6 sfaturi privind productivitatea și managementul timpului pentru antreprenori

Cunoașteți cea mai mare trăsătură a antreprenorilor de succes și a proprietarilor de afaceri ?

Își păzesc fără milă timpul și se concentrează asupra obiectivelor lor în timp ce fac mai multe sarcini și duc la bun sfârșit lucrurile .

Dar, conducerea unei afaceri înseamnă că nu poți scăpa complet de sarcinile administrative zilnice și repetitive . Adăugați la asta barajul constant de apeluri telefonice , actualizări de rețele sociale și notificări de pe smartphone , iar atingerea productivității maxime poate fi un vis îndepărtat.

Dar nu este imposibil.

În acest articol, vom împărtăși tehnici practice și realizabile de gestionare a timpului pentru un antreprenor ocupat , pentru a vă ajuta să vă concentrați pe sarcinile cu cea mai mare prioritate, fără a pierde controlul asupra operațiunilor de zi cu zi.

Importanța abilităților de gestionare a timpului pentru proprietarii de IMM-uri

În calitate de proprietar de întreprinderi mici și mijlocii (IMM), porți multe pălării. Probabil ești CEO-ul, directorul de marketing, reprezentantul serviciului pentru clienți — lista poate continua.

Nu este surprinzător faptul că proprietarul mediu de startup lucrează 50-70 de ore pe săptămână .

Lucrul de ore lungi este adesea o parte a antreprenoriatului în stadiu incipient , dar este important să recunoașteți că aveți energie fizică și mentală limitată. Și, stingerea zilnică a incendiilor s-ar putea simți ca o muncă, dar doar îți consumă energia și îți distrage atenția de la sarcinile tale strategice cele mai critice.

Nu este durabil, duce la epuizare și vă distruge echilibrul dintre viața profesională și viața privată .

De aceea trebuie să vă prioritizați cerințele, astfel încât să vă puteți petrece timpul lucrând „la” afacerea dvs., oferind direcție strategică, creând experiențe mai bune pentru clienți și găsind modalități de impact de a delega, automatiza sau elimina restul sarcinilor pentru a vă asigura afacerea. merge lin.

Sfaturi practice de gestionare a timpului pentru antreprenorii ocupați

Nu poți îmbunătăți ceea ce nu măsori. Înainte de a utiliza orice strategii de gestionare a timpului , trebuie să vă auditați cu atenție rutinele zilnice și să aflați unde vă petreceți timpul.

Puteți face acest lucru folosind aplicații de urmărire a timpului sau pur și simplu listând tot ceea ce faceți într-o foaie de calcul la sfârșitul zilei . O săptămână de date ar trebui să fie suficientă pentru a vă arăta tendințele și pentru a vă ajuta să identificați zonele de îmbunătățire.

Odată ce aveți aceste informații, utilizați următoarele tehnici pentru a vă optimiza productivitatea.

1. Folosiți Matricea Eisenhower pentru a prioritiza sarcinile

Matricea Eisenhower este unul dintre cele mai populare instrumente pentru prioritizarea sarcinilor și gestionarea eficientă a timpului.

Iată cum funcționează.

Luați-vă toate sarcinile și organizați-le în patru cadrane.

Urgent și Important

Acestea sunt cele mai critice sarcini de afaceri care necesită atenția dvs. imediată - o problemă critică a clienților, o campanie de vânzări pe timp limitat sau un termen limită pentru proiect. Prioritizează-le față de orice altceva.

Important dar nu urgent

Acestea sunt sarcini importante care contribuie de obicei la sănătatea pe termen lung a afacerii dvs. - întâlniri anuale de planificare, învățare de noi abilități și investiții în software mai bun. Cel mai bine este să le programați la o oră potrivită, în loc să le amânați la infinit.

Urgent dar nu important

Acestea sunt sarcini administrative operaționale și cu competențe reduse, care sunt esențiale pentru operațiunile dvs. de zi cu zi, dar care pot fi delegate cu ușurință .

Nu este urgent și nu este important

Acestea sunt ucigașe de timp, cum ar fi derularea pe rețelele sociale , întâlnirile inutile sau formalitățile ierarhice pe care ar trebui să le eliminați din viața voastră.

Data viitoare când creați o listă de activități la începutul zilei de lucru , rulați-o prin această matrice pentru a vă asigura că prioritizați cele mai importante sarcini și delegeți, programați sau eliminați restul.

2. Învinge distragerile folosind Tehnica Pomodoro

Nu ne putem deconecta complet de la rețelele sociale , e-mailuri sau interacțiunile la locul de muncă. Dar putem organiza aceste distrageri pentru a ne asigura că nu ne afectează productivitatea.

Aici este atât de eficientă Tehnica Pomodoro .

Tehnica Pomodoro este o strategie de gestionare a timpului care descompune munca în intervale concentrate separate de pauze scurte.

Se compune din următoarele:

• Intervale: Fiecare perioadă de lucru se numește Pomodoro și durează de obicei 25 de minute.
• Pauze: pauze scurte (de obicei 5 minute) urmează fiecare pomodoro.
• Seturi: După patru Pomodoros, există o pauză mai lungă de 20-30 de minute.

Folosiți pauzele pentru a vă relaxa, a parcurge rețelele sociale sau pentru a face orice vă distrage atenția de la serviciu. Dar rămâne pe deplin concentrat în timpul perioadei de lucru.

Nu există reguli stricte și rapide aici. Puteți modifica durata intervalelor și pauzelor pentru a se potrivi cu ceea ce vă convine cel mai bine.

3. Eliberați timp folosind automatizarea

Automatizarea proceselor de afaceri și a fluxurilor de lucru este una dintre cele mai bune modalități de a vă elibera timp și de a fi mai productiv. Aici este un instrument de management al relațiilor cu clienții (CRM) precum Act! poate fi un tip puternic de software de gestionare a timpului pentru afacerea dvs.

Puteți utiliza un CRM pentru a vă automatiza fluxurile de lucru de marketing prin e-mail, generarea de clienți potențiali și gestionarea clienților . În loc să introduceți manual informațiile despre clienți în diferite foi de calcul și să petreceți ore întregi în fiecare zi căutând datele potrivite, utilizați Act! pentru a organiza totul într-un tablou de bord cu informații despre clienți.

Vă oferă informații pertinente și vă asigură că petreceți mai mult timp luând decizii de afaceri bazate pe informații despre clienți, în loc să gestionați foile de calcul.

4. Minimizați întâlnirile cu comunicarea asincronă

Întâlnirile provoacă pierderi de productivitate de peste 37 de miliarde de dolari în fiecare an.

Ce e mai rau? 55% dintre profesioniști consideră că majoritatea întâlnirilor ar fi putut avea loc prin e-mail.

Soluția simplă? Utilizați instrumente de comunicare asincrone, cum ar fi e-mailul, înregistrările de ecran, mesajele vocale și instrumentele de gestionare a proiectelor, pentru a colabora mai eficient și a economisi timp . Programează întâlniri doar când nu există o opțiune mai bună.

5. Creați o sursă de cunoștințe pentru echipa dvs

Sunteți proprietarul unei afaceri , așa că, firesc, știți cele mai multe despre afacerea dvs. și despre cum doriți ca angajații să o conducă pentru dvs.

De ce să nu transformați aceste informații într-o sursă de cunoștințe cu înregistrări video, articole, ghiduri și proceduri standard de operare (SOP) pe care angajații dvs. le pot folosi de fiecare dată când au nevoie de îndrumare? Acest lucru vă poate economisi mii de ore în timp și reduce dependența echipei de dvs.

6. Învață să spui nu (des)

A spune nu oricărui lucru care nu se aliniază cu obiectivele sau cu viziunea ta este o superputere de care are nevoie fiecare proprietar de afaceri .

Steve Jobs a fost faimos pentru că a făcut asta la Apple. Dar funcționează și pentru întreprinderile mici, deoarece echipa, investitorii sau partenerii dvs. de afaceri pot încerca uneori să vă atragă în sarcini care nu merită timpul dvs.

Învață să spui nu mai des decât da și vei fi mult mai productiv decât concurenții tăi.

Creați obiceiuri și rutine zilnice pentru a face mai multe

În cele din urmă, productivitatea ta ca antreprenor se rezumă la crearea unor rutine zilnice productive care să-ți conducă ziua.

A avea o rutină înseamnă mai puține incertitudini, distrageri și surprize. Drept urmare, puteți să vă concentrați asupra obiectivelor pe termen lung și să petreceți mai mult timp lucrând „la” afacerea dvs.

Desigur, va trebui totuși să vă scufundați în chestiile operaționale din când în când.

Dar acolo este locul în care prioritizarea , delegarea și, cel mai important, automatizarea sarcinilor vă va ajuta să gestionați eficient timpul .

Pentru a începe să automatizezi sarcinile și să-ți eliberezi timpul, oferă Act! o încercare gratuită de 14 zile .