Instrumentele de urmărire a timpului sunt la moda în aceste zile. Se pare că în fiecare zi, auzim despre un nou startup care și-a creat propria versiune a unui instrument de urmărire a timpului online, bazat pe cloud. Aceste programe nu numai că vă ajută compania să țină evidența modului în care angajații săi își petrec timpul lucrând la proiecte, dar pot fi utilizate și pentru lucruri precum facturarea și estimarea costurilor proiectului. În acest articol, vom trece peste câteva informații de bază despre ce este un instrument de urmărire a timpului și cum funcționează. Vom vorbi despre motivul pentru care afacerea dvs. ar putea dori să investească într-unul – sau mai multe – și apoi vă vom oferi sfaturi despre alegerea celui potrivit pentru nevoile dvs. specifice, precum și despre crearea unei strategii eficiente de utilizare eficientă în cadrul departamentului dvs. de marketing.

Ce este un instrument de urmărire a timpului?

Un instrument de urmărire a timpului este o aplicație software care vă ajută să urmăriți cât timp petreceți proiectelor. Poate fi folosit pentru aproape orice tip de muncă, inclusiv pentru sarcini de marketing, cum ar fi crearea de conținut sau trimiterea de e-mailuri.

Instrumentele de urmărire a timpului vă pot ajuta să vedeți unde merge timpul, astfel încât să puteți face modificări pentru a crește productivitatea.

Cum un instrument de urmărire a timpului vă poate ajuta afacerea să-și îmbunătățească strategia de marketing.

Instrumentele de urmărire a timpului sunt excelente pentru a afla cum își petrece timpul echipa ta. Acest lucru vă poate ajuta să identificați ineficiența strategiei dvs. de marketing sau să identificați zonele în care petreceți prea mult timp sau nu suficient.

• Instrumentele de urmărire a timpului vă ajută să aflați ce funcționează și ce nu : dacă există o întrebare pe care o aud cel mai des de la agenții de marketing care caută un instrument de urmărire a timpului, aceasta este „cum îmi dau seama dacă funcționează?” Cu un instrument bun de urmărire a timpului, veți ști exact câți clienți potențiali au fost generați din fiecare campanie și cât timp a durat până la închiderea fiecărei vânzări.
• Instrumentele de urmărire a timpului vă ajută să identificați ineficiența : marketerii tind să fie oameni destul de ocupați; își petrec cea mai mare parte a zilelor făcând tot felul de lucruri cu puțin timp de nefuncționare între proiecte. Din această cauză, poate fi dificil să obțineți o imagine exactă a cât timp este de fapt petrecut pe diferite sarcini de-a lungul zilei – mai ales când sunt implicate mai multe persoane! O modalitate bună de a ocoli această problemă este folosirea unui software precum Hubstaff (sau un alt produs similar), care permite utilizatorilor să înregistreze ceea ce s-a făcut în anumite perioade, astfel încât toată lumea să știe unde se află înainte de a merge mai departe spre noi oportunități pe viitor.”

Principalele caracteristici ale unui instrument de urmărire a timpului.

Instrumentele de urmărire a timpului oferă, de asemenea, o serie de funcții care vă pot ajuta să gestionați și să urmăriți sarcinile echipei dvs., cum ar fi:

• Urmărirea timpului, raportarea și facturarea . Acestea sunt funcțiile de bază ale oricărui instrument de urmărire a timpului și ar trebui să includă capacitatea de a înregistra orele de lucru în funcție de sarcină sau proiect.
• Planificarea si managementul sarcinilor . Această funcție vă permite să creați o imagine de ansamblu a tuturor proiectelor sau sarcinilor dvs., astfel încât să puteți atribui fiecăruia o durată estimată pe baza informațiilor din joburile anterioare. Acest lucru va ajuta la prevenirea supraalocarii sau subalocarea resurselor și va asigura că toate proiectele sunt finalizate la timp (sau în limita bugetului).
• Integrari cu alte instrumente . Unele companii folosesc mai multe instrumente pentru diverse aspecte ale afacerii lor - de exemplu, software de management de proiect pentru gestionarea sarcinilor de lucru ale membrilor echipei sau software de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru gestionarea relațiilor cu clienții - așa că este important să aflați dacă instrumentele de urmărire a timpului oferă integrări. cu aceste tipuri de programe înainte de a lua o decizie de cumpărare!

Sfaturi pentru alegerea instrumentului potrivit de urmărire a timpului pentru nevoile dvs. de afaceri.

Consultați recenziile pentru fiecare opțiune de software pe care o luați în considerare.

• Consultați recenziile utilizatorilor . Una dintre cele mai bune modalități de a afla cum funcționează un software de urmărire a timpului pentru tine și pentru alți oameni este să citești ce au de spus utilizatorii reali despre el. Am descoperit că majoritatea recenziilor utilizatorilor sunt destul de sincere, așa că aceasta este o modalitate excelentă de a vă face o idee despre felul de experiență pe care oamenii o au cu fiecare instrument.
• Consultați recenziile experților și liderilor din industrie . De asemenea, puteți utiliza opiniile experților ca un indicator bun atunci când alegeți instrumentul potrivit de urmărire a timpului pentru nevoile dvs. de marketing, dar asigurați-vă că sunt experți în domeniu înainte de a le lua recomandările prea în serios!
• Consultați recenziile sau mărturiile furnizate de companie. Unele companii pot oferi informații detaliate despre produsele lor prin mărturii scrise, studii de caz sau alte forme de materiale de recenzie pe site-urile lor oficiale sau paginile de rețele sociale (cum ar fi LinkedIn). Aceste surse vor oferi perspective valoroase asupra cât de bine funcționează produsul lor, pe baza experiențelor din lumea reală cu clienții reali; totuși, rețineți că aceste tipuri de mărturii s-ar putea să nu fie întotdeauna 100% veridice, deoarece au fost furnizate de cei care au ceva de câștigat din promovarea furnizorului de software în sine (de exemplu, angajații stimulați de comisioane bazate pe cifrele de vânzări).

Luați uneltele pentru un test drive.

O modalitate excelentă de a vă asigura că software-ul pe care îl luați în considerare este potrivit pentru nevoile dvs. este să îl luați pentru un test drive. Acest lucru se poate face prin descărcarea unei versiuni de probă gratuită a produsului; totuși, rețineți că aceste încercări vin de obicei cu anumite limitări, cum ar fi constrângeri de timp (de exemplu, 30 de zile) sau restricții privind numărul de utilizatori care le pot accesa simultan.

Dacă nu puteți găsi o versiune de încercare a software-ului pe care îl luați în considerare, luați în considerare să contactați compania și să întrebați dacă ar fi dispus să vă ofere una. Dacă sunt de acord, atunci ar putea merita să încercați produsul lor înainte de a dedica bani sau resurse pentru el.

Atenție la costurile ascunse.

Majoritatea instrumentelor de marketing vin cu un set de instrumente de urmărire, dar există multe suplimente pe care poate fi necesar să le achiziționați pentru a profita la maximum de timpul dvs.

De exemplu, dacă utilizați un instrument care urmărește e-mailurile trimise și primite, asigurați-vă că include și un editor de șabloane de e-mail. În acest fel, puteți crea mesajul perfect pentru fiecare contact și vă asigurați că sunt interesați de ceea ce aveți în ofertă înainte de a le trimite orice.

Alte lucruri de care trebuie să fii atent includ:

• E-mailuri automate bazate pe declanșatoare (cum ar fi atunci când cineva se înscrie)
• Integrare cu alte sisteme precum CRM sau software de management de proiect

Asigurați-vă că software-ul se va integra cu alte instrumente pe care le utilizați frecvent (de exemplu, instrumente de contabilitate).

Când vine vorba de alegerea instrumentului potrivit de urmărire a timpului pentru afacerea dvs., veți dori să vă asigurați că orice software pe care îl alegeți se integrează cu alte instrumente pe care le utilizați frecvent (de exemplu, instrumente de contabilitate). Acest lucru vă va asigura că datele dumneavoastră sunt întotdeauna actualizate și exacte.

Integrarea cu alte programe software este importantă, deoarece vă permite să transferați fără probleme date de la un sistem în altul, fără a fi necesar să faceți acest lucru manual. Acest lucru poate fi deosebit de benefic dacă echipa dvs. utilizează simultan mai multe instrumente de urmărire a timpului: integrarea lor pe toate împreună permite utilizatorilor să își verifice orele de la un singur tablou de bord, în loc să aibă aplicații separate deschise pe ecranele desktop. În plus, a avea un produs integrat înseamnă că angajații nu vor trebui să comute între filele pentru a-și vedea totalul orelor lucrate în mai multe proiecte sau clienți în aceeași zi.

Următorul pas ar fi integrarea cu alte platforme de marketing, cum ar fi creatorii de site-uri web (eCommerce), CRM-urile (sisteme de gestionare a contactelor) și aplicații de marketing prin e-mail precum MailChimp sau Constant Contact.

Instrumentul potrivit de urmărire a timpului poate salva echipa de marketing a companiei dvs. de multe dureri de cap!

Un instrument de urmărire a timpului de marketing vă poate ajuta să utilizați mai eficient timpul echipei dvs., ceea ce este deosebit de important dacă aveți resurse limitate.

De asemenea, vă poate salva compania de a face greșeli costisitoare. De exemplu, dacă o campanie nu își atinge obiectivele, datele din instrumentul de urmărire a timpului de marketing pot arăta că nu a fost executată corect sau nu a fost comunicată eficient publicului țintă. Acest tip de informații este esențial pentru a determina ce a mers prost și cum să îmbunătățim campaniile viitoare.

Este vital să aveți un instrument de urmărire a timpului de încredere pentru a vă menține echipa de marketing pe drumul cel bun. Software-ul de urmărire a timpului ClickTime oferă caracteristici esențiale pentru urmărirea timpului petrecut pe proiecte, monitorizarea progresului echipei și simplificarea fluxurilor de lucru. Conceput pentru profesioniștii în marketing, software-ul ClickTime oferă acces la rapoarte robuste de pontaj și tablouri de bord în timp real, care vă permit să vă gestionați afacerea și să optimizați profitabilitatea și nivelurile de personal.

Concluzie

În acest articol, am discutat despre diferitele caracteristici pe care le au instrumentele de urmărire a timpului și pe care ar trebui să le căutați. Am oferit și câteva sfaturi despre cum să alegeți instrumentul potrivit pentru nevoile dvs. de afaceri. După cum puteți vedea, există o mulțime de opțiuni diferite atunci când vine vorba de alegerea uneia! Cu toate acestea, dacă urmați acești pași cu atenție, atunci găsirea unei soluții ideale va fi mult mai ușoară.