5 sfaturi de gestionare a timpului pentru a vă ajuta echipa să scape de capcana multitasking

În adâncul interiorului, toată lumea știe că multitasking-ul este o capcană. Nu este cel mai bun hack de productivitate la fel de mult, ci vă mutați rapid atenția de la o sarcină la alta și înainte și înapoi. Se simte ca și cum ai lucrat mult atunci când de fapt încetini. Această schimbare rapidă a contextului între sarcini afectează rezultatul, studiile arătând că multitasking-ul reduce timpul productiv cu 40%!

Chiar și știind că multitasking-ul îți distruge concentrarea, poate fi tentant să faci exact asta - poate mai mult dacă lucrezi de acasă, când întârzii la termenul limită al unui proiect sau te pregătești pentru lansarea unui produs. Curând după aceea, ajungi cu rezultate sub normal, angajați stresați și pierderi de productivitate.

Deci, cum poate echipa ta să scape de capcana multitasking? Răspunsul: o mai bună gestionare a timpului .

De ce contează managementul timpului?

Pur și simplu pentru că timpul este limitat și munca nu. În lumea competitivă de astăzi, presiunea de a face lucrurile ACUM este neîncetată, obstacolele sunt multe și avem doar atâtea ore într-o zi. Indiferent dacă sunteți CEO, manager sau chiar un colaborator individual, a ști cum să vă gestionați mai bine timpul este o abilitate neprețuită care aduce dividende bogate.

Adevărul este că am putea vorbi toată ziua despre de ce contează gestionarea timpului. În schimb, iată cinci statistici sumbre pentru a ilustra de ce este nevoie de ora:

• Întâlniri: Managerii petrec până la 12 ore în întâlniri în fiecare săptămână; angajații petrec aproximativ 9 ore în fiecare săptămână pregătindu-se și participând la întâlniri ( AskCody )
• E- mail: lucrătorii din domeniul informațiilor petrec în medie 3-4 ore în fiecare zi verificând e-mail-ul ( Adobe )
• Distragerea atenției: în medie, ne ia aproximativ 25 de minute pentru a reveni la o sarcină după ce suntem distrași ( Gallup )
• Întreruperi: 71% dintre angajați raportează întreruperi frecvente atunci când lucrează, doar 29% spun că pot bloca orice altceva în timp ce lucrează ( Forbes )
• Productivitate: petrecem doar 60% sau mai puțin din timpul nostru de lucru productiv ( Atlassian )

Strategiile de gestionare a timpului vă pot ajuta echipa să lucreze mai eficient în fiecare zi, trecând peste capcana multitasking. Acest lucru nu numai că îmbunătățește productivitatea, dar reduce și stresul și anxietatea legate de muncă.

Cum să îmbunătățiți gestionarea timpului pentru echipa dvs

Îmbunătățirea managementului timpului pentru echipa dvs. implică încorporarea de noi obiceiuri în rutinele zilnice ale angajaților, în timp ce dezvățați o listă generală de obiceiuri proaste - personale și organizaționale. Adoptarea instrumentelor potrivite pentru managementul timpului și al proiectelor este un început bun. La fel este și încurajarea angajaților să creeze sarcini de făcut și să prioritizeze sarcinile, să aloce blocuri de timp pentru munca concentrată, să implementeze zile fără întâlnire, să limiteze distragerile, să ritmeze ei înșiși, etc. bine, timp și efort. Toate jocurile de cuvinte sunt destinate.

Iată 5 sfaturi eficiente de gestionare a timpului pe care să le împărtășiți echipei dvs. chiar acum:

1. Organizați și prioritizați, în fiecare zi
2. Închideți căsuța de e-mail, nu serios
3. Pune-ți calendarul la treabă
4. Rezervați întâlniri scurte, mențineți-le concentrate
5. Lucrați offline când puteți

Organizați și prioritizați, în fiecare zi

Începeți prin a pune angajații să enumere ceea ce trebuie să realizeze astăzi. Defalcați lista respectivă la nivelul sarcinii și evaluați ce lucru trebuie abordat mai întâi (și ce poate aștepta). Faceți din acesta un ghid despre modul în care echipa dvs. își petrece timpul și atenția.

Stabiliți termene clare și oneste pentru a îndeplini fiecare sarcină. Fii ambițios cu termenele tale, dar nu nerezonabil - asta înseamnă doar stres mental. Nu în ultimul rând, cereți fiecărui membru al echipei să treacă fizic sarcinile finalizate de pe listă pentru a rămâne motivat pe tot parcursul zilei de lucru.

Faceți din organizarea și prioritizarea muncii o parte din rutina de la începutul zilei sau de la închiderea zilei, astfel încât să puteți face bilanțul a ceea ce echipa dvs. a realizat în fiecare zi și să mutați munca neterminată la lista de sarcini de a doua zi. În cele din urmă, nu ezitați să restabiliți prioritățile sarcinilor de făcut pe baza informațiilor noi și a cerințelor de afaceri în continuă schimbare.

Sfat de profesionist: instrumentul Shared To-Dos de la Flock vă ajută echipa să-și gestioneze toate sarcinile de făcut într-o singură listă, stabilind roluri și termene limită pe care oricine le poate vedea și modifica în orice moment.

Închide-ți căsuța de e-mail — nu, serios

Puține lucruri din viață ne pot deraia atenția ca acea notificare de alertă „ai e-mail”, invocând un reflex aproape pavlovian la oameni de a verifica e-mailul. Îți amintești acele cinci statistici sumbre? Petrecem mai mult timp verificând e-mailurile în fiecare zi decât în ​​lucrul nostru și fiecare întrerupere consumă aproape jumătate de oră din atenția noastră. Adevărul este că e-mailul poate aștepta, mai ales când ești concentrat pe o sarcină. Este conceput pentru a fi asincron și sunteți mai bine servit folosind chat-ul în echipă, telefonul sau apelurile video pentru conversații în timp real.

Pune deoparte anumite blocuri de timp din zi pentru a verifica și a răspunde la e-mailuri. Aplicați regula celor două minute a lui David Allen: Dacă la un e-mail se poate răspunde în mai puțin de două minute, răspundeți imediat, în loc să îl lăsați deoparte. Păstrați-vă căsuța de e-mail organizată pentru a urmări mai bine sarcinile și urmăririle în așteptare și pentru a petrece mai puțin timp pe e-mail. Închideți clientul de e-mail când ați terminat și rezistați tentației de a răspunde imediat la noile alerte prin e-mail. Dacă acest lucru este prea dificil, luați în considerare dezactivarea notificărilor push și oprirea la tăcere a telefonului atunci când lucrați.

Pune-ți calendarul la treabă

Folosiți-vă calendarul pentru a rezerva timp, nu doar întâlniri. Programați blocuri de timp de 30-60 de minute în calendar pentru a vă segmenta ziua de lucru și pentru a vă asigura că aveți timp să lucrați la sarcini prioritare. Acest lucru le permite colegilor de echipă să știe când sunteți ocupat, reducând semnificativ întreruperile din timpul muncii concentrate. Ai grijă să nu exagerezi, altfel ei vor simți că nu ești disponibil tot timpul.

Serviciile moderne de calendar, cum ar fi Google Calendar, funcționează pe toate dispozitivele, astfel încât să puteți programa ora chiar și atunci când sunteți în mișcare și se va sincroniza automat cu stația de lucru. Integrați Google Calendar în Flock pentru a vedea toate evenimentele dvs. într-un singur loc și a programa altele noi direct dintr-un chat sau canal partajat. O altă caracteristică subestimată, dar puternică, este capacitatea de a crea calendare suprapuse pentru întâlniri personale și de serviciu, astfel încât să nu vă rezervați de două ori. Când este posibil, rezervați întâlniri consecutiv, astfel încât să aveți restul zilei de lucru fără întreruperi.

Rezervați întâlniri scurte, mențineți-le concentrate

Prioritizează timpul colegilor tăi. O întâlnire lungă care iese în afara subiectului este o pierdere de timp pentru toți participanții și toată lumea rămâne în urmă cu sarcinile lor. Amintiți-vă că conversațiile tangențiale și alte comentarii secundare pot fi făcute asincron prin e-mail sau instrumente de chat precum Flock. Când programați întâlniri, rezervați-le pentru mai puțin timp decât credeți că vor dura. Timpul suplimentar de întâlnire încurajează participanții să întindă lucrurile. În schimb, crearea unui sentiment de urgență poate ajuta pe toată lumea să rămână la punct. Acea întâlnire de o oră? Bărbierește 15 minute și vezi cum merge. Bun? Strângeți-l în 30 de minute! Mai puțin timp la întâlniri înseamnă mai mult timp pentru a-ți îndeplini sarcinile.

Lucrați offline când puteți

Apeluri telefonice, alerte prin e-mail, mesaje de chat, mențiuni sociale și notificări pentru aplicații — lucrăm într-o lume a distragerilor nesfârșite și persistente. Chiar și cea mai mică întrerupere, repetată suficient de des, vă poate costa o cantitate semnificativă de timp productiv. Acesta este motivul pentru care lucrul offline este o modalitate excelentă de a limita distracția și de a vă concentra atenția asupra sarcinilor prioritare.

Încurajează-ți echipa să comunice între ele orele „disponibile electronic”, cerându-le să sune sau să trimită mesaje dacă există o urgență în timpul orelor offline. De asemenea, încurajați utilizarea regulată a funcției Nu deranjați de la Flock, care semnalează când un utilizator nu este disponibil și oferă un interval de timp pentru când se va întoarce. Acest lucru îi permite tuturor din echipă să știe când se pot aștepta la răspunsuri rapide, în timp real de la colegi și când nu ar trebui.