Comunicare asincronă: faceți mai multe și evitați epuizarea

Când un rival decolează ca o rachetă și crește mai repede decât tine, vei căuta răspunsuri. Au primit mai multe fonduri sau au câștigat un cont evaziv? Ai putea întoarce multe pietre pentru a găsi greieri.

Răspunsul este mult mai simplu. Ei stăpâneau arta și știința comunicării asincrone. Ajută companiile să reducă timpul pierdut și să facă mai multă muncă mai rapid.

Comunicarea de afaceri face sau distruge fiecare companie. Prea puțin, iar proiectele se blochează și deraiează. Dar prea mult și îți distragi atenția echipei de la a face vreun progres real.

Oferirea echipei dvs. de abilitatea de a lucra fără a aștepta un răspuns imediat deblochează un nivel cu totul nou de performanță.

Startup-uri precum GitLab și Asana se confruntă cu greutăți grele folosind comunicarea asincronă pentru a lucra mai inteligent.

Să ne aprofundăm în beneficiile, limitările și cele mai bune practici ale acesteia pentru a îmbunătăți modul în care funcționează echipele distribuite.

• Ce este comunicarea asincronă?
• Limitele comunicării în timp real
• Beneficiile comunicării asincrone
• Faceți ca asincronizarea și sincronizarea să funcționeze mai bine
• Construirea unei strategii de comunicare echilibrate
• Întrebări frecvente despre comunicarea asincronă

Ce este comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă este o metodă de schimb de informații fără așteptarea unui feedback în timp real. Reduce diferite puncte de control live punând un accent mai mare pe cererea inițială.

Această formă de comunicare reduce actualizările de stare față în față fără a inhiba ieșirea. Drept urmare, a fost un avantaj pentru lucrătorii de la distanță care desfășoară lucrări profunde în propriul ritm.

Un exemplu de comunicare asincronă include trimiterea de e-mail a VP-ului vânzări pentru a actualiza proiecțiile din acest trimestru sau oferirea de feedback cu privire la un document partajat. Nu există așteptări ca destinatarul să răspundă instantaneu. În schimb, pot citi și răspunde atunci când este ideal pentru ei.

Pe măsură ce companiile adoptă munca de la distanță în mai multe fusuri orare, interesul pentru asincronizare a crescut. Comunicarea asincronă crește productivitatea și moralul, așa că nu este de mirare că companiile cu cea mai rapidă creștere o adoptă.

Comunicarea sincronă , cunoscută și ca comunicare în timp real, implică interacțiunea cu un coechipier și așteptarea unui răspuns imediat. De exemplu, dacă sunteți într-o întâlnire și puneți o întrebare unui membru al echipei și aveți nevoie de un răspuns acum. Sincron nu înseamnă doar față în față. Se găsește pe canalele Slack, apelurile video și standup-urile săptămânale.

La suprafață, asincron și sincronizare sună ca o simplă distincție.

De obicei, e-mailurile nu au nevoie de un răspuns imediat, dar și conversațiile în persoană. Aceste așteptări nu sunt concrete. Și cu mai multe echipe care fac telecommuting , acea linie este mai neclară ca niciodată.

De exemplu, chatul și mesageria instant pot fi atât în ​​timp real, cât și asincrone. Același lucru pentru e-mail: întrebați pe oricine a primit un mesaj târziu de la un manager. Este irezistibil să amâni un răspuns până în următoarea zi lucrătoare.

Secretul nu este tehnologia, ci cultura și așteptările companiei tale.

Din păcate, prea multe companii nu stabilesc așteptări clare sau nu oferă îndrumări. Și aici oamenii sunt frustrați, semnalele sunt depășite și productivitatea se oprește.

Potrivit sondajului nostru privind starea comunicării în afaceri , mai mult de jumătate dintre companii se confruntă cu o criză în fiecare lună sau mai mult din cauza problemelor de comunicare.

Dar, spre deosebire de utilizarea unui nou instrument de management de proiect, cultura companiei este mai greu de schimbat.

Înrudit: Comunicarea în echipă virtuală: ce este, principalele provocări și cele mai bune practici

Limitele comunicării în timp real

Cel mai probabil, practicați deja comunicarea asincronă în câteva moduri. Cu toate acestea, implicit este să se ocupe de problemele și solicitările pe măsură ce apar.

Pandemia a schimbat dramatic viitorul muncii, dar nu neapărat în bine. Multe echipe de la distanță menționează că sunt în întâlniri nesfârșite. Work Trend Index de la Microsoft a arătat că 62% dintre apeluri și întâlniri sunt neprogramate. Această statistică este agregată de la peste 31.000 de firme.

Majoritatea angajaților petrec 80% din zi în întâlniri, la telefon și răspunzând la e-mailuri, potrivit HBR . Dar dacă echipa ta este întotdeauna disponibilă, cum se poate concentra pe munca profundă?

Adevărul este că ei nu pot.

Bazându-te pe comunicarea sincronă fură concentrarea echipei tale. De asemenea, vă afectează afacerea în mai multe moduri:

• Recompensează prezența în detrimentul productivității. Când timpul de răspuns rapid este așteptat, echipa dvs. prioritizează prezentarea în loc să-și facă munca. Un studiu anonimizat pe 50.000 de angajați de birou a constatat că majoritatea oamenilor își verifică e-mailul sau aplicația de chat la fiecare șase minute sau mai puțin!
• Adaugă stres inutil care generează cifra de afaceri. A fi mereu disponibil creează stres anticipator – o stare constantă de anxietate. Lucrătorii cu stres ridicat au șanse de până la trei ori mai mari să renunțe.
• Informații acționabile în siloz. Când contextul unei decizii există doar în timpul unei întâlniri live, acesta devine privilegiat. În loc să știe unde să caute răspunsuri, echipa dvs. distribuită pune aceleași întrebări și nu poate continua în propriul ritm.
• Limitează fluxul echipei tale. „Fluxul” este starea de focalizare profundă care vine doar dintr-o perioadă lungă neîntreruptă. Într-un studiu de 10 ani, McKinsey a descoperit că lucrătorii în flux sunt de cinci ori mai productivi decât cei întrerupți în mod regulat.
• Înstrăinează oamenii din diferite fusuri orare. Comunicarea sincronă necesită ca toată lumea să fie prezentă în același timp. Dacă echipa ta lucrează pe fusuri orare, asta înseamnă că doar unele dintre ele pot fi prezente. De asemenea, limitează membrii echipei de a-și gestiona propriul timp.

Beneficii de comunicare asincronă

Pe de altă parte, comunicarea asincronă oferă echipei dumneavoastră libertatea de a lucra în jurul programului ideal.

O cultură a comunicării asincrone are câteva avantaje demne de remarcat:

1. Limitează întreruperile pentru o productivitate mai mare. Lucrătorii de cunoștințe, cum ar fi inginerii, designerii și scriitorii, au nevoie de cicluri de lucru profunde prelungite pentru a obține cele mai bune rezultate.
2. Plasează rezultatele peste capacitatea de răspuns. În loc să vă evaluați echipa pentru timpul de răspuns, măsurați rezultatele. Chiar și pentru subiecte complexe, o aplicație precum Loom facilitează înregistrarea scurtelor ecranizări.
3. Subliniază gândirea strategică. Ritmul comunicării asincrone oferă mai mult spațiu pentru a vă gândi profund la răspunsul dvs. Acest lucru înseamnă mai puține conversații dus-întors și rezultate mai bune. Răspunsurile pot fi mai raționale și mai gândite decât neinformate și ad-hoc.
4. Stabilește așteptări clare. Nu mai trebuie să așteptați un răspuns sau să vă supărați când un coechipier nu vă răspunde imediat. În schimb, toată lumea știe când să se aștepte la un răspuns și își poate continua ziua de lucru până atunci.
5. Cultivează o cultură a împărtășirii cunoștințelor. Deciziile de la întâlniri devin actualizări la nivel de companie, mai degrabă decât să fie disponibile numai pentru participanți. Această îmbunătățire accelerează punctele de control în diferite proiecte. Șabloanele minimizează presupunerile pentru capturarea rezultatelor din întâlniri.
6. Echivalează terenul de joc pentru personalul aflat la distanță și din birou. Veți primi o contribuție mai cuprinzătoare de la lucrătorii la distanță care sunt excluși de la avantajele unui birou . De asemenea, reduce șansele ca ideile neplanificate să prospere la birou.
7. Te obligă să planifici munca eficient. Când membrii echipei sunt disponibili doar la anumite ore, vă obligă să planificați mai mult în avans. Câteva minute suplimentare în avans economisesc ore de întâlniri mai târziu.

A face ca sincronizarea și comunicarea asincronă să funcționeze mai bine

În timp ce comunicarea sincronă este invazivă, cea asincronă oferă echipei tale control asupra momentului în care să răspundă.

Unele echipe nu se pot baza doar pe comunicarea asincronă. De exemplu, atunci când vânzările sau asistența pentru clienți gestionează apelurile primite. De asemenea, există situații în care trebuie să auziți multe puncte de vedere și să exprimați o decizie unui grup.

Cele mai bune echipe înțeleg că ambele stiluri de comunicare sunt esențiale pentru productivitate maximă. Și cercetările susțin acest lucru.

Cercetătorii de la Harvard au observat că echipele care colaborează în „rafale” au fost mai productive, mai bune în a veni cu idei unice și inovatoare și au petrecut mai puțin timp rezolvând probleme complexe. Un exemplu al acestei colaborări este acela de a avea momente scurte de comunicare în timp real, urmate de intervale prelungite.

Construirea unei strategii de comunicare echilibrate

O strategie de comunicare durabilă echilibrează timpul pentru muncă și colaborare.

Dar, dezînvățarea obiceiurilor anterioare de comunicare necesită timp și dăruire. Nu numai că aveți nevoie de instrumentele potrivite, ci și de așteptări clare și de noi fluxuri de lucru. Acest lucru este crucial pentru angajații de la distanță, deși toată lumea beneficiază de o comunicare echilibrată.

Iată cum puteți trece de la o cultură a haosului la un amestec sănătos de sincronizare și asincronizare:

1) Faceți un bilanț al „stivei” de comunicare

Companiile folosesc mai multe instrumente de comunicare decât oricând, de la sisteme de telefonie virtuală la chat și conferințe video . Dar, din păcate, răspândirea comunicării pe zeci de canale duce la confuzie.

Treceți la comunicarea asincronă ținând mai întâi un bilanț al tuturor instrumentelor dvs. de comunicare . Aceasta include:

• Telefon
• conversație
• E-mail
• Mesaje SMS/text
• Întâlniri video
• Management de proiect
• Document de colaborare
• Distribuire a unui fisier

Pentru fiecare dintre aceste canale, notează modul în care echipa ta le tratează de obicei.

Folosesc chatul mai ales pentru conversații în timp real? Dacă nu, cât timp așteaptă un răspuns înainte de a urmări sau de a fi frustrați?

Obțineți o înțelegere solidă a practicilor actuale de comunicare ale echipei dvs., astfel încât să le puteți optimiza.

Înrudit: Cum să creați și să implementați planul de continuitate a activității companiei dvs

2) Creați o piramidă de receptivitate

Apoi, stabiliți cum doriți ca echipa dvs. să folosească fiecare dintre canalele dvs. de comunicare.

Gândiți-vă la asta ca la un plan de comunicații . De exemplu, în lumea IT, ei folosesc runbook -uri pentru a gestiona situații precum un accident de server.

Pentru alte probleme, runbook-ul dvs. prezintă când să utilizați fiecare instrument, timpul de răspuns așteptat și stilul de utilizare a acestora. Aceste trei stiluri sunt:

• Sincron: acestea sunt urgente și trebuie să aibă loc în persoană sau folosind un instrument în timp real (cum ar fi chatul sau conferința video).
• Asincron: acestea nu au nevoie de un răspuns imediat. Cu toate acestea, ați stabilit așteptări clare pentru timpul de răspuns. Fiecare persoană răspunde la timpul său.
• Semi-async: Există unele situații în care îți este cel mai bine cu o combinație a ambelor stiluri. Înainte de a aduce pe toată lumea la o întâlnire live, furnizați contextul prin e-mail. Invitați-i să participe la întâlnire cu un anumit set de rezultate dorite. În acest fel, toată lumea ajunge la curent și poate aduce o contribuție semnificativă. Apoi, difuzați deciziile luate într-o recapitulare.

Vederea tuturor comunicărilor companiei dvs. într-un singur loc arată cât de puține conversații trebuie să aibă loc în timp real.

Cele care necesită o abordare în timp real, cum ar fi urgențele, formarea echipei sau deciziile complexe, ar trebui să reprezinte doar 10% din timpul echipei tale.

Înrudit: șablon de plan de comunicare pentru o mai bună mesagerie și planificare

3) Dezvoltați o cultură de asincronizare mai întâi

Acum este timpul să reduceți diferența de la modul în care vă implicați astăzi la fluxul de lucru ideal.

Unde puteți adăuga claritate timpului de răspuns sau puteți schimba obiceiurile pentru a îmbrățișa comunicarea asincronă?

De exemplu, în loc să utilizați chatul ca instrument sincron, oferiți mai mult context mesajelor, astfel încât acestea să poată răspunde fără prezența dvs.

În loc să folosească instrumente separate, cum ar fi Slack, Trello și Zoom, Nextiva îi aduce pe toți împreună cu chat, întâlniri video într-un singur loc.

Pe lângă utilizarea platformei potrivite, am adunat modalități dovedite de a comunica asincron:

• Delegați de parcă ați pleca în vacanță. De exemplu, ce întâlniri pot fi transformate într-un e-mail sau un document partajat? Cereți echipei dvs. să facă același lucru și să facă o listă de alternative pentru scenariile live. Există căi specifice pe care oamenii le pot urma în absența ta?
• Comunicarea excesivă a planurilor de proiect. Evitați vagul cu orice preț. Fiecare mesaj ar trebui să stabilească așteptări, să ofere o cronologie clară și să partajeze link-uri către resurse pentru a reduce conversațiile dus-întors. Anticipați lacunele de cunoștințe și abordați-le înainte de a susține un proiect.
• Solicitați o „rondăjire” a oricăror decizii luate. Faceți din aceasta o practică de documentare și partajare a rezultatelor conversațiilor. Stocați-le într-un spațiu de lucru virtual pe care oricine îl poate accesa. Atribuiți un proprietar pentru fiecare articol din lista dvs. de activități.
• Setați „orele de lucru” pentru disponibilitatea live. Momentele din timpul zilei în care trebuie să fie disponibile pe chat. În caz contrar, setați un timp rezonabil pentru a răspunde fiecărui canal și lăsați-i să se dezactiveze sau să dezactiveze notificările.

Înrudit: Ce este telefonia în cloud și cum funcționează?

4) Aflați când este cel mai bine să utilizați comunicarea sincronă

Cu orice schimbare de cultură, există șansa să nu fie toată lumea la bord.

Conversațiile în timp real sunt esențiale pentru brainstorming, construirea de relații și tratarea subiectelor sensibile.

Deși scopul tău este de a minimiza frecvența acestora, există patru scenarii în care interacțiunea sincronă în timp real este preferată:

• Unu-la-unu: conversațiile dintre manageri și rapoartele acestora îi ajută pe angajați să rămână pe drumul cel bun. În loc de o discuție fără scop, intră în ea cu câteva întrebări punctuale individuale.
• Construirea raportului: În ciuda beneficiilor comunicării asincrone, îi lipsește influența indiciilor verbale și non-verbale și a celebrării realizărilor.
• Lansarea proiectului: parcurgeți un plan atunci când trebuie să-i țineți pe toți pe aceeași pagină. De exemplu, atunci când vă educați echipa de vânzări înainte de a lansa un nou produs .
• Când luați decizii urgente sau cu miză mare: atunci când receptivitatea este vitală, va trebui să evitați comunicarea greșită. Conversațiile în timp real pot asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. (Dar nu uitați să documentați și să îl distribuiți intern, după caz.)

O regulă ușor de urmat este că întâlnirile în timp real sunt necesare pentru subiectele care depind de un răspuns emoțional. În caz contrar, construiți autonomie în fluxul de lucru al echipei dvs.

5) Aduceți comunicarea asincronă clienților dvs

Comunicarea asincronă vă îmbunătățește experiența angajatului. Dar îl puteți folosi și pentru a vă consolida experiența clienților .

Cele mai comune puncte de contact ale clienților implică apeluri telefonice și chat live. Acestea sunt sincrone și în timp real și necesită personal la nivelul cererii clienților.

Gartner a constatat că doar 13% dintre clienți își pot rezolva pe deplin preocupările prin autoservire. Restul? Acestea ajung pe site-ul dvs. și necesită contact live asistat. Această ineficiență este costisitoare - de peste 8,01 USD per interacțiune live, comparativ cu 0,10 USD.

Iată câteva modalități de a oferi clienților practici de lucru asincrone.

• Simplificați-vă navigarea și documentele de ajutor. Multe site-uri web au navigare aglomerată, ceea ce face dificilă obținerea de ajutor. În plus, documentele de ajutor ar trebui să fie foarte ușor de consumat, evitând jargonul și complexitățile. Ascultați conversațiile din centrul dvs. de apeluri inbound pentru a obține o idee despre verbiajul și nivelul de calificare.
• Optimizați resursele de autoservire pentru căutare. Căutarea este primul punct de contact pentru oameni, așa că cel mai bine este să produceți o documentație extinsă pe care motoarele de căutare o prezintă utilizatorilor. Asigurați-vă că documentele de asistență sunt accesibile, utilizați întrebări frecvente, includeți videoclipuri și imagini. Auditează-ți performanța site-ului, astfel încât paginile să se încarce în mai puțin de două secunde.
• Oferiți soluții automate pentru clienți. Soluțiile precum chatbot-urile și IVR-urile vă pot ajuta atât să deviați volumul de asistență live, cât și să ajutați oamenii. Soluțiile actuale pentru centre de contact răspund nevoilor crescânde ale clienților și vă economisesc resursele.
• Implementați mesaje proactive către driverele de apel cunoscute. Când știți că o problemă afectează mulți clienți, trimiteți mesaje simple despre aceasta. Aceasta include actualizarea site-ului dvs. web, adăugarea unui mesaj la sistemul dvs. telefonic și revizuirea articolelor de asistență. Cu toate acestea, un e-mail în masă ar putea să surprindă mai mulți clienți decât să ajute, așa că alegeți cu înțelepciune.

Comunicarea asincronă începe cu tine

Nu toată lumea va adopta instantaneu noul stil de comunicare în afaceri până când nu o vei face.

În schimb, concentrați-vă pe progres - nu pe perfecțiune. Găsiți modalități mici de a introduce mai multă comunicare asincronă în fluxurile de lucru ale echipei în fiecare zi.

Rezistați nevoii de a se înghesui zilnic. În schimb, scrieți-vă gândurile, punctele de date într-un document comun și solicitați feedback.

Acțiunile tale contează. Studiile sugerează că liderii companiei provoacă efecte semnificative în echipa ta. Dacă trimiteți mesaje la orice oră, așteptați răspunsuri instantanee și nu respectați granițele, nici echipa dvs.

Stăpânirea comunicării în echipă necesită o mentalitate potrivită

Există o mulțime de oameni care ar dori să vă spună că comunicarea asincronă este viitorul muncii. Dar, în realitate, este doar un alt stil de lucru la dispoziția ta. Depinde de tine să decizi când și cum să-l folosești cel mai bine.

O platformă de comunicații unificate bogată în funcții atenuează incertitudinea comunicării sincrone. Cu sfaturile menționate mai sus, îl poți folosi la maximum.

Ți-ai angajat echipa pentru a-și face treaba, nu pentru a fi e-mailuri, conversatori și participanți la întâlnire cu normă întreagă. Folosiți comunicarea asincronă pentru a le oferi timpul și spațiul de care au nevoie pentru a face cel mai bun lucru.

Înrudit: Liderii ar trebui să nu se mai îngrijoreze cu privire la viitorul afacerilor – Iată de ce

Întrebări frecvente privind comunicarea asincronă

Care este diferența dintre comunicarea asincronă și cea sincronă?

Diferența principală dintre comunicarea asincronă și cea sincronizată este viteza de interacțiune. Sincronul are loc în timp real, dar necesită mai multă „copertă generală” pentru a exprima ideile și așteptările. Pe de altă parte, Asynchronous transmite idei complete fără interacțiune live.

Care sunt exemplele de comunicare asincronă?

Exemplele de comunicare asincronă includ materiale de referință, videoclipuri înregistrate și colaborare în documente. Dacă oamenii contribuie în ritmul lor, fără a-i afecta pe alții, aceasta este comunicarea asincronă. În schimb, funcții precum videoconferința, chatul live și e-mailurile dus-întors folosesc comunicarea sincronă.

Ce instrumente asigură comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă este un proces sau o mentalitate care poate fi simplificată cu ajutorul software-ului. Când încărcați cerințele și contextul în comunicarea inițială, veți adopta principii de comunicare asincronă.

Următoarele instrumente asigură comunicarea asincronă:

• Asana
• documente Google
• Război de ţesut
• Nextiva
• CloudApp
• Dropbox
• Confluenţă

În cadrul instrumentelor de comunicare de mai sus, sprijină-te pe funcții care nu necesită interacțiune live.

Care sunt dezavantajele comunicării asincrone?

Există câteva dezavantaje ale comunicării asincrone pe care ar trebui să le cunoașteți.

1. Nefamiliaritate — Async poate fi necunoscut pentru mulți obișnuiți cu chat-ul și implicarea în timp real din partea colegilor și superiorilor lor.
2. Managementul schimbărilor — Async necesită mai mult efort depus la cererea inițială. Această schimbare înseamnă mai multe colectări de date în avans.
3. Viteză — Deoarece există mai puține interacțiuni live, există mai puține oportunități de calibrare și de a obține feedback în timp real.

Pentru a contracara aceste dezavantaje, companiile trebuie să împerecheze instrumentele asincrone cu o soluție de comunicații unificate .