8 Sistemul de facturare al agenției ce trebuie și nu trebuie făcut

Știați că aproape jumătate din toate facturile sunt plătite cu întârziere? Liderii de afaceri raportează, de asemenea, că practicile de plată ale clienților s-au înrăutățit în ultimul an (Atradius). Mulți speră că acest lucru se va întoarce în curând. Până când se întâmplă acest lucru, liderii agențiilor ca tine se gândesc cum să se asigure că ești plătit. La urma urmei, este important să fii plătit la timp, mai ales dacă vrei să-ți dezvolți afacerea. Să ai un sistem de facturare bun de partea ta este cheia pentru atingerea acestui obiectiv.

Cum poate automatizarea să vă facă agenția mai eficientă și mai productivă? Descărcați „Agency Marketing Through Automation” pentru a afla.

Aceste opt lucruri pe care le puteți face și ce nu vă pot ajuta să vă eficientizați sistemul de facturare și să faceți și mai ușor pentru clienții dvs. să plătească la timp.

#1. A face: stabiliți așteptări clare în ceea ce privește plata

Indiferent de platforma de facturare pe care o adoptați, ar trebui să aveți întotdeauna politici clare de plată. Asigurați-vă că ați înțeles așteptările clienților cu privire la facturare înainte de a începe lucrul. Dacă a trecut ceva timp de când v-ați stabilit politicile de plată, nu strica să le revizuiți și să faceți modificări după cum este necesar, acum că agenția, baza de clienți și veniturile lunare recurente au crescut.

Unii clienți pot dori facturarea lunară. Alții ar putea prefera să facturați acea mare treabă pe care o faceți odată ce ați terminat totul. Dacă lucrați mult pentru un client, veți avea nevoie de o politică clară privind modul de facturare. Primesc o factură sau o factură pentru fiecare serviciu, produs sau proiect la care lucrați? Pe măsură ce atrageți mai mulți clienți, vă puteți da seama că trebuie să creați mai multe politici de facturare pentru diferite tipuri de conturi și proiecte.

Luați în considerare revizuirea condițiilor de plată și a politicilor de întârziere pentru a determina dacă puteți face modificări care vă vor ajuta să fiți plătit la timp. Dacă clienții tăi plătesc întotdeauna cu întârziere, le poți oferi opțiuni de împărțire a plăților? Ce se întâmplă când un client întârzie? A avea politici clare și a le comunica clienților poate ajuta la eficientizarea procesului de facturare.

#2. A face: utilizați un sistem de facturare pentru a automatiza facturarea

Acum aveți politicile dvs. de facturare hashing. Este timpul să le puneți la lucru cu sistemul de facturare ales.

Sistemul ar trebui să vă poată ajuta să automatizați unele dintre părțile mai plictisitoare ale facturării. Aceasta poate include generarea și trimiterea facturilor pentru plăți recurente.

Un sistem de facturare care se integrează cu alt software pe care îl utilizați poate simplifica acest proces. Software-ul de facturare poate, de asemenea, să extragă date din marketing sau vânzări pentru a genera facturi.

Mai bine, platforma de facturare potrivită ar trebui să le faciliteze clienților tăi să plătească la timp. Ei își pot vedea facturile, apoi le pot plăti așa cum doresc să plătească din același tablou de bord.

#3. Nu: au sisteme separate de facturare pentru servicii diferite

Consolidarea este numele jocului când vine vorba de sistemul dvs. de facturare. Platforma de facturare potrivită poate face mai ușor pentru echipa dvs. de contabilitate să plătească propriile facturile agenției. Platforma poate reduce, de asemenea, numărul de furnizori pe care îi plătiți. Asta înseamnă o factură într-un singur loc, nu zeci de facturi pe mai multe platforme.

Acest lucru funcționează și pentru dvs. și clienții dvs. atunci când vine timpul să le facturați. Având toate facturile într-o locație centralizată, clienții dvs. le pot găsi și plăti ușor. Un sistem de facturare cu o platformă de plată integrată le face și mai ușor să plătească la timp.

A avea facturi separate pentru fiecare serviciu sau ca departamentele diferite să-și trimită propriile facturi înseamnă mai multă muncă pentru echipa ta. De asemenea, poate crea confuzie la nivelul clientului. S-ar putea să creadă că au plătit deja o factură, doar pentru a realiza că a fost pentru un alt proiect sau serviciu.

Faceți totul mai simplu pentru toată lumea, adunând totul sub un singur banner.

#4. Efectuați: trimiteți mementouri și chitanțe automate

Sistemul dvs. de facturare ar trebui să poată trimite, de asemenea, mementouri și chitanțe automate. Chitanțele ajută atât echipa dvs., cât și clientul să țină evidența a ceea ce a plătit deja. Prin automatizarea acestora, clientul primește chitanța mai rapid și eliberează timp echipei tale.

Mementourile automate sunt importante într-o lume în care aproape jumătate din toate facturile sunt plătite cu întârziere. Uneori, tot ce are nevoie clientul este un ghiont – 21% dintre clienți plătesc o factură restante după primul memento (Moula). Cu toate acestea, dacă aproape jumătate dintre clienții tăi plătesc cu întârziere, trimiterea acelor mementouri reprezintă o pierdere semnificativă a timpului echipei tale de contabilitate.

Automatizarea sistemului de facturare asigură ca facturile și mementourile dvs. să fie difuzate la timp, astfel încât să puteți fi plătit mai devreme. Echipa ta are mai mult timp dacă nu trebuie să trimită notificări cu întârziere către jumătate din clienții tăi.

#5. Nu: uitați detaliile

Diavolul este adesea în detalii. Poate vă amintiți să adăugați informațiile de facturare ale clientului la factură, dar nu uitați să adăugați și propriile detalii. Sistemul dvs. de facturare ar trebui să facă acest lucru simplu și ușor de realizat.

Platforma potrivită poate ajuta oferind șabloane. Se poate conecta chiar și la alt software pe care îl utilizați deja în agenția dvs. Un exemplu este CRM-ul dvs. de vânzări, pe care platforma de facturare se poate baza pentru a se asigura că detaliile unui client sunt corecte.

Obținerea corectă a detaliilor este, de asemenea, importantă atunci când vine vorba de asamblarea facturii. O platformă care se conectează la software-ul dvs. de marketing și la alte părți ale conductei dvs. poate adăuga detaliile potrivite pentru achizițiile clienților.

#6. Faceți: Ușurează plata

Consolidarea este o modalitate de a face mai ușor pentru clienții tăi să își plătească facturile. Asigurarea că sistemul dvs. de facturare se conectează la platforma dvs. de plată este o alta.

În acest fel, clienții trebuie să se conecteze doar la un singur tablou de bord pentru a vedea și a plăti facturile. Dacă pot plăti în modul preferat cu doar câteva clicuri, este mai probabil să plătească mai devreme. Puteți chiar să alegeți să oferiți plăți parțiale sau reduceri pentru plăți anticipate (FitSmallBusiness).

Asta înseamnă mai puține plăți întârziate. Ca bonus suplimentar, echipa dvs. petrece mai puțin timp urmărind facturile neplătite.

#7. Nu: subestimați puterea designului

O factură proiectată profesional poate fi impresionantă pentru clienții dvs. De asemenea, poate evidenția detaliile importante, cum ar fi suma de plătit și data scadenței. Atunci când aceste detalii ies în evidență, clienții tăi sunt mai probabil să plătească mai devreme.

Designul este, de asemenea, important pentru că vă reprezintă brandul. Un brand predominant este important, chiar și în departamentul de facturare. Te face să arăți profesionist și, de asemenea, îi ajută pe clienți să te amintească. Dacă, de asemenea, faci mai ușor să-și plătească facturile, probabil că ei se vor gândi cât de ușor este să lucreze cu tine.

#8. A face: utilizați un sistem de facturare care vă permite să vindeți în plus

Un alt avantaj al utilizării unui sistem de facturare care se conectează cu marketingul, vânzările și alte părți ale conductei dvs. este că vă poate ajuta să vindeți mai mult. Le permite clienților tăi să adauge rapid și ușor mai multe produse în coșurile lor.

Sistemul dvs. de facturare vă poate ajuta chiar să faceți recomandări clientului. Folosind date despre ceea ce au cumpărat alți clienți, platforma poate sugera soluții. La rândul său, acest lucru facilitează vânzarea încrucișată și upselling pentru echipa dvs. de vânzări agenției. Când obțin afacerea, este, de asemenea, ușor pentru departamentul dvs. de facturare să adauge elemente rând noi la facturile recurente.

Faceți upgrade la modul în care sunteți plătit

Testați aceste lucruri de făcut și nu în sistemul dvs. de facturare și petreceți mai puțin timp urmărind clienții pentru facturi neplătite.

Ce se întâmplă dacă platforma de facturare pe care o utilizați nu vă oferă instrumentele de care aveți nevoie, cum ar fi facturarea consolidată sau automatizarea? Ar putea fi timpul să schimbi.

Platforma de facturare potrivită vă va ajuta să fiți plătit la timp. La rândul său, veți elibera mai multe dintre cele mai valoroase resurse, astfel încât să vă puteți concentra pe extinderea afacerii dvs.