Absenteismul angajaților: cauze și măsuri de control

Angajații tăi lipsesc frecvent de la serviciu?

Absența obișnuită de la locul de muncă este cunoscută sub numele de absenteism - o problemă care poate afecta productivitatea, continuitatea muncii și performanța generală a unei afaceri.

Dar, ce este exact absenteismul și ce cauzează?

În această postare pe blog, vom explora semnificația absenteismului, cauzele și consecințele acestuia. De asemenea, vă vom dota cu 10 strategii care vă ajută să minimizați efectele adverse ale absenteismului.

Sa incepem!

Ce este absenteismul la locul de muncă?

Absenteismul este atunci când angajații lipsesc de la locul de muncă atunci când sunt programați să lucreze. Motivele absenteismului angajaților pot varia de la boli, probleme familiale, stres, la alți factori.

Una dintre definițiile absenteismului este dată de autorii unei lucrări de cercetare intitulată Gestionarea absenteismului la locul de muncă: cazul unei companii multi-utilități italiene care explică absenteismul drept „ absența obișnuită de la locul de muncă pentru una sau mai multe zile, de obicei justificată de un certificat medical, dar de fapt din cauza intereselor personale și a slabului simț al datoriei.”

În ce măsură apare absenteismul la locul de muncă? S-ar putea să fii surprins dacă nu ai urmărit statisticile.

Potrivit Biroului de Statistică a Muncii (BLS), din 118.745 de angajați din numeroase industrii, totalul de 3,6% dintre angajații din SUA au lipsit de la serviciu în 2022 din diferite motive.

Indiferent de motiv, absenteismul poate afecta productivitatea la locul de muncă, poate crește volumul de muncă pentru alți colegi, poate perturba calendarele proiectelor, pentru a numi câteva.

Care este diferența dintre absență și absenteism?

În timp ce termenii sunt adesea folosiți interschimbabil, există o diferență semnificativă între absență și absenteism.

Absența se referă doar la „ neprezentarea într-un loc obișnuit sau așteptat sau la ora convenită ”. Termenul înseamnă doar că cineva nu este prezent într-un anumit loc sau moment fără a specifica motivul sau durata absenței.

Mai mult, termenul nu se referă în mod specific la absența angajaților la locul de muncă.

Pe de altă parte, absenteismul se referă în mod specific la tiparul frecvent și obișnuit al angajaților care lipsesc de la locul de muncă , adesea fără motive valabile sau autorizare corespunzătoare.

Tipuri de absenteism la locul de muncă

Există mai multe moduri de clasificare a tipurilor de absenteism la locul de muncă, dar aceste trei tipuri sunt cele mai comune:

• absenteism planificat sau aprobat,
• absenteism neplanificat, nejustificat sau neprogramat și
• Absenteism cronic sau excesiv.

Tipul #1: absenteism planificat sau aprobat la locul de muncă

Absenteismul planificat sau aprobat implică cazuri de absențe care sunt programate și planificate în avans.

Exemplele includ:

• vacante,
• Timp liber personal și
• Timp prestabilit departe de serviciu.

Companiile definesc de obicei intervalul de timp pentru obținerea aprobării pentru aceste absențe planificate în politica lor de prezență – deoarece Legea privind standardele de muncă echitabil (FLSA) nu impune numărul de concedii sau intervalul de timp pentru informarea angajatorilor.

De exemplu, politica de prezență a Universității din Florida de Sud prevede că aprobarea pentru concediile planificate trebuie luată „ cu cel puțin 24 de ore înainte și trebuie făcută în conformitate cu orice politici departamentale privind timpul programat”.

Tipul #2: absenteism neplanificat, nejustificat sau neprogramat la locul de muncă

Urgențele, cum ar fi boala sau decesul unei persoane dragi, sunt de obicei motivele pentru a lua concedii neplanificate. Companiile recunosc necesitatea unor astfel de concedii atunci când motivele sunt reale și angajații nu sunt penalizați pentru aceste absențe.

Cu toate acestea, atunci când angajații lipsesc de la locul de muncă fără a anunța angajatorul/supervizorul sau fără a furniza un motiv pentru a face acest lucru , aceștia pot fi un motiv pentru acțiuni disciplinare. Astfel de absențe neautorizate, numite și „absențe nejustificate”, nu sunt autorizate de către angajator și ar putea să nu fie aliniate cu politicile organizației de a lua concediu.

Fiecare companie stabilește măsurile disciplinare (cum ar fi avertismente, suspendare sau reziliere) pentru a aborda absențe nejustificate, care pot escalada cu cazuri repetate de astfel de absențe.

Tipul #3: Absenteism excesiv sau cronic la locul de muncă

Absențele frecvente și prelungite sunt clasificate ca absențe cronice sau excesive. Deoarece nu există o definiție standard a absenței excesive sau cronice dată de Legea privind standardele de muncă echitabile (FLSA), fiecare companie stabilește ce reprezintă absențe excesive.

De exemplu, Universitatea Case Western Reserve definește absențe excesive în politica sa de participare ca:

„… apariții repetate (mai mult de 6 în 6 luni) de absențe neprogramate și/sau întârzieri fără legătură cu timpul liber aprobat, unde 1 apariție = 1 până la 5 zile consecutive de absență neprogramată sau 3 incidente de întârziere sau 2 incidente de întârziere parțială absență.”

Pentru a înțelege modul în care companiile și profesioniștii în resurse umane definesc absențele excesive, am luat legătura cu Ryan Mckenzie, co-fondatorul și CMO al Tru Earth, o companie care produce produse de uz casnic ecologice. Compania lui Ryan definește absenteismul cronic ca fiind unul care perturbă productivitatea companiei:

„Absentismul cronic este un tipar persistent în care un angajat ratează mai mult decât concediul anual alocat sau concediul medical. Deși unele absențe nejustificate pot fi inevitabile în cursul obișnuit al vieții, credem că mai mult de trei absențe nejustificate în șase luni pot afecta sinergia și productivitatea echipei.”

Ce cauzează absenteismul?

Absentismul la locul de muncă poate decurge dintr-o varietate de factori care pot afecta, de asemenea, implicarea și productivitatea angajaților.

Să ne uităm la care sunt cauzele absenteismului.

Cauza #1: Probleme de sănătate mintală și fizică

Atât problemele de sănătate fizică, cât și mintală contribuie la absenteism. Numai în ianuarie 2022, 7,8 milioane de angajați au lipsit de la serviciu din cauza unei probleme medicale (cum ar fi o accidentare, o boală etc.), potrivit BLS.

Mai mult, aceeași sursă afirmă că 4,2 milioane de lucrători cu normă întreagă au lucrat cu normă parțială din cauza unei boli, a unei probleme medicale sau a unei programari în aceeași perioadă.

În timp ce problemele medicale pot varia, Centrele pentru Controlul și Prevenirea Bolilor (CDC) enumeră primele cinci boli cronice care duc la absenteism la locul de muncă:

• Diabet,
• Tensiune arterială crescută,
• Inactivitate fizica,
• Fumatul și
• Obezitatea.

În afară de acestea, problemele de sănătate mintală, cum ar fi depresia și anxietatea, reprezintă, de asemenea, o pierdere de 12 miliarde de zile lucrătoare în fiecare an, potrivit Organizației Mondiale a Sănătății (OMS).

Anxietatea sau depresia afectează, de asemenea, productivitatea la locul de muncă în multe feluri, făcând dificilă concentrarea sau colaborarea persoanelor care suferă.

Când vorbim despre sănătatea mintală, nu ne putem permite să ignorăm subiectul stresului.

Datele compilate de Institutul American de Stres arată că, în timp ce 83% dintre lucrătorii din SUA se confruntă cu stresul legat de muncă, 1 milion sunt absenți de la serviciu în fiecare zi din cauza stresului.

Cauza #2: Lipsa de satisfacție în muncă

Ce îi face pe oameni să-și iubească locurile de muncă și să-și dorească să vină la muncă în fiecare zi (alias, satisfacția muncii)? După cum se dovedește, există mai mulți factori.

Iată care sunt factorii care contribuie la satisfacția în muncă, potrivit unui sondaj recent realizat de The Conference Board:

• Salariu si bonusuri,
• Recunoaştere,
• Volumul de muncă/echilibrul dintre viața profesională și viața privată,
• politici de promovare,
• Analiza performanței,
• Siguranta locului de munca,
• programe de formare profesională,
• Calitatea conducerii,
• Cultura la locul de muncă și
• Beneficii (cum ar fi, planuri de pensionare, zile de boală, politici de concediu/concediu pentru familie).

Absența unuia sau mai multor dintre acești factori poate duce la nemulțumire la locul de muncă.

Și, angajații care nu sunt mulțumiți de locurile de muncă lor au mai multe șanse să caute modalități de a evita locul de muncă. Un studiu care a examinat relația dintre satisfacția în muncă și absenteism a constatat că cu cât este mai mare nivelul de insatisfacție la locul de muncă, cu atât absenteismul la locul de muncă este mai lung.

Cauza #3: Accidente și vătămări la locul de muncă

Accidentele și rănile care duc la absenteism sunt, din păcate, prea frecvente. Numai în 2021, 2,6 milioane de leziuni la locul de muncă (nefatale) au fost raportate de către angajatorii din industria privată, potrivit BLS.

Ce cauzează aceste răni?

Datele de la CDC arată că primele trei cauze ale accidentelor de muncă care au dus la absenteism prelungit în 2020 au fost:

• Contact cu echipamente și obiecte,
• Alunecă și cade și
• Surmenaj.

În plus, ergonomia – adică modalitatea ideală de aranjare a mediului de lucru pentru a minimiza efortul și rănile în timp ce maximizează confortul și eficiența – poate fi, de asemenea, o problemă, conform Occupational Health and Safety Administration (OSHA).

Locurile de muncă și procesele prost proiectate pot duce la factori de stres, cum ar fi șezut/în picioare prelungit, posturi incomode, zgomot excesiv, vibrații, mișcări repetitive și sarcini fizice grele. Ele pot duce, la rândul lor, la epuizare mentală și fizică, crescând riscul accidentelor de muncă și absenteismului.

De fapt, un studiu care a examinat legătura dintre absenteism și condițiile de muncă a arătat că cu cât angajații sunt mai expuși la factorii de stres menționați mai sus, cu atât este probabil ca aceștia să lipsească mai mult .

Cauza #4: Burnout

Burnout-ul este o consecință a stresului la locul de muncă. Conform Clasificării Internaționale a Bolilor (ICD-11), care clasifică și definește condițiile medicale: „Epuizarea este un sindrom conceptualizat ca rezultat al stresului cronic la locul de muncă care nu a fost gestionat cu succes.”

În timp ce epuizarea în carieră poate avea cauze multiple (lipsa de odihnă, volumul de muncă nerezonabil sau un loc de muncă toxic), aceasta duce la o productivitate scăzută și la creșterea absenteismului.

De fapt, un studiu Gallup intitulat Employee Burnout: Part I: The 5 Main Causes , a constatat că angajații care suferă de burnout:

• Sunt cu 63% mai multe șanse de a beneficia de concedii medicale,
• Sunt de 2,6 ori mai înclinați să caute un alt loc de muncă și
• Înregistrați o scădere cu 13% a nivelurilor de încredere.

Burnout-ul, caracterizat prin sentimente de negativism, epuizare mentală și fizică, poate face dificilă acumularea energiei și a motivației pentru a merge la muncă.

Cauza #5: Cultura negativă a muncii

Ce înțelegem mai exact prin cultura muncii? La urma urmei, nu este ceva ce poți atinge sau vezi.

Fondatorul și CEO-ul The Purposeful Culture Group , o firmă de consultanță culturală și autor, S. Chris Edmonds, oferă o definiție simplă a culturii organizaționale într-un podcast.

„Cultura se referă la felul în care oamenii se tratează unii pe alții – modul în care liderii își tratează echipele și colegii, modul în care angajații se tratează unii pe alții și modul în care oamenii tratează clienții și furnizorii. Este vorba despre relații și respect.”

Într-un loc de muncă cu o cultură pozitivă a muncii, membrii echipei se tratează reciproc cu respect și curtoazie. Atunci când există o atmosferă de încredere, angajații au claritate asupra responsabilităților lor și a obiectivelor companiei.

În schimb, iată câteva dintre caracteristicile unui loc de muncă cu o cultură negativă:

• Lipsa de direcție și obiective clare,
• Comunicare slabă,
• Supraîncărcare de muncă și echilibru deficitar între viața profesională și viața privată,
• Micromanagement,
• Discriminare și hărțuire,
• Lipsa valorilor companiei etc.

Cultura proastă la locul de muncă nu numai că afectează productivitatea și sănătatea mintală, dar duce și la absenteism excesiv la locul de muncă. Când cercetătorii de la Culture Shift au chestionat 1.000 de lucrători din Marea Britanie, au descoperit că 71% dintre ei și-au luat concediu medical pentru a evita să vadă pe cineva la locul de muncă cu care au avut o relație negativă.

Asta nu e tot. Aceeași sursă a constatat că până la 61% dintre angajații care au suferit discriminare, hărțuire sau hărțuire la locul de muncă și-au luat concediu pe termen lung.

Cultura muncii toxice este, de asemenea, principalul factor care a determinat 30% dintre angajații din SUA să ia în considerare renunțarea la locul de muncă, potrivit unui sondaj FlexJobs din 2022.

Cauza #6: Responsabilități familiale

Angajații care au responsabilități familiale, cum ar fi îngrijirea copiilor, a părinților în vârstă sau a membrilor familiei cu dizabilități, trebuie adesea să își ia timp liber de la serviciu pentru a-și îndeplini sarcinile de îngrijire.

Potrivit unui raport din 2020 intitulat Caregiving in the US , îngrijitorii petrec aproximativ 23,7 ore în fiecare săptămână pe sarcini de îngrijire.

Echilibrarea responsabilităților profesionale și familiale poate fi o provocare, mai ales atunci când ambele necesită timp și atenție semnificative. Lipsa politicilor favorabile familiei la locul de muncă, problemele de transport, stresul emoțional și fizic, toate se pot adăuga la problema absenteismului.

Dar, de ce este absenteismul atât de mare?

În secțiunea următoare, vom analiza costul absenteismului pentru a vă ajuta să înțelegeți de ce problema trebuie abordată prompt.

Care este costul absenteismului la locul de muncă?

Costul absenteismului la locul de muncă se referă la impactul absenței angajaților de la locul de muncă. De exemplu, atunci când un angajat este absent, colegii lor trebuie să preia volumul de muncă al angajatului absent, ceea ce poate duce la cheltuieli cu orele suplimentare.

Iată o listă a costurilor asociate cu absenteismul :

• Productivitate redusă : Costul absenteismului poate ajunge la milioane de dolari ca urmare a productivității reduse. Potrivit cercetării CDC, menționate mai devreme, angajatorii se confruntă cu un cost de 36,4 miliarde de dolari în fiecare an din cauza absenteismului de la boli cronice și a productivității reduse care rezultă.
• Angajarea și formarea lucrătorilor înlocuitori : atunci când companiile angajează lucrători înlocuitori, aceștia suportă costurile de salarizare și formare pe lângă pierderea productivității. Un studiu de la Circadian intitulat Absenteeism: The Bottom Line Killer a constatat că în fiecare an, absenteismul costă angajatorii 3.600 USD pe oră per angajat. În plus, costurile salariale ale lucrătorilor înlocuitori pot fi cu 50% mai mari decât salariile angajatului care este absent.
• Moralul scăzut al echipei și dezlegarea : absenteismul poate afecta colegii, echipele și organizația în ansamblu. De exemplu, dacă managementul crește volumul de muncă al membrilor echipei angajatului absent, acești angajați se pot confrunta cu epuizare, stres și niveluri scăzute de implicare.
• Daune aduse reputației mărcii : este posibil ca angajații dezamăgiți și nemulțumiți să nu ofere cele mai bune performanțe la locul de muncă, ceea ce se poate traduce în greșeli costisitoare, produse de proastă calitate sau clienți nemulțumiți. Toți acești factori pot afecta reputația unei companii și pot duce la creșterea absenteismului la locul de muncă.
• Costurile primelor de asigurare: absenteismul legat de boli și accidente de muncă crește costurile asistenței medicale și asigurării de compensare a lucrătorilor (un tip de asigurare care acoperă pierderea veniturilor și cheltuielile de îngrijire medicală pentru lucrătorii accidentați). Cu cât cererile de despăgubire sunt mai frecvente într-o companie, cu atât ratele primelor sunt mai mari.

După cum puteți vedea, absenteismul poate afecta productivitatea, calitatea și nivelurile de implicare, toate acestea putând afecta reputația și profitul companiei în cele din urmă.

Cum gestionați absenteismul la locul de muncă?

De la stabilirea unor politici clare până la crearea unei culturi a comunicării deschise, următoarele sfaturi vă pot ajuta să abordați și să controlați eficient absenteismul.

Sfat #1: Stabiliți o politică clară de prezență

Crearea unei politici detaliate de prezență este poate primul pas pentru a reduce absenteismul.

La elaborarea politicii, asigurați-vă că implicați angajații și conducerea de vârf. Luați în considerare natura muncii, nevoile companiei și nevoile legitime ale angajaților dvs.

Definiți clar ce reprezintă absențe acceptabile și inacceptabile, inclusiv întârzieri, concedii neprogramate, absențe cronice/excesive și timp liber prelungit.

Asigurați-vă că descrieți procesul de raportare a absențelor și perioada de timp pentru a face acest lucru. Descrieți cum și când angajații ar trebui să își anunțe supervizorii sau departamentul de resurse umane despre absența lor, fie că este din cauza unei boli, din motive personale sau vacanțe planificate.

Menționați orice documentație necesară pentru absențe, cum ar fi certificate medicale sau alte dovezi relevante și termenele limită pentru depunerea acestor documente.

În cele din urmă, explicați consecințele nerespectării politicii dvs. de prezență. Iată un exemplu de la Departamentul de Servicii Administrative din Connecticut:

Sfatul #2: Identificați modele de absenteism

Păstrați evidențe precise ale absențelor angajaților și analizați datele pentru a identifica modele. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți motivele din spatele absenteismului și să vizați anumite domenii de îmbunătățire.

Cum să urmăriți absenteismul? Păstrând un ochi pe prezența angajaților.

O modalitate ușoară de a ține evidența prezenței și a numărului de ore pe care fiecare angajat lucrează este să folosești un instrument gratuit de urmărire a prezenței, cum ar fi Clockify.

Odată ce creați un cont pe Clockify, puteți trimite invitații prin e-mail membrilor echipei pentru a se alătura spațiului de lucru. După conectarea la Clockify, angajații pot porni cronometrul pe browser, desktop sau aplicația mobilă (sau pot adăuga ore manual).

Cu Team Dashboard, puteți vedea cine lucrează în prezent la ce, ultima activitate și o detaliere vizuală a săptămânii lor de lucru.

De asemenea, puteți obține un raport privind prezența tuturor angajaților dvs. pentru o anumită perioadă de timp, inclusiv:

• Pauză,
• Peste orar,
• Ora de începere și
• Timpurile de sfârșit.

Odată ce urmăriți datele, puteți clasifica absențele în funcție de motive, cum ar fi boala, vacanța, concediul personal sau alte tipuri, care vă pot ajuta să înțelegeți cauzele principale ale absenteismului angajaților.

Cu Clockify, puteți observa tendințele și modelele de absenteism de-a lungul timpului și puteți compara datele din diferite departamente, echipe, sezoane sau roluri. Acest lucru poate ajuta la identificarea unor roluri sau departamente specifice cu absenteism ridicat.

Deși acest lucru vă oferă o idee cu privire la gradul de absenteism, puteți efectua sondaje sau discuții de grup focus cu angajații pentru a înțelege motivele din spatele absenteismului.

Perspectivele pe care le obțineți din aceste metode vă pot ajuta să proiectați o strategie de prevenire a absenteismului.

Sfatul #3: Implementați programe de wellness la locul de muncă

Stresul legat de muncă, potrivit CDC, este principala problemă de sănătate la locul de muncă. Stresul la locul de muncă poate crește riscul de apariție a bolilor cronice și așa cum am văzut deja în secțiunea privind motivele absenteismului, bolile cronice pot duce la absenteism la locul de muncă.

Programele de wellness la locul de muncă care abordează atât bunăstarea mentală, cât și fizică vă pot ajuta să reduceți absenteismul.

De exemplu, Nike oferă sesiuni gratuite de consiliere angajaților lor cu privire la o gamă largă de probleme de sănătate mintală, inclusiv depresie, abuz de substanțe, anxietate, creșterea rezistenței și așa mai departe.

Alții, cum ar fi Tru Earth, încurajează angajații să acorde prioritate odihnei și relaxării. Ryan Mckenzie explică modul în care compania lor asigură odihnă și relaxare:

„Încurajăm să luăm zile de sănătate mintală și subliniem importanța odihnei și relaxării, încurajând angajații noștri să-și folosească pe deplin timpul de vacanță.”

Însă, tipul de program de wellness pe care îl oferi la compania ta va depinde de ceea ce au nevoie angajații tăi.

Pentru a concepe un program personalizat de wellness pentru angajații dvs., iată câțiva pași de urmat:

• Efectuați un sondaj pentru a identifica nevoile de sănătate și bunăstare ale angajaților dvs.
• Stabiliți obiective clare pentru programul de wellness, cum ar fi reducerea absenteismului,
• Asigurați-vă că primiți sprijin din partea conducerii de vârf pentru programul de wellness,
• Consultați experți pentru a proiecta un program de wellness care se adresează sănătății fizice, mentale și emoționale,
• Folosiți mai multe canale de comunicare pentru a crea conștientizarea programelor de wellness și
• Oferiți stimulente pentru a încuraja participarea angajaților.

Sfatul #4: Abordați preocupările legate de siguranță

Asigurarea unui loc de muncă sigur și sănătos este vital pentru a minimiza absenteismul legat de accidente, alunecări și căderi.

Începeți prin a identifica potențialele pericole la locul de muncă care pot crește riscurile de alunecări, împiedicări și cădere.

Cel mai bun mod de a identifica pericolele este consultarea lucrătorilor. Potrivit OSHA, lucrătorii sunt „ în cel mai bun loc pentru a identifica preocupările legate de securitate și sănătate, cum ar fi situații periculoase, condiții nesigure, apeluri apropiate/aproape incidente și incidente reale ”.

Pe baza recomandărilor OSHA, iată câteva alte lucruri pe care le puteți face pentru a vă face locul de muncă sigur și sănătos și pentru a reduce absenteismul la locul de muncă ca urmare:

• Asigurați-vă că locul de muncă este curat și fără dezordine,
• Asigurați iluminare adecvată în toate zonele care ajută la reducerea accidentelor,
• Instalați materiale antiderapante pentru podea în zonele predispuse la umezeală,
• Preveniți pericolele de împiedicare prin asigurarea cablurilor, cordurilor și a altor echipamente mobile,
• Reparați covoarele slăbite, podelele deteriorate și suprafețele neuniforme,
• Instalați balustrade pe scări și alte zone în care angajații ar putea avea nevoie de sprijin,
• Utilizați semne clare și proeminente pentru a indica pericolele potențiale,
• Consultați experți pentru a proiecta spații de lucru ergonomice și
• Efectuați o formare regulată de siguranță pentru toți angajații.

Sfatul #5: Creați o cultură pozitivă a muncii

Deși motivele din spatele absenteismului angajaților pot fi multiple, un loc de muncă toxic este adesea una dintre cauzele principale. Eliminarea comportamentului toxic la locul de muncă necesită o abordare sistematică și dedicată.

Și anume, liderii trebuie să demonstreze comportamente pozitive, cum ar fi transparența, încrederea, respectul și colaborarea.

Companiile care au o cultură a muncii pozitivă, pe lângă un lider puternic, beneficii și echilibrul dintre viața profesională și viața privată se clasează în mod constant drept cele mai bune locuri de muncă în lista Comparably cu cea mai bună cultură globală a companiei.

Alți factori care au ajutat companii, precum Elsevier și Chegg, să se claseze în lista menționată mai sus includ un mediu de lucru „incluziv, egal și vesel”.

În afară de acestea, iată câteva alte strategii pentru a cultiva o cultură pozitivă a muncii:

• Creați o declarație de misiune care descrie valorile, credințele și comportamentele dorite,
• Stabiliți un mediu sigur pentru ca angajații să-și exprime opiniile și preocupările,
• Comunicați așteptări clare cu privire la roluri și responsabilități,
• Apreciază și recompensează eforturile și realizările angajaților,
• Includeți tratamentul celorlalți în evaluarea performanței angajatului,
• Creați conștientizarea comportamentelor dorite și inacceptabile și
• Abordați conflictele și dezacordurile într-o manieră constructivă.

Sfat #6: neutralizează epuizarea și stresul

Primul pas pentru abordarea și prevenirea epuizării angajaților este să știi să recunoști semnele acesteia, care pot fi adesea subtile.

Câteva semne comune de care trebuie să fii atent pentru a identifica epuizarea includ:

• Lipsa participării la evenimentele în echipă sau retragerea din interacțiuni,
• Creșterea erorilor care pot fi prevenite,
• Pesimism, iritabilitate sau cinism,
• Incapacitatea de a se concentra sau de a lua decizii,
• Scăderea încrederii în sine și
• Probleme de sănătate frecvente.

Pentru a neutraliza epuizarea, puteți stabili check-in-uri frecvente cu angajații și puteți face un plan de acțiune pentru a aborda provocările specifice cu care se confruntă la locul de muncă. În funcție de preocupările angajatului, planul de acțiune poate include:

• Orare flexibile de lucru,
• Volumul de muncă redus,
• sedinte de consiliere/terapie,
• programe de wellness și
• Sesiuni de dezvoltare a carierei.

Sfatul #7: Încurajează colaborarea

Deși colaborarea este o componentă a unui mediu de lucru pozitiv, ea necesită o mențiune specială aici, având în vedere importanța sa în reducerea absenteismului.

În lucrarea sa de cercetare intitulată Strategii de reducere a absenteismului la locul de muncă din sectorul public , dr. John G. Turner a descoperit că un mediu de lucru colaborativ reduce absenteismul prin promovarea angajamentului angajaților.

În acest studiu, unul dintre liderii intervievați a spus:

„Mi-ar plăcea să organizăm mai multe evenimente, cum ar fi gătite și concursuri de team building, pentru a menține angajații motivați, ceea ce ar putea ajuta la descurajarea absenteismului la locul de muncă.”

Un alt lider a spus:

„Întotdeauna căutăm motive pentru care angajații nu vin la muncă și am observat că a existat o lipsă de colaborare cu managementul care nu permitea angajarea angajaților.”

Nu numai că un mediu de colaborare oferă angajaților o cale de a împărtăși abilități și cunoștințe, dar promovează și rezolvarea problemelor și luarea deciziilor.

Dar, cum să promovați colaborarea atunci când aveți o forță de muncă dispersă?

O modalitate simplă de a promova comunicarea și colaborarea în timp real între echipele de la distanță este utilizarea aplicațiilor de colaborare în echipă, cum ar fi Pumble. Cu funcții puternice, cum ar fi conferințe video, canale, mesaje individuale și de grup, Pumble oferă tot ce aveți nevoie pentru a vă menține echipele conectate și implicate.

Sfat #8: Oferiți oportunități de avansare în carieră

Oferind oportunități de avansare în carieră, nu numai că sporești abilitățile și implicarea angajaților, ci și creați un sentiment de loialitate și angajament.

Angajații care văd o cale clară de creștere în cadrul organizației au mai multe șanse să investească în rolurile lor, ceea ce duce la reducerea absenteismului și la o mai mare satisfacție în muncă.

Iată câteva modalități de a oferi oportunități de dezvoltare a carierei:

• Lucrează cu angajații pentru a crea planuri de dezvoltare a carierei și a competențelor,
• Oferă sesiuni regulate de instruire, ateliere și seminarii,
• Implementați programe de mentorat în care angajații cu experiență îi ghidează pe colegii mai puțin experimentați,
• Oferiți cursuri online, astfel încât angajații să poată învăța în propriul ritm și
• Sprijiniți angajații în obținerea de certificări relevante pentru a-și îmbunătăți abilitățile.

Sfat #9: Recunoașteți și recompensați angajații

Puțină apreciere ajută la reducerea absenteismului.

Vrei mai multe dovezi?

82% dintre americanii ale căror eforturi au fost recunoscute au declarat că sunt fericiți la locul de muncă într-un sondaj realizat de Curiosity at Work. Și, după cum știm cu toții, angajații fericiți și implicați sunt mai puțin probabil să lipsească de la serviciu.

Un alt studiu intitulat Reducerea absenteismului și reprogramarea în rândul angajaților din magazinele alimentare cu recompense contingente punctuale a constatat că recompensele au redus absenteismul în rândul angajaților. Recompensele au contribuit, de asemenea, la reducerea cazurilor de plecare devreme de la serviciu.

Iată câteva modalități de implementare a unui sistem de recompense care ajută la reducerea absenteismului angajaților:

• Decideți comportamentele și acțiunile care merită recunoscute,
• Asigurați-vă că comportamentele dorite se aliniază cu valorile și obiectivele de bază ale organizației,
• Stabiliți criterii măsurabile pentru fiecare comportament. De exemplu, politica de prezență poate specifica 80% prezență într-o anumită lună ca un criteriu măsurabil,
• Decideți tipurile de recompense, cum ar fi stimulente monetare sau oportunități de avansare în carieră;
• Recunoaște realizările și contribuțiile,
• Creați un sistem în care managerii oferă recunoaștere și laudă instantanee atunci când observă un comportament remarcabil,
• Comunicați clar programul de recompense și recunoaștere tuturor angajaților și
• Urmăriți și măsurați impactul programului de recompense și recunoaștere asupra ratelor de absenteism și angajamentului general al angajaților.

Sfat #10: Implementați o politică de muncă-familie

Dacă doriți să reduceți absenteismul, un alt domeniu pe care să vă concentrați este să deveniți un loc de muncă prietenos cu familia.

Prin implementarea unei politici de muncă-familie (WFP), vă puteți asigura că lucrătorii care sunt îngrijitori au sprijin adecvat pentru a-și gestiona munca și responsabilitățile de îngrijire.

PAM poate oferi:

• Orare și aranjamente flexibile de lucru,
• Concediul pentru creșterea copilului (plătit și neplătit),
• Îngrijire de birou sau îngrijire a copiilor plătită și
• Concediu pentru îngrijirea familiei.

Cu toate acestea, asigurați-vă că urmați regulile și reglementările care sunt în vigoare în statul dumneavoastră, în special cele referitoare la concediul pentru creșterea copilului, înainte de a implementa oricare dintre aceste politici.

Întrebări frecvente despre absenteismul la locul de muncă

Ai mai multe întrebări despre absenteismul la locul de muncă? Această secțiune se concentrează pe furnizarea de răspunsuri la întrebările frecvente despre absenteism.

Ce este absenteismul cronic?

Absenteismul cronic indică absențe frecvente de la locul de muncă care pot afecta productivitatea companiei. Cu toate acestea, nu există o definiție universal acceptată a ceea ce constituie absenteismul cronic.

Definiția poate varia în funcție de politicile companiei, normele din industrie și circumstanțele individuale.

Deoarece nu există o definiție standard a absenteismului cronic în contextul muncii, putem arunca o privire asupra modului în care școlile definesc termenul pentru a ne îmbunătăți înțelegerea.

În contextul academic, absenteismul cronic este atunci când un elev pierde 10% din zile dintr-un an școlar care include atât absențe nejustificate, cât și absente justificate.

De exemplu, dacă un student lipsește 2 zile într-o lună, în fiecare lună a anului, studentul a lipsit timp de 18 până la 20 de zile, ceea ce înseamnă absenteism cronic.

Ce este absenteismul excesiv?

Absentismul excesiv este un tipar de absențe frecvente de la serviciu, dincolo de ceea ce este considerat normal sau acceptabil.

În timp ce motivele pentru absențe prelungite sau repetate pot fi boala, motive personale sau alți factori, absenteismul excesiv poate perturba performanța și productivitatea angajaților.

Nu există o definiție standard a ceea ce reprezintă absenteismul excesiv, deoarece fiecare companie are propria sa politică.

De exemplu, Vikas Kaushik, CEO al TechAhead, definește absenteismul excesiv ca fiind unul care duce la întârzieri ale proiectelor:

„Definim absenteismul excesiv ca atunci când un angajat întârzie frecvent proiectele cu absențe neprogramate. Ne străduim să menținem absențele nejustificate sub 2% din toate zilele de lucru, deoarece considerăm că este important să găsim un echilibru între nevoile personale și obligațiile profesionale.”

Cât de mult absenteism nejustificat este acceptabil?

Nivelul acceptabil de absenteism nejustificat poate varia foarte mult în funcție de factori precum:

• Natura jobului,
• Norme industriale,
• Politicile companiei și
• Impactul general al absenteismului asupra organizației.

Deși nu există o limită definită universal pentru absenteismul nejustificat, multe organizații au politici specifice de participare care descriu nivelul acceptabil de absenteism, atât scuzat, cât și nejustificat.

Este absenteismul cauzat de stres?

Stresul este unul dintre cele mai frecvente motive care contribuie la absenteism. După cum am menționat mai devreme, 83% dintre angajații din SUA se confruntă cu stresul legat de muncă, conform Institutului American de Stres. În plus, același studiu arată că stresul este motivul pentru care 1 milion de lucrători lipsesc zilnic de la serviciu.

Toate sfaturile date mai sus pot ajuta companiile să reducă stresul la locul de muncă și să reducă absenteismul.

Ce este prezentismul?

Prezenteismul se referă la situații în care lucrătorii se află la locul de muncă, dar nu sunt capabili să lucreze la capacitatea lor obișnuită din diferite motive.

În articolul său de cercetare intitulat Presenteeism: At Work–but out of it , Paul Hemp definește prezentismul ca „ problema lucrătorilor care se află la locul de muncă, dar, din cauza bolii sau a altor afecțiuni medicale, nu funcționează pe deplin. ”

Deși acest lucru nu se face în mod intenționat, prezentismul poate afecta și productivitatea și, la rândul său, rezultatul companiei, la fel ca absenteismul.

Cum se calculează rata de absență?

Pentru a calcula rata de absente sau rata de absenteism a unui angajat, utilizați următoarea formulă:

(Numărul total de zile sau ore absente / Zile sau ore de lucru disponibile în perioada specifică) x 100

Să vedem cum să calculăm o rată de absență folosind un exemplu.

John lucrează 25 de zile pe lună (5 zile pe săptămână). În iulie 2023, a lipsit 5 zile.

Acum, să calculăm rata absenților folosind formula de mai sus.

Aceasta arată că rata de absenteism este de 20% sau că John a pierdut 20% din zilele de lucru din cauza absenteismului.

Puteți calcula rata de absenteism pentru o persoană, un departament sau o companie în ansamblu folosind această formulă simplă.

Care este rata medie de absență?

Rata medie de absență este aceeași cu rata absenteismului și acești doi termeni sunt folosiți interschimbabil. Rata de absență sau absenteism se referă la timpul în care un angajat este absent de la serviciu și este exprimată ca procent.

Formula utilizată pentru a calcula rata de absență este aceeași cu cea pe care ați folosi-o pentru rata de absenteism:

Rata absențelor = (Numărul total de zile sau ore absente / Zile sau ore de lucru disponibile în perioada specifică) x 100

Gânduri finale: Luați o abordare proactivă pentru a învinge absenteismul

În mod clar, absenteismul angajaților este o provocare cu mai multe fațete care poate avea un impact semnificativ asupra productivității, moralului și profitului unei companii.

Cu toate acestea, prin înțelegerea cauzelor fundamentale ale acesteia și prin implementarea măsurilor de control eficiente, puteți crea un mediu de lucru mai pozitiv, puteți îmbunătăți bunăstarea angajaților și puteți reduce ratele de absenteism la minimum.

De la abordarea problemelor de sănătate și promovarea echilibrului dintre viața profesională și viața privată până la crearea unei culturi pozitive a muncii, strategiile pe care le-am discutat în această postare de blog oferă o abordare cuprinzătoare pentru gestionarea și prevenirea absenteismului.

Rețineți că o abordare proactivă și continuă care se concentrează pe implicarea angajaților, bunăstarea și creșterea carierei nu numai că neutralizează absenteismul, ci și ajută la construirea unui loc de muncă în care angajații sunt motivați să facă tot ce le poate (și mai mult)!

️ Ați folosit o strategie sau două pentru a reduce cu succes absenteismul? Împărtășiți-vă sfaturile la [email protected], astfel încât să le putem evidenția în postările noastre viitoare. Dacă ați considerat că postarea noastră de pe blog este perspicace, mergeți mai departe și împărtășiți-o colegilor, prietenilor și colegilor dvs.