7 Șabloane de buget pentru evenimente pentru a vă planifica finanțele

Am mai spus-o și o voi spune din nou: urăsc foile de calcul și urăsc bugetul. Sunt rele necesare, așa cum știm cu toții, așa că atunci când este timpul să-mi fac bugetul, mă bazez pe șabloane și aplicații precum Wally pentru a-mi planifica cheltuielile.

Dacă sunteți un planificator de evenimente care dorește să vă simplifice procesul de bugetare, aveți nevoie de un șablon de buget pentru evenimente. Șabloanele sunt o opțiune excelentă pentru planificatorii de evenimente care nu își permit un software de bugetare elaborat și au nevoie de o soluție diferită.

Am compilat o listă de șapte șabloane de buget pentru evenimente (un amestec de foi de calcul Excel și opțiuni imprimabile) care vă vor ajuta să vă planificați cheltuielile pentru majoritatea - dacă nu pentru toate - evenimentele dvs.

Dacă niciunul dintre aceste șabloane nu este exact ceea ce căutați, nu vă temeți: completez lucrurile cu un ghid rapid pentru construirea propriului șablon de buget pentru eveniment.

Șabloanele sunt listate în ordine alfabetică.

Șabloane Excel

Aceste șabloane sunt cele mai bune pentru planificatorii de evenimente care nu numai că doresc să planifice cheltuielile pentru evenimente, ci și să vizualizeze aceste cheltuieli folosind instrumente pentru foile de calcul Excel. Șabloanele Excel oferă utilizatorilor mult mai multă flexibilitate decât bugetele imprimabile, făcându-le ideale pentru evenimente complexe cu mai multe părți mobile.

• Șablon oficial Microsoft Office 1
• Șablon oficial Microsoft Office 2
• Caietul de lucru pentru bugetul evenimentului Smartsheet și fișa de lucru pentru planificarea conferinței
• Buget pentru evenimente Tidyform și șablon de diagramă

Șabloane imprimabile

Pentru planificatorii care preferă să lucreze pe hârtie, aceste șabloane sunt exact ceea ce cauți. Acestea sunt cele mai bune pentru evenimente mai mici, fără prea multe părți în mișcare și acoperă cheltuielile de bază, cum ar fi locația, decorațiunile și personalul.

• Foaie de lucru pentru bugetul evenimentului FreebieFindingMom
• Ghid Planificator de buget pentru evenimente
• Template.net Șabloane de buget pentru evenimente imprimabile

Creați propriul șablon de buget pentru evenimente

În timp ce aceste șapte șabloane acoperă majoritatea elementelor de bază, ele nu acoperă fiecare bază. Dacă aceste șabloane enumerate nu au tot ce aveți nevoie, vă puteți construi propriul șablon de buget pentru evenimente de la zero, în orice format doriți.

Eventbrite are un ghid amănunțit care vă ghidează prin fiecare pas al proiectării propriului buget pentru eveniment. Am rezumat pașii lor mai jos și am dezambalat procesul în continuare, incluzând indicații suplimentare despre ceea ce ar trebui să căutați atunci când vă creați bugetul pentru eveniment.

Pasul 1: Stabiliți pentru ce vă bugetați

În timp ce majoritatea evenimentelor au cheltuieli similare, cum ar fi costurile locației sau sistemele de înregistrare a oaspeților, altele, cum ar fi securitatea dronei și alte caracteristici la modă, sunt unice pentru fiecare eveniment. Avantajul construirii propriului buget este abilitatea de a vă organiza costurile unice în orice mod doriți.

De ce cheltuieli ar trebui să luați în considerare atunci când vă construiți șablonul de buget pentru eveniment?

• Locatie si decoratiuni
• Catering
• Personal
• Marketing de evenimente
• Cheltuieli de calatorie
• Echipament audio/vizual
• Divertisment
• Taxe diverse

Pasul 2: Identificați costurile reale

Bugetul dumneavoastră are nevoie de o bază de cheltuieli necesare, cum ar fi locul de desfășurare, care vin înainte de adăugarea oricăror facilități suplimentare. Linia de referință constă din categorii largi, fiecare dintre acestea fiind completată cu costuri individuale.

Iată câteva exemple:

Locul de desfasurare:

• Închiriere camere
• Depozit de securitate
• Parcare

A/V:

• Proiectoare
• Internet/Wi-Fi
• Difuzoare
• Microfoane
• Camere de luat vederi

catering:

• Barmanii
• Servere
• Alimente
• Băuturi

Marketing:

• Software de marketing pe rețelele sociale
• Materiale tipărite și lucrări de proiectare
• Software de gestionare a înregistrărilor

Divertisment:

• Muzicieni/DJ
• Taxe pentru difuzor
• Costurile asociate cu locuința și transportul

Diverse:

• Decorul locației
• Scaune
• Personal suplimentar pentru eveniment
• Taxe si impozite

Eventbrite recomandă codificarea cu culori a cheltuielilor dvs., etichetarea cheltuielilor locației cu roșu, cheltuielile de marketing în albastru, costurile de călătorie în verde și așa mai departe. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți finanțele organizate și să vă faceți ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie.

Pasul 3: planificați venitul estimat

După ce ați calculat cheltuielile, este timpul să vă proiectați veniturile.

Majoritatea software-ului de gestionare a evenimentelor pot urmări vânzările de bilete, în timp ce altele urmăresc surse suplimentare de venit, cum ar fi vânzătorii, sponsorii și veniturile din donații. Dacă acesta nu este primul dvs. eveniment de acest fel, întoarceți-vă și consultați veniturile totale și foile de calcul anterioare pentru a vă ajuta să vă construiți estimarea.

Când vă proiectați veniturile, căutați:

• Costul pe participant versus costul pe dolari câștigați pentru înregistrare
• Tendințe în ceea ce privește costurile participanților și costul pe înregistrare unul în raport cu celălalt (au crescut sau au scăzut?)
• Oportunități de evenimente, inclusiv noi tehnologii care creează noi costuri, aducând și noi venituri (de exemplu: tehnologia RFID)
• Evenimente similare și rentabilitatea lor

Pasul 4: Planificați variabilele necunoscute

În orice buget, doriți să creați un tampon pentru incidentele întâlnite în timpul planificării evenimentului. Este mai bine să depășiți bugetul și să rămâneți cu fonduri în exces decât să rămâneți blocat în roșu înainte de a încasa venituri.

Pentru sfaturi despre menținerea costurilor în limitele bugetului stabilit pentru a crea acel buffer, vedeți acest videoclip de la Planificarea evenimentelor Blueprint TV:

Pasul 5: Aduceți totul împreună

Acum că aveți toate informațiile de care aveți nevoie, este timpul să vă pregătiți bugetul pentru eveniment.

Pentru utilizatorii Excel, iată un tutorial rapid despre cum să creați un buget simplu de foaie de calcul în care puteți conecta toate datele:

Pentru cei dintre voi care preferă pixul și hârtia, utilizați unul dintre șabloanele de mai sus ca inspirație și adăugați variabile și secțiuni unice și necesare pentru a crea un buget cuprinzător, complet personalizat.

Alte resurse pentru managementul evenimentelor

În loc să vă satisfacă nevoile, poate că aceste șabloane v-au făcut să realizați că aveți nevoie de un sistem software de bugetare care să vă ajute să vă planificați cheltuielile. Consultați directorul de software de bugetare Capterra și asigurați-vă că utilizați instrumentul puternic de filtrare pentru a vă ajuta să găsiți exact ceea ce aveți nevoie.

Blogul de gestionare a evenimentelor Capterra este plin de resurse și ghiduri pentru a vă ajuta să realizați evenimentul perfect. Iată câteva pentru a începe:

• 3 lecții de gestionare a evenimentelor de la „Artistul dezastrului”
• 5 valori care vor determina rentabilitatea investiției dvs. pentru eveniment
• Șabloane de programe de evenimente gratuite sau accesibile pentru evenimente cu buget redus
• 4 aplicații mobile pentru evenimente pentru a crește implicarea participanților