6 chei pentru o comunicare eficientă la consiliu

Comunicarea eficientă a consiliului de administrație în cadrul unei organizații poate însemna diferența între depășirea așteptărilor acționarilor și eșecul în îndeplinirea obiectivelor stabilite. Din păcate, majoritatea consiliilor de administrație și a echipelor de conducere ale companiei nu reușesc să aibă un impact pozitiv asupra rezultatelor afacerii

Cercetarea companiei globale de consultanță în management McKinsey & Company a raportat recent că 64% dintre consilii au avut un impact scăzut sau sub medie asupra creării de valoare pe termen lung a unei companii.

Ce anume cauzează un consiliu de administrație sau o echipă de conducere ineficientă? Strategiile greșite și plasarea persoanelor greșite în funcții de conducere sunt două cauze principale. Lipsa unei comunicări clare și în timp util a consiliului de administrație este un alt factor care contribuie la ineficiența consiliului de administrație.

Puterea absolută a comunicării eficiente la bord este evidențiată într-un exemplu recent de la Facebook. Potrivit COO-ului Facebook, Sheryl Sandberg, CEO Mark Zuckerberg a îmbunătățit recent eficiența întâlnirilor Facebook prin implementarea a două strategii de comunicare de bază:

1) trimiterea materialelor participanților la întâlnire în avans și 2) stabilirea obiectivelor la începutul fiecărei întâlniri.

Care sunt alte sugestii pentru îmbunătățirea comunicării unui consiliu? Consultați aceste șase sugestii:

1. Dezvoltați și comunicați o strategie de comunicare definită a consiliului de administrație

Cea mai bună modalitate de a asigura succesul pe termen lung din partea consiliului de administrație al unei companii începe cu dezvoltarea unei strategii puternice, urmată de comunicarea acelei strategii tuturor membrilor consiliului.

Introduceți o strategie definită de la început pentru a oferi consiliului de administrație o foaie de parcurs de urmat. Asigurarea că toți membrii consiliului sunt pe aceeași pagină este esențială pentru succes.

Când construiți un panou, deși este important să comunicați obiectivele, este la fel de important să comunicați clar obstacolele actuale și încercările trecute de a rezolva aceste probleme. Acest lucru permite consiliului să evite să urmeze strategii învechite, eșuate.

Consiliile eficiente vin adesea cu strategii noi pentru a face față provocărilor cu care se confruntă și apoi se asigură că toți cei implicați înțeleg strategia și ce se așteaptă de la ei.

2. Definiți și comunicați rolurile

Definirea și comunicarea rolurilor fiecărui membru al consiliului reprezintă o parte vitală a stabilirii strategiei consiliului de a merge mai departe. Un consiliu eficient are nevoie de un lider puternic, de obicei CEO sau COO, pentru a se asigura că consiliul are tot ce le trebuie pentru cea mai bună șansă de succes.

Un consiliu mai conține și alte roluri, inclusiv directorul financiar (CFO), secretarul și orice alți subalterni care ar putea intra sub conducerea posturilor menționate mai sus.

Comunicați rolul fiecărui membru al consiliului. De exemplu, CFO se ocupă de majoritatea problemelor financiare ale companiei și deține o cunoaștere excepțională a fezabilității financiare a unei anumite strategii.

Cu toate acestea, CEO-ul este cel care decide final dacă un proiect continuă sau nu. Secretarul păstrează toate procesele verbale de la ședințe și păstrează documentele și înregistrările corporației, asigurându-se că consiliul de administrație păstrează accesul la informațiile de care are nevoie atunci când elaborează noi strategii sau ia decizii importante.

Astfel, asigurarea faptului că toți membrii consiliului de administrație înțeleg ce se așteaptă de la ei poate preveni o neînțelegere cu privire la cine are responsabilitatea pentru anumite sarcini.

3. Construiți o echipă de profesioniști care posedă abilități de comunicare excepționale

Construirea unui consiliu de administrație sau a unei echipe de management nu se oprește cu CEO-ul sau COO desemnarea celor mai calificați persoane pentru fiecare poziție. De asemenea, trebuie să se asigure că fiecare individ poate lucra eficient cu ceilalți de la bord și poate comunica puternic și concis.

Cele mai eficiente consilii funcționează sub un aer de respect și comunicare deschisă între membrii consiliului. Aceasta înseamnă că persoanele din consiliu respectă opiniile colegilor lor membri ai consiliului și acceptă decizia finală luată de CEO sau COO.

Directorii generali și COO ar trebui, de asemenea, să caute persoane ale căror stiluri de lucru, inclusiv stilurile lor de comunicare, se completează reciproc.

Abilitatea de a lucra bine împreună poate contribui în mare măsură către coeziunea generală a consiliului și chiar poate facilita un succes mai mare, deoarece un consiliu unificat realizează adesea mult mai mult decât un consiliu plin de lupte interioare, indecizie și lipsă de comunicare clară.

4. Alegeți Instrumentele de comunicare pe placă potrivite

În cele din urmă, canalele de comunicare în sine fac sau distrug eficiența unui consiliu sau a unei echipe de management, în special pentru consiliile cu membri ai echipei care sunt adesea departe de sala de consiliu.

Fără metode puternice de comunicare, strategia unei companii se dizolvă adesea într-o serie de oportunități ratate și pași greșiți.

Utilizarea instrumentelor de colaborare online, cum ar fi TextMagic, reprezintă o modalitate de a preveni acest tip de barieră de comunicare. Potrivit unui studiu de caz Loomion AG, o soluție de mesagerie text a asigurat o mai bună comunicare a consiliului de administrație între membrii consiliului său, permițând o mai bună gestionare a strategiei consiliului de administrație în ansamblu.

5. Pune întrebări și nu presupune

Cei mai buni directori generali și membrii consiliului de administrație își pun întrebări unul altuia, mai ales dacă apare confuzie în timpul unei discuții. Uneori, totuși, CEO-ul sau alți membri ai consiliului de administrație ezită să pună întrebări importante care ar putea ajuta la clarificarea unei situații, ceea ce poate cauza o criză de comunicare.

Directorii generali și liderii echipei de management care pun întrebări par îndrăznețe și profesioniști, ceea ce, la rândul său, îi încurajează pe alții să facă același lucru. Pe lângă faptul că îi aduce pe toată lumea la viteză mai rapid, adresarea întrebărilor ajută și la dezvăluirea oricăror defecte ale unui plan sau strategie înainte ca acestea să devină prea mari.

6. Documentați orice modificări și comunicați modificările tuturor celor implicați

Când consiliul se întrunește, orice modificare implementată de consiliu în strategia actuală necesită documentare și distribuire adecvată. Nerespectarea acestui lucru duce adesea la confuzie, deoarece toată lumea se luptă pentru a ajunge pe aceeași pagină.

Instrumente precum matricele de responsabilitate și jurnalele de modificări pot ajuta la urmărirea oricăror modificări discutate în timpul întâlnirilor sau prin alte comunicări, cum ar fi textul.

În plus, documentarea adecvată a schimbărilor de strategie facilitează comunicarea acestor schimbări către angajații companiei. Cel mai adesea, angajații companiei nu au idee despre discuții care au avut loc în spatele ușilor sălii de consiliu.

Menținerea pasului cu schimbările discutate și comunicarea acestor schimbări către angajați permite companiei să lucreze ca un întreg mai coeziv.

Adesea, consiliile consideră că este important să aibă o soluție viabilă pentru a asigura o comunicare perfectă între membrii echipei. O modalitate flexibilă și fiabilă de a comunica orice schimbări în rândul membrilor consiliului, fie la birou sau plecat, ajută la asigurarea unui succes mai mare pe măsură ce consiliul își urmărește strategia.

Având în vedere natura fluidă a piețelor actuale, panourile eficiente au capacitatea de a se adapta rapid și de a rămâne la zi, folosind strategii și metode de comunicare cu impact.