De la haos la control: Stăpânirea managementului de proiect în setările agenției

Indiferent dacă desemnați o echipă pentru lansarea unui nou produs de agenție sau gestionați campanii de marketing pentru clienții dvs., o mare parte din ceea ce fac echipele agenției poate fi văzut prin prisma managementului de proiect. Metodele puternice de management de proiect vă pot ajuta să definiți și să implementați eforturile, să mențineți munca în termen și buget și să vă îmbunătățiți continuu ofertele.

Descoperiți 18 sfaturi practice pentru a oferi clienților soluții cu etichetă albă. Obțineți ghidul „Cum să faceți etichetă albă” GRATUIT astăzi!

Dacă doriți să vă îmbunătățiți capacitatea de a revânde active de marketing digital sau de a crea și gestiona noi campanii de marketing pentru clienți, luați în considerare implementarea managementului de proiect pentru agenții. Descoperiți câteva sfaturi și resurse pentru a face acest lucru mai jos.

De ce este important managementul de proiect pentru agenții?

Campaniile de marketing pot fi văzute ca proiecte. Fiecare vine cu propriul buget, obiective, provocări și limitări. Jonglerea cu toate aceste componente – adesea pentru numeroase campanii și clienți – poate fi dificilă dacă nu ați perfecționat abilitățile de gestionare a acestora.

Gestionarea eficientă a proiectelor vă poate ajuta să depășiți aceste provocări și chiar să susțină rezultate pozitive, cum ar fi creșterea veniturilor agenției, deoarece sunteți capabil să simplificați procesele, să faceți mai mult cu mai puțin și să îmbunătățiți constant rezultatele.

Unele beneficii comune ale managementului de proiect care vă pot ajuta să vă protejați agenția de recesiune includ:

• Eficiență îmbunătățită. Metodologiile de management de proiect se concentrează pe utilizarea eficientă a resurselor, astfel încât echipele să poată finaliza munca la termene limită, chiar și cu termene limitate.
• Satisfacția sporită a clienților. Clienții tind să fie mai fericiți atunci când implementați metode puternice de management de proiect, deoarece îmbunătățesc comunicarea și se asigură că livrabilele sunt de înaltă calitate, la timp și în limita bugetului.
• Rentabilitatea crescută. Managementul proiectelor este adesea asociat cu economii de costuri, ceea ce poate duce la creșterea profiturilor.

Stiluri și metode de management de proiect

Managementul de proiect al agenției se poate baza pe una sau mai multe metode de management de proiect existente. Testați diverse abordări pentru a găsi ceea ce funcționează pentru echipele și clienții dvs., începând cu câteva favorite descrise mai jos.

Cascadă

Cu abordarea în cascadă, echipele împart proiectele în faze și le finalizează liniar. Lucrările la fiecare fază începe doar odată ce faza anterioară este finalizată, creând o cascadă de lucru prin cronologia proiectului.

Cascada este o abordare bună dacă doriți să creați procese repetabile pe care le puteți utiliza cu eforturi mari de marketing. Luați în considerare acest lucru atunci când creați și lansați site-uri noi sau gestionați crearea și publicarea de conținut.

Agil

Managementul agil al proiectelor adoptă o abordare iterativă care descompune fiecare proiect în etape mici care pot fi finalizate rapid. De asemenea, creează bucle de feedback și flexibilitate, susținând schimbarea în cadrul procesului pe măsură ce proiectul se dezvoltă.

Luați în considerare metode agile de management de proiect dacă începeți o agenție, lucrați la creșterea veniturilor agenției de start-up sau lucrați îndeaproape cu un client consacrat la un efort de marketing care este nou pentru amândoi.

Scrum

Scrum este un cadru specific agil care vă ajută să utilizați filozofia managementului de proiect într-un mod mai structurat. Cadrul include valori și principii care aliniază eforturile de management de proiect și implică echipe Scrum, inclusiv proprietari de produse și Scrum Master.

Luați în considerare implementarea scrum pentru proiecte complexe de marketing care necesită echipe de profesioniști calificați, cu ritm rapid, dar atent gestionate, cum ar fi dezvoltarea de site-uri web.

Instrumente de management de proiect pentru agenții

Indiferent dacă decideți să implementați managementul de proiect pentru agenții, instrumentele tehnice vă pot ajuta să susțineți comunicarea echipei și cu clienții, să gestionați eforturile și să creșteți rezultatele pozitive atunci când vindeți servicii online.

Mai mult de jumătate dintre profesioniștii în managementul proiectelor spun că se confruntă cu o provocare în colaborarea eficientă cu alții (Exploding Topics). Instrumentele de management al proiectelor și resursele de etichetă albă care pot îmbunătăți colaborarea sunt importante.

Funcționalitatea și ușurința de utilizare a unui instrument de management de proiect sunt considerații de top pentru majoritatea utilizatorilor (Techopedia). Când alegeți instrumente pentru echipele dvs., uitați-vă dacă acestea au caracteristicile necesare pentru a sprijini succesul în proiecte. Puteți începe cercetarea cu unele dintre opțiunile de mai jos.

Trello

Sursa imagine: Trello

Trello este un instrument popular de management de proiect în stil Kanban, care vă permite să creați o abordare vizuală a managementului de proiect. Creați și atribuiți panouri de proiect, carduri și sarcini și gestionați liste de activități și documente în aceeași vizualizare.

Trello poate funcționa bine pentru echipele mici și mijlocii cu fluxuri de lucru specifice. Tinde să devină puțin dezordonat pentru echipele care se extind dincolo de asta.

Asana

Asana este un instrument cuprinzător de gestionare a proiectelor și a sarcinilor, cu o mulțime de personalizări. Puteți crea fluxuri de lucru automate care să asigure că sarcinile proiectului sunt împinse la următoarea fază și partea responsabilă fără probleme, iar opțiunile integrate de e-mail și notificare țin pe toată lumea informată.

Totuși, ca Asana să funcționeze pentru dvs. poate dura timp și necesită crearea acelor fluxuri de lucru personalizate. Aceasta este o opțiune mai bună pentru agențiile care pot dedica resurse pentru gestionarea Asana, în timp ce Asana le ajută să gestioneze proiecte.

Tabăra de bază

Sursa imagine: Basecamp

Basecamp este un instrument de colaborare care vă ajută să împărțiți proiectele într-o varietate de liste de activități, care pot fi apoi vizualizate în funcție de tipul de proiect sau de sarcină, de date limită sau de cine sunt alocate.

Basecamp este un instrument simplu, dar puternic, care vă poate ajuta să gestionați echipe diferite, mai ales dacă proiectele dvs. de marketing se bazează pe resurse externe, cum ar fi freelanceri.

Alte instrumente de management de proiect

Alte instrumente pe care le puteți folosi pentru a aduce managementul proiectelor și sarcinilor în strategia dvs. de marketing digital includ:

• De făcut
• Faceți clic în sus
• Jira
• Wrike
• Smartsheet
• Moxie
• Podio

Sursa imagine: Podio

Procese de management de proiect pentru diferite tipuri de agenții

Managementul proiectelor pentru agențiile de marketing nu arată la fel în general și este important să adaptați aceste metodologii și instrumente pentru a vă îndeplini strategia unică de agenție. De exemplu, nevoile de management de proiect pentru o echipă care lucrează pentru a dezvolta o prezență ca reseller Google Workplace diferă de nevoile unei echipe care creează conținut video pentru clienți.

Iată câteva sfaturi rapide pentru dezvoltarea procesului de management al proiectelor potrivit pentru diferite tipuri de agenții:

• Agenții de marketing. Luați în considerare amploarea nevoilor dvs. de conținut și dacă aveți nevoie de o abordare de proiect care să sprijine sarcinile editoriale. Waterfall funcționează bine aici și puteți personaliza abordarea cu instrumente digitale pentru a automatiza părți ale procesului.
• Agenții de publicitate digitală. Deoarece gestionarea reclamelor poate fi o sarcină continuă, luați în considerare dezvoltarea unui flux de lucru de management al proiectelor pentru construirea de noi campanii înainte de a le transmite fluxurilor de lucru obișnuite ale proceselor de afaceri.
• Agenții de design. Alegeți instrumente de management de proiect care vă sprijină vizual echipa, cum ar fi diagramele Gantt și cardurile kanban.
• Agentii de dezvoltare software. Deoarece metodele agile și scrum sunt create având în vedere echipele de dezvoltare tehnică, începeți cu o abordare existentă și construiți personalizări pentru echipa dvs. de acolo.

Sfaturi de management de proiect pentru agenții

Indiferent de abordarea pe care o adoptați cu privire la managementul de proiect pentru agenția dvs., luați în considerare implementarea unora dintre cele mai bune practici de mai jos pentru a profita la maximum de investiția dvs.:

• Comunicați clar. Evitați să utilizați termeni de management de proiect pe care clienții nu îi vor înțelege și fiți transparent cu privire la modul în care finalizați munca pentru ei. Deși nu trebuie să aprofundați detalii despre etichetă albă versus etichetă privată pentru clienți, poate fi util să îi ghidați prin procesele dvs., astfel încât să înțeleagă cum gestionați proiectele și care este rolul lor.
• Stabiliți obiective realiste. Examinați datele și rezultatele din proiectele anterioare, astfel încât să puteți face previziuni precise despre bugete, termenele limită de finalizare și ceea ce puteți oferi.
• Gestionați așteptările clienților. Sub promisiune (în limita rațiunii) și supralivrare. Fiți direct cu clienții cu privire la locurile în care ar putea apărea provocările și oferiți planuri proactive pentru a le face față.
• Folosiți instrumente bune de colaborare. Utilizați instrumentele de gestionare a proiectelor, de gestionare a sarcinilor și de comunicare — Slack, Microsoft Teams și chiar și propria suită de instrumente Vendasta vă pot ajuta să colaborați mai eficient cu personalul agenției, partenerii, freelancerii și clienții.
• Alocați resursele în mod inteligent. Utilizați resursele într-un mod care să aibă cel mai mult sens. Nu solicitați echipei dvs. interne să se lupte sub greutatea dezvoltării resurselor dacă este mai logic să colaborați cu furnizori externi, de exemplu. Consultați ghidul nostru de etichetare albă pentru ajutor în adăugarea de resurse fără a vă scala personalul.