8 strategii de management al timpului pentru o muncă mai productivă

Acest articol este o postare pentru invitați a lui Freya Laskowski , expert în finanțe personale și fondator al CollectingCents .

Dacă căutați „amânatori celebri” pe Google, veți descoperi că Leonardo da Vinci avea un talent aparent pentru mai mult decât artă: să fie ușor distras și să lase proiectele neterminate.

Întrebați-o pe Mona Lisa cât de mult i-a luat să o termine. (Sugestie: răspunsul este de 16 ani!)

Dacă unul dintre cei mai apreciați indivizi din lume a fost și un maestru în amânare, ești departe de a fi o cauză pierdută.

Așadar, indiferent dacă vă străduiți să vă spălați rufele sau cel mai mare proiect al dvs. de lucru este programat într-o săptămână, iată opt strategii de gestionare a timpului care vă vor ajuta cu siguranță să întoarcă roțile.

Cuprins

1. Prioritizează sarcinile sensibile la timp și de mare valoare
2. Stabiliți mini termene limită
3. Urmăriți timpul petrecut lucrând la sarcini
4. Implementează tehnici de productivitate
5. Lucrează în momentele tale cele mai productive
6. Limitați distracția
7. Delegați și externalizați cât mai mult posibil
8. Blocați timp pentru diferite tipuri de muncă

1. Prioritizează sarcinile sensibile la timp și de mare valoare

Uneori, ne păcălim să credem că am fost productivi din cauza numărului de lucruri pe care le-am bifat din listele noastre de lucruri de făcut. Dar, în realitate, cantitatea de sarcini finalizate nu înseamnă nimic - este calitatea pe care ar trebui să ne concentrăm.

Calitatea sarcinilor dvs. poate fi determinată în două moduri: cât de sensibile sunt acestea la timp și cât de valoroase sunt.

Dacă vrei să fii productiv și să înveți să-ți gestionezi bine timpul, prioritizează întotdeauna sarcinile care trebuie îndeplinite cel mai curând (sensibile la timp) sau cele care îți vor permite să faci cel mai mult progres (de mare valoare).

De exemplu, pregătirea pentru o întâlnire pe care o aveți a doua zi ar trebui să vină înainte de a vă verifica e-mailul. Dacă dețineți o afacere mică, concentrarea asupra clienților pe care îi aveți deja ar trebui să fie înaintea eforturilor de generare de clienți potențiali.

Un alt exemplu bun - dacă sunteți consultant, pregătirea pentru o consultație viitoare și cercetarea companiei cu care vă consultați este mai importantă decât generarea de vizibilitate pentru firma dvs.

Un alt beneficiu de a elimina mai întâi sarcinile cu cea mai mare prioritate este că vei atenua stresul în acest proces. Gândiți-vă: care sarcini vă provoacă cea mai mare anxietate și sunt cele mai greu de terminat? De obicei, răspunsul este unul (sau mai multe) dintre aceste tipuri de proiecte.

Tratându-le mai întâi, vă puteți descurca ziua cu liniștea sufletească care vine din știi că ați terminat deja lucrurile grele.

Dar, în realitate, sarcinile urgente sau cu impact nu trebuie să fie atât de provocatoare pe cât le credem de obicei. Gestionarea timpului nu se referă doar la prioritizarea listei dvs. de activități, ci și în a afla cum să o faceți mai puțin descurajantă.

2. Stabiliți mini termene limită

Majoritatea (dacă nu toate) sarcinile tale au un termen limită. Și dacă nu este un termen limită oficial, este unul pe care ți l-ai stabilit.

De exemplu, s-ar putea să doriți să aveți 100 de clienți potențiali noi pregătiți pentru comunicare până vineri, să vă goliți căsuța de e-mail până la ora 16:00 și să finalizați cinci apeluri de vânzări într-o zi.

Pentru a vă asigura că finalizați aceste sarcini până la termenul limită, le veți realiza încetul cu încetul de-a lungul săptămânilor și lunilor.

În exemplul de generare de clienți potențiali, puteți adăuga 20 de clienți potențiali în fiecare zi pentru întreaga săptămână pentru a vă atinge obiectivul țintă până vineri. Pentru a vă goli căsuța de e-mail până la ora 16, s-ar putea să vă verificați e-mailul timp de 10 minute la fiecare 3-4 ore. Pentru apelurile de vânzări, este posibil să doriți să cronometrați fiecare apel într-un interval orar specific din calendarul dvs. . Toate aceste termene limită mici vă vor ajuta în cele din urmă să vă atingeți obiectivul.

Acestea sunt exemple de mini termene limită care pot fi setate pe o perioadă lungă sau chiar de câteva ori într-o singură zi.

Vă economisește timp și energie pentru sarcinile altfel epuizante. Și ce este și mai bine: pe măsură ce faci din mini termene un obicei, vei rupe și obiceiul de a amâna.

3. Urmăriți timpul petrecut lucrând la sarcini

A ști cât timp petreci sarcinilor este benefic din mai multe motive, inclusiv:

• Având o idee mai bună despre cât de multă muncă puteți face pe oră (și cât să percepeți pentru serviciile dvs.)
• Găsește noi modalități de a reduce distracția și de a deveni mai rapid
• Planifică-ți ziua cu o idee realistă despre ceea ce poți face
• Știind cât timp veți avea nevoie pentru a petrece sarcini specifice

Cu toții am avut zile în care lista noastră de lucruri de făcut pare realistă și chiar ușor de realizat. Dar la jumătatea zilei, ne dăm seama că am subestimat sever timpul necesar pentru a finaliza totul.

Din fericire, acest lucru poate fi evitat cu ușurință, urmărind timpul pe care îl petreceți sarcinilor.

Ce este ceva despre care obișnuiai să crezi că nu îți va lua foarte mult timp, dar s-a dovedit destul de consumator de timp? Pentru mine, aceasta a fost conturarea și cercetarea postărilor de blog.

Obișnuiam să schițeam și să încep să scriu în aceeași zi. Dar după ce mi-am dat seama cât timp mi-a luat să-mi pregătesc postările, am început să separ schița și sarcina de cercetare de scrierea propriu-zisă. Separarea acestor sarcini m-a ajutat să mă rad cu aproximativ o oră pe postare în zilele mele de scris.

Sau, să presupunem că descoperiți că petreceți mai mult timp decât vă place răspunzând la e-mailuri . După această descoperire, ai putea investi într-un automat de e-mail gratuit - ceva ce nu ai fi făcut dacă nu ai fi urmărit timpul.

Acest sfat ar putea fi cel mai simplu dintre toate și este ușor să începeți implementarea.

Există o mulțime de instrumente de urmărire a timpului liber , cum ar fi Toggl și Clockify , care vă permit să creați „sarcini” separate și să vă înregistrați timpul în ele individual. Acest lucru este extrem de util pentru a vedea cum vă alocați orele pe parcursul zilei.

4. Implementează tehnici de productivitate

Datorită științei și cercetării abundente, avem la dispoziție un întreg ocean de tehnici de productivitate. Și sunt sigur că ați auzit de cel puțin unele dintre ele.

Iată cinci pe care le puteți începe chiar acum:

Tehnica Pomodoro

Poate cea mai cunoscută din această listă, Tehnica Pomodoro implică setarea unui cronometru – de obicei pentru 25 de minute – și apoi resetarea lui timp de cinci odată ce sună.

În primele 25 de minute, lucrezi la o singură sarcină, încercând să faci cât mai mult progres. Apoi, odată ce sună cronometrul, aveți o pauză de cinci până la zece minute înainte de a începe următoarea sesiune de 25 de minute.

Repetați procesul până când sarcina este finalizată. Cu toate acestea, dacă sarcina dvs. necesită mai multe sesiuni Pomodoro, este recomandat să începeți să faceți pauze de 15-20 de minute după a patra.

Muncă profundă

„Munca profundă” este mai mult o stare mentală decât un hack de productivitate. Când vă aflați într-o stare de muncă profundă, vă concentrați 100% din energie pe o singură sarcină pentru o perioadă prelungită (de exemplu, una până la trei ore), eliminând în același timp toate distragerile.

Personal, munca profundă este hack-ul meu preferat, deoarece îmi permite să fac o cantitate semnificativă de progres în ceea ce se simte ca doar o oră (dar este de două sau trei ori mai lung).

Un profesor de informatică de la Universitatea Georgetown pe nume Cal Newport a inventat pentru prima dată termenul. A scris chiar și o carte întreagă despre asta.

Pentru a profita la maximum de sesiunile de lucru profunde, iată câteva lucruri pe care le puteți face:

• Curățați-vă mediul de orice dezordine
• Alegeți sarcina înainte de a seta temporizatorul
• Eliminați toate distragerile posibile (cum ar fi telefonul dvs. mobil)

În cele din urmă, pentru a intra într-o stare de lucru profundă – care este numită și „stare de flux” – luați în considerare următoarele:

• Bea o ceașcă de cafea (sau cofeină)
• Urmăriți ceva motivant sau inspirator
• Ascultă muzică care te excită
• Medita
• Fă un duș rece

Principiul Pareto

Creat de economistul italian Vilfredo Pareto, Principiul Pareto este conceptul conform căruia 20% din acțiuni sunt responsabile pentru 80% din rezultat. Această idee a fost aplicată într-o varietate de domenii, de la vânzări până la învățarea limbilor străine.

Dar când vine vorba de productivitate și managementul timpului, Principiul Pareto oferă un cadru pentru identificarea sarcinilor care merită atenția ta imediată.

Există șase pași principali pentru utilizarea acestei idei pentru gestionarea timpului:

• Enumerați problemele cu care vă confruntați sau sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți
• Aflați cauza problemei (de ce vă ia atât de mult până la finalizare? De ce trebuie să o finalizați?)
• Acordați fiecărei probleme un scor de la 1 la 10 (10 fiind important, 1 fiind cel mai puțin important)
• Pune sarcini/probleme cu aceleași cauze în grupuri
• Adunați scorul fiecărui grup
• Începeți să lucrați la grupul cu cel mai mare scor

Aplicații de productivitate

Deși aceasta nu este neapărat o tehnică, nenumărate aplicații de productivitate de înaltă calitate utilizează metodele de mai sus (și alte bazate pe știință).

Dacă ești fan al tehnicii Pomodoro, poți folosi Pomo Done . Se conectează chiar și la alte instrumente de management de proiect precum Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack și multe altele.

Sau, dacă sunteți în căutarea unei liste de activități digitale, Smart Tasks are o interfață simplă, atrăgătoare din punct de vedere vizual, care vă permite să creați, să codificați color și să finalizați sarcini.

5. Lucrează în momentele tale cele mai productive

Dacă știți deja în ce momente ale zilei sunteți cel mai productiv, ar fi logic să vă îndepliniți cele mai solicitante sarcini atunci.

Dar dacă nu știi încă acele vremuri?

Ei bine, dacă urmăriți timpul, așa cum am vorbit în sfatul nr. 3, aceasta nu ar trebui să fie o problemă pentru mult timp.

Ia notă de când ai simțit că timpul trece zboară — acest lucru te ajută să descoperi cele mai productive perioade ale tale și oportunitățile perfecte pentru sesiuni de lucru profunde.

Altceva pe care îl puteți face este să comparați cât de repede realizați aceeași sarcină în diferite momente ale zilei. De exemplu, dacă de obicei lucrați la sarcini SEO după-amiaza, încercați să faceți acest lucru dimineața în următoarele câteva zile. Există vreo diferență?

6. Limitați distracția

Distragerile sunt probabil cele mai mari obstacole în calea productivității. Şansele sunt că îți iei telefonul, schimbi filele, îți verifici e-mailul și te uiți la ceas de mai multe ori decât îți dai seama.

În realitate, distragerile sunt inevitabile și sunt mereu în jurul nostru. Și este nevoie de timp pentru a rupe obiceiul de a da în ei. Cu toate acestea, dacă v-ați pregătit pentru succes, este posibil să le eliminați numai pentru sarcinile dvs. sensibile la timp și de mare valoare.

Iată câteva sfaturi pentru a crea un mediu de lucru ideal, fără distracție:

• Puneți telefonul pe Nu deranjați și undeva undeva la îndemână
• Închideți sau scoateți ceasul
• Configurați blocare de ferestre pop-up sau extensii utile Chrome pe laptop
• Spuneți altora din casa dvs. sau celor care ar putea încerca să vă contacteze că nu veți fi disponibil pentru o anumită perioadă de timp
  

7. Delegați și externalizați cât mai mult posibil

Indiferent dacă lucrați de la distanță sau aveți un loc de muncă de la nouă până la cinci, probabil aveți o cantitate neatractivă de sarcini de administrare, cum ar fi verificarea e-mailurilor, programarea întâlnirilor și răspunsul la apeluri telefonice.

Aceste sarcini ocupă mai mult timp decât ne dăm seama și credeți-mă când vă spun că vă veți mulțumi pentru delegarea sau externalizarea celor pe care le puteți.

Sarcinile externalizate nu trebuie să fie doar în scopuri de administrare – pot fi orice nu are legătură cu poziția ta principală.

Investind în Grammarly , de exemplu, puteți petrece mai puțin timp corectând și editand, în același timp, să sune mai profesionist atunci când comunicați online.

Puteți programa întâlniri cu mult timp în avans utilizând software precum CalendarHero . CalendarHero le permite angajaților să automatizeze programarea, să blocheze timpul în calendarul lor, să stabilească mementouri pentru întâlniri și să reducă coordonarea e-mail-urilor. Vă economisește timp, ajutându-vă să vă faceți timp pentru ceea ce contează.

Opțiunile sunt nelimitate și le puteți găsi gratuit sau cu un preț ridicat. Dar oricare ar fi investiția, este neapărat să merite.