și este la latitudinea angajatorului să le personalizeze în funcție de nevoile lor.

În conformitate cu aceasta, numărul de condiții și informațiile exacte furnizate în astfel de politici sunt la latitudinea angajatorului.

Care este o politică bună de prezență?

O politică de prezență universală „bună” nu poate fi elaborată cu adevărat, deoarece nu există o bază unică pe care să poată fi definite regulile.

În termeni simpli, întreprinderile diferă, la fel și cerințele lor. Prin urmare, o bună politică de prezență este cea care se potrivește cel mai bine unei afaceri.

Iată o detaliere a tot ceea ce ar trebui să vă ajute politica de prezență dacă doriți să creați cel mai bun lucru posibil pentru afacerea dvs.

O politică excelentă de prezență ajută la echilibrarea nevoilor dvs. și ale angajaților.

Un schimb de 9-5 este un standard în sfera afacerilor de ceva timp, iar mulți nu își pot imagina că lucrează în alte ture și își restructura programul.

Cu toate acestea, în funcție de tipul de afacere și de munca pe care o desfășoară fiecare angajat, schimbările pot perturba echilibrul natural dintre viața profesională și viața privată.

De exemplu, munca în ture de noapte afectează timpul personal al familiei angajatului și îi perturbă programul de somn. Prin urmare, o politică bună ar putea include o clauză care să precizeze că fiecare angajat nu trebuie să lucreze mai mult de X ture de noapte pe lună/săptămână pentru a satisface nevoile tuturor.

O politică excelentă de prezență vă ajută să urmăriți orele de lucru

Sistemele învechite de urmărire a orelor de lucru au avut întotdeauna defecte în modul lor de funcționare – fișele de prezență s-ar pierde sau cineva ar uita să intre/iasă.

În zilele noastre, toată lumea folosește un instrument de urmărire a timpului și nu este nevoie să angajați forță de muncă suplimentară pentru a supraveghea prezența. Prin urmare, stabilirea unei politici pentru utilizarea unui instrument de urmărire a timpului s-ar dovedi benefică atât pentru angajați, cât și pentru companie, deoarece ar minimiza erorile și ar permite tuturor să se concentreze asupra sarcinilor lor de muncă.

Sistemele de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, automatizează procesul până la punctul în care înregistrarea / ieșirea se realizează printr-o simplă autentificare și două clicuri - pornind de la tura și apelând-o pe zi.

O politică excelentă de prezență clarifică liniile directoare care sprijină drepturile angajaților

Stabilirea unor linii directoare clare va ajuta pe toți să respecte regulile și să nu încurce în proces. Cu toate acestea, este important să știi unde să tragem linia. Cu alte cuvinte, asigurați-vă că punctele de politică sunt rezonabile .

De exemplu, dacă orele de lucru se întind între orele 9:00 și 18:00, acordați-le angajaților timp rezonabil pentru a face pauze de prânz la ore adecvate, de exemplu, 12:00 și 15:00.

De asemenea, dacă prezența fizică este necesară, un program de lucru flexibil pentru angajații tăi ar beneficia cu siguranță tuturor, deoarece le-ar oferi suficient timp pentru a ajunge la muncă fără a sacrifica prea mult din timpul lor personal înainte sau după ture.

Ce să includeți într-o politică de prezență?

Acum că v-ați familiarizat cu noțiunea generală de politici de prezență și scopul acestora, vom enumera și explica câteva seturi generale de politici și puncte pe care fiecare companie ar trebui să le includă în politica sa personalizată de prezență.

Politici generale

După cum am menționat mai devreme, există câteva politici generale pe care aproape fiecare companie le include în setul lor de politici de prezență, și așa ar trebui și dvs.

Astfel de politici se referă de obicei la:

• Programul de lucru (zilnic și săptămânal) și
• Sosire/plecare de la serviciu (birou sau la distanță).

Unele companii includ o politică generală de solicitare a timpului liber sau au o politică specifică care analizează în profunzime condițiile și modul de utilizare a timpului liber acumulat.

Întârziere

Aproape fiecare afacere stabilește în mod clar reguli specifice pentru întârzieri în foile de prezență.

În general, întârzierea este definită ca întârziere la serviciu, indiferent de minutele sau secundele exacte. Totuși, este firesc ca oamenii să întârzie din cauza mai multor factori, motiv pentru care companiile oferă adesea o perioadă de grație - o fereastră de 15-20 de minute este de obicei permisă.

Din nou, perioada de grație depinde de tipul de muncă efectuată de angajații tăi. Dacă sarcina în cauză este delicată, este posibil ca întârzierea să nu fie tolerată. Acesta este motivul pentru care majoritatea angajatorilor stabilesc linii directoare care precizează clar:

• Perioada de gratie,
• Perioada de timp pentru a vă notifica supervizorul și
• Actiuni disciplinare pentru intarziere.

Paid Time Off (PTO) și absențe justificate

Angajații ar trebui să aibă dreptul la PTO (plătit sau neplătit, în funcție de locul în care locuiesc) și numărul de zile utilizate depinde de obicei de acordul pe care l-au încheiat cu angajatorul, dar probabil veți descoperi că există un minim de stat/țară pentru numărul de zile pe care îl puteți folosi.

Cu toate acestea, există anumite reglementări care trebuie respectate pentru a vă asigura că afacerea va funcționa fără probleme în timp ce sunteți în vacanță.

În plus, astfel de prevederi ale politicii ar trebui să includă faptul că angajații trebuie să:

• Anunțați în prealabil supervizorul lor și
• Asigurați-vă că majoritatea colegilor lor nu și-au planificat vacanțele în același interval de timp.

În plus, fiecare angajator trebuie să țină cont de circumstanțe neprevăzute, cum ar fi:

• boli,
• Naştere,
• Accidente și
• Diverse situații de urgență.

În astfel de cazuri, polița va indica cu siguranță că trebuie să vă anunțați superiorul în cel mai scurt timp și să furnizați informațiile și documentația necesare pentru a confirma motivul absenteismului.

Absențe nejustificate

Desigur, angajatorul trebuie să se protejeze în cazurile de întârziere sau absenteism nejustificat.

Putem diferenția între două tipuri de absențe nejustificate:

• Fără apel, fără vitrine, și
• Abandonarea locului de munca.

Fără apel, fără prezentare

Niciun apel fără prezentare vorbește practic de la sine - un angajat nu apare la locul de muncă sau nu apare dacă munca este efectuată de la distanță fără nicio notificare prealabilă. Angajatorul trebuie să stabilească o politică în astfel de cazuri - dacă nu poate fi tolerat nicio prezentare, de câte ori se poate întâmpla și criteriile pentru a determina dacă încălcarea este un caz de neprezentare.

În unele cazuri de urgență, este posibil ca angajatul să nu fi putut înștiința conducătorul său și, prin urmare, să sufere acțiuni disciplinare, chiar dacă problema în cauză l-ar fi putut scuza. Prin urmare, este important să definiți în mod clar parametrii a ceea ce este no call no show și să enumerați potențialele cazuri care ar putea intra în această categorie.

Abandonarea locului de munca

O încălcare mai gravă este abandonarea locului de muncă - neprezentarea la locul de muncă sau neapararea de la distanță timp de câteva zile fără nicio notificare prealabilă. Din nou, este la latitudinea angajatorului să definească câte zile de absență sunt considerate abandon de serviciu.

Actiuni disciplinare

În cazul încălcării și nerespectării în mod corespunzător a vreuneia dintre politicile de mai sus, angajatorul este liber să exercite orice acțiuni disciplinare care se potrivesc criteriilor. Severitatea încălcării va determina de obicei tipul de acțiune disciplinară, cum ar fi:

• Avertisment pentru primul infractor din partea supraveghetorului direct,
• Avertisment scris de la manager,
• Ultimul avertisment — întâlnire cu departamentul de resurse umane și
• Încetarea.

Cu toate acestea, toate acțiunile disciplinare trebuie să fie menționate clar în politica de prezență pentru ca acestea să fie valabile.

Excepții

Este la latitudinea angajatorului și a echipei juridice să vină cu excepții adecvate de la acțiunile disciplinare, în conformitate cu legea. În multe cazuri, un angajat poate lipsi de la serviciu și poate fi scutit din cauza cerințelor legale sau de stat, cum ar fi:

• Obligatia juriului,
• Datoria militară,
• Legea privind concediul pentru familie și sănătate - concediu FMLA,
• Concediu de vot,
• Concediul de răspuns în caz de urgență etc.

Șablon de politică de prezență a angajaților

Următorul este un exemplu de politică de prezență a angajaților pe care îl puteți descărca și utiliza pentru a vă crea propriile reguli.

Pentru a descărca copia Politicii de prezență a angajaților (Șablon GRATUIT), faceți clic pe linkul care duce la acest format și veți vedea o filă nouă care va apărea cu următoarea întrebare:

Doriți să faceți o copie a șablonului de politică de prezență a angajaților?

Faceți clic pe butonul Faceți o copie, iar acest lucru vă va permite să copiați și să editați șablonul. După ce copia este salvată în Drive, o veți putea edita și personaliza în funcție de nevoile dvs.

️ Politica de prezență a angajaților (Șablon GRATUIT)

Cum se completează șablonul de politică de prezență?

În continuare, vom completa șablonul pentru a vă oferi o idee mai bună despre cum ar trebui să arate produsul final. Rețineți că informațiile din exemplu sunt fictive și nu reflectă politicile reale de participare ale companiei.

Un exemplu de parte introductivă a Politicii de prezență a angajaților (Șablon).

O parte introductivă a unei politici de prezență este importantă pentru a stabili tonul documentului și pentru a vă asigura că angajații dvs. știu la ce să se aștepte. Iată un exemplu pe care îl puteți folosi:

Compromisul și găsirea unei soluții de mijloc la WHMOF este cheia pentru asigurarea profesionalismului absolut și atingerea obiectivelor noastre. Prin urmare, următoarele politici reprezintă așteptările noastre de la fiecare angajat. Este important să rețineți că, prin acordul și semnarea acestui document, respectați toate prevederile prevăzute și sunteți obligat să le respectați pentru a evita acțiunile disciplinare.

Un exemplu de politică privind orele de lucru

Iată un exemplu de politică privind orele de lucru pe care o puteți folosi pentru afacerea dvs.:

Un exemplu de politică de întârziere

Politica de întârziere este cel mai important segment de inclus în politica de prezență a angajaților. Iată cum vă puteți crea propria dvs.:

Un exemplu de politică privind timpul liber plătit (PTO) și absențele scuzate

Dacă compania dvs. oferă PTO, iată un exemplu de politică pe care o puteți utiliza pentru afacerea dvs.:

Un exemplu de politică de absențe nejustificate

Următorul este un exemplu de politică pe care o puteți seta pentru absențe nejustificate:

Un exemplu de politică de acțiuni disciplinare

Desigur, nerespectarea instrucțiunilor va duce la acțiuni disciplinare. Iată câteva dintre sancțiunile pe care compania ta le poate folosi sau personaliza:

Un exemplu de excepții

Excepțiile de la reguli sunt destul de comune în orice document juridic. Unele dintre cele mai frecvente excepții din SUA sunt enumerate mai jos:

Accept termenii și condițiile Politicilor de Prezență a Angajaților și confirm că am citit și înțeles acțiunile disciplinare care ar putea decurge în cazul nerespectării Politicilor menționate.

Cum îmbunătățiți o politică de prezență?

Șablonul și exemplele pe care le-am oferit nu sunt în niciun caz un răspuns definitiv la o politică perfectă de participare, dar ar trebui să vă poată oferi o idee generală despre cum să vă creați propria.

Din nou, politicile în sine se bazează întotdeauna pe nevoile afacerii, motiv pentru care nu va exista niciodată o politică de participare universală.

Cu toate acestea, există câteva lucruri la care trebuie să țineți cont atunci când vă creați propriul document.

Sfat #1: Fii întotdeauna specific

Asigurați-vă că nu există spațiu de lucru de care angajații să poată profita. De exemplu, dacă politica prevede că întârzierile vor fi întotdeauna tolerate până la 15 minute, angajații vor lua cunoștință și își vor începe întotdeauna tura la ora 9:15 (dacă tura începe la 9 dimineața).

Prin urmare, precizați de câte ori un angajat poate întârzia într-o perioadă de o săptămână/lună.

Sfatul #2: Fii drept și corect

Nimeni nu vrea să tolereze condiții dure de muncă. Totuși, este de înțeles dacă aveți politici stricte care sunt strâns legate de prosperitatea afacerii. Prin urmare, faceți compromisuri și asigurați-vă că conținutul tuturor.

De exemplu, dacă este esențial ca toți angajații să se afle la fața locului cel târziu la ora 9 dimineața și nu este permisă nicio întârziere, compensați oferindu-le o pauză lungă de prânz sau zile suplimentare de vacanță.

Sfatul #3: Asigurați-vă că toată lumea înțelege politicile

Nu este ridicol să pretindem că majoritatea dintre noi, inclusiv angajații și angajatorii, omitem citirea documentelor și pur și simplu le semnăm. De asemenea, jargonul legal ar putea fi dur pentru unii și necesită explicații suplimentare.

Prin urmare, asigurați-vă că dvs. sau departamentul dvs. de resurse umane treceți peste punctele de politică de prezență a angajaților cu toți angajații, astfel încât toată lumea să se poată concentra și să se concentreze asupra sarcinilor lor.

Sfat #4: Recompensați conformitatea

Cu siguranță vor exista angajați care au respectat toate politicile, liniile directoare și regulile din carte. Prin urmare, ar fi nedrept să nu-i răsplătim pentru munca grea și dăruirea lor.

De asemenea, recompensele culese dintr-un record de prezență perfect ar putea servi drept motivație pentru alți angajați și ar putea ajuta, de asemenea, la îmbunătățirea productivității acestora.

Întrebări frecvente despre politicile de participare a angajaților

Dacă unii dintre termenii menționați anterior au fost puțin confuzi, secțiunea Întrebări frecvente ar trebui să clarifice totul.

Ce este o politică standard de prezență?

În termeni simpli, o politică standard de prezență reprezintă un set de documente care reglementează conduita angajaților atunci când vine vorba de prezență. Politica, ca și cea detaliată mai sus, include de obicei detalii privind:

• ture de lucru,
• Întârziere,
• PTO și
• Alte chestiuni legate de prezență.

Ce este o politică de participare rezonabilă?

O politică rezonabilă de prezență este cea care se potrivește atât angajaților, cât și angajatorului. Cu alte cuvinte, angajații au suficientă libertate pentru a-și echilibra viața personală și cea profesională, în timp ce angajatorii pot vedea prezența și rezultatele perfecte.

Ce este o politică continuă de prezență pe 6 luni?

O perioadă rulantă de 6 luni este de obicei definită ca perioada din ultimele 6 luni care sunt utilizate ca bază pentru calcularea unei anumite apariții - în acest caz, prezența.

În general, companiile și întreprinderile care funcționează pe o astfel de bază folosesc, de asemenea, un sistem de puncte de prezență pentru a recompensa prezența bună și a „pedepsi” întârzierile. După 6 luni, totuși, toate punctele de participare și datele sunt șterse, iar angajații pot începe din nou.

Ce este o politică de participare fără culpă?

Un sistem de prezență fără greșeală este ceva cu care suntem familiarizați cu toții încă de la începutul școlii. Un sistem de puncte atribuie puncte pentru întârziere și absenteism, iar dacă adunați suficiente dintre ele, urmează acțiuni disciplinare.

Ce este un record de prezență?

O înregistrare de prezență este utilizată pentru a colecta și salva informațiile de prezență ale fiecărui angajat pentru a compila o imagine completă a performanței angajatului menționat.

Astfel de documente includ de obicei:

• Înregistrări de intrare/ieșire a ceasului,
• Numărul total de ore lucrate într-o lună/an,
• Pauze luate într-o lună/an,
• Zile de boală luate într-o lună/an, și
• Lasa folosita intr-o luna/an.

Concluzie: Politicile bune de participare ajută la atingerea obiectivelor profesionale

Așa cum sugerează titlul, îmbunătățirea sistemului general de prezență și actualizarea politicilor dvs. vor ajuta mult.

Nu numai că ar afecta eficiența și ar asigura că toți angajații vor fi acolo pe întreaga durată a schimburilor lor, dar ar crește și productivitatea prin recompensarea prezenței perfecte.

În general, precizia și liniile directoare clare îi vor ajuta pe toți să ajungă pe aceeași pagină.

️ Compania ta folosește politici de prezență? Anunțați-ne la [email protected] și s-ar putea să vă includem gândurile în acest articol sau în unul dintre articolele noastre viitoare. De asemenea, distribuiți această postare cu cineva care are nevoie de un instrument de urmărire a timpului pentru a îmbunătăți sistemul de prezență al angajaților.