3 Cele mai bune practici cheie pentru colecții B2B

Colecțiile business-to-business (B2B) pot fi provocatoare.

Dacă sunt gestionate bine, încasările nu numai că vă vor îmbunătăți fluxul de numerar , ci și vă vor ajuta să păstrați relațiile cu clienții .

De asemenea, poate contribui la construirea reputației dvs. de a fi un furnizor de sprijin și profesionist pe piața dvs.

Mai jos este o trecere în revistă rapidă a celor mai bune practici pentru colecțiile B2B, bazată pe experiența și expertiza noastră.

Cea mai bună practică 1: Ține cont de B2B

Clienții B2B necesită adesea opțiuni de plată flexibile și personalizate pentru a satisface nevoile lor complexe de afaceri. Și, spre deosebire de omologii lor de la business-to-consumer (B2C ), poate fi nevoie de mult mai mult timp și efort pentru a achiziționa și a integra noi clienți B2B.

Urmărirea celor mai bune practici privind conturile de încasat vă va ajuta să vă mențineți o bună reputație și să vă păstrați relațiile B2B.

Ce sunt conturile de creanță (AR)?

Conturile de creanță (AR) sunt bani datorați unei întreprinderi sau unei persoane pentru servicii sau produse deja furnizate.

În teorie, aceasta ar putea include o factură care nu este plătită imediat. În practică, de obicei se aplică doar plăților întârziate, taxelor de întârziere sau creditului acordat pentru planuri de plată mai complexe sau pe termen lung.

Ce este gestionarea conturilor de încasat?

Gestionarea conturilor de încasat este procesul prin care sunt gestionate plățile datorate unei companii.

Aceasta include modul în care facturile și alte conturi restante sunt înregistrate, emise, procesate, urmărite și urmărite.

De asemenea, implică și alte probleme de plată, cum ar fi comisioane de întârziere sau costuri neprevăzute legate de serviciul dvs., precum și contactarea clienților și colectarea plăților.

Companiile aleg din ce în ce mai mult să-și externalizeze managementul A/R, din cauza sarcinilor manuale greoaie care blochează echipele și îndepărtează concentrarea de la inovație.

Gestionarea conturilor B2B este diferită de gestionarea creanțelor B2C?

Natura afacerilor B2B înseamnă că capitalul de lucru și termenii de plată necesită adesea o planificare atentă, cicluri de afaceri mai lungi și sisteme de creditare special structurate.

Datorită acestor condiții, valoarea de viață a unui client B2B este probabil mult mai mare decât un consumator de pe piața de masă. Adică, trebuie să fii respectuos față de nevoile diferite ale clienților B2B.

Stabilirea unei vânzări este un lucru, dar cultivarea și menținerea acelor relații cu clienții se concentrează pe experiența clienților, de la „butonul de cumpărare” până la facturare și nu numai.

Lumea B2B este mică și companiile vorbesc adesea. Dacă doar câțiva factori de decizie vă percep în mod negativ politica de colectare sau procesul de încasare a plăților, ați putea constata că afacerea dvs. dobândește reputația de a fi dificil de a face afaceri cu.

Cea mai bună practică 2: Comunicați clar

Comunicarea clară a contului și a procesului de plată ar trebui să fie o prioritate de top a gestionării conturilor B2B.

Fii precis, dar explicit în comunicările tale. Dacă informațiile importante cu privire la termenele scadente, taxele de întârziere și procesul de colectare sunt scrise în jargon legal în scrisul mic al contractelor, este probabil să fie ratate.

Toate termenele de plată, termenele limită și pașii ulterioare de întârziere a plății ar trebui să fie listate clar și disponibile pentru clientul dvs.

Asigurați-vă că menționați aceste detalii verbal sau în alte comunicări la începutul relației și indicați unde pot fi găsite. Acest lucru poate fi integrat chiar și în procesul de auto-dunning.

Cea mai bună practică 3: Urmați pașii de colectare consecvenți

Cu toate acestea, dacă clientul dvs. nu a plătit sau nu a răspuns prin canalele normale de comunicare în timp util, următorii pași sunt în ordine.

6 pași pentru cele mai bune practici încasări de creanțe

1. Primele întrebări de bază pe care ar trebui să le pună afacerea ta

Luați în considerare următoarea listă de verificare la începutul procesului de luare a deciziilor:

• Factura a fost trimisă de și către persoana potrivită?
• Ați încercat să contactați direct proprietarul afacerii?
• A fost primit un răspuns inițial?
• Există un model cu facturile restante?

• Este aceasta o perioadă deosebit de încărcată pentru industria sau compania clientului?
• Există un plan de plată alternativ pe care le puteți oferi?

2. Alte canale de comunicare

În multe țări, comunicațiile B2B și comerciale sunt reglementate diferit de B2C.

De exemplu, în SUA, Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) restricționează metodele de colectare a datoriilor consumatorilor, cum ar fi apelurile repetate, apelurile la serviciu sau dezvăluirea informațiilor despre datorie către terți.

Cu toate acestea, în lumea comercială, companiile pot contacta mai multe persoane din cadrul aceleiași companii cu apeluri frecvente și pot folosi trasoare de ignorare.

Ce este skip tracing?

Urmărirea sărituri (cunoscută și sub denumirea de urmărire a debitorilor ) este urmărirea informațiilor despre debitorii care au „sărit orașul”.

Utilizarea serviciului skip tracers ajută la eforturile de colectare prin efectuarea activității de cercetare și colectare de informații necesare înainte de a contacta anumiți clienți.

3. Scrisoare de cerere

Dacă liniile dvs. standard de anchetă sunt ignorate pentru o perioadă lungă de timp, luați în considerare trimiterea unei scrisori de cerere.

Ce este o scrisoare de cerere?

Scrisorile de cerere sunt documente scrise de obicei de avocați în numele organizației. Acestea au ca scop rezolvarea unei plăți sau a unui alt tip de dispută între întreprinderi (încălcarea contractului, încălcarea termenilor etc.).

Scrisorile de cerere sunt simultan atât primul pas către acțiune în justiție, cât și un efort de prevenire.

Acestea detaliază disputa și creează o urmă de hârtie care poate fi folosită ca dovezi ulterior, dacă este necesar.

Cât timp trebuie să trimiteți o scrisoare de cerere?

Acest lucru variază între afaceri și relația specifică cu clientul. Relațiile dvs. viitoare cu clientul ar putea fi afectate dacă îl trimiteți prea devreme.

Ca o bună practică generală, vă sugerăm să așteptați o perioadă de timp clar delimitată, adică 30, 60 sau 90 de zile înainte de a trimite o scrisoare de cerere.

4. Încasarea datoriilor

Dacă eforturile dvs. de colectare încă eșuează, angajarea unei agenții specializate în colectări B2B este un pas logic următor pentru multe companii.

Mulți își preferă expertiza, deoarece au șanse mai mari să înțeleagă natura contului și clienții implicați mai bine decât cei concentrați pe conturile de consumatori.

Dacă reușește, această rută ar putea rezolva disputa și vă poate economisi timp pe dvs. și clientului dumneavoastră în instanță.

5. Litigii

Luați în considerare să mergeți în instanță numai după ce toate celelalte eforturi au eșuat și sunteți foarte încrezător în un rezultat pozitiv.

Pierderea unui caz nu poate fi doar costisitoare, dar ar putea afecta probabilitatea altor clienți potențiali de a vă folosi produsele sau serviciile.

6. Reduceți-vă pierderile?

Angajarea unei firme de avocatură poate fi costisitoare și poate consuma timp prețios. A evita eroarea costurilor scufundate nu este ușoară.

Dacă recuperarea datoriei pare puțin probabilă, eforturile interne consumă prea multe resurse ale companiei sau decontarea va fi mai mică decât costurile legale, ar putea fi timpul ca o afacere să anuleze datoria.

Renunțarea este o decizie dificilă, dar înseamnă că puteți cheltui mai multe resurse pentru clienții care contează.

Concluzie

Gestionarea procesului de colectare este o taxă generală nedorită care consumă resursele companiei.

Urmărirea celor mai bune practici privind colecțiile noastre B2B poate ajuta la minimizarea acestor eforturi.

Comunicarea clară a termenilor dvs. și alinierea la procesele clienților dvs. sunt esențiale. Urmăririle jurnalizate și documentate vă vor ajuta să mențineți o abordare profesională, relații bune și fluxul de numerar.

Acestea sunt cruciale, deoarece colecțiile B2B sunt diferite de colecțiile consumatorilor. Există un număr relativ mic de clienți B2B și are practici unice de facturare și creditare.

Aceste puncte nu numai că vă vor ajuta să rezolvați eficient cazurile de colectare, dar vor face și mai puțin probabil ca acestea să apară.

Stabilirea unor parametri și procese clare este probabil să aibă ca rezultat relațiile pe termen lung cu clienții dvs. gratificante.