7 motive pentru a părăsi Foile de calcul Excel pentru gestionarea informațiilor despre produse

De la lansarea sa în 1985, Microsoft Excel a fost soluția de bază pentru companii pentru a-și gestiona și organiza foile de calcul pentru produse. Dar doar pentru că ceva a fost făcut într-un anumit fel pentru atât de mult timp, nu înseamnă că trebuie să continue. Unele tradiții pot fi dăunătoare.

Datele despre produse sunt complexe și lungi, cu funcții multiple. Nu include doar atributele produsului, ci multe alte active digitale, cum ar fi imagini și videoclipuri. Stocarea acestora într-o foaie de calcul poate duce la formate eronate. Există unele active digitale pe care nu le puteți stoca într-o foaie de calcul. Dar asta nu este tot. Foile de calcul sunt o opțiune pentru tine atunci când vine vorba de gestionarea magazinelor tale de comerț electronic și a informațiilor despre produse din diverse alte motive.

Sunt aici pentru a evidenția diferitele probleme care apar odată cu utilizarea foilor de calcul Excel și de ce este timpul să treceți la soluții mai eficiente; și anume: PIM.

1. Foile de calcul sunt predispuse la erori umane

Datele sunt unul dintre cele mai puternice active ale unei afaceri care se bazează pe luarea unor decizii de calitate și crearea de îndrumări. Dar ce, atunci, dacă datele nu sunt complete sau exacte? Ai ghicit: decizii proaste care vor conduce afacerea în direcția greșită.

Se raportează că 88% dintre foile de calcul au erori în ele. Cu fiecare persoană din cadrul unei organizații care efectuează modificări la un fișier, șansele de contaminare cresc. Micile erori minore de-a lungul acestui proces au ca rezultat o foaie de calcul care conține date inexacte și inconsecvente. Aceste erori își găsesc drumul în foile de calcul, deoarece Excel nu are nicio modalitate de a anunța utilizatorii atunci când introduc un atribut de produs care poate fi inexact sau dacă omit din greșeală o celulă, așa cum este posibil în soluțiile de management al informațiilor despre produs. De asemenea, pentru că este atât de greu să țin evidența datelor, angajații pot deveni leneși și pot introduce atributele produsului fără a verifica de două ori intrările anterioare pentru a se asigura că nu se repetă.

Dacă sunteți în industria comerțului electronic suficient de mult, veți înțelege impactul pe care îl pot avea datele inconsistente asupra satisfacției clienților. Pur și simplu îi îndepărtează de marca ta. Deci, ce rost are să petrecem ore și ore de muncă grea pentru întreținerea foilor de calcul atunci când acestea produc rezultate nedorite și reduc vânzările?

Prin urmare, pe măsură ce afacerea dvs. crește, este esențial să treceți de la foile de calcul pentru produse la sisteme de gestionare a datelor care vă permit să țineți evidența tuturor informațiilor legate de produs, fără erori. Astfel de sisteme notifică imediat utilizatorii cu privire la orice atribute ale produsului lipsă și intrările duplicate și asigură coerența între toate canalele.

2. Nu permiteți colaborarea între membrii echipei

Un motiv major pentru care foile de calcul sunt atât de susceptibile la erori este că nu permit colaborarea între membrii echipei. Deoarece sincronizarea foilor de calcul nu poate fi astfel încât modificările aduse acestora de mai mult de un angajat în același timp să fie toate încorporate în fișier simultan, acestea devin izolate.

Fiecare fișier Excel este proiectat pentru a fi actualizat de o instanță de Excel la un moment dat. Ele nu au aceeași arhitectură ca bazele de date de întreprindere sau sistemele de management al informațiilor despre produse care sunt concepute pentru a sprijini mai mulți utilizatori.

În ciuda existenței soluțiilor de cloud computing, este încă dificil să partajați foi de calcul între membrii echipei și alte departamente din cadrul organizației. Foi de calcul Google este una dintre posibilele soluții cloud care permit partajarea în timp real, dar poate încălca politica de securitate a unei companii și poate provoca o încălcare sau pierdere de date.

Acesta este diferit de modul în care funcționează soluțiile de management al informațiilor despre produs, cum ar fi Apimio. Mai mulți angajați pot actualiza astfel de soluții în timp real, fără a-și face griji cu privire la modificările nesalvate din diferite surse. Software-ul PIM permite lucrul în colaborare, ducând la fluxuri fără întreruperi de informații în toate departamentele și canalele. De asemenea, economisește mult timp. Acest lucru este spre deosebire de foile de calcul în care trebuie să așteptați ca un angajat să termine modificările pe foaie pentru a le transmite următorului angajat. Și acest ciclu ineficient continuă la nesfârșit.

3. Nicio responsabilitate, deoarece modificările nu pot fi urmărite

Acum, oricine are acces la o foaie de calcul de produs poate face modificări la aceasta. Dacă acordați acces la foile de calcul pentru 5 angajați diferiți, nu există nicio modalitate de a urmări cine a făcut modificările acelor fișiere. Dacă există vreodată un caz în care informații importante sunt pierdute sau schimbate, veți petrece o perioadă considerabilă de timp încercând să vă dați seama cine a fost responsabil pentru asta. Apoi veți petrece mai mult timp recuperând acele informații cumva.

Acest lucru este spre deosebire de soluțiile automate, cum ar fi PIM-urile care înregistrează toate modificările aduse sistemului. Îl puteți configura pentru a urmări modificările la articole, produse și alte entități. Cu aceste informații, este posibil să reconstruiți toate acțiunile care au avut loc entităților configurate. Acest lucru este extrem de important deoarece ajută la simplificarea procesului unui sistem/date de restaurat în cazul pierderii sau a unor activități rău intenționate care apar în sistemul PIM.

4. Lipsa de securitate

De obicei, foile de calcul nu sunt atât de sigure și, prin urmare, prezintă un risc mai mare de corupție a datelor sau de gestionare greșită a informațiilor. Este posibil ca fișierele care conțin informații financiare sensibile să nu fie protejate de hackeri. Puteți proteja cu parolă un fișier foaie de calcul de produs, cu toate acestea, este posibil să nu fie suficient de utilizat pentru companii. Odată ce cineva are acces la datele foii de calcul, este imposibil să restricționați ceea ce face cu acestea.

Prin urmare, alte tipuri de software de colectare a datelor pot fi o opțiune mai viabilă. De exemplu, Apimio are măsuri de protecție încorporate care protejează integritatea datelor. Doar producătorul are autonomie de a face modificări la datele produsului. Puteți aloca diferite sarcini diferitelor angajați pe portal, restricționând accesul. Într-o foaie de calcul, acest lucru este imposibil, deoarece nu puteți restricționa accesul anumitor celule.

În mod similar, un utilizator poate sorta o coloană de informații și poate cauza, fără să știe, informații legate de, cum ar fi numele și numele, să nu se sincronizeze. În schimb, o bază de date va păstra toate părțile unei înregistrări unificate, asigurând astfel o mai bună integritate a datelor.

Sistemele PIM sunt optime pentru vânzarea omnicanal. Prin urmare, în procesul de distribuire a datelor pe mai multe canale de vânzare, integritatea datelor este intactă, fără corupție sau pierdere de informații.

5. Nu sprijini luarea deciziilor în timp real

Foile de calcul sunt incapabile să sprijine luarea deciziilor în timp real din cauza datelor învechite și inexacte. Este nevoie de timp pentru a colecta cele mai actualizate informații de la mai mulți utilizatori și a rezuma informațiile.

Foile de calcul oferă date brute dintr-o dată. Prin urmare, este o provocare să interpretezi ce date sunt esențiale și ce nu. Poate că singura opțiune dintr-o foaie de calcul este să apăsați butonul „sortare”, care nu vă ajută întotdeauna să găsiți ceea ce căutați. Cu alte sisteme existente, poate fi posibilă prioritizarea datelor prin instrumente de vizualizare. Aceste instrumente pot evidenția aspectele critice ale unui set de date sau ale rezultatelor, spre deosebire de foile de calcul.

Foile de calcul pentru produse nu sunt concepute pentru a păstra date istorice. Adesea, în timpul acțiunii de reducere a dimensiunii lor pentru a le menține mai ușor de gestionat, cineva poate șterge din greșeală datele istorice. Chiar dacă păstrați versiuni diferite, este foarte greu pentru factorii de decizie să compare fișiere și să identifice tendințele în datele lor.

Sistemele de management al informațiilor despre produse sunt construite pentru a se adapta la analiza datelor. Cu toate informațiile stocate într-un singur loc, organizațiile pot citi tendințele consumatorilor și pot lua decizii de afaceri de calitate. Software-ul potrivit pentru tabloul de bord vă va oferi cadrul grafic din care să creați, oferindu-vă în același timp o mulțime de oportunități de personalizare.

Foile de calcul sunt, de obicei, fără context. Este dificil să corelezi diferite seturi de date împreună în Excel pentru a vedea cum se interacționează. Tablourile de bord, pe de altă parte, pot avea diferite straturi de informații și pot combina mai multe surse fără probleme. Începeți cu o vizualizare la nivel înalt a valorilor dvs. și adăugați detalii detaliate pentru a afișa datele care conduc acele numere cu un singur clic.

6. Nepotrivit pentru managementul activelor digitale (DAM)

Ați încercat vreodată să stocați o imagine într-o foaie de calcul? Te face să strângi pumnii din frustrare pentru că este aproape imposibil. PDF-urile, videoclipurile, imaginile și alt conținut digital sunt esențiale pentru afacerile de comerț electronic, deoarece vă dau viață produselor. Atributele de bază ale produsului nu vor implica cumpărătorii.

Activele digitale sunt adesea publicate, în diferite departamente cu diferiți angajați. Având o locație centrală care stochează toate aceste date împreună cu restul informațiilor despre produse, se asigură că acestea sunt ușor accesibile și disponibile pentru orice membru al organizației, astfel încât să le poată împinge pe toate canalele de vânzare oricând.

PIM are capacități DAM nelimitate pentru a menține toate fișierele și conținutul multimedia în siguranță și la zi. Puteți gestiona imagini, videoclipuri, grafice și fișiere într-un singur loc, legate direct de produsele dvs. Având atât informațiile despre produse, cât și activele digitale într-un depozit central, permite echipelor de marketing să transmită cu ușurință conținut în legătură cu produsele lor, dacă este necesar. De asemenea, permite crearea de conținut mai potrivit, deoarece niciun fișier nu este pierdut. Echipele nu trebuie să petreacă timp suplimentar încercând să le localizeze.

Cu instrumentele de gestionare a informațiilor despre produs, cum ar fi Apimio, publicarea activelor digitale pe canalul potrivit, la momentul potrivit și în formatul potrivit, este automată. Nu trebuie să vă stresați cu privire la optimizarea acestora pentru fața utilizatorului, deoarece sistemul o face pentru dvs.

O altă lectură: Înțelegeți diferența fundamentală dintre sistemele DAM și PIM

7. Fără backup automat al datelor

Excel nu are nicio funcție de copiere automată a datelor. Deci, odată ce începeți să introduceți datele despre produse în foile dvs. Excel, mai bine vă pregătiți să pregătiți manual și o copie de rezervă pentru acesta. De asemenea, dacă apare vreodată o instanță în care ați uitat să faceți o copie de rezervă, acele date au dispărut pe fereastră, nu pot fi găsite nicăieri. Pierderea datelor este un risc imens pentru orice afacere. Rezultă date incomplete despre produse pe frontul public și analize inexacte ale datelor în viitor. Acest lucru se datorează faptului că bucăți uriașe de date nu se reflectă în foi.

Cu toate acestea, fiecare PIM are o funcție de copiere automată a datelor care face copii de siguranță ale bazei de date frecvent, automat și le stochează în diferite locații virtuale. Utilizatorii nu trebuie să-și facă griji cu privire la pierderea datelor, deoarece totul va fi sigur și securizat. Îl poți accesa în orice moment, în orice locație pe care o consideră convenabilă. Gândiți-vă la timpul și efortul pe care echipa dvs. le va economisi atunci când veți face backup automat la date. Nu este necesară nicio lucrare manuală. Ne place să-l auzim!

In concluzie

Cu sisteme PIM robuste, companiile ar trebui să înceteze să se bazeze pe foi de calcul Excel învechite care creează date inexacte și inconsecvente despre produse. Instrumente precum Apimio sunt acum pe piață pentru a ajuta companiile de comerț electronic să-și eficientizeze operațiunile, să acceseze date despre produse de cea mai înaltă calitate, cu securitatea și integritatea datelor garantate.