Cele mai importante 11 elemente de inclus atunci când vă redactați contractul de agenție

Contractele dvs. de agenție sunt rezistente la glonț? Folosești deloc contracte?

Dacă agenția dvs. folosește contracte care nu acoperă tot ceea ce au nevoie sau, mai rău, nu folosiți deloc contracte, vă puneți întreaga agenție în pericol.

Un contract de agenție de marketing este mai mult decât un document pe care îl trimiteți unui client și pe care apoi îl depuneți. Fiecare secțiune este crucială pentru a vă acoperi afacerea în cazul în care ceva nu merge bine. Iar un contract scris prost te poate lăsa expus la orice, de la muncă suplimentară la un proces.

Să vedem de ce ar trebui să utilizați contracte și detaliile unui contract bun cu clientul.

De ce agențiile au întotdeauna nevoie de un contract cu clienții

Indiferent cât de bine ai prezentat un nou client și cât de interesați sunt, ar trebui să negociezi un contract care să fie echitabil pentru ambele părți înainte de începerea lucrărilor.

Nu reușiți să aveți un contract etanș, fără spațiu pentru muncă suplimentară, este esențial pentru agenția dvs. Dacă contractul dvs. are lacune și nu este explicit cu serviciile furnizate, un client poate solicita în mod legal muncă în afara domeniului dvs.

Desigur, acest lucru poate duce apoi la o pierdere de venituri pentru agenția dvs. Cu cât petreci mai mult timp lucrând la un proiect, cu atât mai mic va fi rentabilitatea investiției.

Cel mai rău caz este dacă ați încheiat un contract prost și ajungeți într-un proces cu clienții. Ele pot dura luni și ani și nimeni nu vrea ca acest tip de nor întunecat să atârne deasupra companiei tale.

Cel mai bun sfat atunci când te pregătești să angajezi un nou client? Pregătește-te pentru ce e mai rău, speră în ce este mai bun. Cel mai simplu mod de a fi mereu pregătit fără a petrece prea mult timp pentru a scrie contracte este de a avea un șablon editabil. Deși schița șablonului va fi aceeași, îl puteți personaliza pentru clienții individuali:

Schimbarea șablonului înseamnă că puteți personaliza termenii sferei și duratei activității și vă puteți asigura în continuare agenția.

Când predați contractul clientului dvs., veți ști că atunci când acesta semnează, toate așteptările, costurile, domeniile și termenele au fost precizate în mod clar. Fără surprize sau pierderi de venituri și un acord care face fericite ambele părți.

11 elemente de inclus în contractul dumneavoastră

Majoritatea contractului dvs. de marketing cu un client se va concentra pe obligațiile legale și pe ceea ce este inclus în domeniul dvs. Deși majoritatea șabloanelor sunt perfect de utilizat, ar trebui să vă consultați întotdeauna cu echipa juridică dacă doriți să verificați o clauză sau formularea contractului.

Iată 11 elemente indispensabile pentru orice contract client.

1. Numele și adresele agenției și ale clientului

Aceasta este prima parte a contractului dvs. și ar trebui să fie în partea de sus, deoarece arată clar cine va fi încheiat în acord:

Trebuie să menționeze atât numele dvs. comerciale, cât și numele clientului dvs. (fără porecle). Sub denumirile comerciale, trebuie să enumerați adresa la care fiecare companie este înregistrată legal. Acest lucru este important pentru că, dacă relația se îndreaptă spre sud, este mai ușor să-i contactați în cazul în care trebuie să luați măsuri legale. Verificați aceste detalii cu clientul înainte ca cineva să semneze linia punctată.

2. Descrieți durata contractului

Când dorește clientul dvs. să începeți munca și când se va termina munca?

Este important să aveți nu numai o dată de început și de sfârșit, ci și cum arată încheierea lucrării. Trebuie să definiți în mod clar că contractul se va încheia când ați terminat lucrarea. Nu mai tarziu. Odată ce lucrarea este finalizată, ar trebui să predați toate lucrările în schimbul plății finale.

Scrieți în contract că lucrările finale vor fi eliberate atunci când plata finală a fost primită. În felul acesta, nu există confuzie de nicio parte.

3. Asigurați-vă domeniul de lucru rezistent la gloanț

Domeniul tău de activitate este singurul loc care te poate pune în tot felul de probleme dacă nu ești atent.

Dacă nu specificați câte revizuiri este permisă unui client pentru un proiect sau nu reușiți să subliniați exact ce înțelegeți prin managementul site-ului web (de exemplu), nu vă mirați dacă agenția dvs. ajunge să facă o grămadă de muncă suplimentară. pentru un client... gratuit.

Domeniul de aplicare ar trebui evidențiat chiar în prima pagină și trebuie să fie mai detaliat decât acesta:

În schimb, ar trebui să fie ca propriul apendice din contract. Scopul principal este de a fi foarte specific cu privire la serviciile care sunt incluse în prețul plătit de client.

La minimum absolut, doriți să identificați:

• Ceea ce ați convenit dvs. și clientul dvs
• Serviciile pe care le veți oferi
• Care sunt livrabilele tangibile pentru servicii
• Ce ai nevoie de la client
• Câte revizuiri vei permite

De exemplu, dacă proiectați site-ul web al unui client și nu limitați numărul de revizuiri, ați putea fi blocat luni de zile să schimbați paletele de culori și casetele de text.

Nu fi acea agenție. Faceți-vă scopul cât mai detaliat posibil și luați câte pagini aveți nevoie. Uite cât de detaliat este acest șablon:

Un domeniu de lucru cu livrabile nelimitate poate deveni inamicul tău odată ce începi să lucrezi. Un inamic pe care agenția ta nu și-l poate permite.

4. Stabiliți un program clar de plată

Nimănui nu-i place să lovească un client pentru o plată întârziată sau o factură restante. Este frustrant și vă poate afecta relația cu clientul.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să aveți un program clar de plată conturat din momentul în care începeți să lucrați cu clienții. Această parte a contractului dvs. trebuie să sublinieze suma totală care veți fi plătită, modul în care vor efectua plata și dacă plata este rambursabilă:

Dacă facturați clientul pe bază de reținere, puteți seta termenii de plată lunar. Dar dacă lucrați pe bază de proiect, puteți opta pentru un plan de plată 50/50 în care veți primi jumătate din totalul proiectului în avans (gândiți-vă la asta ca un depozit) și primiți cealaltă jumătate odată ce toate lucrările sunt finalizate. .

Sau, vă puteți factura clientul în etape. Dacă construiți un site web, puteți alege să vă facturați clientul atunci când a fost finalizată o etapă (pagina de pornire, magazin online, blog etc.). Aceasta este o modalitate excelentă de a menține banii în flux, dacă proiectul va dura câteva luni pentru a se finaliza.

5. Nu fi abuzat cu plățile întârziate

Este incomod când oamenii îți datorează bani. Dar, la sfârșitul zilei, afacerile sunt afaceri.

Țineți clar din momentul în care încheiați un acord cu un client că, dacă vă plătesc facturile cu întârziere, va exista o penalizare. Dacă ați trimis o factură către un client pe care îl aveți pe o reținere lunară și acesta o plătește cu zece zile întârziere, acest lucru afectează fluxul de numerar al agenției dvs. Nu vă gândiți de două ori să includeți o taxă de întârziere de plată în contract.

O taxă de întârziere de plată poate fi fie o valoare stabilită în dolari, fie un procent din factură:

Este o modalitate blândă de a încuraja clienții să plătească la timp, iar dacă se întâmplă să întârzie o dată, îl puteți folosi la discreția dvs. și puteți modifica taxa dacă doriți. Dar dacă devine o întâmplare obișnuită, ar trebui să aplicați taxa.

6. Dacă un client dorește să adauge la muncă, notează-ți condițiile

Cunoscut în mod obișnuit sub denumirea de „scoperire”, acest lucru se întâmplă atunci când un client îți cere un pic de lucru în plus aici și o mică atingere acolo. Nu pare mare lucru când se întâmplă pentru prima dată, dar înainte de a vă da seama, clientul vă face să efectuați o muncă în afara domeniului dvs. de aplicare gratuit.

Evitați acest lucru cu orice preț. Fii sincer când un client vine la tine pentru a solicita muncă suplimentară. Puteți fi de acord să continuați munca, dar ar trebui să le furnizați o nouă ofertă în același timp.

Menționarea cererilor de muncă suplimentare în contractul dumneavoastră este obligatorie. Plasați-l chiar sub domeniul dvs. și scrieți că toate cererile de lucru suplimentare în afara domeniului de aplicare vor fi cotate la un tarif și un acord separat.

7. Cand vrei sa te desparti de clientul tau

Înainte de a trimite un e-mail de despărțire sau de a avea un apel telefonic incomod, consultați termenii și condițiile contractului pentru a vedea cât mai aveți nevoie pentru a continua să lucrați împreună. Sau, dacă sunteți în măsură legal să încălcați deloc acordul.

Scrieți în contract o clauză de reziliere care va funcționa pentru ambele părți, deoarece condițiile de reziliere a contractului vor fi aceleași pentru amândoi:

Asigurați-vă că includeți:

• Cât de mult preaviz trebuie să acordați dvs. sau clientul dvs
• Notificarea trebuie transmisă în formă scrisă, ca un e-mail?
• Cum veți gestiona orice lucrare remarcabilă cu clientul dvs.?

8. Subliniază ce se va întâmpla cu o încălcare a contractului

Dacă nici dvs., fie clientul dvs. nu v-ați respectat finalul târgului, ați încălcat contractul.

În această secțiune a contractului dvs. de agenție, trebuie să fiți ferm și să declarați că o încălcare a contractului poate duce la o despărțire imediată, fără rambursare clientului dumneavoastră.

Poate părea dur, dar dacă ați încheiat un acord cu un client și acesta caută o altă agenție la spatele dumneavoastră, aceasta ar putea fi o încălcare masivă a contractului. Trebuie să rupeți rapid și să tăiați legăturile imediat.

Pentru a preveni acest lucru, introduceți o clauză de încălcare a contractului în acordul dvs. care prevede că clientul dvs. nu poate lucra cu o altă agenție care efectuează aceeași activitate ca a dvs. cât timp contractul dvs. este activ. Sau, dacă o fac, trebuie să vă rezilieze contractul mai întâi. În acest fel, agenția ta nu este lăsată în frig.

9. Cine va deține ce? Să fie clar.

Tu creezi lucrarea. Clientul tău plătește pentru asta. Dar cui deține?

Drepturile de autor sunt o clauză importantă pe care trebuie să o includeți în contractele dvs. de marketing, așa că nu există confuzii cu privire la cine deține ce.

Dar drepturile de autor pot însemna mult mai mult decât atât. Chiar dacă predați lucrarea finală clientului dvs., ar putea exista procese specifice pe care agenția dvs. le folosește pentru a crea lucrarea (proprietate intelectuală) și puteți decide dacă doriți să le păstrați sau să le predați în prețul contractului.

O mulțime de agenții își „închiriază” munca clienților lor, iar dacă clientul nu le citește în detaliu contractul, s-ar putea să nu fie niciodată conștienți de acest lucru. Această secțiune ar putea necesita câteva negocieri cu clientul dvs., dar pe termen lung, veți fi bucuroși că ați discutat temeinic.

10. Aveți o clauză de confidențialitate pentru a vă proteja agenția

Această clauză nu numai că vă protejează agenția, ci și clientul. Ar trebui să menționeze clar orice despre care nu doriți să se vorbească în public fără acordul dumneavoastră scris.

Elementele comune care trebuie introduse într-o clauză de confidențialitate sunt:

• Tarifele agenției dvs
• Procesele pe care le utilizați pentru a crea produse
• Orice schimburi de e-mail între agenția și clientul dvs

Iată un exemplu:

Pe de altă parte, nu veți putea, în mod legal, să discutați despre operațiunile clientului dvs., despre știrile care nu vor fi publicate despre compania lor sau despre e-mailurile. Clauza este o modalitate prin care ambele părți să arate că v-ați sprijinit reciproc.

11. Includeți o clauză de despăgubire

Iată scenariul. Clientul dumneavoastră primește o lovitură financiară care este un rezultat direct al muncii depuse de agenția dumneavoastră. Nu este grozav, dar se întâmplă. Dar dacă nu ați inclus o clauză de despăgubire în contract, agenția dumneavoastră ar putea avea mari probleme.

Este diferența dintre a trebui să-ți compensați clientul sau a renunța la cârlig:

Prin urmare, nu ar trebui să fie surprinzător faptul că o clauză de despăgubire este complicată și ar trebui examinată de o echipă de avocați pentru a se asigura că agenția dvs. este acoperită în totalitate.

Cum să livrezi clientului tău un contract de agenție criminală

Cu lista de mai sus, următorul pas este pregătirea contractului.

În primul rând, contractul trebuie să pară legitim. Niciun client nu va preda 20.000 USD unei agenții de publicitate dacă ați petrecut cinci minute tastând-o. De asemenea, trebuie să aibă sigla agenției dvs., să fie formatată corect și să nu aibă greșeli de scriere dacă doriți să încheiați oferte.

PandaDoc este un instrument ușor și gratuit pe care îl puteți descărca o copertă remarcabilă pentru contractul dvs. de agenție de marketing:

Dar, dincolo de a vă face contractul să pară strălucitor și nou, gândiți-vă și la client atunci când scrieți proiectul.

Dacă sunteți angajat pentru o slujbă de design de pliante de 100 USD, probabil că nu este necesar să trimiteți un document de 100 de pagini care nu poate fi învins în nicio sală de judecată. Acest lucru nu numai că poate fi intimidant pentru un client, dar ar putea întârzia și procesul de pornire a proiectului, deoarece va trebui să revizuiască toate cele 100 de pagini în întregime.

Pe de altă parte, dacă sunteți angajat pentru un proiect mare (de exemplu, reproiectarea site-ului web), veți dori să includeți tot ceea ce am menționat mai sus și să faceți contractul cât mai etanș posibil.

Ajutor la redactarea contractului

După cum sa menționat deja, ar trebui să rulați întotdeauna un șablon de contract pe lângă un avocat înainte de a începe să îl utilizați pentru a semna clienți. Dar dacă nu ai bugetul necesar pentru a crea un contract de la zero, poți folosi în schimb un șablon online.

Instrumente precum Docracy vă pot oferi șabloane simple în care trebuie doar să completați spațiile libere:

PandaDoc oferă, de asemenea, agențiilor de marketing șabloane gratuite. În plus, șabloanele sunt pline de sfaturi de la PandaDoc pentru a vă ajuta să completați corect contractul dacă rămâneți blocat:

Solicitați întotdeauna ajutor juridic înainte de a utiliza un contract

Contractele de agenție pot fi complicate. Există o mulțime de clauze de adăugat pentru a vă acoperi agenția în cazul în care o înțelegere se duce la sud sau pentru a vă împiedica să lucrați suplimentar din cauza unei lacune.

Acestea fiind spuse, consultați întotdeauna un avocat înainte de a utiliza unul într-o afacere. În acest fel, ei pot indica dacă există un detaliu important pe care l-ați trecut cu vederea și dacă o clauză nu a fost scrisă corect.

Banii suplimentari cheltuiți pe avocați se pot amortiza singuri pe termen lung.

Deși contractele sunt o parte importantă a oricărei agenții de succes, ele sunt doar o piesă a puzzle-ului atunci când vine vorba de obținerea de noi clienți. Înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.