3 tendințe în managementul evenimentelor pe care trebuie să le cunoașteți pentru 2018

2017 ne-a adus multe lucruri noi. Twitter și-a crescut numărul de caractere la 280, suntem la doar zece ani distanță de a inversa paralizia, iar teoria relativității a lui Einstein s-a dovedit corectă.

Este bine să ții pasul cu evenimentele actuale, dar este și mai bine să te pregătești pentru modul în care te vor afecta acestea în viitor. Norocul îi favorizează pe cei pregătiți, în special pe planificatorul de evenimente pregătit, care știe ce se întâmplă în industria lor.

Am evidențiat trei dintre cele mai mari tendințe care afectează industria de management al evenimentelor, inclusiv noile tehnologii și schimbările pieței. Aceste tendințe vor afecta modul în care vă desfășurați evenimentele, modul în care vă cheltuiți banii (fie că este vorba de un software de gestionare a evenimentelor sau de alte tehnologii noi) și câte evenimente veți găzdui.

Iată trei tendințe cheie în managementul evenimentelor de care trebuie să ții cont pentru 2018.

1. Folosirea de drone pentru filmare și securitate

Videoclipul aduce acum evenimente la viață ca niciodată, cu noi tehnologii și capabilități, cum ar fi video la 360 de grade și streaming live prin intermediul site-urilor de socializare importante. Dronele oferă planificatorilor de evenimente și participanților posibilitatea de a înregistra și transmite în flux acțiunea din noi înălțimi și perspective.

Dronă zburând la evenimente

Nu numai că dronele sunt perfecte pentru difuzarea evenimentului dvs., dar vă oferă și posibilitatea de a oferi securitate suplimentară:

Dronele au devenit un atu pentru siguranța publică, în special cu ajutorul tehnologiilor de inteligență operațională (OI), precum Mission Insight, pentru a îmbunătăți cunoașterea situației în spațiul aerian partajat. Acestea sunt utilizate în mod regulat pentru a efectua misiuni de căutare și salvare, pentru a evalua scenele crimei și pentru a monitoriza și gestiona evenimente speciale. Evenimentele mari, cum ar fi recenta inaugurare prezidențială sau viitorul Super Bowl, necesită genul de măsuri de securitate intense pe care dronele le oferă în mod unic.

Bineînțeles, dacă săriți pe drona în 2018, trebuie să fiți la curent cu legile care guvernează utilizarea lor. Legile variază de la stat la stat, totuși există câteva reguli universale pe care ar trebui să le țineți cont dacă doriți să utilizați drone la evenimentele dvs., conform Know Before You Fly:

Cerințe pentru pilot de la distanță:

• Trebuie să aibă cel puțin 16 ani
• Trebuie să dețină un certificat de pilot pilot la distanță cu o calificare mică UAS sau să fie sub supravegherea directă a unei persoane care deține un certificat de pilot aviatic la distanță
• Trebuie să treacă de verificarea aplicabilă Administrației de Securitate a Transporturilor (TSA).

Cerințe UAS:

• Trebuie să cântărească mai puțin de 55 de lbs.
• Trebuie să fie supus unei verificări înainte de zbor de către pilotul comandant la distanță (alias tu sau persoana care supraveghează operațiunea)

Odată ce ați respectat reglementările care guvernează utilizarea comercială a dronelor, bucurați-vă de utilizarea acestei noi tehnologii pentru a vă filma evenimentul și a-l păstra în siguranță ca niciodată.

2. Crowdshaping evenimentele dvs. în timp real

Maximillion a numit crowdshaping una dintre marile tendințe de management al evenimentelor care va transforma industria în anii următori.

Imaginați-vă că aveți capacitatea de a schimba variabile precum genul muzical, temperatura locului și volumul muzicii pe loc, în funcție de starea de spirit a oaspeților dvs. Crowdshaping oferă managerilor de evenimente această abilitate prin utilizarea smartphone-urilor și a tehnologiilor portabile, care colectează aceste date în timp real.

Utilizarea aplicațiilor de check-in care permit utilizatorilor să se conecteze prin conturile lor de rețele sociale vă oferă o perspectivă asupra preferințelor oaspeților dvs., împreună cu întrebări suplimentare prin sondaje mobile în timp real și localizare prin GPS. Folosind aceste informații, puteți construi un eveniment pentru mulțimea dvs. în timp real. Este locul prea cald? Puteți să întrebați și să aflați dintr-o dată. Muzica este prea tare sau nu pe placul oaspeților tăi? Tehnologia crowdshaping vă informează.

Această tehnologie a avut un succes dovedit în 2014, când a debutat la SXSW cu „Concertul Bioreactiv” de la Pepsi.

Concert bioreactiv prin Pepsi

Acest concert a folosit o brățară interactivă pentru a măsura mișcarea mulțimilor pentru a afla ce muzică le-a făcut să se miște, temperatura oaspeților pentru a determina dacă termostatul trebuie să scadă și dacă nivelurile de volum au fost prea tare pentru oaspeți.

Trei ani mai târziu, această tehnologie nu este doar pentru jucătorii mari precum Pepsi, iar planificatorii de evenimente care doresc să se formeze nu trebuie întotdeauna să înmâneze brățări. Oaspeții își aduc propriile smartphone-uri și ceasuri inteligente, oferind toată tehnologia de care aveți nevoie pentru a aduna informații despre evenimentul dvs.

3. Costurile de călătorie sunt în creștere

Costurile de călătorie sunt în creștere, conform raportului Tendințe viitoare pentru întâlniri și evenimente din 2018 al diviziei Carlson Wagonlit Travel Meetings and Events:

Costurile sunt în creștere pe piețele cheie de M&E, la nivel global. Cu o creștere de 3,7% a hotelurilor și o creștere de 3,5% a tarifelor aeriene proiectate pentru anul viitor, această tendință este probabil să continue.-Cindy Fisher, vicepreședinte senior și șef global, CWT M&E

Aceste creșteri de preț îngreunează planificatorii de evenimente să atragă oaspeți la evenimente, mai ales dacă acele evenimente necesită călătorii extinse.

Pentru a combate aceste creșteri, există sfaturi și trucuri pentru a vă salva pe dvs. și pe oaspeții dvs. de a plăti în exces la tarifele de avion și la hotel. Unele trucuri includ alegerea unor locuri netradiționale pentru evenimente, verificarea constantă a tarifelor de avion folosind browsere incognito pentru a evita companiile aeriene să vă urmărească căutările prin cookie-uri (și setarea tarifelor pe baza acestor căutări) și utilizarea aplicațiilor de căutare de zboruri precum Skiplagged și site-uri de căutare de hoteluri, cum ar fi Caiac.

Asigurați-vă că vă informați oaspeții de aceste trucuri și trucuri atunci când vă planificați evenimentele, astfel încât să nu pierdeți participanți din cauza costurilor.

Alte ghiduri utile pentru managerii de evenimente

Ne străduim să menținem blogul de gestionare a evenimentelor Capterra pe partea de sus a tot ceea ce trebuie să știți despre industrie, în special ghidurile „procede” pentru managementul evenimentelor pentru noile practici și tehnologii.

Dacă v-a plăcut această piesa despre tendințe, asigurați-vă că consultați câteva dintre celelalte ghiduri ale noastre „cum să” pentru a afla cum să aplicați tendințele acoperite anterior în domeniul managementului evenimentelor:

• Cum să utilizați Snapchat pentru marketingul evenimentelor
• Ghidul suprem pentru promovarea relațiilor la evenimentele dvs. de rețea
• Cum vă va economisi mii de călătorie în comun la următorul eveniment
• 4 moduri de a utiliza tehnologia iBeacon la evenimentul dvs