Un ghid pentru curățarea eficientă a datelor

Sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM) sunt esențiale în menținerea și îmbunătățirea interacțiunilor cu clienții. Cu toate acestea, puterea sistemului dvs. CRM este influențată semnificativ de calitatea datelor dvs. Aici intervine importanța curățării datelor, nu doar pentru a vă dezordine baza de date CRM, ci și pentru a deschide calea pentru o previziune îmbunătățită a vânzărilor, marketing direcționat și operațiuni simplificate.

În acest blog, vom aprofunda câteva elemente de bază ale curățării datelor, modul în care HubSpot Operations Hub simplifică procesul de curățare a datelor adesea descurajant și de ce această practică este relevantă pentru a elimina risipa în operațiunile dvs. de afaceri.

De ce curățarea datelor?

Imaginați-vă că lansați o campanie de marketing atotcuprinzătoare, la care lucrați de săptămâni întregi - crearea unei strategii, planificarea bugetului, obținerea aprobărilor, strângerea tuturor activelor etc. și când în sfârșit o puneți cap la cap, vă dați seama că relația dvs. cu clienții. Sistemul de management (CRM) este aglomerat cu date învechite, duplicate sau lipsă.

Acest obstacol care apare ar fi putut fi prevenit cu ușurință, provocând întârzieri suplimentare în lansarea campaniei și creând o sarcină administrativă pe care nimeni nu și-ar fi asumat-o de bunăvoie în această perioadă crucială.

Acolo intră în joc curățarea sau curățarea datelor. Asigurând curățenia datelor, nu doar dezordinea baza de date CRM, ci și deschide calea pentru previziuni îmbunătățite ale vânzărilor, marketing direcționat și operațiuni simplificate.

Curățarea datelor , cunoscută și sub denumirea de curățare a datelor, este o strategie vitală care menține igiena datelor dvs. Aceasta implică identificarea și rectificarea inexactităților, discrepanțelor și erorilor din seturile de date. Acest proces asigură că informațiile dvs. nu sunt doar exacte, ci și consistente și de încredere.

Curățarea datelor transformă și elimină în mod fundamental sistemul CRM prin eliminarea duplicatelor, completând datele lipsă și corectând erorile. Procedând astfel, îmbunătățește integritatea datelor dvs., conducând la informații mai precise, luare a deciziilor mai bune și, în cele din urmă, rezultate superioare de afaceri.

Curățarea datelor a devenit eficientă

Procesul de curățare a datelor poate părea adesea descurajantă pentru profesioniștii în operațiuni, datorită naturii sale tehnice și consumatoare de timp. De obicei, implică lucrul și organizarea mai multor foi de calcul și elaborarea unui cod meticulos pentru a identifica zonele în care înregistrările sunt incomplete sau incorecte.

Cu toate acestea, cu HubSpot Operations Hub, acest proces este simplificat semnificativ. Acest instrument vă permite să preluați controlul asupra datelor dvs., asigurându-vă că sunt curate, clare și bine organizate.

Cu Operations Hub, puteți automatiza diverse aspecte ale procesului de curățare a datelor:

1. Vă poate ajuta să deduplicați înregistrările de contact și ale companiei.
2. Remediați problemele de caz din înregistrările dvs. de contact.
3. Automatizarea formatării în diferite proprietăți HubSpot.
4. Caracteristica Data Quality Command Center ajută la menținerea unei baze de date sănătoase.
   
   

Vom analiza fiecare dintre aceste aspecte unul câte unul acum:

Deduplicați înregistrările de contact și ale companiei

Dublarea datelor în cadrul unui sistem CRM poate duce la costuri semnificative atât în ​​ceea ce privește timpul, cât și resursele. Nu numai că împiedică productivitatea forțând membrii echipei să verifice datele redundante sau incorecte, dar poate, de asemenea, avea un impact negativ asupra experienței clienților.

Imaginați-vă un scenariu în care un reprezentant de vânzări contactează un client cu privire la o potențială achiziție, fără să știe că același client a fost deja contactat de un alt membru al echipei din același motiv. Acest lucru ar putea duce la nemulțumirea clienților și ar putea afecta reputația companiei.

Utilizatorii HubSpot CRM obțin un avantaj semnificativ cu instrumentul lor de gestionare a duplicatelor încorporat . Acest instrument eficientizează procesul de identificare și îmbinare a contactelor duplicate și a înregistrărilor companiei, asigurându-se că baza de date rămâne curată și fără dezordine.

Instrumentul de gestionare duplicat din HubSpot, disponibil pentru utilizatorii Professional sau Enterprise, compară înregistrările pe baza diferitelor criterii, cum ar fi nume, adrese de e-mail și multe altele. Utilizează învățarea automată pentru a îmbunătăți identificarea duplicat în timp. Pentru a accesa instrumentul, accesați Contacte sau Companii, faceți clic pe Acțiuni și selectați Gestionați duplicatele. Instrumentul afișează până la 2.000 de duplicate probabile, recalculate la fiecare câteva săptămâni.

Pentru a personaliza comparațiile, mergeți în partea de sus a tabelului, selectați proprietățile și examinați posibilele duplicate. Pentru a îmbina, faceți clic pe Revizuire, comparați proprietăți, selectați înregistrarea de păstrat și faceți clic pe Îmbinare. Pentru utilizatorii Operations Hub, procesul este automatizat, cu opțiuni precum fuziunea în funcție de data angajării sau data creării.

După îmbinare, înregistrarea principală reține datele, iar înregistrarea secundară se îmbină în ea. Înregistrările îmbinate nu pot fi deconectate. Examinați și curățați în mod regulat duplicatele pentru eficiența bazei de date. Procesul inițial poate dura timp, dar auditarea regulată îmbunătățește scalabilitatea.

Remediați problemele de caz din înregistrările dvs. de contact

Pentru a menține marketingul și vânzările personalizate, dar scalabile, curățarea datelor CRM este esențială. Rezolvarea problemelor legate de cazuri facilitează navigarea echipei dvs. prin CRM, asigurându-vă în același timp că, atunci când sunt folosite token-uri de personalizare, clienții primesc nume scrise corect. În HubSpot, utilizatorii super-administratori pot aborda problemele de caz în înregistrările de contact pentru a îmbunătăți capacitatea de căutare și pentru a asigura coerența jetoanelor de personalizare utilizate în e-mailuri sau conținut.

Pentru a rezolva problemele de formatare în HubSpot:

1. Navigați la Contacte din meniul drop-down.
2. Faceți clic pe Acțiuni și selectați Remediați problemele de formatare.
3. Vizualizați și acceptați/respingeți recomandări pentru probleme de formatare în instrumentul de formatare a contactelor.
   
   

Și dacă aveți un abonament Operations Hub Professional sau Enterprise, puteți sări peste sarcina obositoare de a acționa manual asupra fiecărei recomandări prin automatizarea rezolvării problemelor de caz în înregistrările de contact prin reguli de formatare personalizate.

Accesând secțiunea Automatizare din dreapta sus, puteți naviga la fila Reguli din panoul din dreapta și puteți selecta reguli de formatare specifice, cum ar fi Prenumele cu majuscule, pentru a activa automatizarea. Acest lucru asigură că înregistrările cu problema de formatare identificată, cum ar fi un prenume cu litere mici, sunt corectate automat la intrarea în CRM.

Pentru a personaliza preferințele de automatizare, comutați caseta de selectare pentru a activa sau dezactiva anumite reguli în funcție de cerințele acestora. Fila Modificări ale înregistrărilor permite utilizatorilor să revizuiască și să filtreze toate înregistrările actualizate de regulile automatizate, oferind transparență și control asupra proceselor automate. După configurarea acestor reguli, utilizatorii își pot salva setările pentru automatizarea continuă.

Indiferent dacă implementează e-mailuri de marketing vizate sau secvențe de vânzări, aceste simboluri facilitează interacțiunile personalizate care abordează punctele dureroase, nevoile și provocările clienților la scară, asigurându-se că fiecare interacțiune potențială rămâne relevantă și personalizată.

Automatizarea formatării pe proprietățile HubSpot

Automatizarea calității datelor în HubSpot asigură curățarea automată și fără efort a datelor murdare, eliberând echipa de operațiuni să se concentreze asupra inițiativelor de creștere. Automatizarea implică acțiuni de flux de lucru care formatează valorile proprietăților, cum ar fi scrierea cu majuscule, fixarea proprietăților datei și actualizarea numerelor de telefon.

Automatizarea calității datelor în HubSpot eficientizează corectarea problemelor de formatare din înregistrările de contact printr-un proces sistematic:

1. Evaluare: identific discrepanțele de formatare în datele de contact.

2. Reguli de standardizare: definiți reguli pentru formatare consecventă.

3. Automatizare HubSpot: utilizați fluxurile de lucru HubSpot sau instrumente terțe integrate cu HubSpot pentru automatizare.

4. Declanșatoare: setați declanșatoare pe baza unor evenimente precum crearea de noi contacte sau actualizările câmpurilor.

5. Acțiuni de curățare a datelor: implementați acțiuni pentru căutare și înlocuire, formatarea datei și orei și expresii regulate pentru a corecta problemele de formatare.

6. Pași de validare: Includeți pași de validare pentru a asigura conformitatea cu regulile de standardizare.

7. Înregistrare și raportare: implementați jurnalele pentru a urmări modificările efectuate în timpul procesului de automatizare.

8. Testare: Efectuați teste amănunțite pe un subset de date înainte de a implementa automatizarea la scară.

9. Execuție programată: Configurați execuția programată sau în timp real pentru a menține formatarea coerentă a datelor.

10. Monitorizare și întreținere: Monitorizați și ajustați în mod regulat procesul de automatizare pentru a se adapta la standardele de date în schimbare.

Urmând acest proces, organizațiile se pot asigura că înregistrările de contact sunt formatate în mod constant, ceea ce duce la îmbunătățirea calității datelor și la operațiuni de marketing și vânzări mai eficiente.

Această caracteristică prezintă impactul imediat al automatizării calității datelor asupra menținerii unei baze de date mai curate, sporind eficiența și reducând provocările legate de date.

Centrul de comandă pentru calitatea datelor

Centrul de comandă pentru calitatea datelor HubSpot servește ca un centru centralizat pentru gestionarea proactivă a sănătății datelor în CRM. Accesibil numai utilizatorilor cu permisiuni de super-administrator, acest centru de comandă, situat în meniul derulant Rapoarte sub Gestionarea datelor, oferă un tablou de bord all-in-one care oferă informații și instrumente pentru rezolvarea problemelor legate de date.

Acest centru centralizat, care se găsește în meniul derulant Rapoarte din Gestionarea datelor, este disponibil exclusiv pentru utilizatorii cu permisiuni de superadministrator. Acesta servește ca un tablou de bord cuprinzător, oferind o gamă largă de informații și instrumente pentru a aborda în mod eficient orice provocări legate de date care pot apărea. Caracteristicile cheie ale Data Quality Command Center includ:

1. Proprietăți: oferă informații valoroase despre numărul total de proprietăți asociate cu contacte și companii, împreună cu rapoarte zilnice despre tendințe care evidențiază orice probleme legate de proprietate. De asemenea, identifică proprietățile care nu au date, sunt neutilizate sau au duplicate, permițând utilizatorilor să investigheze și să acceseze cu ușurință informații detaliate făcând clic pe „Vedeți toate informațiile despre proprietate”.

2. Înregistrări: Compilează informații cuprinzătoare despre numărul total de contacte și înregistrări ale companiei, însoțite de rapoarte zilnice despre tendințe care semnalează orice probleme legate de înregistrări. Identifică în mod specific înregistrările care au probleme de formatare sau duplicate. Utilizatorii pot aborda în mod convenabil aceste probleme făcând clic pe problema specifică, care îi va direcționa către instrumentele relevante, cum ar fi Formatarea Contactelor sau instrumentul de gestionare duplicat.

3. Sincronizarea datelor: Oferă informații detaliate despre numărul total de aplicații de sincronizare a datelor conectate, cu rapoarte zilnice despre tendințe care evidențiază orice problemă de sincronizare a datelor. De asemenea, identifică aplicațiile care au eșecuri de sincronizare sau care nu au sincronizări active. Utilizatorii pot explora informații suplimentare făcând clic pe „Vedeți toate statisticile aplicației Data Sync”.

Data Quality Command Center le permite utilizatorilor să ia măsuri proactive în gestionarea sănătății datelor prin identificarea și rezolvarea diferitelor probleme, inclusiv proprietăți neutilizate, probleme de formatare, duplicate și erori de sincronizare a datelor. Toate acestea pot fi realizate printr-o interfață centralizată și ușor de utilizat, asigurând un management eficient al datelor.

Minimizarea deșeurilor

Curățarea datelor joacă un rol crucial în optimizarea operațiunilor de afaceri, minimizarea risipei și creșterea eficienței. Se asigură că datele deținute în CRM sunt exacte, actualizate și relevante, ceea ce duce la luarea deciziilor informate și strategice. Un set de date curat reduce erorile cauzate de informații inexacte, minimizând astfel risipa sub formă de timp și resurse cheltuite pentru a corecta aceste inexactități. Mai mult, optimizează productivitatea oamenilor, deoarece angajații nu mai trebuie să petreacă timp inutil sortând datele aglomerate și înșelătoare; în schimb, se pot concentra pe îndeplinirea sarcinilor care adaugă valoare afacerii.

Procesele sunt simplificate atunci când datele sunt curate și fiabile. Deciziile pot fi luate rapid și cu încredere, reducând întârzierile și blocajele. Automatizarea curățării datelor joacă, de asemenea, un rol aici, deoarece permite gestionarea continuă și proactivă a sănătății datelor, reducând și mai mult șansele de eroare.

În ceea ce privește tehnologia, curățarea datelor reduce sarcina sistemelor CRM. Prin eliminarea duplicatelor și a datelor irelevante, CRM funcționează mai eficient și oferă rezultate mai bune în ceea ce privește raportarea și analizele. De asemenea, îmbunătățește eficiența integrărilor cu alte sisteme, asigurând sincronizarea exactă a datelor și eliminând riscul erorilor de sistem sau blocărilor din cauza datelor de calitate slabă. În general, prin menținerea unei baze de date curate și de înaltă calitate, companiile pot optimiza operațiunile, minimiza risipa și maximizează valoarea investiției lor în CRM.

Curățarea minuțioasă a datelor și dezordinea sistemelor CRM, facilitată de funcțiile de automatizare din HubSpot, au ca rezultat un peisaj de interacțiune cu clienții eficient și eficient. Acest proces eradica risipa prin eliminarea datelor redundante și inconsecvențele de formatare, sporind astfel eficacitatea tehnologiei și a proceselor existente. Optimizarea calității datelor sporește operațiunile de afaceri, deoarece asigură că fiecare informație utilizată este exactă, relevantă și benefică, ceea ce duce la o direcționare precisă, interacțiuni personalizate cu clienții și, în cele din urmă, la îmbunătățirea performanței afacerii.